怎樣做好檔案管理

1、搞好機(jī)關(guān)檔案管理為建設(shè)和諧社會(huì)服務(wù)6檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為原始記錄保 存起來，以備查考的文字、 圖表、聲像及其它各種方式和載體的文件 材料。而機(jī)關(guān)檔案是各部門在建設(shè)和發(fā)展中直接形成并反映本單位真 實(shí)歷史面貌的記錄，是一個(gè)單位的自己的“文脈” ，更是一個(gè)地區(qū)自 身的寶貴財(cái)富。每個(gè)機(jī)關(guān)職能部門在長期工作中都形成了豐富的檔案 資料。如何搞好機(jī)關(guān)檔案管理， 使機(jī)關(guān)檔案更好地為建設(shè)和諧社會(huì)服 務(wù)，是檔案管理部門的課題，也是其他職能機(jī)關(guān)的重要任務(wù)。本文僅 結(jié)合機(jī)關(guān)工作實(shí)際對加強(qiáng)檔案管理工作進(jìn)行初步探索。機(jī)關(guān)檔案工作的重要性董必武同志在題贈(zèng)檔案工作的詩中寫到： “典謨訓(xùn)誥，寶之 無佚

2、；只字片言，亦所珍惜。規(guī)圓矩方，依時(shí)順序，創(chuàng)業(yè)擴(kuò)基，前軌可跡，察往知來，視茲幫帙。 ”意思是說，寶貴的檔案財(cái)富，對當(dāng)前和今后的建設(shè)事業(yè)都有好處。 國務(wù)院辦公廳頒發(fā)的 機(jī)關(guān)檔案 工作條例也指出：“機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高 機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件， 是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一 項(xiàng)重要工作?！睓C(jī)關(guān)部門擔(dān)負(fù)著一個(gè)地區(qū)、一個(gè)領(lǐng)域的管理工作，在 工作中形成的大量檔案資料對地區(qū)的建設(shè)發(fā)展， 對深化社會(huì)管理、 對 落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，建設(shè)和諧社會(huì)都起著重要作用，具體表現(xiàn)在：、檔案是搞好機(jī)關(guān)自身工作必須查考的材料。 我們黨和各級政府歷來強(qiáng)調(diào)開展各項(xiàng)工作都要加強(qiáng)調(diào)查研究， 充分占有材料。 檔

3、案是機(jī)關(guān)過去工作活動(dòng)的記錄，機(jī)關(guān)工作人員要熟悉情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制 定計(jì)劃、處理問題，常需要從檔案中查考過去的記載。如果有檔案可 查，許多問題就可以很方便地解決。 否則就會(huì)給工作造成困難和損失， 出現(xiàn)不必要的麻煩。2、檔案是和諧社會(huì)建設(shè)的重要基礎(chǔ)。 全部檔案都是由各級政府 機(jī)關(guān)記錄形成的。檔案記載了本地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等等 活動(dòng)的有關(guān)情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。是過去開展工作的記錄，又是 社會(huì)繼續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。 我們當(dāng)前進(jìn)行和諧建設(shè)， 各項(xiàng)工作都要利用檔 案，查閱參考過去的記載。因?yàn)橛辛送暾麥?zhǔn)確的檔案材料，才使我們 的建設(shè)少走彎路； 因?yàn)橛辛送暾麥?zhǔn)確的檔案材料， 才使我們更好的落 實(shí)科學(xué)發(fā)展

4、觀； 因?yàn)橛辛送暾麥?zhǔn)確的檔案材料， 才使我們的各方面建 設(shè)保持平衡穩(wěn)健發(fā)展。3、檔案是對群眾進(jìn)行宣傳教育的生動(dòng)教材。 利用檔案提供的材 料寫教育文章、著書、講課、辦展覽、創(chuàng)作文藝作品、為群眾解決困 難，都能凝聚廣大群眾的思想，保持社會(huì)穩(wěn)定，引導(dǎo)群眾踐行三個(gè)代 表，不忘八榮八恥，極富說服力和感染力。二、當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問題當(dāng)前基層機(jī)關(guān)檔案工作情況總體是好的， 但由于各單位檔案管理 參差不齊，有的單位還存在一些問題，影響了檔案規(guī)范化管理，如：、材料管理不集中。 機(jī)關(guān)工作事務(wù)煩雜， 工作人員大都分管幾塊工作，已形成的檔案材料往往分散存放在項(xiàng)目負(fù)責(zé)者手中， 有時(shí)工 作一忙，時(shí)有材料丟失。2、材

5、料處理不規(guī)范。有些工作人員在平時(shí)形成檔案材料時(shí)不符合存檔要求，如有的紙張大小不一，有的用圓珠筆、鉛筆，有的字跡 潦草，有的材料無落款單位和時(shí)間，還有的單位沒有建立工作大事 記。3、材料收集不完整。每個(gè)機(jī)關(guān)都有長期都要做的工作，也有臨時(shí)增加的階段性重要工作；有紙張性文字材料，也有錄音、軟盤、光 盤、照片等非文字材料；有工作計(jì)劃總結(jié)，也有獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書；有 固定資產(chǎn)資料，也有產(chǎn)品說明書、保修卡等必存本冊。以前在收集材 料時(shí)往往重視了“主件” ，而忽視了“附件” 。有的部門大事記 、 人員變動(dòng)、單位基礎(chǔ)數(shù)據(jù)變化等登記不及時(shí)，造成材料不完整。4、材料保管不嚴(yán)格。少數(shù)工作人員材料放置較亂，有的隨便散放在

6、辦公桌上， 有的把材料裝在紙袋里丟在柜子一角， 還有的散放在 工作人員抽屜里。歸檔時(shí)很容易遺漏。5、檔案全宗分類不科學(xué)。有的單位雖然重視了檔案材料收集整理，但分類不清，材料交叉，界限不明，卷內(nèi)目錄登記不規(guī)范，資料 查找起來非常困難。出現(xiàn)以上問題的根本原因是工作人員缺乏檔案管理知識，檔案的形成和保管意識淡漠。因此，亟待加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案工作。三、以建設(shè)和諧社會(huì)為目標(biāo)改進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理黨的十六屆四中全會(huì)提出了建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)的要求。我們 的檔案工作要充分發(fā)揮在建設(shè)和諧社會(huì)中記錄歷史、 服務(wù)社會(huì)、 傳承 文明、造福群眾的特殊作用，緊密圍繞和諧社會(huì)建設(shè)，大力加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，筑牢檔案管理基礎(chǔ)，強(qiáng)化檔案服務(wù)

7、功能，增強(qiáng)檔案活力， 當(dāng)好建設(shè)和諧社會(huì)的“后勤” 。根據(jù)基層單位檔案管理的現(xiàn)狀，當(dāng)前 上級檔案管理部門和機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)抓好機(jī)關(guān)檔案管理的組織、培 訓(xùn)、指導(dǎo)等系統(tǒng)性工作，應(yīng)著重從以下幾方面入手：、開展機(jī)關(guān)檔案工作的調(diào)查研究。 深入了解下屬單位檔案管理情況，找出存在問題和產(chǎn)生問題的原因，結(jié)合實(shí)際，制定和完善機(jī) 關(guān)檔案管理辦法。對檔案材料的形成、收集、整理、鑒定、保管期 限、檢索、利用、保密、移交等做出規(guī)范， 以便各機(jī)關(guān)部門落實(shí)執(zhí)行。2、加強(qiáng)培訓(xùn)。采取上級檔案管理部門集中輔導(dǎo)，組織機(jī)關(guān)工作人員走出去參觀學(xué)習(xí)， 請專業(yè)人員來本單位具體指導(dǎo)， 組織觀看檔案 知識光盤， 進(jìn)行崗上檔案知識考核等方法， 重點(diǎn)

8、提高基層檔案工作人 員檔案管理水平和部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識， 帶動(dòng)其他工作人員掌握 檔案業(yè)務(wù)一般知識。對用紙、用筆、字跡及行文格式、資料保管等相 關(guān)要求都要熟悉，同時(shí)加強(qiáng)工作人員對搞好檔案工作重要性的教育， 增強(qiáng)機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識。3、指導(dǎo)機(jī)關(guān)各部門注意保存有價(jià)值的資料。檔案管理部門要在掌握各機(jī)關(guān)主要職能的基礎(chǔ)上， 明確各部門檔案材料的收集范圍， 收 集范圍相對要寬些， 以利于鑒定整理。 要求機(jī)關(guān)工作人員在平時(shí)注意 保存和收集一切與地區(qū)建設(shè)相關(guān)，有檔案價(jià)值的資料，如業(yè)務(wù)資料、 文件資料、經(jīng)驗(yàn)資料、政策資料、專題資料、剪報(bào)資料、照片資料、 光（軟）盤資料、綜合資料、會(huì)議記錄等等，力求歸檔材料

9、的全面、 準(zhǔn)確、有價(jià)值、可利用。4、結(jié)合機(jī)關(guān)職能實(shí)際進(jìn)行全宗檔案科學(xué)分類，以方便管理檢索使用。根據(jù)檔案管理理論和機(jī)關(guān)工作實(shí)際， 機(jī)關(guān)全宗檔案應(yīng)按年度和 按問題相結(jié)合的方法來制定分類方案，如下圖:機(jī)關(guān)檔案分類大綱綜黨勞財(cái)職職職職職行昭八、合群動(dòng)務(wù)能能能能能政片工工人工業(yè)業(yè)業(yè)業(yè)業(yè)后軟作作事作務(wù)務(wù)務(wù)務(wù)務(wù)勤盤類類類類類類類類類類類這種分類方法的好處，一是克服了按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)，由于內(nèi)部 機(jī)構(gòu)時(shí)而增減、時(shí)而合并帶來的分類難題；二是克服了按組織機(jī)構(gòu)分 類常出現(xiàn)的有部門檔案材料過多，有部門檔案材料過少問題；三是克 服了按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)的幾個(gè)部門聯(lián)合辦公務(wù)、聯(lián)合發(fā)文件帶來的歸 檔材料的重復(fù)和混亂；四是機(jī)關(guān)部門每年工作增減有變化， 按問題分 類可隨年度實(shí)際工作增減而增減類別。這樣分類就保證了檔案管理的 隱定性、統(tǒng)一性、內(nèi)容排斥性和類別伸縮性，既有連續(xù)性、便于檢索, 又能適應(yīng)事物客觀發(fā)展變化的需要。5、鑒于機(jī)關(guān)工作事務(wù)煩雜，為防止平時(shí)檔案材料的遺失，保證歸檔的全面，應(yīng)該采取部門對檔案材料日常積累與定期收集相結(jié)合方 法，在日常注意保存基礎(chǔ)上，應(yīng)每季或半年集中收集一次，按照檔案 分類大綱分類存放，集中保存，年底全面鑒別、整理、立卷、歸檔。6、上級檔案管理機(jī)關(guān)要加強(qiáng)對基層檔案工作的檢查，深化和完善檔案管理評級標(biāo)準(zhǔn)， 并將檔案管理水平作為對部門領(lǐng)導(dǎo)和部門的整 體工