試談上行文的審核把關

1、談談上行文的審核把關文摘 本文分析了加強上行文審核把關的必要性，對文 秘部門在上行文審核把關中應把握的重點進行了剖析，并提 出了做好審核把關的具體措施。關鍵詞 公文審核把關一、什么是上行文，上行文的用途 公文按其行文方向，可分為上行文、下行文和平行文。上行文指下級機關、組織向其所屬的上級機關、組織行文， 也可以是向有業(yè)務指導關系的上級部門行文，例如市級政府 向具有領導關系的省級政府行文，省級政府工作部門向具有 業(yè)務指導關系的國務院工作部門行文都是上行文。上行文的文種有3類：“請示”、“報告”、“意見”?！罢埵尽?，適用于向上級機關請求指示、批準?！皥蟾妗保?適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答

2、復上級機關的詢 問?！耙庖姟笔? 0 0 0年發(fā)布的國家行政機關公文處理 辦法（以下簡稱辦法 ）新增加的文種，作為上行文，適 用于對重要問題提出見解和處理辦法，供上級機關決策參 考，也可以報請上級機關請求批準或批轉。二、對上行文審核把關的必要性 首先，省局領導同志對公文處理工作非常重視，多次作 出重要批示， 2003 年 3 月 14 日，袁崇仁局長在一份文件上 批示“請辦公室下決心抓一下公文的規(guī)范，避免出現(xiàn)差 錯”。 4 月 23 日，袁局長又批示“請辦公室注意規(guī)范這方 面的工作，要嚴格要求，經(jīng)常指導”。 7 月 30 日，袁局長 批示“在這方面要很好的把關，凡是不符行文規(guī)范的堅決退 回”。

3、省局領導在這樣短的時間內 3 次對公文工作作出批示， 足見對這項工作的重視。我們要認真學習領會，把領導的要 求貫徹到公文審核把關工作中去 其次，從公文的定義來看，公文是行政機關在行政管理 過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政 和進行公務管理的重要工具。 這個定義至少體現(xiàn)了公文 2 個 鮮明的特點：一是具有法定效力，公文印發(fā)后，各級機關要 認真學習并遵照執(zhí)行。 二是具有規(guī)范體式， 包括紙張的規(guī)格， 數(shù)字的寫法、標點符點的用法都有嚴格的規(guī)定，必須正確使 用。文稿審核是公文處理的一個重要環(huán)節(jié)，如果沒有人來審 核和把關，公文的質量是很難保證的。再者，向上級機關報 送公文，更是一件非常嚴

4、肅的工作。如果一份上行文陳述不 清，請示事項不明確、具體，往往會給上級機關批準、答復 帶來一定難度。 如果該用請示的用了報告， 或者格式不規(guī)范， 被上級機關作退文處理，既耽誤了時間，更有可能誤事，給 工作帶來一定程度上的被動。再次，從各單位上報省局的文件看，還存在不少問題。 比如有的文件不符合行文規(guī)則，有的文件不夠規(guī)范，請示報 告不分，報告中夾帶請示事項，上報文件沒標簽發(fā)人等。有 個別文件印制、裝訂不符合要求，甚至還有未加蓋公章就報 出的文件。綜上所述，對上行文加強審核把關十分必要。三、上行文審核把關中應注意的問題 辦法第四章第二十七條規(guī)定：“公文送負責人簽發(fā) 前，應當由辦公廳（室）進行審核。

5、審核的重點是：是否確 需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文 的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等?！?、是否確需行文向上級機關行文， 一般有以下幾種情況 :一是工作中不能 自行決定重大問題，需要上級機關批準的，如請求將河口模 型建在東營市的請示；二是審批權限在上級機關需要上級機 關審批的，如防洪工程建設初步設計、詳細設計的批準，國 有資產(chǎn)“非轉經(jīng)”手續(xù)等，都需要請求上級批準；三是例行 的工作總結報告或領導安排上報的,前者如每年需要向上級報告防汛、防凌工作情況，后者如局領導研究決定上報的黃 河三角洲考察報告、汶河流域考察報告等；四是上級有明確 要求上報的，如 2003 年全

6、河工作會議上黃委李國英主任要 求委屬各單位上報創(chuàng)新體系意見；五是對工作中的重大問題 提出見解和意見，供上級機關決策參考，對南水北調東線工 程利用東平湖作調蓄水庫的意見等。無論何種情況的上行文，都要認真審核其有無必要行 文，也就是說向上級行文的理由是否充分，不能來文即核， 核后即報。凡上級有明確的規(guī)定不允許的，就沒有必要再行 文請示。比如，關于單位購置配備工作用車問題，什么級別 的單位、領導配備什么標準的車輛，上級規(guī)定的比較明確具 體，如超標準購置車輛，就不要行文請示了；再如省局有規(guī) 定局領導一般不參加局屬單位召開的專業(yè)性會議，那么市局 召開有關會議也必要行文請省局領導參加。如果確需行文， 還要

7、考慮是書面行文還是采取其他方式，能用口頭、電話、 傳真等解決問題的可不再行文。在這一點上審核人員要敢于 負責，嚴格把住行文關。2、行文方式是否妥當（1）行文名義是否準確。一般情況下，對于一些全局 性的重大問題，需以本單位的名義向上級機關行文，如向上 級黨委部門報送公文，需以本單位黨組織的名義行文。對于 請示上級機關主管部門職權范圍內的具體問題，可以本單位 部門的名義用便函直接報主管部門處理，但切不可用便函的 形式直接向上級機關請示。（2）文件形式是否妥當。一般上行文要用有紅頭、有 發(fā)文字號和簽發(fā)人、格式規(guī)范、齊全的正式文件。但在實際 工作中往往有的單位不用正式文件，如向領導同志報告其交 辦事項

8、用“呈閱件”、“參閱件”等，這種形式上級主管部 門已多次要求禁用，應改用正式文件的形式。3、是否符合行文規(guī)則（1）不越級行文，不橫向請示。上行文的主送單位必 須是與制發(fā)機關有隸屬關系的直接上級機關。雖是上級機關 但不是直接隸屬關系的不應直接請示、報告，否則即成為越 級行文，上級機關對越級行文原則上不予受理。請求平行或 不相隸屬的職能部門審批其管轄范圍內的事項，不應使用請 示，正確的方法是使用“函”。例如黃河部門建設防汛指揮 中心，其規(guī)劃就需要地方規(guī)劃部門批準，因河務部門與規(guī)劃 部門是不相隸屬關系，應行函申請批準。2）不多頭主送，不送領導同志個人。上行文主送機關一般只有一個，那就是制發(fā)機關的直接

9、上級機關。受雙重領導的單位向上級機關行文，應分開報送較妥。如內容涉及 的其他單位，通常采用抄送的形式。除特殊情況上行文一般 不應直接送領導同志個人，更不能向有關領導多頭分送。因 為重要的事情領導們都要集體研究決定，送給領導同志個 人，領導還是得交給秘書部門辦理，這樣就為領導增加了不 必要的麻煩。另外領導同志工作比較忙，事情比較多，文件 送給個人，有時難免顧不看，這樣豈不是“欲速而不達”。（3）“請示”應當一文一事，如果一個請示件的內容 涉及多個問題、多個部門，既增加辦理的難度，也影響辦理 的效率。請示一文一事，可以使公文內容集中，篇幅簡短， 便于公文辦理，有利于提高效率。如同時請示多件事，必須

10、 是同一個問題密切相關的幾個方面，也必須是上級機關能一 次給予批復和解決的；否則，有幾個問題就要寫幾個請示。4、是否符合擬制公文的有關要求1）選擇和使用正確的文種，不可生造文種。但有的 單位上報文件缺乏嚴肅認真的態(tài)度，不知道辦法規(guī)定了什么文種，不了解上行文該用什么文種，而是像日常寫應用 文一樣，竟然上報關于解決燃油鍋爐資金的申請 、關于 基建資金使用情況的說明等，說明其上報文件沒有文種的 概念，生編硬造文種。（2）文種不可混用，該用請示的不能用報告，報告中 不可夾代請示事項，也不可夾代建議事項，報告作為閱件， 夾代請示事項往往得不到及時答復，容易誤事；報告夾代建 議事項不符合新辦法的規(guī)定，向上

11、級提出建議和意見要 用“意見”這個文種。意見也不能與請示相混，意見是建議 上級辦什么、怎么辦，并提出具體方案，供上級決策參考或 批轉；請示要求上級給什么，并說明理由，陳述用途，請求 上級批準或答復。（3）請示的事項要明確具體。請示的的語言要簡捷、 明了、準確、具體，提出的請求要合情合理，有依有據(jù)，以 便上級機關作出科學合理的決策。比如請示上級開展某項工 程建設，就要簡明扼要地將現(xiàn)狀、存在的問題及進行建設的 必要性和緊迫性說清楚，并詳細提出明確具體的建設計劃 如請求幫助解決所需資金，分項列出后要計算出總金額，給 上級一個整體的概念。 對請示的問題， 如有不同的解決意見， 要客觀分析各自優(yōu)缺點，提出明確的傾向性意見，便于領導 決策參考。轉報下級的請示，也要明確本單位的意見，不能 將問題不負責任地上交。（4）行文語氣要得當。向上級機關匯報工作、報告情 況，文風