推薦文件控制程序0001

1、修改內(nèi)容版本號修改日期生效日期主要修改內(nèi)容A修訂了文件銷毀部分的內(nèi)容分發(fā)部門人事行政部、生產(chǎn)部、配送部、品控部會審項目編寫審核批準姓名簽署日期會簽部門生產(chǎn)部配送部人事部品控部工廠廠長財務部/銷售部簽署日期1、目的對公司的文件、資料進行管理，使其處于受控狀態(tài)，確保各有關場所及時得到有效文件，以保證質(zhì)量、環(huán)境、食品安全管理體系正常運行，為采取糾 正、預防措施和持續(xù)改進提供依據(jù)。2、適用范圍本程序適用于與本公司質(zhì)量、環(huán)境、食品安全管理體系有關的所有文件、資 料、包括電子文件的控制。3、職責3.1 人事行政部作為文件管控中心（本文中，簡稱“人事行政部”）負責文件 的發(fā)放、回收、銷毀、原稿的保存。3.2

2、 各部門負責編寫或設計本部門的程序文件、作業(yè)文件及表格，負責收集、 整理及保管本部門的所有文件；負責本部門所需使用法律法規(guī)文件的收集、保 管。3.3 管理者代表負責編寫質(zhì)量、環(huán)境、食品安全管理手冊及批準所有程序、作 業(yè)指導書等。3.4 工廠廠長負責批準發(fā)布質(zhì)量、環(huán)境、食品安全管理手冊及所有程序文件。4、工作程序4.1 本公司質(zhì)量環(huán)境食品安全文件包括：a）質(zhì)量、環(huán)境、食品安全管理手冊。b）管理體系程序文件。c ）公司為確保過程有效運行控制所需的文件作業(yè)文件（包括作業(yè)指導書、操作規(guī)程、圖樣、技術文件、制度規(guī)范、外來文件等）。d） 記錄，如數(shù)據(jù)報告、信息單、過程活動記錄、各種記錄表格等4.2 文件編

3、號規(guī)則4.2.1 質(zhì)量、環(huán)境食品安全管理手冊的編號為：GZR-QEHMS-SC- 2008 表示公司質(zhì)量 /環(huán)境/ 食品安全管理手冊GZR-廣州樂百氏QEHMS 是質(zhì)量、環(huán)境、食品安全管理體系的英文簡稱廣州樂百氏 作業(yè)指導書 / 操作規(guī)范等SC 是手冊的中文拼音簡稱2008 是手冊的發(fā)布年號4.2.2 程序文件的編號為：GZR - CX-廣州樂百氏 程序文件4.2.3.1 作業(yè)指導書 / 作業(yè)規(guī)范的編號GZR - ZY-4.2.3.2 管理制度的編號 GZR -ZD-廣州樂百氏 制度（規(guī)定）4.2.3.3 流程文件的編號GZR -LC-廣州樂百氏流程4.2.4.1外來文件編號：WL-XX外來順

4、序碼4.2.4.2其它文件編號：XX順序碼XX-XX-部門代碼 順序碼XX-XX-部門代碼 順序碼XX-XX-部門代碼順序碼GZR - XX- XX- 廣州樂百氏 文件類別部門代碼XX- XX- 年號 -順序碼注：文件類別包括通知、制度（含規(guī)定）等所有文件的文件編號、版本號（含修改號）及生效日期、頁碼信息均在文件的 頁眉處進行標識 注：1、部門代碼：人事行政部 RS;生產(chǎn)部SC;品控部PK;配送部PS;財務部CW ；銷售部 XS2、順序碼各部門從01開始，依照01、02的順序依次編號4.2.5 程序文件、作業(yè)文件及其它文件的版本號（含修改號）版本號用大寫英文字母A、B、C.等表示，字母表示每一

5、版的版本號（即：第1版用A表示，第二版用B表示）;修改號用數(shù)字表示每一版修改的次數(shù)（即： 0 表示該版本未被修改， 1 表示該版經(jīng)過第一次修改， 2 表示該版經(jīng)過第二次修改）；比如，版本號 A1 ，表示該文件是第一版，經(jīng)過一次修改。4.3 文件的編制、審核和批準4.3.1 質(zhì)量、環(huán)境、食品安全管理手冊由管理者代表組織編寫、審核，工廠廠長 批準。4.3.2 程序文件由職能部門或管理者代表指定責任人編寫、各相關部門負責人審 核，管理者代表批準。4.3.4 作業(yè)文件由各相關部門編寫，部門負責人審核，管理者代表批準。4.3.5 記錄由部門自行編寫及審核，交人事行政部文管中心存檔。4.3.6 外來文件由

6、各部門負責收集后經(jīng)管理者代表批準后交人事行政部文管中心 編號存檔。4.4 文件發(fā)放4.4.1 質(zhì)量、環(huán)境、食品安全管理手冊、程序文件經(jīng)過批準后，由人事行政部負 責依據(jù)文件所要求分發(fā)的部門進行發(fā)放。作業(yè)文件經(jīng)過批準后，分別發(fā)放給使 用部門及品控部。所有文件人事行政部應保留一份存檔。4.4.2 文件發(fā)放以文本文檔形式發(fā)放，發(fā)放時應在文件上注明分發(fā)號并加蓋“受 控”印章后進行統(tǒng)一發(fā)放。文件領用人在發(fā)放清單上簽字）。4.4.3 因丟失而補發(fā)或補復制的文件依舊沿用原分發(fā)號，并在發(fā)放清單上注明。4.5 文件的更改4.5.1 體系文件的更改，由提出部門負責更改，相關部門審核批準后實施。4.5.2 文件更改后

7、的審批和批準由原審批部門按 4.3 條款進行。4.5.3 更改后的文件經(jīng)批準后，仍按 4.4 款進行發(fā)放。文件的舊版本由人事行政 部負責收回并做作廢處理。4.5.4 程序文件更改的方式，換版、換頁、局部修改等，需在封面說明4.5.5 文件經(jīng)三次以上更改 ,或文件需進行大幅度 （超過文件內(nèi)容的 1/3） 更改時 ,應 進行換版 ,原版文件即時作廢 ,換發(fā)新版本。4.6 文件的保存和銷毀4.6.1 所有保留和使用文件的部門應妥善管理文件，文件應分類存放在干燥、通 風、安全的地方，防止損壞和丟失，不得在受控文件上亂涂亂改，確保文件的 清晰、整潔和完好。4.6.2 人事行政部建立記錄控制表表明質(zhì)量、環(huán)境、食品安全記錄的保存部 門和保存期限，在規(guī)定保存期內(nèi)，質(zhì)量、環(huán)境、食品安全記錄要便于存放查 詢。4.6.3 除記錄外其余文件由人事行政部負責保存、發(fā)放、變更；記錄由使用部門 負責保存；4.6.4 文件不得隨意銷毀，除記錄以外的作廢文件由人事行政部收集后， 有保 存價值的封面上蓋“作廢”紅印章，隔離再保存一段時間。無保存價值文件、 資料、記錄的由保存部門負責銷毀。銷毀需經(jīng)管理者代表批準。4.7.1 公司內(nèi)部員工需要查閱文件時，應到文件保存部門辦理借閱，借閱者在查 閱后應及時歸還，保存者有責任督促其及時歸還，并檢查歸還文件是否完整。4.7.2 因合同要求，顧客需要借