行政總監(jiān)規(guī)范化管理工具箱

1、弗布克 1+1管理工具箱系列行政部規(guī)范化管理工具箱李艷 編著 北 京目 錄第一章 行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)一、行政部組織結(jié)構(gòu)圖二、行政部職責(zé)三、行政部權(quán)力四、行政總監(jiān)崗位職責(zé)五、行政經(jīng)理崗位職責(zé)第二章 前臺接待管理一、接待主管崗位職責(zé)二、接待專員崗位職責(zé)三、客人來訪登記表1.公司前臺來訪客人登記表2.前臺接待來訪記錄表3.物業(yè)公司前臺來客登記表四、前臺接待日志表五、函件收發(fā)登記表1.信函與快件簽收登記表2.信函與快件寄送登記表六、前臺接待管理流程1.預(yù)約客人來訪接待工作流程2.來電轉(zhuǎn)接流程七、收發(fā)文件管理流程1.信函收發(fā)工作流程2.接收信函、快件工作流程3.寄送信函、快件工作流程4.傳真發(fā)文工作流

2、程5.傳真收文工作流程6.收文背簽流程八、前臺接待流程九、來電處理流程第三章 辦公事務(wù)管理一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)二、辦公事務(wù)專員崗位職責(zé)三、行政辦公秘書崗位 職責(zé)四、辦公用品訂購審批單五、辦公用品臺賬六、報廢物品清單七、辦公用品領(lǐng)用表八、辦公設(shè)備登記表九、辦公文書會簽單1.文件會簽單2.行文單3.目錄表十、印章使用登記表1.印章使用審批表2.印章使用登記表十一、文書檔案借閱審批表 十二、辦公用品管理流程1.辦公用品購買流程2.辦公用品領(lǐng)用流程 十三、辦公設(shè)備購買流程1.辦公設(shè)備購買審批流程2.辦公設(shè)備詢價流程3.辦公設(shè)備比價流程4.辦公設(shè)備采購流程 十四、文書檔案管理流程1.發(fā)文管理流程2.

3、收文管理流程3.檔案歸檔流程4.檔案借閱歸還流程5.檔案銷毀流程十五、往來信件管理流程 十六、公司印章管理流程1.制刻申請流程2.使用流程十七、公司證照管理流程 第四章 行政人事管理一、行政主管崗位職責(zé)二、行政人事管理專員職責(zé)三、費用報銷標(biāo)準(zhǔn)四、員工考勤登記表五、年度考勤匯總表六、員工請假申請單七、員工加班申請表八、員工出差申請表九、差旅費報銷清單十、公司會議記錄表1.公司會議記錄表一2.公司會議記錄表二 十一、提案管理記錄表十二、員工提案評定表十三、員工獎懲記錄表十四、員工違紀(jì)處理表十五、會議管理流程十六、出差管理流程十七、提案管理流程十八、會議工作評估表第五章 安全保密管理一、安全主管崗位

4、職責(zé)二、安全專員崗位職責(zé)三、電梯設(shè)備巡視記錄表四、電梯維修保養(yǎng)記錄1.電梯月維修保養(yǎng)記錄2.電梯季維修保養(yǎng)記錄3.電梯年維修保養(yǎng)記錄五、值班登記日志表六、保安執(zhí)勤日志表七、外出員工登記表八、來賓出入登記表九、安全狀況檢查表十、防火設(shè)施檢查表十一、安全事故報告書十二、突發(fā)事故報告表十三、事故統(tǒng)計匯總表十四、人員出入管理流程 十五、消防安全管理流程 十六、安全檢查管理流程 十七、突發(fā)事件處理流程 第六章 車輛管理一、車輛主管崗位職責(zé)二、司機崗位職責(zé)三、車輛登記表四、車輛檢查表1.車輛檢查日志2.車輛檢點表五、車輛請修表六、保養(yǎng)記錄表七、車輛加油表1.車輛加油申請表2.車輛加油記錄表八、用車申請表1

5、.用車申請表2.車輛使用申請表九、派車記錄單十、車輛事故單1.車輛事故現(xiàn)場記錄單2.車輛事故報告單十一、用車記錄表1.司機用車記錄表2.車輛使用日志表3.車輛使用狀況月報表十二、車輛費用表1.車輛費用報銷單2.車輛費用月度統(tǒng)計表十三、事故處理流程十四、車輛管理流程1.車輛使用流程2.車輛加油管理流程3.車輛安全管理流程十五、肇事處理流程圖十六、車輛費用額度控制程序圖第七章 總務(wù)后勤管理一、總務(wù)后勤主管崗位職責(zé)二、總務(wù)后勤專員崗位職責(zé)6三、宿舍管理專員崗位職責(zé)四、食堂管理專員崗位職責(zé)五、保潔人員崗位職責(zé)六、綠化人員崗位職責(zé)七、食堂衛(wèi)生檢查表八、住宿人員管理表1.住宿申請表2.住宿人員資料卡3.宿

6、舍分配申請表4.住宿登記表5.宿舍檢查登記表6.宿舍物品借用卡九、清潔衛(wèi)生管理表1.衛(wèi)生區(qū)域劃計劃表2.清潔工作安排表3.衛(wèi)生狀況檢查表4.清潔衛(wèi)生評分表十、員工宿舍管理流程1.宿舍管理方案制定流程2.員工入住宿舍管理流程十一、員工食堂管理流程十二、清潔衛(wèi)生管理流程十三、企業(yè)綠化管理流程第八章 公關(guān)事務(wù)管理一、公關(guān)事務(wù)主管崗位職責(zé)二、公關(guān)事務(wù)專員崗位職責(zé)三、商務(wù)接待安排表四、公務(wù)接待審批表五、公關(guān)活動策劃表7六、危機預(yù)警處理表七、危機記錄分析表八、重要接待流程九、危機處理流程十、媒體宣傳流程十一、接待規(guī)格表十二、例外事項工作安排表 8第一章 行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)9一、行政部組織結(jié)構(gòu)圖 10二、

7、行政部職責(zé) 三、行政部權(quán)力 四、行政總監(jiān)崗位職責(zé) 五、行政經(jīng)理崗位職責(zé) 第二章 前臺接待管理一、接待主管崗位職責(zé) 二、接待專員崗位職責(zé) 三、客人來訪登記表1.公司前臺來訪客人登記表年 月 日 被訪人 時間序號 姓名 所在單位來訪人數(shù)是否預(yù)約 姓名 部門事由到達 離開 備 注編制:審核: 2.前臺接待來訪記錄表來訪人 姓 名 來訪人單 位來訪時間接待人接待內(nèi)容簡況處理意見:處理結(jié)果:編制: 審核:3.物業(yè)公司前臺來客登記表年 月 日時間序 號姓名所在單位來訪人數(shù) 聯(lián)系方式 是否預(yù)約 被訪單位及被訪人姓名來訪事由 進入 離開備注編制: 審核:四、前臺接待日志表日期 年 月 日 記錄人姓名 簽到時間

8、 姓名 簽到時間考勤記錄收發(fā)記錄接待記錄電話記錄備注編制:審核:五、函件收發(fā)登記表1. 信函與快件簽收登記表日期 來件單位 編號 數(shù)量 密(速級 接受部門 簽收人(簽字編制: 填表人:2. 信函與快件寄送登記表日期 送寄部門 編號 數(shù)量 密(速級 送達單位 接收人 送寄人(簽字 編制:填表人:六、前臺接待管理流程1.預(yù)約客人來訪接待工作流程 212.來電轉(zhuǎn)接流程 22七、收發(fā)文件管理流程1.信函收發(fā)工作流程 232.接收信函、快件工作流程 243.寄送信函、快件工作流程 25 6.收文背簽流程 八、前臺接待流程 九、來電處理流程 第三章 辦公事務(wù)管理一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé) 二、辦公事務(wù)專員崗

9、位職責(zé) 三、行政辦公秘書崗位 職責(zé) 四、辦公用品訂購審批單部門 使用人 填表時間序號 物品名稱 規(guī)格 數(shù)量 單位 特殊要求 需求時間 訂購原因:部門主管審批意見:行政部門審批意見:簽字:年 月 日如果金額超過審批權(quán)限請行政總監(jiān)簽批意見:簽字:年 月 日五、辦公用品臺賬 編制:行政部 填寫人(簽字 :六、報廢物品清單物品編號 物品名稱 數(shù)量 單價 出廠時間 使用時間 報廢類型 報廢原因以上物品本部門申請報廢處理意見:部門主管(簽字辦公事務(wù)專員 同意報廢處理 不同意報廢處理 辦公事務(wù)專員(簽字 :辦公事務(wù)主管 同意報廢處理 不同意報廢處理 辦公事務(wù)主管(簽字 :七、辦公用品領(lǐng)用表年 月 日 部門

10、領(lǐng)用人 核發(fā)序號 物品名稱 規(guī)格 數(shù)量 單位 用途 單價 總價 領(lǐng)用人:主管:保管員:八、辦公設(shè)備登記表年 月 日 設(shè)備名稱 編號 廠名或品牌出廠時間 購買時間 使用年限規(guī)格 顏色 附屬設(shè)備價格 存放地點 環(huán)境要求主要用途簡介:管理部門 負(fù)責(zé)人 使用部門 責(zé)任人九、辦公文書會簽單1.文件會簽單發(fā)文單位 發(fā)文文號 發(fā)文日期 年 月 日 時限 普通件 急件 特急件 密級 普通 秘密 機密 絕密 標(biāo)題單位 收文時間 發(fā)文時間 會簽人(簽字 月 日 時 月 日 時月 日 時 月 日 時會簽順序月 日 時 月 日 時備注注:會簽文件附在會簽單后。2.對外行文單編號:日 期 擬稿人職務(wù)、姓名 行文字號行文標(biāo)題內(nèi)容簡介經(jīng)濟審核人法律審核人行政部經(jīng)理總 經(jīng) 理備 注3.發(fā)文目錄表文件 號 文件標(biāo)題領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)擬稿部門密級發(fā)放范圍份數(shù)登記日期發(fā)出日期封號明細(xì)帳頁備注十、印章使用登記表1.印章使用審批表編號 用章部門 蓋章時間 公章類別 蓋章次數(shù) 文件發(fā)文號 文件名稱備注:用章人(簽章 批準(zhǔn)人(簽章注:請在備注欄中簡要說明蓋章用途。2.印章使用登記表蓋章時間 文件名稱 發(fā)文號 公章類別 蓋章次數(shù) 使用人 批準(zhǔn)人 備注十一、文書檔案借閱審批表編號 文書檔案名稱 密級 起草人 起草部門 起草日期 歸檔日期借閱原因:借閱人(簽字 :年 月 日 行政部意見:主管(簽字 :年