行政前臺崗位職責說明書

1、行政前臺崗位職責說明書崗位名稱行政前臺所屬部門行政人力資源部文件編號文件名稱行政前臺崗位職責說明書版本頁數2直接上級崗位行政人力資源部經理直接下級崗位無崗位核心價值負責前臺接待、會議接待、后勤保障、辦公室用品管理、考勤管理、為公司內外部客戶 及員工提供前臺服務與后臺支持工作職責與結果一級職責二級職責工作內容前臺本職 工作及行 政相關工 作辦公區(qū)域衛(wèi)生 及接待工作1.保持前臺周邊接待區(qū)域及各個會議室的整潔，物品存放整齊，阻止無 關人員進入前臺范圍2.熟悉電話機的使用，熟記公司電話、傳真及各分機號碼。使用禮貌用 語接聽電話，認真記錄留言，按要求轉接電話或記錄信息，確保及時 準確；接聽解答電話咨詢，

2、為需要者安排適合的律師3.對來訪客人做好接待、引導，及時通知被訪人員。對無關人員、上門 推銷和無理取鬧者應拒之門外，律師預定會議室，安排會議室，來訪 客人的接待4.為前來應聘的求職者提供服務，安排填寫職位申請表，并及時將 相應信息上報到公司行政人事部辦公用品管理 工作1、負責辦公用品月盤點、出、入庫登記，辦公用品及清潔消耗用品的發(fā)放及領用，建立辦公用品管理臺賬，保證賬、物相符，辦公用品預算編寫2、不定時檢查用品庫存， 及時申請米購，做好辦公用品預算和后勤保障工 作打印及辦理相 關手續(xù)1、律師復印、打印需要的文件，并監(jiān)督其登記在冊2、為入職者提供入職表格， 檢查其所填寫的是否正確， 安排閱讀員工

3、手冊， 通知人力資源辦理手續(xù)3、為律師及本所員工印制名片；將需要者的資料提供給名片公司，聯系當事人核實名片資料，為其保管印制好的名片4、為律師掃描文件，并發(fā)其郵箱；為律師保管來訪者送來的文件及禮品5、為律師定火車票、飛機票；為律師裝訂結案檔案6、為入職員工及律師提供出入證及飯卡的辦理；合理的為律師推掉不需要的來訪電話及來訪者7、監(jiān)督公司員工每日考勤簽到情況，不允許作假包庇，負責員工外勤、出差登記，資料存檔8會議通知，臨時會議及例會，及時通知各部門參加會議的時間和地點各種費用統(tǒng)計 及報表1、每個月核對快遞費用， 統(tǒng)計每個律師的費用， 做出詳細的報表，遞交財 務2、每個季度核對名片的費用，統(tǒng)計每個

4、律師的費用，做出詳細的報表， 遞交財務3、每個月統(tǒng)計復印、打印。統(tǒng)計每個律師的復印打印費用。做出詳細的 表格。半年向財務遞交一次4、廢品的收集，將可回收的物品（如廢紙）收集，定期的通知收廢品的 人回收，將錢交給財務檔案及信件的 管理1、負責公司快遞、信件、包裹的收發(fā)工作；收發(fā)快件及普通信件，并妥善 保管做好收、發(fā)記錄；收到的快件及時通知律師。沒有聯系上的律師記錄 下來，隨時聯系。保留發(fā)快遞的底單，方便律師跟蹤查詢2、至U地下一層的收發(fā)室取信和報紙，簽收掛號信派發(fā)給各個律師其它3、下班時關閉門窗，切斷電源及各類電器，鎖好辦公室門4、設施損壞上報，大廈的設施及時通知物業(yè)維修5、及時訂購桶裝水，保證

5、會議期間的茶水供應6、完成上級領導安排的其它工作崗位職業(yè) 行為禁區(qū)工作規(guī)范1. 當有客人來訪時，應起身站立，面帶微笑， 熱情主動冋候，使用：“您 好”、“歡迎您”、“請問?！?、“請稍后”等文明禮貌用語。耐心傾聽來客的來意，并根據來客的需求給予禮貌的幫助2. 對客人的咨詢，應細心傾聽后再做出解答，解答問題需耐心。不能準 確解答的應表示歉意，不得簡單回答“不知道，不清楚”等用語。3.客人離開時，應使用：“謝謝”、“再見”、“歡迎再來”等文明禮 貌用語。4. 在接聽來電時，應及時接聽，并必須使用“您好，請問有什么需要幫助？” 接聽電話時必須口齒清晰，語氣和藹，耐心細心解答對方提出的問題。如遇到不能解

6、答的咨詢或業(yè)務問題應及時轉接至相關部門。切忌態(tài)度生 硬死板5. 在轉接電話前須使用禮貌用語“請稍后”，并立即轉接6. 如對方打錯了電話或不知道找誰時，應禮貌解釋并為對方轉接給相關人員7. 必須著裝整潔、著職業(yè)裝，化淡妝，黑色高跟鞋；提前5分鐘到崗，不 得遲到早退，不得擅自離岡、脫岡、空岡，離岡需告知行政負責人核心權限1.對來電來訪者具有監(jiān)督、決策權2.對考勤情況具有監(jiān)督、檢查、決策權3.對辦公用品具有保管、檢查、監(jiān)督權任職資格要求準入學歷文秘、中文等專業(yè)大專及以上學歷經驗1年以上前臺接待、文員、助理等相關工作經驗培訓經歷接受過商務禮儀、文秘相關培訓經歷知識和技 能具有良好的語言、文字表達能力，

7、熟悉前臺接待和商務禮儀的標準規(guī)范，熟練使用office 、excel等軟件和相關辦公設備。接受過前臺接待、檔案管理及商務禮儀等方面的培訓。熟悉前臺接待及商務禮儀標準規(guī)范， 了解辦公室檔案管理，辦公用品管理方面的知識職業(yè)素養(yǎng)岡位素質1.高度認同公司核心價值觀2.認同結果導向的工作方法、尊重客戶及公司價值的工作取向3.具備職業(yè)經理人的自律與勤奮，是職業(yè)化的榜樣4.堅持原則，能夠獨立履行行政職能個人素質1.形象氣質良好，性格開朗，待人誠懇；工作認真負責，善于與人溝通， 具有較強的應變能力和良好的服務意識2.身高160CM以上，外貌端正，聲音甜美3.沉穩(wěn)、敬業(yè)、細致、耐心工作條件工作場所一般工作環(huán)境職業(yè)危險無預防無使用工具計算機，一般辦公設備（電話、傳真機、