工程檔案管理制度04155

1、整理工程檔案管理制度1.總則1.1根據(jù)建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 （GB/T 50328-2001）、建筑 工程資料管理規(guī)程（JGJ/T 185-2009）、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一 般要求（GB/T 11822-2008）等國家標(biāo)準(zhǔn)以及萬達(dá)集團(tuán)檔案管理制度 編寫制定本辦法。1.2工程施工資料是指在項目建設(shè)過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種 圖紙、表格、文字、音像材料等技術(shù)文件的總稱。它是工程建設(shè)及竣 工交付使用的必備條件，也是對工程進(jìn)行檢查、驗收、管理、使用、 維護(hù)的依據(jù)。2、工程檔案的整理 工程資料的歸檔范圍參照萬達(dá)集團(tuán)工程資料歸檔范圍與保管期 限表執(zhí)行。2.5.1.2工程文件的分類及代號如下：

2、2.5.2.1前期文件（A） ：決策立項文件、建設(shè)用地文件、勘察設(shè)計文件、 開工文件。2.1.2竣工文件（B）:驗收文件、交檔文件、總結(jié)文件。2.1.3監(jiān)理文件（C）:監(jiān)理管理資料、進(jìn)度控制資料、質(zhì)量控制資料、 造價控制資料、合同管理資料、竣工驗收資料（過程驗收） 。如進(jìn)度、 質(zhì)量、造價、合同管理等文件較少，可合并為監(jiān)理工作記錄。2.1.4施工文件（D）：施工管理、技術(shù)及驗收資料（過程驗收），施工 測量記錄，施工物資資料，施工記錄，施工試驗記錄及檢測報告，施工質(zhì)量驗收記錄。整理2.1.5竣工圖（E）:建筑、結(jié)構(gòu)（鋼結(jié)構(gòu)）、外立面裝修（幕墻）、給 排水及采暖、建筑電氣、智能化系統(tǒng)、通風(fēng)與空調(diào)、室

3、外給排水、室 外供熱供氣供電及照明線路、室外道路、綠化景觀、消防、節(jié)能環(huán)保 等。2.1.6成本文件（F）:招標(biāo)文件及附件、中標(biāo)文件及附件、中標(biāo)通知 書；結(jié)算報告、結(jié)算審批文件、現(xiàn)場簽證；與建設(shè)工程相關(guān)的總包、分包、施工、勘察、設(shè)計、監(jiān)理、技術(shù)服務(wù)、委托、大件物料采購等 雙方或三方協(xié)議等。2.2檔號2.2.1檔號由項目代碼、項目順序號、分類號、案卷號構(gòu)成，中間用“-”隔開。2.2.2項目代碼由集團(tuán)統(tǒng)一發(fā)放。2.2.3類別號填寫工程資料類別代碼。2.2.4案卷號填寫工程資料案卷順序號。XXXX X XXX案卷 類別號 項目代碼+項目順序號2.3組卷的原則及方法231工程檔案中前期文件、竣工文件以“

4、件”為單位進(jìn)行整理，監(jiān) 理文件、施工文件、竣工圖以“卷”為單位進(jìn)行整理，成本文件按照 成本部業(yè)務(wù)分類進(jìn)行組卷。2.5.3.1一個建設(shè)項目由多個單項工程組成時，工程文件應(yīng)按單項工程 組卷。233工程檔案的案卷厚度一般小于40mm。234案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。整理2.3.5前期文件、竣工文件、竣工圖的每份文件或圖紙在右上角空白 處加蓋檔號章，檔號章內(nèi)容為檔號、序號。檔號章檔號序號2.3.6施工文件的整理步驟2.3.6.1按單項工程劃分：商業(yè)、寫字樓、酒店、公寓、住宅樓等獨立 發(fā)揮生產(chǎn)能力或效益的工程（建筑）。236.2單項工程下按分部工程劃分： 基礎(chǔ)工程、主體結(jié)構(gòu)工程

5、、建筑 屋面工程、建筑裝飾裝修工程、給排水與采暖工程、建筑電氣工程、 智能建筑工程、通風(fēng)與空調(diào)工程、電梯工程、室外及景觀工程、幕墻 工程、消防工程、節(jié)能環(huán)保工程等分部工程。2.3.6.3每個分部工程下按照施工管理技術(shù)及驗收資料、施工測量記 錄、施工物資資料、施工記錄、施工試驗記錄及檢測報告、施工質(zhì)量 驗收記錄等分別組卷。2.3.7室外工程應(yīng)按室外建筑環(huán)境、室外安裝工程單獨組卷。2.5.3.3如一個建設(shè)項目共用施工組織設(shè)計、圖紙會審記錄、設(shè)計變更、 產(chǎn)品質(zhì)量證明文件時，可按建設(shè)項目組卷。2.5.3.4各單項建筑地下室為相互連通的，地下室工程可單獨組卷。2.5.3.5竣工圖可按設(shè)計單位提供的施工圖

6、專業(yè)序列組卷。 竣工圖電子 版按單項工程、專業(yè)刻制只讀光盤保存。2.5.3.6膠裝成冊的文件可不拆卷，視作一件保存。整理2.5.4排列2.5.4.1文字材料按事項、專業(yè)、時間順序排列。2.5.4.2圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。2.5.4.3既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。2.5.5編目2.5.5.1頁號的編寫2.5.1.1案卷內(nèi)文件材料有圖文的頁面均應(yīng)編寫頁號。單面書寫的文件材料，在其右下角編寫。雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背 面在其左下角編寫。2.6.1不拆卷的成套文件， 有原始頁號的可不用重新編寫。 如與其他 文件材料組成一卷的， 應(yīng)排列在最后，

7、看成一份文件填寫卷內(nèi)文件目 錄，并在備注中注明頁數(shù)。2.6.2竣工圖應(yīng)在圖紙右下角或標(biāo)題欄下編寫頁號。2.6.3案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編寫頁號。2.6.4以“件”為單位整理的工程文件，按件編寫頁號；以“卷”為單位整理的工程文件，按卷編寫頁號。2.6.5無特殊要求， 頁號一般編寫在文件右下角空白處。 如文件右下 角有內(nèi)容，頁號位置可適當(dāng)左移。2.6.6頁號應(yīng)采用耐久材料編寫，如油墨號碼機、 碳素墨水、 黑色簽 字筆等。整理2.5.5.2案卷封面的編制 案卷封面應(yīng)與文件材料一起裝訂， 裝入檔案盒。 案卷封面應(yīng)包含案卷 題名、編制單位、技術(shù)負(fù)責(zé)人、起止日期、保管期限、檔號等內(nèi)容。2.6.5.1

8、案卷題名應(yīng)簡明、 準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容， 主要包括 項目名稱或代字、代號及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等，案卷題名一般由立 卷人擬寫。2.6.5.2編制單位應(yīng)填寫負(fù)責(zé)文件材料組卷的單位。2.6.5.3技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫項目技術(shù)總工程師的姓名。2.6.5.4起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)第一件與最后一件文件材料的形成日 期 。 日期 填 寫8位 阿 拉 伯 數(shù) 字 ， 中 間 用 “-” 隔 開 ， 例 如20110613-2013063。02.6.5.5保管期限應(yīng)根據(jù)要求填寫永久或長期。2.5.3案卷目錄的編制案卷目錄由序號、檔號、編制單位、案卷題名、起止日期、總頁數(shù)、備注組成，并按照案卷號順序排列的目錄。

9、1.%2序號應(yīng)填寫案卷排列順序號。編制單位應(yīng)填寫負(fù)責(zé)文件材料組卷的單位。案卷題名應(yīng)簡明、 準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容， 主要包括 項目名稱或代字、代號及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等，案卷題名一般由立 卷人擬寫。起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)第一件與最后一件文件材料的形成日期 。 日 期 填 寫8位 阿 拉 伯 數(shù) 字 ， 中 間 用 “-” 隔 開 ， 例 如20110613-2013063。0總頁數(shù)應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件總頁數(shù)。整理備注應(yīng)填寫其他需要說明的信息。卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄簡稱卷內(nèi)目錄， 由序號、文件編號、責(zé)任者、 文件題名、 日期、頁號、備注組成。序號應(yīng)填寫卷內(nèi)文件排列順序號。文件編號應(yīng)填寫文件

10、材料的文號或圖樣的圖號、設(shè)備代號等。責(zé)任者應(yīng)填寫文件材料的形成單位或主要負(fù)責(zé)者。文件題名應(yīng)填寫文件材料的全稱、 標(biāo)題名。如標(biāo)題不能準(zhǔn)確描 述或定義該文件的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容等信息自行擬定，外加 。日期應(yīng)填寫文件材料的形成日期。頁號應(yīng)填寫文件材料起始頁上標(biāo)注的頁號， 最后一份文件標(biāo)注 起止頁號。備注應(yīng)填寫原件、 復(fù)印件、原件存放位置等其他需要說明的信 息。備考表 卷內(nèi)備考表應(yīng)排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。 備考表應(yīng)包含案卷內(nèi)全部 文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。立卷人應(yīng)由立卷責(zé)任者簽名。立卷日期應(yīng)填寫完成立卷的日期。檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。檢查日期應(yīng)填寫案卷質(zhì)量審

11、核的時間。整理2.5.6裝訂案卷可采用裝訂與不裝訂兩種方式。文字材料必須裝訂，圖紙 不裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。前期文件、竣工文件按“件”裝訂。頁數(shù)較少的文件采用左上 角膠粘的方法；頁數(shù)較多的文件采用“三孔一線”的方法。監(jiān)理文件、施工文件、成本文件采用“三孔一線” 的方法按“卷” 裝訂。裝訂時剔除金屬物，左側(cè)下側(cè)對齊。“三孔一線”的裝訂要求。選擇優(yōu)質(zhì)、結(jié)實的棉線。裝訂線位置與左側(cè)文件邊緣距離為15-25mm。裝訂孔不宜過大，避免對檔案造成不必要的破壞。上下裝訂孔之間距離為160mm。整理2.7裝具與案卷脊背2.7.1工程檔案的裝具推薦使用城建檔案盒，也可使用220克以上的 無酸

12、紙檔案盒。光盤檔案應(yīng)使用國家檔案局監(jiān)制的光盤檔案盒 。 禁止使用塑料檔案盒、牛皮紙檔案盒。2.7.2卷盒外表面規(guī)格為：310mmX220mm2.7.3卷盒脊背厚度可根據(jù)需要設(shè)定，厚度一般不大于40mm。2.7.4案卷脊背的編制案卷脊背由全宗號、檔案類別、項目名稱、案卷題名、編制單位、保 管期限、檔號組成。2.7.4.1全宗號由股份公司檔案室統(tǒng)一編制、填寫或下發(fā)。2.7.4.2檔案類別應(yīng)根據(jù)股份公司檔案分類方案填寫工程檔案所屬類別，一般為“基本建設(shè)檔案”。2.7.4.3項目名稱應(yīng)填寫集團(tuán)正式對外發(fā)布的萬達(dá)廣場名稱或項目的名稱，不應(yīng)填寫工程報建時的名稱。3、管理與職責(zé)HiMLU整理3.1、施工單位

13、應(yīng)加強對資料管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全崗位責(zé)任制， 并配備至少一名專職資料管理人員，負(fù)責(zé)資料的收集、整理、立卷、 歸檔工作。 對于實行總承包的項目，總包單位負(fù)責(zé)匯總整理各分包單 位編制的全部資料，分包應(yīng)各自負(fù)責(zé)對分包項目的資料進(jìn)行收集、 整 理。3.2、資料應(yīng)隨工程進(jìn)展及時整理，應(yīng)按專業(yè)系統(tǒng)歸類， 認(rèn)真填寫，做 到字跡清楚、項目齊全、記錄準(zhǔn)確、真實，且無未了事項，所需表格 一律按相關(guān)規(guī)定所指定的表格。3.3、資料應(yīng)真實地反映工程實際情況，保證完整、準(zhǔn)確， 必須由各級 負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，該加蓋公章的應(yīng)加蓋公章。3.4、建設(shè)單位與施工單位在簽訂合同時， 應(yīng)對資料的編制責(zé)任和移交 期限做出明確規(guī)定。3.

14、5、施工單位應(yīng)將資料管理納入單位的獎罰制度，對由于管理失控造 成涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、 丟失等的行為造成資料不符合要求 的，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定予以處罰， 情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的， 將依法追究刑事 責(zé)任。3.6、監(jiān)理資料的管理由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)， 并指定專人具體實施， 監(jiān) 理單位應(yīng)按有關(guān)規(guī)范、 標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定對施工資料進(jìn)行驗收， 并督促施工 單位做好資料管理工作。3.7、建設(shè)單位設(shè)置資料管理人員， 按相關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)資料的收集、 整理、 立卷、歸檔，并配合監(jiān)理單位定期（或不定期）對施工單位資料管理 工作進(jìn)行核查。3.8、資料管理人員的職責(zé)1）、資料管理人員應(yīng)熟悉資料管理工作方法和工作程序，以利于資整理料的收

15、集、整理、立卷、歸檔。2）、資料管理人員應(yīng)具有高度的責(zé)任心，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好資料管理 工作。3）、資料管理人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，將資料管理計算機化管理系統(tǒng)。3.9、資料的檢查：各單位平時做好資料管理工作，每月由建設(shè)單位、 監(jiān)理單位相關(guān)人員協(xié)同施工單位對資料管理工作進(jìn)行檢查， 對于資料 管理不合格的，限期整改完善，對于連續(xù)兩次檢查不合格的，將對其 相應(yīng)的資料管理人員及單位負(fù)責(zé)人予以處罰。4工程檔案的移交工程竣工驗收前，施工單位應(yīng)按竣工檔案編制要求提交完整的竣 工檔案一套，并由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)組織有關(guān)單位協(xié)同施工單位對竣工檔 案質(zhì)量進(jìn)行審核，對不符合要求的，限期修改、補充、直至重做。4.2、竣工后總包單位需向建設(shè)單