檔案室管理制度

1、一、總則為公司發(fā)展需要，加強公司檔案的管理和收集、整理，改善以往 部門分管和統(tǒng)一集中保管兩種管理模式的弊端， 有效保護和運用檔案， 特成立檔案室并制定檔案室管理實施細則。公司檔案管理實行各部門收集歸檔， 檔案室集中分類保管， 提供 利用的原則。二、檔案室規(guī)劃（一）檔案室應處在一個通風良好、干燥、光照不強且場地面積較大 的場所。辦公大樓空閑的中大型辦公室中，3 樓現(xiàn)有的儲物室，是很 好的選擇?？梢宰?yōu)楣緳n案室。（二）辦公設備要求：1、按各部門檔案分類規(guī)劃，每個部門標配檔案柜 2 個。特殊部門按 照實際情況可增加檔案柜。2、配備電腦、打印設備一套。3、必備辦公用品（檔案盒、裝訂設備、印章等）及防

2、蟲、防霉、防 潮、防火設施。4、由前臺以及行政經理各拿一把鑰匙，做為保管。不得轉交他人。前臺做好查詢檔案人員的所在部門、姓名以及來訪時間和離開時間。并陪同查詢。一定要有 2 人及以上在場。三、文件材料的歸檔。1（一）文件材料歸檔范圍：文件材料歸檔，指公司在運營發(fā)展中及各部門在完成其職能活動中 形成的可能成為工作中的依據(jù)?？晒﹨⒖?、借鑒的文件材料由前臺進 行收集，按公司統(tǒng)一的分類方法分類整理、保管，并按公司規(guī)定移交 期限移交公司檔案室匯總整理，以提供利用。（二）文件歸檔要求：1、各部門應指定專職人員（文員）進行文件的收集、整理工作。并 按本細則中規(guī)定的移交時間，完整、系統(tǒng)地交與前臺；2、檔案的登

3、記制度，檔案文件收進、發(fā)出、借出都要進行嚴格的登 記登記便于掌握文件的去向，并且方便收回；3、將整理完畢的文件，隨即收集歸檔。4、對整理完畢的文件進行檢查，是不是有殘缺的或不全，如有應及 時追回補上，以免時間一長，找不到責任人；5、注意活動中的文件的歸檔。指公司領導人及有關人員外出開會的 會議文件和參加公務活動、培訓形成的與本機關有關的文件材料。6、文件歸檔必須填寫“文件歸檔清單” 格式如下：序號、文件題名、份數(shù)、歸檔部門、移交人、接受人、時 間、保存期限、備注。四、文件材料的分類及各類文件材料歸檔制度（一）文件材料的類別 依據(jù)各類文件材料的內容、事件的不同，將公司各類文件材料分 為管理性文件

4、類、工程項目文件類、質量管理體系文件類、會計文件。2類、人力資源管理文件類、合同文件類、設備文件類、特殊載體檔案 類八大類。（二）各類文件材料管理制度1、管理性文件類管理性文件歸檔范圍 企業(yè)根據(jù)其性質不同，分為行政管理類及經營管理類兩類。管理性文件材料的歸檔制度1歸檔的文件材料必須字跡清楚工整， 文件格式符合要求， 避免使用 圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料；2歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確；歸檔的文件必須是原件。3保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系、分類、立卷和編目編號；管理性文件材料的歸檔日期和期限各類管理性文件， 由各部門的助 理將應歸檔的文件整理好，交于前臺歸檔。管理性文件材料的

5、歸檔份數(shù)1各類管理性文件材料一般歸檔一式一份。2公司編有發(fā)文號的文件歸檔兩份， 一份歸入案一份用以編發(fā)發(fā)文匯 編。3其它重要的和利用頻繁的文件材料歸檔一式兩份或適當加其他歸 檔份數(shù)。2、工程項目文件類歸檔的工程項目文件材料要完整、系統(tǒng)、準確；歸檔的工程項目文件材料應做到字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、。3簽字認可手續(xù)完備；竣工圖應每頁加蓋竣工圖章。工程項目文件材料的歸檔時間工程項目文件材料應在項目竣工驗 收后三個月內必須交由前臺歸檔。公司對工程項目文件材料歸檔一式一份（套）。3、 質量管理體系文件類質量管理體系文件歸檔范圍質量體系文件指公司在質量管理體系認證、實施過程中形成的 各類企業(yè)標準、作業(yè)

6、指導、技術規(guī)范、檢驗規(guī)程、質量記錄及其在內 部質量體系審核、第三方監(jiān)督認證審核（外審）及文件控制過程中形 成的各類記錄。質量體系文件歸檔制度 所有質量管理體系文件的編制、發(fā)放及管理、修改、評審必須嚴格遵 照 “文件控制程序”執(zhí)行。質量管理體系文件歸檔時間1所有質量體系文件的正本由檔案室集中保管。2質量管理體系審核過程中形成的各類記錄文件應在每年認證中心 監(jiān)督審核及其糾正預防措施得到認可后三個月內移交前臺歸置檔案 室。4、 合同文件材料類合同文件材料的歸檔范圍凡是公司與其它經濟組織或個人之間訂立的合同文本、預（結）算 書、合同訂立過程中形成的建議書、可行性研究報告、章程、資信調。4查材料、意向書

7、、擔保書、委托書、批準書、確認書、達成協(xié)議的來 往文件、合同履行過程中產生的相關文件，工商登記材料，以及有關合同修改補充、轉讓、變更、解除、調解、仲裁、終止等方面的文件 材料，都應當整理歸檔。合同文件材料的歸檔要求1凡歸檔的合同文件材料必須是原件；2歸檔的合同文件材料應按合同項目分別整理，區(qū)分保管期限；合同文件材料歸檔時間1合同成立后，業(yè)務部應將屬于歸檔范圍的合同文件材料收集齊全、系統(tǒng)整理，經部門負責人審查后交前臺歸置檔案室。2前臺在收到業(yè)務部移交的合同文件材料后， 將整套資料復印一份交 財務部備案。3合同履行中， 有關部門還應指定經辦人員負責繼續(xù)收集、 積累對合 同內容所產生的各種文件材料，

8、以保證合同檔案的齊全完整。 合同文件材料的歸檔份數(shù) 合同文件材料一般歸檔一式一份，重要合同應歸檔兩份或多份。5、會計檔案類會計檔案的范圍會計檔案是指會計憑證、 會計帳薄和財務報告等會計核算專業(yè)材料。會計檔案的歸檔要求公司每年形成的會計檔案， 應當由財務部門負責整理立卷， 裝訂成 冊，編制會計檔案保管清冊；。5會計檔案應做到齊全、完整。6、人力資源管理文件類人力資源檔案收集范圍員工個人文件材料 員工個人文件材料一般會形成兩種類型，一種是企業(yè)管理員工過程 形成的管理性文件材料， 另一種是記錄員工個人在本企業(yè)工作情況的 文件材料。員工個人的文件材料通常會形成以下幾種a 個人履歷登記表、培訓證書、技術

9、登記證書、學術成績情況的證明材料、社會保險單據(jù)、任免、錄用、聘用、獎懲、考 評的文件材料等。2公司年度培訓計劃及培訓實施記錄、培訓實施效果評估3員工公益活動組織情況記錄。公司員工檔案的歸檔要求1公司人力資源部門對反映員工上述方面的材料應及時整理歸檔；2歸檔的材料必須真實，文字清楚；公司員工檔案歸檔份數(shù) 公司員工檔案一般歸檔一式一份。公司員工檔案的歸檔時間 每一個員工被公司正式錄用后，人力資源部應及時建立有關的員工 檔案。7、設備文件材料類。6設備文件材料，含辦公設備文件材料及施工、檢驗設備文件材料。 歸檔設備文件材料的歸檔要求1歸檔設備文件必須準確反映設備及其管理活動的真實情況；2歸檔設備文件

10、應完整、系統(tǒng)、成套。 設備文件材料的歸檔時間1外購設備的隨機文件，在設備開箱驗收后應即時收集歸檔；2在設備安裝、調試、使用、維修、改造過程中形成的文件材料，應 在每一階段工作結束后，將有關文件材料及時收集歸檔。8、特殊載體文件類 特殊載體檔案收集范圍 特殊載體文件材料是用聲音和圖像、實物等形成記錄的各項重要活 動的信息記錄。形成的主要種類有照片、錄影帶、錄像帶、實物等。 特殊檔案的歸檔要求1特殊載體檔案必須是原件；2錄音、錄像文件應保證載體的有效性。確保影像清晰、畫面完整；3長期保存的電子文件應使用不可擦除型光盤；4所有實物檔案必須配有簡明扼要的文字說明。 實物檔案歸檔時間特殊載體檔案最好做到

11、隨時歸檔。三）檔案的立卷整理。71、卷內目錄是指卷內文件目錄。在每一卷文件的最前面，都必須填 寫卷內文件目錄， 用以介紹卷內文件的內容和成分， 就像一本書的目 錄一樣，以便查詢利用。卷內目錄格式如下：卷內文件目錄、序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、 卷內文件目錄、 序號，應用阿拉伯數(shù)字從 1 起依次標注卷內文件的順 序，一個文件一個號。文件編號，應填寫文件文號或圖樣的圖號，或 設備、項目代號。責任者，應填寫文件形成部門或主要責任者。文件 題名，應填寫文件標題全稱。日期，應填寫文件形成日期。頁號，應 填寫每份文件首尾頁上標注的頁號；卷內文件目錄填好后，應制作一 式兩份，除放置一份于卷首外，其

12、余一份做檔案目錄2、卷內備考表。備考表是用來說明卷內文件狀況的。應放在全卷文件的最后。備考 表項目有：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。本卷情況說 明：填寫卷內文件缺損、修補、補充、移出、銷毀等情況。3、擬寫案卷標題 案卷標題的擬定應做到題文相符、 簡煉準確，其擬寫結構通常是 “年 度、 問題、 名稱” ， 如“ 2004 年度各項會議紀要”、 “ 2004年 度各部門工作總結、報告”等。4、 填寫案卷封面 案卷封面統(tǒng)一使用國家標準的各級檔案行政管理部門監(jiān)制的封皮， 填寫時應使用毛筆或粗筆劃的筆填寫，字要端正規(guī)范，大小適中，并 要求醒目、以便長期保存。8案卷封面的欄目有：全宗名稱、類目名

13、稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁號、歸檔號、檔號等。各欄目的填寫方法：a 全宗名稱：填寫公司全稱填寫在案卷封面的第一橫欄內。b 類目名稱：按上所述，公司文件分為八大類，按卷內文件反映的問題不同本卷情況說明 立卷人：檢查人：立卷時間： 對號入座，明確其所屬類別。c 類目名稱填寫在封面的第二橫欄內。案卷名稱：即案卷標題，填寫在案卷封面的大方欄內，字體要稍大些，筆工清晰工整，排列勻稱， 位置適中，美觀醒目。d 時間：填寫案卷的所屬年度。e 保管期限：根據(jù)立卷后劃定的保管期限填寫。f 歸檔號：因公司未實行部門立卷，可以不填。5、案卷的裝訂案卷的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞 和防止散失，便于保護利用。圖紙可不裝訂，但同一項目應統(tǒng)一。單 份裝訂的案卷應逐件加蓋檔號章。 檔號章的位置在每份文件首頁的右 下角。6、檔號章格式目錄號：即檔案目錄號，簡稱目錄號。每一本檔案目錄都應有一個 編號，也可稱為類別號，一個類別一個代號。如； “管理類文件”代。9號為“A”。案卷號：是目錄內案卷