公司文件管理辦法

1、CAPP 公 司 文 件 管 理 辦 法為了規(guī)范公司的文件管理，確保文件及時傳遞到相關部門而不耽誤上下級或同級 的工作，以規(guī)范公司的各項文件收、發(fā)（擬稿、會簽、審批、簽發(fā)及實施）工作，制 定本法。1 管理原則1.1 辦公室是公司文件管理的歸口部門，負責指導全公司行政公文、協(xié)議、合同 類傳遞處理工作。1.2 公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送 正式文件。2 基本要求2.1 各部門需要正式文件發(fā)文應向公司提出發(fā)文申請，并將文件底稿交辦公室審核備案后。經(jīng)相關領導簽批同意發(fā)文.2.2 送件部門（人）應把文件內容、報送日期、部門、文件類別、編號、接件人 等事項在收發(fā)文件登

2、記簿中填寫清楚。辦公室應及時把審閱結果反饋給報送部門。3 內部文件3.1 文件起草需公司正式下發(fā)的文件由指定的擬稿人擬稿：公司文件由發(fā)起部門擬稿，行政人 事部負責組織會審；屬部門專業(yè)文件由各部門指定人員擬稿，部門負責人審核。3.2 文件審核各擬稿部門負責提報文件內容、方案、文件格式規(guī)范審核上報總經(jīng)理或董事長簽 批文件的審核，。辦公室負責審核，是否需要行文，是否符合公司有關制度、規(guī)定，是否發(fā)起部門 與相關部門進行了協(xié)商、會簽，文字表達、文種使用、文件格式是否符公司有關規(guī)定。3.3 文件簽發(fā)文件形成后，主管領導簽發(fā)。辦公室負責復印、蓋章、轉發(fā)（送）、執(zhí)行和歸檔。4 外來文件外來的文件由辦公室責簽收

3、，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部 門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接后即時報送。文件收發(fā)部門應在文件登記簿中 填寫清楚交接事項。5 業(yè)務流程5.1 文件管理業(yè)務流程分為收文和發(fā)文。5.1.1 收文一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、 歸檔、銷毀等程序；5.1.2 發(fā)文指以公司、或部門名義制發(fā)文件的過程，一般包括草擬、會簽、審核、 簽發(fā)、復核、用印、分發(fā)等程序。5.2 發(fā)文程序與要求擬稿 f 校對審核 f 主辦部門負責人審核 f 相關部門會簽 f 領導簽發(fā) f 打印公文 f 蓋章 f 分發(fā) f立卷 f 歸檔。5.2.1 擬稿1各部門需要發(fā)文，應事先以上級指

4、示或工作實際需要草擬文件初稿。問題比較復雜的，負責人應親自草擬，或經(jīng)集體研究提出方案后，指定專人草擬。2草擬文稿必須做到情況確實、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正 確。3文稿擬就后，擬稿人應附發(fā)文稿紙首頁（協(xié)議合同類應填附合同協(xié)議會簽單）詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿部門與擬稿人，并簽名、標定日期和密級。5.2.2 審核1主辦部門負責人根據(jù)有關文件規(guī)定，對文稿是否符合相應規(guī)定，是否符合公司利益，是否符合實際需要進行審查和修改，對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、 格式不符的文件應退回擬稿人重新擬稿。2辦公室復核的重點是：是否需要行文、行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī) 則和擬

5、制文件的有關要求，文件是否符合相應規(guī)定，是否符合公司利益，是否符合實 際需要。在不改變原意的情況下，審核人員有權對文件進行刪節(jié)和文字加工。內容紊亂、文字冗長、需做較大修改的文稿，可提出修改意見，由擬稿人進行修改。3總經(jīng)理審核總經(jīng)理對文件內容進行批示意見后，返回行政人事部。由行政人事部返回擬稿部 門進行修訂或直接進入會簽重走相應審批流程。523 會簽需經(jīng)會簽的文件， 應在交付打印前送會簽部門會簽， 對文件涉及其他部門職權范 圍內的事項，主辦部門應主動與有關部門協(xié)商并走會簽程序，取得一致意見后方可行 文。會簽文稿以會簽部門負責人簽字為有效。524 簽發(fā)文稿經(jīng)審核（須經(jīng)會簽）后，送總經(jīng)理或董事長審定

6、批準簽發(fā)。5.2.5 復核公司級文件正式印刷（打?。┣?，辦公室應進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù) 是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。部門內文件由各部門制定人員復核。526 印刷（打印）、用印、分發(fā)1簽發(fā)后的文件由由辦公室按照相關制度對文件正式編號、印刷（打?。?。印刷（打?。┍仨毞弦?guī)定格式，字跡清楚無誤，整潔美觀，份數(shù)準確。2印刷（打?。┪募蓴M稿人負責校對。重要文件應進行兩次或多次校對，以確保質量。文件打印清樣，應由擬稿人校對校對人員應在發(fā)文稿上簽名；3公文蓋章只限于發(fā)出和存檔的公文，留作他用的公文不蓋章，印章要蓋得端 正、清晰，嚴防錯蓋、漏蓋。4上報的文件嚴密裝封，并嚴格

7、執(zhí)行文件傳遞簽收手續(xù)。凡屬重要文件，一律 不得托人代簽、代捎。5以公司名義發(fā)出的文件，底稿與正本由辦公室收存?zhèn)洳椤?文件打印后，由辦公室負責分發(fā)并檢查落實情況。5.3 收文程序與要求收文辦理指對收到文件的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。5.3.1文件簽收凡公司外來公啟文件(除公司領導親啟的外)均由辦公室登記簽收，后分別交行 政主管或經(jīng)理拆圭寸。在簽收和拆圭寸時，接收人員應注意檢查文件包裝是否完好，對于 封口或郵票撕毀函件應查明原因，并有權拒絕簽收。5.3.2文件登記編號(1)收到上級或平級文件后應及時附上“外來文件簽批單”，并分類登記編號 送部門或公司領導審閱，領

8、導簽批處理意見后進入批轉或歸檔流程。(2) 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送部門或行政人事部進 行登記編號保管，不得個人保存。(3) 收到的文件應按本辦法編寫收文編號，并逐項登記文件標題、份數(shù)、制發(fā) 部門、日期、密級、內容概要等項內容。5.3.3審核(1) 各部門凡收到需要辦理的正式文件，均需由部門負責人進行審核。審核重 點是：是否應由本部門辦理；是否符合相應公司規(guī)定。(2) 涉及上報董事長、總經(jīng)理事項，辦公室部應審核其他部門職權內辦理的事 項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范；不符合規(guī)定的公文，可退回呈 報部門并說明理由。5.3.4擬辦(1) 凡正式文件，收文部門根據(jù)

9、文件內容和性質審核閱簽后，提出擬辦意見， 送批轉部門辦理，重要文件應呈送上級部門領導或公司領導親自閱批后分送承辦部門 閱辦。(2)一般函、文件、單據(jù)、傳真等，由部門直接分轉處理。緊急公文，應當明 確辦理時限；如涉及幾個部門會辦的文件，應當明確主辦部門，協(xié)辦部門，協(xié)調后再 分轉處理。(3) 為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。5.3.5批辦（1）為加速文件運轉，各部門應在當天或第二天將文件送到批轉部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過 2 天（特殊情況例外）。（2） 審批文件時，對有具體處理事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審 批日期，其他

10、審批人圈閱視為同意；沒有具體事項的，圈閱表示已閱知。5.3.6 承辦（1）承辦部門收到交辦的文件后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急文件應當 按時限要求辦理，確有困難的，應當予以說明。（2） 對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應立即退回批轉部門，并說明理由，不得橫向傳遞。（3） 文件辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門 協(xié)商；如有分歧，主辦部門負責人要出面協(xié)調，如仍不能取得一致，可以報請上級協(xié) 調或裁定。5.3.7 催辦（1） 經(jīng)過辦公室送公司總經(jīng)理、董事長批示或者交有關部門辦理的文件，辦公 室負責催辦，做到緊急文件跟蹤催辦，重要文件重點催辦，一般文件定期催

11、辦。（2） 由發(fā)起部門傳送的文件，發(fā)起部門應指定專人跟蹤催辦，承辦部門接到文 件、應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定， 并征得發(fā)文部門同意后，予以復印或摘抄，原件應及時周轉或歸檔。6 文件歸檔6.1 文件辦完后，承辦部門及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的 文件。6.2 歸檔的文件，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保 證歸檔文件的齊全、完整，能正確反映該項工作的主要情況，便于保管和利用。6.3 工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的文件按照有關規(guī)定移交、 清退。6.4 擬制、修改和簽批文件，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合

12、存檔要求。6.5 文件的歸檔范圍6.5.1 凡下列文件統(tǒng)一由行政辦公室負責歸檔：公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導 發(fā)言和經(jīng)營工作的報告、計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；2中層及以上管理人員會以及各種專業(yè)例會記錄；3公司一級部門組織召開的會議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議 記錄等；4參加交流、洽談召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材 料等；5反映公司經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領導工作、團體活動等的音像攝制品；6公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。6.5.2 業(yè)務部門日常工作中形成的項目活動資料，日常由各業(yè)務部門負責立卷歸檔，

13、每年定期移交辦公室歸檔。6.5.3 聯(lián)合辦理的文件，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔，其他部門保存復 制件或其他形式的文件副本，每年移交辦公室歸檔。7 文件傳遞規(guī)定7.1 閱批文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件呈送部門。閱批文件一 般不得超過2 天，主批人應明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。如有領導“批示”、 “擬辦意見”，呈送部門應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關 事宜。7.2 由董事長或總經(jīng)理批閱的文件，一般應在 1 個工作日內批閱；因特殊情況需 高層會議討論的，應先告之行政人事部傳達，待議后再予以回復。7.3 由各部門辦理的文件，最遲不超過 2 天辦理，緊急文

14、件應于當日辦理。7.4 對重要文件，主辦部門應當隨時跟進了解和及時反饋執(zhí)行情況。7.5 跨部門公司級文件傳遞必須填寫文件接收.7.6 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、或 公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容7.7 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作 需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。8 附則8.1 文件處理必須堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到準確、及時、安全； 必須嚴格執(zhí)行有關保密規(guī)定，確保公司機密安全。接觸公司機密公文的員工，必須嚴 格執(zhí)行公司保密制度，確保機密不被泄露或利用。8.2 秘密文件不得翻印、轉發(fā)，傳遞秘密文件時，必須采取保密措施，確保安全, 利用計算機、傳真機等傳轉秘密文件，必須采用加密裝置。8.3 本管理辦法自公司領導簽批公布之日起執(zhí)行 。8.4 本辦法適用于公司對內及對外的各種正式文件，公司及部門間上報下發(fā)的各 種文件、資料、協(xié)議合同等。公司對外聯(lián)系溝通的各種文件、資料、協(xié)議合同等。8.5 本管理辦法由辦公室負責解釋說明。附件：1、內