訂單及發(fā)貨流程

1、產(chǎn)品訂單及發(fā)運流程相關規(guī)定為確保公司產(chǎn)品銷售、發(fā)運井然有序，準確及時，職責分明，往來清楚，特制定本工作 流程及相關規(guī)定。1、市場部根據(jù)銷售合同及其合同評審結果下達 銷售訂單（見附件 1，簡稱訂單）。訂 單一式五份，經(jīng)總經(jīng)理簽批后分別送至技術部、生產(chǎn)部、計劃、質(zhì)檢部。市場部對訂 單的完整性、準確性負責 。2、訂單中應明確貨物交運日期及方式。貨物運輸應以“采取最廉價方式發(fā)運”為原則，對 提出送貨上門、客車代運等非最 廉價方式發(fā)運要求的，必須在訂單的“交貨方式” 中注明，并提醒總經(jīng)理審示。3、各部在接到訂單后，應及時明了訂單內(nèi)容，如對訂單存有質(zhì)疑，必須在2 小時之內(nèi)反饋到市場部。市場部應對提出的問題

2、及時澄清，做出解答，對引起誤解的部分予以文字補 充說明。文字補充說明不應使訂單內(nèi)容發(fā)生實質(zhì)性的改變，若有實質(zhì)性變動，應按照本 規(guī)定第 6 條“訂單修訂”有關要求進行。4、銷售訂單一旦確定下發(fā)，必須嚴格執(zhí)行。對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的新問題造成不能滿足訂單 要求或不能按時完成訂單時，應在第一時間（即 0.5 小時內(nèi)）反饋至市場部協(xié)調(diào)解決。 對確認不能滿足訂單技術或時間要求的，分下面兩種情形由市場部負責上報總經(jīng)理。a、 經(jīng)與用戶溝通用戶接受修訂后的交貨條件：修改訂單 ，上報總經(jīng)理知曉； b、 經(jīng)與用戶溝通用戶不接受修訂后的交貨條件：第一時間上報總經(jīng)理裁定。5、對經(jīng)再次協(xié)調(diào)確定的與原訂單不一致的內(nèi)容，市場部

3、必須對訂單進行書面修訂。6、訂單修訂： 、訂單修訂由原“下單員”負責完成，并對此項工作的徹底.性和正確性負責。 、若存在技術修訂，該單技術負責人應提出書面技術修訂方案，經(jīng)總工程師審批后送達市場部實施“訂單修訂” 。 、在修訂內(nèi)容不多，不影響訂單內(nèi)容清晰完整，不會造成誤解的情況下，下單員可在市場部留存的訂單上直接進行修訂。被修訂的留存訂單在報送總經(jīng)理 復審簽批后，下單員到現(xiàn)場對所有原訂單進行修訂； 、對修訂內(nèi)容較多，或影響訂單的清晰完整，或易造成誤解的，必須將原訂單全部收回，重新下達、審批、下發(fā)。必要時，在新訂單下達前重新進行合同評審。市 場部留存的重新下達的訂單應與留存的原單一并保存； 、 在

4、原訂單上進行內(nèi)容修訂，必須采用劃改（劃改在原內(nèi)容文字上畫上一道， 以示原內(nèi)容作廢， 但又不影響原內(nèi)容辨認， 之后在其上方或下方寫上正確的內(nèi)容。 見附件 2：“劃改示意說明” ），在原單上修訂不得涂改； 、下單員對所有被修訂訂單的每一處.修訂都必須簽章確認； 、訂單中止（撤單），視為特殊的訂單修訂。訂單一旦被確認中止，市場部必須在第一時間向總經(jīng)理匯報，在得到同意撤單指示后，市場部應隨即口頭通知生產(chǎn)部準備進行生產(chǎn)和采購計劃調(diào)整；同時應在 2小時內(nèi)完成下列工作：a、在留存的該原 訂單上注明撤單原因，送總經(jīng)理簽批；b、收回已下發(fā)的所有該訂單合訂保存； 、生產(chǎn)部門不得接受任何來自非市場部的訂單修訂或撤單

5、要求。所有.訂單修訂或撤單要求必須通過市場部按照有關程序及要求實施。 、收到修訂文件的部門負責人應在下單員指定的文件上簽字認可。7、生產(chǎn)部每天下午下班之前，把按訂單要求第二天要發(fā)運的、或未到訂單要求發(fā)運時間， 但第二天也可以發(fā)運的產(chǎn)品通知市場部。8、市場部根據(jù)生產(chǎn)部的通知做出發(fā)運安排，并將與發(fā)運安排相一致的配貨清單 （見附 件 3）送達生產(chǎn)部。9、配貨清單是訂單的組成部分，其產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、編號應與訂單相一致。 當訂單要求的產(chǎn)品不能一次性發(fā)運完畢時，應在配貨清單編號后添加能夠表明 發(fā)運批次的后綴。10、生產(chǎn)部根據(jù)市場部的發(fā)運安排，于次日下午四點半之前，把要發(fā)運的產(chǎn)品按照訂單 和配貨清單的要

6、求成套包裝入庫，并通知成品倉庫做好出庫準備。配貨清單上所標 出的內(nèi)容必須逐條驗對后在“”處打上“V” 。驗對人應在配貨清單上“核準人 員”處簽名。11、由市場部根據(jù)產(chǎn)品準備情況， 開具三聯(lián)式出庫單 （如附件 4），分別作為成品庫出庫、 市場部發(fā)貨、財務監(jiān)督的下賬憑證。市場部對出庫單的準確性負責 。12、出庫單“經(jīng)理”一欄由主管銷售的副總經(jīng)理簽署，以示對用戶、產(chǎn)品及其配套物品的確 認。主管銷售的副總經(jīng)理不在崗時，由主管生產(chǎn)的副總經(jīng)理代簽，待主管銷售的副總經(jīng) 理到崗后，由下單員送交補簽。13、成品庫管理人員按照出庫單上的產(chǎn)品規(guī)格型號、變比、數(shù)量、準確級及負荷對待出 庫產(chǎn)品逐一進行核對，確認無誤，成

7、品庫管理人員在出庫單上簽字，實施出庫。成品庫 管理人員 對出庫產(chǎn)品 與出庫單的一致性負責。14、所有出庫產(chǎn)品，事先必須辦理入庫手續(xù)。產(chǎn)成品原則上不允許先出后入，以防止漏辦錯 辦。15、產(chǎn)品出庫后，市場部應及時開出貨物發(fā)運通知單 （見附件 5，簡稱通知單）實施 發(fā)運，并對出庫待發(fā)運產(chǎn)品進行標識，防止錯發(fā)、漏發(fā)。16、貨物發(fā)運通知單一式二份，負責貨物發(fā)運人員和市場部各一份。貨物發(fā)運人員在接 到發(fā)運通知單后，對通知單上發(fā)往各目的地的發(fā)送件數(shù)進行核準，確認無誤，發(fā)運人員 在通知單上簽字。17、通知單應至少包含以下內(nèi)容：客戶名稱（或訂單編號） 、發(fā)運日期、目的地、貨物件 數(shù)、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、發(fā)運要求及

8、付款方式。市場部對待發(fā)運貨物標識和 貨物發(fā)運 通知單的正確性負責 。18、發(fā)運人員憑通知單通知生產(chǎn)部主任安排待發(fā)運貨物裝車事宜。貨物裝車是生產(chǎn)全過 程的一部分，生產(chǎn)部主任應按照通知要求及時安排人員認真實施，不得推諉、延誤。發(fā) 運人員應保證所發(fā)運貨物及其目的地與通知單相一致。19、非常規(guī)出庫 / 發(fā)運，是指無論工作日或休息日當成品庫管理人員不在崗情況下需辦理的 出庫/發(fā)運。遇此，生產(chǎn)部主任應事先安排其他人員臨時負責成品庫工作，履行產(chǎn)成品 出入庫職責，同時把指定的成品庫臨時負責人告訴市場部知曉。除此之外，非常規(guī)出庫 /發(fā)運其余各崗位流程及要求不變。20、成品庫管理人員對其不在崗情況下辦理的出入庫手

9、續(xù)， 應在到崗后 4 個工作時內(nèi)完成核 對、登帳，不得拖延。發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。21、通常情況下，發(fā)運人員應在貨物發(fā)出后第二天，持“物流貨物運單”到市場部復命。市 場部應對“物流貨物運單”與通知單要求進行核對，核對無誤在“物流貨物運單” 上簽字認可。此簽字作為貨物發(fā)運費用簽批報銷依據(jù)。22、市場部在接到貨物已發(fā)運復命后， 5 日內(nèi)應完成對用戶的電話回訪， 了解貨物收到情況， 并記錄。發(fā)現(xiàn)問題應在當天上報部門主管經(jīng)理尋求解決。23、在確認用戶收到貨物后， 對當月未回款的用戶市場部應開出 產(chǎn)品交付卡（見附件 6）， 通過該業(yè)務責任業(yè)務人員轉(zhuǎn)交用戶，經(jīng)用戶簽收后由業(yè)務人員帶回，交市場部留存， 以 確保

10、貨物及貨款安全。24、本規(guī)定所涉及的各種附件文件均為公司商業(yè)機密， 各個部門應完整保存， 不得隨意丟棄， 未經(jīng)許可不得向外透漏、 提供。每年三月底由市場部負責把上一年度發(fā)放到各部門的附 件文件收回統(tǒng)一處理。除留存一套完整文件被查外，其余均銷毀。25、凡抽查到未按本規(guī)定要求執(zhí)行，但未造成責任后果的，第一次提醒；第二次批評；第三 次及其以后每次處罰10元，以示警戒。對釀成不良后果的，除行政處分外，按其影響 程度處以20200元罰款。對及時發(fā)現(xiàn)非本崗位責任問題，避免重大不良 后果的予以50200元獎勵。部門領導干部因不積極推動本規(guī)定執(zhí)行，或因工作安排 不當造成本規(guī)定無法執(zhí)行釀成不良后果的，在同等責任

11、下，處以兩倍罰款。（后附本規(guī)定所涉及附件樣本，供參考）附件1銷售訂單訂貨單位報單員編號批準規(guī)格型號變比等級負荷數(shù)量技術要求：備 注技術方案技術部簽子交貨方式結算方式1交貨日期下單員：接單員：下單日期：是否開票附件2 劃改示意說明銷售訂單訂貨單位報單員 索朝華 編號1100415 批準規(guī)格型號變比等級負荷數(shù)量LZZB2-1040/50.2S10VA2JDZ-10C C210/0.10.220VA10/0.1/0.220.2/3.015VA/500VA技術要求：10米9芯配5米7芯鎧甲電纜備 注技術方案技術部簽子交貨方式物流汽運鐵路運輸結算方式交貨日期下單員：接單員：下單日期：是否開票附件3配貨清單客戶名稱：訂單編號：提貨單號:規(guī)格型號變比等 級負荷數(shù)量備 注特殊配件數(shù)量特殊配件數(shù)量下單人員：核準人員：日期