長文檔的處理

1、長文檔的處理作者:日期:長文檔的處理一一畢業(yè)論文的編排根據(jù)燕山大學(xué)本科畢業(yè)設(shè)計論文撰寫規(guī)范要求，定制畢業(yè)論文的結(jié)構(gòu)模板與樣式 模板。1 .論文模板設(shè)置的主要步驟與任務(wù)(1)頁面設(shè)置：通過頁面設(shè)置來設(shè)置論文的頁邊距、紙張、版式等；(2)定制與使用結(jié)構(gòu)模板：定制固定框架，用域來定制可變部分；(3)樣式模板的建立與使用(4)標(biāo)題樣式的建立：通常建立三級樣式；(5)論文內(nèi)容的格式與樣式：正文、圖表、腳注與尾注、節(jié)、頁眉與頁腳;(6)目錄的自動生成。具體步驟如下：(1)頁面設(shè)置紙張要求及頁面設(shè)置名稱格式要求紙張B5 ( 182X 257),幅面白色貝囿 設(shè)置上卜貝邊距 2.5cm和2cm,左右頁邊距 2

2、.4 cm和2cm,頁眉、頁腳分別為1.8cm 和1.7cm,對稱頁邊距、左側(cè)裝訂并裝訂線為0cm奇偶貝不同、無網(wǎng)格頁眉宋體字五號居中蟲他宋體字小五號居中(2)結(jié)構(gòu)模板的創(chuàng)建和使用結(jié)構(gòu)模板固定框架的定制首先定制論文封面的固定架構(gòu)。按照圖1、圖2所示的封面格式要求輸入論 文封面內(nèi)容并進行設(shè)置?？砂醋约旱男畔⑦M行填寫。具體要求如下表:名稱封面1格式要求本科畢業(yè)設(shè)計/論文宋體字小二號，行距固定值25磅，間距段前、段后分別為0.5行，要求字體居中侖文題目黑體字二號，行距固定值25磅，間距段前、段后分別為 0.5行。論文題目中文字?jǐn)?shù)不 得超過25字，要求字體居中填寫姓名宋體字小三號，行距固定值20磅，間

3、距段前、段后分別為0.5行，要求字體居中卜山大學(xué)楷體字小二號，行距固定值20磅，間距段前、段后分別為0.5行。每字間空1格，要求字體居中年 月宋體字小三號，行距固定值 20磅，間距段前、段后分別為 0.5行。數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù) 字，日期為論文提交日期，要求字體居中名稱封面2格式要求本科畢業(yè)設(shè)計/論文宋體字小二號，行距固定值 25磅，間距段前、段后分別為 0.5行，要求字體居中論文題目黑體字二號，行距固定值 25磅，間距段前、段后分別為 0.5行。論文題目中文字?jǐn)?shù) 不得超過25字，要求字體居中學(xué)院(系)宋體字四號，行距固定值20磅，間距段前、段后分別為0.5行，字體左對齊專業(yè)同上學(xué)生姓名同上學(xué)號同上

4、指導(dǎo)教師同上答辯日期同上3 / 15本科畢業(yè)設(shè)計（論文）（輸入畢業(yè)設(shè)計（論文）題目）（輸入學(xué)生姓名）燕山大學(xué)年 月圖1論文封面1除了封面，摘要（包括中英文摘要）、目錄、致謝、參考文獻、附錄等的標(biāo) 題都是固定不變的，因此也要進行添加，具體操作與封面的設(shè)置類似。4 / 15本科畢業(yè)設(shè)計（論文）（輸入畢業(yè)設(shè)計（論文）題目）學(xué)院（系）：專業(yè)：學(xué)生姓名：學(xué)號：指導(dǎo)教師：答辯 日押2論文封面2（3）結(jié)構(gòu)模板可變內(nèi)容的設(shè)置首先來設(shè)置封面中的可變內(nèi)容。封面中的年號、題目、學(xué)院等都是由學(xué)生的 具體情況來定的，因此是可變的。選擇菜單“插入” 一 “域”，在“類別”下拉列表中選擇“文檔自動化”，在 域名中選擇“ M

5、acroButton”，宏名中選擇“ AcceptAllchangesInDoc”，并在顯示 文字文本框中輸入自己想要顯示的文本內(nèi)容，如圖 3所示，之后單擊“確定”按 鈕退出。題目、學(xué)院、專業(yè)等可按照同樣方法插入域。之后，對插入的域設(shè)置各自的 樣式，最后封面的效果如圖4所示。封面1的可變內(nèi)容制作方法與此相同，不再 贅述。之后，可以在摘要、目錄、參考文獻等中也插入不同的域，也可在其中插入 一些說明文本。由于正文的內(nèi)容錯綜復(fù)雜，在定制結(jié)構(gòu)模板時沒有對其進行詳細(xì) 設(shè)置。5 / 15? X法K就奧能皿愛用性品系生手一MMMIS®JLc c a.; lULCh sc.6 ±5 hjo

6、va. Idrsp-lLli AvilhLjiriCL-ulidcJiulkatl 加力 中at.Thj.匕 上 id i cl H*L5L3L-itiire 1U dCfivLw l.< &dELi'tIu"n” Alv Gi.tuiSC tAVm4 LiJ*Puk. i Li-i Al:匚1： HI g "L；i尋C*18 M 工ml ill cbCse IsrtT Ij Eil llacldi二理圖3插入域本科畢業(yè)設(shè)計（論文）在此插入畢業(yè)設(shè)計（論文）題目學(xué)院（系）:在此插入學(xué)院專 業(yè)：在此插入專業(yè) 學(xué)生 姓名：在此插入姓名學(xué)號：在此插入學(xué)號指導(dǎo)教

7、師：在此插入姓名 答辯日期：在此插入日期圖4論文封面結(jié)構(gòu)模板6 / 15（4）創(chuàng)建標(biāo)題樣式模板論文內(nèi)容通常由標(biāo)題與正文兩個方面組成。 標(biāo)題的不同層次分別由不同的字 體、字號加以區(qū)分，對于較長的論文通常還要分章、節(jié)、目（條）、點（款），這 些章、節(jié)、目、點除了用不同的字體字號加以區(qū)分外，還要用多級項目編號進行 標(biāo)注。因此標(biāo)題部分通常用樣式中的標(biāo)題 1標(biāo)題9進行對應(yīng)的設(shè)置，如“章” 對應(yīng)“標(biāo)題1”、“節(jié)”對應(yīng)標(biāo)題2、“目”對應(yīng)標(biāo)題3、“點”對應(yīng)標(biāo)題4。根據(jù)論文對標(biāo)題格式的要求，其標(biāo)題編號如圖 5所示。用三級目錄進行樣式 設(shè)置，其標(biāo)題1對應(yīng)“章”，標(biāo)題2對應(yīng)“大點”，標(biāo)題3對應(yīng)“小點”。單擊“格 式

8、” 一 “樣式和格式”，進入“標(biāo)題1”修改。屏幕出現(xiàn)圖6所示窗格。第一章緒論一、 研究背景和意義1研究背景2研究意義圖5論文標(biāo)題結(jié)構(gòu)所列樣式的多少取決于樣式顯示選擇，當(dāng)前選擇如果是“有效格式”，就只空虹二二王亍的京仁翱北眼工x |有生徉三列出4種樣式。選擇“自定義”，系統(tǒng)將出現(xiàn)格式設(shè)置對話框，如圖 7所示。國臺星市際近L到m HUI悒式怎云需驚忖式小 回手悻專貧E） 可算港aj別格式m 回力.白藝巳專嚷它柜式.圖7自定義選擇樣式單擊標(biāo)題1右側(cè)的下拉箭頭，出現(xiàn)如圖8所示的界面，選擇修改，即可對標(biāo) 題1的格式按照燕山大學(xué)論文正文排版要求進行修改。其他標(biāo)題格式修改方法與 此相同。圖8標(biāo)題操作選項列表

9、燕山大學(xué)論文正文排版要求:名 稱示例格式要求理工論文文科論文各 章 標(biāo) 題第1章X X一、X XX黑體字小二號居中，行距固定值20磅，間距段前、段后分別為1行，理工類章序號與 章名間空一個漢字節(jié)標(biāo)題1.1 X X X X（一）XXX黑體字小三號，行距固定值20磅，間距段前、段后分別為0.5行，理工類題序與題名 間空一個漢字條 標(biāo) 題1.1.1 XXX1、XXX黑體字四號，行距固定值 20磅，間距段前、 段后分別為0.5行，理工類題序與題名間空 一個漢字款 標(biāo) 題1.1.1.1 XX(1) XXX黑體字小四號，行距固定值 20磅，理工類 題序與題名間空一個漢字正 文XXXXXXXXXXX X X

10、 X X X XXXXXXXXXX宋體字小四號，段落首行左縮進2個漢字。行距固定值20磅（段落中有數(shù)學(xué)表達式時， 可根據(jù)表達需要設(shè)置該段的行距）（5）樣式模板文件的使用首先用樣式模板創(chuàng)建空白文檔。在輸入或編排內(nèi)容時必須嚴(yán)格遵循樣式使用規(guī)則，根據(jù)內(nèi)容對應(yīng)的樣式，先選擇樣式，再輸入內(nèi)容，對已經(jīng)輸入的內(nèi)容，選中內(nèi)容，再選擇樣式進 行套用。已經(jīng)按樣式輸入的內(nèi)容，當(dāng)光標(biāo)移動到某插入點，系統(tǒng)的工具欄會自動顯示對應(yīng)的樣式格式。對于整體版面方面，覺得某個標(biāo)題的格式不滿意，可以通過重新修改樣式進行改變， 修改后系統(tǒng)會自動對所有該標(biāo)題的內(nèi)容更新成修改后的格式。（6）保存和使用模板保存模板單擊“文件” 一 “另存為

11、”，在對話框中選擇保存類型為“文檔模板（*.dot）”。8 / 15根據(jù)創(chuàng)建好的結(jié)構(gòu)模板與樣式模板，只要根據(jù)其中的域?qū)δ切┛勺兊膬?nèi)容進行填寫及在編寫論文時正確使用標(biāo)題樣式與其他樣式就可以了。使用模板單擊“文件” 一 “新建”，選擇“本機上的模板”，進入“模板”對話框，進入“常 用”標(biāo)簽選擇需要的模板即可進入文本編輯狀態(tài)。注意： 只有保存至U C:Documents and SettingsAdministratorApplicationDataMicrosoftTemplates ,系統(tǒng)提供的路徑下的模板，在“本機上的模板"一"常用" 中才會列出。(7)模板的加載

12、與作用打開應(yīng)用文檔后，再加載模板的樣式，即將已經(jīng)設(shè)置好的樣式加載到空白文檔的模板文件Normal.dot中。模版加載后， Word打開應(yīng)用文檔或空白文檔，Word所提供的樣式是加載后的樣式。用已有的模板文件將樣式加載到Normal.dot中，不僅可以節(jié)省樣式設(shè)置的時間，還可使整個文檔系統(tǒng)產(chǎn)生標(biāo)準(zhǔn)。將前例中所設(shè)置的畢業(yè)論文模板文件中的標(biāo)題1、標(biāo)題2、標(biāo)題3的格式加載到Normal.dot中，其操作為：新建空白文檔，單擊“工具” 一 “模板和加載項”打開如圖9所示的對話框。也可以直接打開已有的畢業(yè)設(shè)計，進行模版的加載。圖9 “模板和加載項”對話框單擊“選用”按鈕，并在出現(xiàn)的對話框中選擇保存的文檔模

13、板樣式。若要將前例模板中所有樣式都加載到Normal.dot文件中，只需選中“自動更新文檔樣式”復(fù)選框；若只加載部分樣式，單擊“管理器”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)如圖 10所示的對話框。管理賽區(qū)|度新I自動獻義集®工具欄 宏方案澳在ITonnkL中苴）.號體摩Bra 接本普2 前史芭U曼.蕾 超現(xiàn)列默自目皆復(fù)機©默認(rèn)段落學(xué)體 曾道表格 無列定 jE±亞命1名GC.行式的有效范圍妙:神式裝有砍范國項:實驗2支的J式用文件比；9 / 15HormaL. dot 供用IU糅J關(guān)閉文坤年】說明圖10 “管理器”對話框若想將Normal.dot樣式格式恢復(fù)到系統(tǒng)默認(rèn)樣式格式，只要將 N

14、ormal.dot刪除即可，Word在新建空白文檔，當(dāng)磁盤上找不到Normal.dot時，會自動重新給出 Normal.dot文件。2.中英文摘要 排版要求：名稱中文摘要英文摘要標(biāo)題摘要：黑體字小二居中，行距固定值20磅，間距段前、段后分別為1行Abstract : Times NewRomar#小二號 居中，行距固定值 20磅，間距段前、 段后分別為1行段落 義字宋體字小四號，行距固定值 20磅Times New Roman#小四號，行距固定值 20磅關(guān)鍵詞；同上，“關(guān)鍵詞”三字加粗同上，"Key Words”兩詞加粗貞他羅馬大寫數(shù)字，Times New Roman小五號字羅馬大寫

15、數(shù)字，TimesNewRoman小五號 字3.論文內(nèi)容設(shè)置除了模板中標(biāo)題外，論文內(nèi)容主要包括文字、圖表、腳注和尾注、頁眉與頁腳、頁碼等。名稱示例理工論文文科論文精工,安小各章標(biāo)題第1章XX一、XX X黑體字小二號居中，行距固定值20磅，間距段前、段后分別為1行，理工類章序號與章名間空一個漢字節(jié)標(biāo)題1.1 XXXX(一)XXX黑體字小三號，行距固定值20磅，間 距段前、段后分別為 0.5行，理工類 題序與題名間空一個漢字條標(biāo)題1.1.1 XXX1、XXX黑體字四號，行距固定值20磅，間距 段前、段后分別為 0.5行，理工類題 序與題名間空一個漢字款標(biāo)題1.1.1.1 XX(1) XXX黑體字小四

16、號，行距固定值20磅，理 工類題序與題名間空一個漢字正文段 落義字X X X X XX X X X XX X X X XX X X X X X宋體字小四號，段落首行左縮進2個漢字。行距固定值 20磅(1)文字論文中的文字部分通常使用“正文”樣式，正文設(shè)置主要有內(nèi)容的字體、字號、行距、字距等，主要集中在“字體”與“段落”中的設(shè)置。具體章節(jié)設(shè)置樣本如圖11。論文版面設(shè)置為：B5紙、縱向、為橫排、不分欄，上下頁邊距分別為2.5cm和2cm,左右為2.4cm和2cm,左側(cè)裝訂并裝訂線為 0cm、奇偶頁不同、無網(wǎng)格。正文滿頁為 29行，每 行33個字，字號為小四號宋體，每頁版面字?jǐn)?shù)為 957個，行間距為

17、固定值 20磅。10 / 15- 第1百堵通-1,1課意背景【單擊Jt射輸入在文內(nèi)否采f機小四號字r行走20%H- 1.1.1 單擊此處輸入率標(biāo)H-I單擊眠漏P、正交內(nèi)容來作、小四號字.行走給爵）人I sth aa -, HT- 9a b« I i I r si fbt i ! rirr , r»n-T-r«- 第2章單擊此處輸入章標(biāo)題】- 2, L單擊此處輸入標(biāo)題-單擊用城人正文內(nèi)壽（本體.小四號手.行正初力"I hb 立' , ft 4 d + i ! i ri ri I ii ：! I * I I,iT tab 1k -*!»&#

18、187; .ra I,II ,1 1 II II E I, ,1 HlHl Bl II II . IK “ * 1.- 第3言單擊此處輸入直標(biāo)域- 3 1 I單擊此處輸入節(jié)標(biāo)配1單擊貼身入近交內(nèi)容（未信.小四字.懺由前說口，圖11章節(jié)設(shè)置樣本（2）圖表圖表的使用，一是對每張圖表要進行編號，另一方面在針對圖表進行文字說明時要注明圖號或表號。 Word2003提供“題注”和“交叉引用”進行配對使用，一旦增加或刪除圖 表時，系統(tǒng)可自動更新圖號或表號，以及在文字中與之相對應(yīng)的圖號或表號的內(nèi)容，免去因增加或刪除一張圖表時，需對后面的圖表重新編號和修改文字時對編號的修改。題注題注是為圖片、表格、公式等對象

19、進行自動編號的標(biāo)簽，是可以包含章節(jié)號一個樣式。題注可以進行自動插入和手動插入。這里主要采用自動插入題注的方式。比如在論文中插入圖片后自動在圖下面添加題注。單擊“插入” 一 “引用” 一 “題注”，進入如圖12所示對話框。單擊“新建標(biāo)簽”按鈕，建立一個名為“圖”的標(biāo)簽，如圖13所示。工3圖12插入題注圖13新建標(biāo)簽在題注對話框中單擊“自動插入題注”，將自動插入的題注放置到圖的下方，設(shè)置結(jié)果如圖14所示。單擊“編號”可以對題注的編號進行設(shè)置，選中“包含章節(jié)號”，對格式、章-11 / 15 一節(jié)起始樣式、分隔符進行相應(yīng)的設(shè)置，如圖 15所示。這樣設(shè)置之后，插入的題注編號中將 包含章節(jié)號。例如，“圖1

20、.1”，若再此圖前面再插入一張新的圖，則此圖下的題注會自動更 新成“圖1.2”。圖14自動插入題注圖15設(shè)置題注編號對于手工插入題注， 則在插入圖片、表格、公式等對象之后不會自動添加題注，我們只 要在那些需要插入提住的地方進行手動插入即可。由于實現(xiàn)起來基本上與自動插入題注類 似，而且更簡單，只要將光標(biāo)移動到要插入提住的位置，單擊“插入” 一 “引用” 一 “題注”，經(jīng)過新建標(biāo)簽并設(shè)置編號后，單擊“確定”即可插入。交叉引用交叉引用是對文檔中其他位置的內(nèi)容的動態(tài)引用，例如，“如圖1.1所示"，“見表1”等。將光標(biāo)移動到要插入交叉引用的位置，單擊“插入” 一 “引用” 一 “交叉引用”，在

21、對話框中選擇引用類型為“圖”，引用內(nèi)容為“只有標(biāo)簽和編號”，再選擇引用哪一個題注，如 圖16所示，最后單擊“插入”按鈕，這樣就成功地使用了交叉引用。圖16交叉引用（3）腳注和尾注插入腳注或尾注“插入” 一 “引用”一 “腳注和尾注”，單擊“插入”按鈕后，系統(tǒng)自動向 光標(biāo)位置添加了一個腳注（尾注）的引用編號，而且光標(biāo)自動移到腳注（尾注） 窗格中并自動插入注釋編號，可在其中輸入原文出處等內(nèi)容。腳注和尾注的轉(zhuǎn)換腳注和尾注之間可以實現(xiàn)直接轉(zhuǎn)換。選定腳注（尾注）窗格中的注釋，單12 / 15擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“轉(zhuǎn)換為尾注” （“轉(zhuǎn)換為腳注”）命令，可將所選的腳注和 尾注相互轉(zhuǎn)換。或者“插入” 一 “引用”

22、 一 “腳注和尾注”，單擊“轉(zhuǎn)換”按鈕，在彈出的“轉(zhuǎn)換注釋”對話框中可以進行指定的轉(zhuǎn)換。腳注和尾注的格式設(shè)置單擊“視圖” 一 “普通”，進入普通視圖格式，再單擊“視圖” 一 “腳注”，打開注釋窗口，在此注釋窗口中，可以修改腳注或尾注的樣式、分隔符、延續(xù) 分隔符和延續(xù)標(biāo)記。（4）分節(jié)、頁眉和頁腳由于論文的頁眉和頁腳只是應(yīng)用于論文的內(nèi)容部分，其封面、目錄等處無須設(shè)置頁眉與頁腳，這就要用到Word2003的分節(jié)功能，使設(shè)置的頁眉與頁腳應(yīng)用于本節(jié)，而不是應(yīng)用于整個文檔?！肮?jié)”的應(yīng)用不只是應(yīng)用于頁眉與頁腳，也可應(yīng)用于頁面設(shè)置等。 分節(jié) 分節(jié)符是插入到文檔中的一種標(biāo)記，代表一節(jié)的結(jié)束。使用了分節(jié)設(shè)置之后，

23、我們可以在同一個文檔中包含多種不同的頁面格式、段落格式、頁眉/頁腳和頁碼設(shè)置等，而且實現(xiàn)它們的一次性打印，不需要將具有不同頁面格式的內(nèi)容切 割到不同的文檔。分節(jié)符類型包括“下一頁”、“連續(xù)”、“偶數(shù)頁”、“奇數(shù)頁” 4種類型。其中“下 一頁”表示下一節(jié)的起始位置另起一頁；“連續(xù)”表示下一節(jié)將換行開始；“偶數(shù)頁”表示下一節(jié)將在當(dāng)前頁的下一個偶數(shù)頁開始；“奇數(shù)頁”表示下一節(jié)在當(dāng)前頁后的下一個奇數(shù)頁開始。單擊“插入” 一 “分隔符”，如圖17所示對話框。此時，當(dāng)單擊工具欄中 的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”，將在插入位置后面出現(xiàn)分節(jié)符標(biāo)記。分隔符g|區(qū)制富將類型符欄符 iiuiii n&iiTn 1

24、1o換行將理）分節(jié)將類型O下一頁皿 o連續(xù)O偶數(shù)頁奇數(shù)更皿） 確定 I 消 I 圖17插入分隔符如果分別在論文的封面后面、摘要目錄后面插入一個分節(jié)符，那么封面、摘要目錄、正文所在頁將分別對應(yīng)“第 1節(jié)”“第2節(jié)”和“第3節(jié)”。這樣我 們就可以對這3節(jié)分別設(shè)置不同的頁面格式，當(dāng)然也可以設(shè)置不同的頁眉與頁腳。頁眉與頁腳的設(shè)置方法首先按分節(jié)設(shè)置的方法將封面、摘要目錄、正文切分成3節(jié)，之后單擊“視圖” 一 “頁眉和頁腳”，進入編輯界面。為了保證封面（“第1節(jié)”）不包含頁眉，而摘要與目錄（“第2節(jié)”）包含 頁眉，只要取消選中“頁眉和頁腳”工具欄中的“鏈接到前一個"按鈕，這樣“第1節(jié)”與“第2節(jié)

25、”可以有不同內(nèi)容的頁眉與頁腳。對于正文（“第3節(jié)”），它既要設(shè)置頁眉也要設(shè)置頁腳。由于系統(tǒng)默認(rèn)已13 / 15經(jīng)將頁眉與頁腳設(shè)置成與上一節(jié)相同，因此第3節(jié)只要設(shè)置頁腳就可以了。在頁腳中要插入當(dāng)前的頁碼，只要選擇“頁眉和頁腳”工具欄中的“插入頁碼” 之后進行居中顯示即可。頁眉：頁眉應(yīng)居中置于頁面上部。單數(shù)頁眉的文字為“章及標(biāo)題”；雙數(shù)頁眉的文字為“燕山大學(xué)本科生畢業(yè)設(shè)計（論文）頁眉的文字用五號宋體，頁眉文字下面為 2條橫線（兩條橫線的長度與版芯尺寸相同，線粗 0.5磅）。頁眉、頁腳邊距分別為 1.8cm和1.7cm。頁碼：頁碼用小五號字，居中標(biāo)于頁面底部。 摘要、目錄等文前部分的頁碼用羅馬數(shù)字單獨編排，正文以后的頁碼用阿拉伯?dāng)?shù)字編排。