供應(yīng)商往來賬核對管理規(guī)定

1、 供應(yīng)商往來帳核對管理規(guī)定2013-02-01 供應(yīng)商往來帳核對管理規(guī)定V2.0目 錄1.目的22.范圍23.名詞解釋24.職責(zé)25.管理制度25.1日常結(jié)款的往來對帳要求25.2日常結(jié)款的往來帳款核對25.3定期與供應(yīng)商往來帳務(wù)的核對36.工作流程77.注意事項78.附件7第8頁共8頁1. 目的為規(guī)范分部同供應(yīng)商對帳工作，完善往來帳務(wù)的核對內(nèi)容，保證分部與供應(yīng)商往來帳務(wù)記錄的完整、準(zhǔn)確，各管理部門能及時掌握各分部與供應(yīng)商往來帳務(wù)的實(shí)際情況，就分部與供應(yīng)商定期核對往來帳務(wù)的事宜，特制定本規(guī)定。2. 范圍 適用范圍：*電器財務(wù)中心、經(jīng)營戰(zhàn)略中心；各大區(qū)；各分部。 發(fā)布范圍：*電器財務(wù)中心、經(jīng)營戰(zhàn)

2、略中心；各大區(qū)；各分部。3. 名詞解釋往來帳：本規(guī)定的往來帳款具體指的是“應(yīng)付帳款（受托代銷商品款、代銷商品款）”；“未扣收降價款”；“未扣收退殘款”；“應(yīng)收商業(yè)折扣”；“應(yīng)收補(bǔ)利”；“賣場管理費(fèi)”；“賣場支持費(fèi)”；“促銷活動費(fèi)”；“質(zhì)量保證金”及其他應(yīng)收款項。4. 職責(zé)無5. 管理制度5.1日常結(jié)款的往來對帳要求5.1.1 代銷商品每月結(jié)款前必須核對清楚“代銷商品款”余額，否則禁止支付貨款；5.1.2 經(jīng)銷商品每次結(jié)款前必須核對該批商品的入庫明細(xì)，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量和金額，核對無誤后同時保證金力系統(tǒng)和用友財務(wù)帳金額一致才可繼續(xù)結(jié)算貨款。5.2日常結(jié)款的往來帳款核對：5.2.1結(jié)算人員在

3、每次結(jié)款時需要與供應(yīng)商核對清楚相關(guān)往來款項，根據(jù)公司目前商品的結(jié)算情況（經(jīng)銷商品按帳期依據(jù)進(jìn)貨的批次結(jié)算貨款，代銷商品按照結(jié)算期的實(shí)際銷售進(jìn)行結(jié)款），分經(jīng)銷和代銷兩部分分別進(jìn)行核對。5.2.2經(jīng)銷商品5.2.2.1 經(jīng)銷商品需要核對“應(yīng)付帳款”、“未扣收降價款”、“未扣收退殘款”三項內(nèi)容。5.2.2.2 核對“應(yīng)付帳款”時應(yīng)結(jié)合財務(wù)的“商品入庫單”結(jié)算聯(lián)內(nèi)容相符，審核商品的入庫價格與廠家的供價是否一致。5.2.2.3 核對“未扣收降價款”時應(yīng)結(jié)合采銷部門的“商品變價單”、“廠家確認(rèn)函”，應(yīng)仔細(xì)審核所調(diào)商品的規(guī)格型號、價格及數(shù)量。5.2.3代銷商品5.2.3.1 代銷商品主要核對結(jié)算期內(nèi)的“代銷

4、商品款”，結(jié)算期內(nèi)的實(shí)際銷售數(shù)量及金額。5.2.3.2 代銷商品的核對依據(jù)有：業(yè)務(wù)的“進(jìn)貨申請單”、廠家的“送貨同行單”、庫房的“商品入庫單”、財務(wù)的“商品入庫單”結(jié)算聯(lián)。5.2.3.3 業(yè)務(wù)的“進(jìn)貨申請單”、廠家的“送貨同行單”、庫房的“商品入庫單”三單應(yīng)該相互核對，保證與財務(wù)的“商品入庫單”結(jié)算聯(lián)內(nèi)容相符，以保證入庫商品的規(guī)格型號、數(shù)量、金額等無誤。5.3定期與供應(yīng)商往來帳務(wù)的核對5.3.1核對的范圍：5.3.1.1 所有經(jīng)銷供應(yīng)商（包括物流直供、非直供品牌）。5.3.1.2 代銷及帶貨安裝供應(yīng)商不納入對帳范圍，分部按照結(jié)算制度要求在結(jié)算時對清即可。5.3.1.3出現(xiàn)下列任意一種情況（包括

5、但不限于）的供應(yīng)商視為非正常供應(yīng)商：1）連續(xù)兩個月未銷售或未進(jìn)貨或未結(jié)算的；2) 總部或分部以文件形式下發(fā)明確暫時停止合作或結(jié)算的；3）主動或被動已撤場未結(jié)算的；4）有明顯跡象或其他原因可以判定為非正常合作的。5.3.2核對時間：5.3.2.1 對于正常合作的供應(yīng)商，要求分部每半年對往來帳務(wù)核對一次，即每年的6月30日、12月31日待帳務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)后進(jìn)行對帳。具體時間為，每年7月開始核對截止6月30日的往來帳務(wù)，分部應(yīng)在7月1日至9月15日合理安排時間，制定對帳計劃，分別完成計算、制作、發(fā)放、收回對帳函工作，9月15日為最終收回日期。次年1月開始核對截止12月31日的往來帳務(wù)，分部應(yīng)在次年1月1日至

6、3月15日分別完成計算、制作、發(fā)放、收回對帳函工作，次年3月15日為最終收回日期。同供應(yīng)商核對往來帳務(wù)期結(jié)束后，對于正常合作供應(yīng)商存在差異的，在每周五開始上報*電器（ ）分部對帳函差異跟蹤表（見附件8.9）。對帳函存在差異的情況分以下幾種：未發(fā)出對帳函、已發(fā)對帳函未收回、已收對帳函中蓋章不合格、雙方帳務(wù)存在未確認(rèn)差異，凡屬于上述任意一種情況均需編制在*電器（ ）分部對帳函差異跟蹤表中。5.3.2.2 對于非正常合作的供應(yīng)商，分部應(yīng)于每年4月末和11月末對往來帳務(wù)進(jìn)行核對，即每年5月開始核對截止4月30日的應(yīng)收金額，12月開始核對截止11月30日的應(yīng)收金額。要求對全部非正常合作供應(yīng)商發(fā)出應(yīng)收對帳

7、函，無論是新增還是以前年度的非正常合作供應(yīng)商均需重新發(fā)放應(yīng)收對帳函。各分部財務(wù)人員不應(yīng)被動等待供應(yīng)商前來結(jié)帳時發(fā)送往來帳務(wù)對帳函，應(yīng)請采銷協(xié)助聯(lián)系供應(yīng)商或利用直接掛號郵寄并傳真給供應(yīng)商財務(wù)等多種手段確保按時發(fā)出，以免影響對帳進(jìn)度。5.3.3核對內(nèi)容：5.3.3.1對于正常合作供應(yīng)商應(yīng)核對應(yīng)付帳款（其中包括退殘款、降價款）、應(yīng)收商業(yè)折扣、補(bǔ)利、賣場管理費(fèi)、賣場支持費(fèi)、促銷活動費(fèi)、質(zhì)量保證金、其他費(fèi)用等所有應(yīng)付應(yīng)收項目。5.3.3.2 對于非正常合作供應(yīng)商應(yīng)核對應(yīng)收商業(yè)折扣、補(bǔ)利、賣場管理費(fèi)、賣場支持費(fèi)、促銷活動費(fèi)、質(zhì)量保證金、其他費(fèi)用等所有應(yīng)收項目，特別強(qiáng)調(diào)的是非正常合作供應(yīng)商只核對應(yīng)收項目，不

8、核對應(yīng)付帳款。5.3.4 對帳函標(biāo)準(zhǔn)格式：全國合同且正常合作的供應(yīng)商及物流直供品牌且正常合作的供應(yīng)商（物流直供品牌由物流公司直接核對）采用往來帳務(wù)對帳函（一）（見附件8.1），地方合同且正常合作的供應(yīng)商采用往來帳務(wù)對帳函（二）（見附件8.2），物流非直供品牌且正常合作的供應(yīng)商采用往來帳務(wù)對帳函（三）（見附件8.3）。 判定為非正常合作的供應(yīng)商，采用往來帳務(wù)對帳函（四）（見附件8.4）。5.3.5 往來對賬取數(shù)口徑：5.3.5.1 應(yīng)付帳款（其中包括已扣退殘款、降價款）：正常合作供應(yīng)商對帳函中以上三項按用友6月30日或12月31日結(jié)帳后的期末余額填列，但非正常合作供應(yīng)商對帳函中只填列未扣收退殘款

9、、降價款。5.3.5.2 應(yīng)收商業(yè)折扣、補(bǔ)利、賣場管理費(fèi)、賣場支持費(fèi)、促銷活動費(fèi)、質(zhì)量保證金：以上幾項按“權(quán)責(zé)發(fā)生制”原則計算并填列，即應(yīng)歸屬于6月30日或12月31日前應(yīng)收未收的商業(yè)折扣、補(bǔ)利、賣場管理費(fèi)、賣場支持費(fèi)、促銷活動費(fèi)、質(zhì)量保證金?！纠纭?5年6月份月度商業(yè)折扣及上半年的半年度商業(yè)折扣，在7月初計算應(yīng)收金額，但按實(shí)際歸屬日期應(yīng)為上半年應(yīng)收金額，故必須在對帳函中進(jìn)行填列。5.3.5.3 其他費(fèi)用：其他費(fèi)用包括合同、協(xié)議、備忘錄、確認(rèn)函中已簽訂，但不屬于B條款中所列項目（商業(yè)折扣、補(bǔ)利、賣場管理費(fèi)、賣場支持費(fèi)、促銷活動費(fèi)、質(zhì)量保證金）的其他所有應(yīng)收款項。其他費(fèi)用應(yīng)按分部實(shí)際應(yīng)收未收項

10、目明細(xì)逐一填列項目名稱、小寫及大寫金額，若明細(xì)較多，分部應(yīng)逐一填列。5.3.6 核對的具體要求：5.3.6.1 各分部按供應(yīng)商逐個機(jī)制打印往來帳務(wù)對帳函（見附件8.1、8.2、8.3、8.4），注意填寫對帳函最下端內(nèi)容，將合同甲乙雙方名稱、合同號、簽訂日期和某某地區(qū)等項目填列清楚。往來帳務(wù)對帳函除簽字外必須機(jī)制打印，不得手工填寫。5.3.6.2 各分部需刻一枚對帳專用章，往來帳務(wù)對帳函一式兩份加蓋騎縫章。5.3.6.3往來帳務(wù)對賬函中相關(guān)人員無須簽字，并且無須加蓋*公司的財務(wù)章，只需填列相關(guān)數(shù)據(jù)后，將一份發(fā)給供應(yīng)商，另一份分部留存。5.3.6.4 供應(yīng)商在往來帳務(wù)對帳函上必須加蓋供應(yīng)商公章或財

11、務(wù)專用章（或有供應(yīng)商公函授權(quán)的印章亦可）。5.3.6.5 所有和供應(yīng)商往來帳余額有差異的，分部一定要安排時間并按規(guī)定時限與供應(yīng)商進(jìn)行詳細(xì)對帳，對清往來帳后要填寫_*電器有限公司往來帳務(wù)余額差異調(diào)節(jié)表（見附件8.5），并限期雙方實(shí)現(xiàn)調(diào)帳。若不采用我方規(guī)定格式則采用的差異調(diào)節(jié)表需包含公司規(guī)定事項。差異調(diào)節(jié)表中應(yīng)付、應(yīng)收的各項目余額必須同往來帳務(wù)對帳函保持一致。5.3.6.6 差異調(diào)節(jié)表中每筆調(diào)節(jié)項目均需詳細(xì)寫明“摘要”、“差異處理”?！纠纭?摘要可以寫為“05年6月補(bǔ)利”，差異處理可以寫為“*已計算或扣收，廠家已確認(rèn)未下帳”。）對于有確定日期、憑證號的項目也需填列齊全。調(diào)節(jié)表中我方已計算或扣收，

12、但由于供應(yīng)商原因未及時進(jìn)行帳務(wù)處理所產(chǎn)生的差異，應(yīng)填列在供應(yīng)商差異明細(xì)中。差異調(diào)節(jié)表經(jīng)雙方調(diào)整差異事項后，余額應(yīng)保持一致，由結(jié)算會計、結(jié)算主管、收入會計、收入主管簽字后，雙方在調(diào)節(jié)表上蓋章確認(rèn)（調(diào)節(jié)表、對帳函上的供應(yīng)商蓋章必須保持一致）。5.3.6.7 若供應(yīng)商主動要求并提供其自制的對帳函及調(diào)節(jié)表進(jìn)行往來帳務(wù)的核對時，要求各分部要將截止對帳日該供應(yīng)商的所有往來（所有應(yīng)收、應(yīng)付）全部填列在對帳函中，應(yīng)收金額按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則計算，即應(yīng)歸屬于對帳截止日前應(yīng)收未收的所有款項。遇有應(yīng)收商業(yè)折扣、補(bǔ)利等尚未計算出來的應(yīng)收未收款項，須等到收入組將相關(guān)數(shù)字計算出來后進(jìn)行填列，原則上由結(jié)算會計、結(jié)算主管、收入

13、會計、收入主管簽字，如有供應(yīng)商提出要加蓋財務(wù)章的，須經(jīng)分部財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后方能加蓋。5.3.6.8 原始憑據(jù)的保存：為了有效的保全資產(chǎn)，要求分部將非正常合作供應(yīng)商應(yīng)收對帳函按照合同地址逐份通過EMS形式（必須）發(fā)送，要求將對帳函內(nèi)容、金額簡潔明確的標(biāo)注在特快專遞郵件詳情單上，且要求郵局針對每份特快專遞開具付款收據(jù)或發(fā)票。5.3.6.9 郵寄地址：按合同中注明的供應(yīng)商經(jīng)營地址分別發(fā)函，若郵寄后退回則再按注冊地址發(fā)送。5.3.7 帳務(wù)差異及遺留問題的解決方法5.3.7.1 在與供應(yīng)商往來帳務(wù)的核對中，因未達(dá)帳項造成的差異，按正常時間入帳，不需進(jìn)行具體的帳務(wù)調(diào)整。5.3.7.2 核對中發(fā)現(xiàn)的因公司會計

14、人員帳務(wù)數(shù)據(jù)錄入造成的差異，如：供應(yīng)商名稱、品類；商品數(shù)量、價格等，由往來帳務(wù)核對會計填寫*電器往來帳款帳務(wù)修正單（見附件8.8）”，報本分部結(jié)算主管、財務(wù)經(jīng)理簽字確認(rèn)后，發(fā)送相關(guān)系統(tǒng)錄入員按審批結(jié)果于財務(wù)系統(tǒng)中給予更正。5.3.7.3 因采銷人員訂單價格錯誤造成的差異，由采銷人員提出申請，經(jīng)總部經(jīng)營戰(zhàn)略中心分管品類采銷總監(jiān)審批后，在系統(tǒng)中予以調(diào)整，財務(wù)監(jiān)督執(zhí)行。5.3.7.4 在帳務(wù)核對中查明了詳細(xì)原因，但未與供應(yīng)商達(dá)成一致處理意見的，由結(jié)算會計、收入會計持_*電器往來帳務(wù)核對明細(xì)表（見附件8.7）書面通知采銷人員并下發(fā)工作聯(lián)系函，催促盡快協(xié)調(diào)辦理。5.3.7.5 分部如不能解決的，由分部按

15、照每個供應(yīng)商、每一品類逐一填寫*電器（ ）分部遺留問題及往來差異處理申請報告（見附件8.10），申請報告中要明確反映對帳函存在差異的情況及擬稿人處理意見，經(jīng)分部收入主管、結(jié)算主管、財務(wù)經(jīng)理、采銷總監(jiān)、總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，報總部經(jīng)營戰(zhàn)略中心總監(jiān)、財務(wù)中心副總監(jiān)審批。情況說明中必須包括供應(yīng)商名稱、品類、差異類型，若屬于雙方帳務(wù)存在差異的，則要詳細(xì)說明差異明細(xì)及原因。5.3.7.6 各分部采銷人員或結(jié)算會計根據(jù)各級領(lǐng)導(dǎo)審核批復(fù)的處理申報表，對往來款項中存在的問題及差異給予調(diào)整及跟進(jìn)。5.3.8 往來帳務(wù)核對的控制辦法5.3.8.1 在各分部定期的往來帳務(wù)核對后，對所有相關(guān)帳務(wù)應(yīng)做到即對即止。即在每次帳

16、務(wù)核對后，雙方財務(wù)人員應(yīng)對當(dāng)前帳務(wù)做到清楚明了，對所存在的差異明細(xì)以_*電器有限公司往來帳務(wù)余額差異調(diào)節(jié)表（見附件8.5）為基礎(chǔ)，在下一次帳務(wù)核對時憑本次的差異清單即可對前期帳務(wù)一目了然。5.3.8.2 供應(yīng)商不按期寄回對帳函或與供應(yīng)商預(yù)約對帳，供應(yīng)商不予理會的，各分部結(jié)算組必須暫停與該供應(yīng)商往來款項的結(jié)算，由采銷人員協(xié)調(diào)解決，雙方核對帳務(wù)后才能恢復(fù)辦理結(jié)算。5.3.8.3 對于差異金額供應(yīng)商不予承認(rèn)的相關(guān)款項，各分部不得擅自調(diào)整帳務(wù)，結(jié)算組應(yīng)暫時停止對該供應(yīng)商的貨款支付，直到采銷人員與供應(yīng)商協(xié)調(diào)一致，確定解決時限后方可恢復(fù)對供應(yīng)商貨款的結(jié)算。5.3.8.4 因采銷人員訂單價格錯誤造成的差異，

17、采銷人員須在發(fā)現(xiàn)錯誤當(dāng)天提出申請報告，報告批復(fù)后當(dāng)日予以糾正，采銷人員不予糾正的，該筆貨款不得予以結(jié)算，并可采用恰當(dāng)?shù)姆绞较虿射N總監(jiān)、分部總經(jīng)理進(jìn)行反映，直至解決方可恢復(fù)對該供應(yīng)商貨款的結(jié)算。5.3.9 對帳后的統(tǒng)計、整理、上報工作：5.3.9.1 對于正常合作供應(yīng)商，應(yīng)將供應(yīng)商蓋章確認(rèn)的對帳函及調(diào)節(jié)表與只蓋*財務(wù)章的留存聯(lián)一一對應(yīng)，由結(jié)算主管捏對存檔備查。對于非正常合作供應(yīng)商，應(yīng)將對帳函、特快專遞留存聯(lián)和郵局收據(jù)或發(fā)票一一對應(yīng)后由分部結(jié)算主管妥善保存。5.3.9.2 帳務(wù)核對完畢各分部按往來帳務(wù)的核對情況，如實(shí)填寫_*電器有限公司往來帳務(wù)核對匯總表（見附件8.6）及_*電器往來帳務(wù)核對明細(xì)表

18、（見附件8.7），兩表經(jīng)分部財務(wù)經(jīng)理、結(jié)算主管、收入主管簽字確認(rèn)。5.3.9.3 每年3月16日、9月16日上報_*電器有限公司往來帳務(wù)核對匯總表、_*電器往來帳務(wù)核對明細(xì)表電子版及傳真件，同時將匯總表、明細(xì)表及對帳函的復(fù)印件在2日內(nèi)郵寄到總部財務(wù)中心資金管理部。要求：對帳函復(fù)印件的順序必須同往來帳務(wù)核對明細(xì)表的排列順序保持一致，以便總部審核。5.3.9.4郵寄地址：6. 工作流程無7. 注意事項7.1所有結(jié)算人員應(yīng)該結(jié)合目前商品管理系統(tǒng)的實(shí)際情況認(rèn)真、仔細(xì)的核對同供應(yīng)商的往來款項，保證往來款的準(zhǔn)確無誤，及時對供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)款。對核對中出現(xiàn)的問題應(yīng)及時查明原因進(jìn)行處理。7.2往來帳務(wù)對帳函的填寫要求及注意事項7.2.1填寫的各項內(nèi)容必須以打印形式填寫，禁止手寫；7.2.2小寫金額前必須添加封號“￥”，小寫金額后必須填寫大寫金額；7.2.3大小寫金額必須頂頭，不能留有空隙；7.2.4空白項應(yīng)以“無”標(biāo)注。7.3對于發(fā)出的季度對帳函可以先以傳真件形式收回，之后必須收回原件，但年度往來帳