公司文件編規(guī)則

1、文件編號規(guī)則1 .目的加強(qiáng)公司文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，便于文件的識別、追溯和控制，規(guī)范存檔，確 保公司重要文件具有唯一編號，保證公司文件體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)。2 .適用范圍適用于公司文件的編號管理和控制。a）技術(shù)類文件：是指在公司的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)中與技術(shù)有關(guān) 的各類文件和資料。b）其他文件：包括公司規(guī)章制度、管理文件、合同協(xié)議、傳真等；c）編號文件包括紙介文件以及電子文件。3 .編號辦法3.1 公司名稱約定公司全稱：簡 稱：3.2 日 期表示格式： yyyy-mm-dd 或 yyyymmddyyyy：年份：用四位數(shù)字表示公元年份，如 2012表示公元2012年。mm月份：用兩位數(shù)字表示月份

2、，不足兩位時(shí)，用零補(bǔ)齊，如 03表示第3月。dd某日：用兩位數(shù)字表示當(dāng)日，不足兩位時(shí)，用零補(bǔ)齊，如 05表示第5日。例如：2012-10-12 或 20121012 表示（2012 年 10 月 12 日）3.3 文件版本編號下面是對文件版本進(jìn)行編號要遵守的標(biāo)準(zhǔn)：起草版本的編號為0.1,0.2, 0.3, ., 0.10。版本編號可以根據(jù)項(xiàng)目需要延伸到若干層，例如，0.1,0.1.1,0.1.1.1.一旦文件版本得以確認(rèn)后，即正式版本編號應(yīng)該始自1.0,版本編號不斷變化為：1.0, 1.1, 1.2, ., 1.100項(xiàng)目可以根據(jù)需要將版本編號晉升為 2.0, 2.1, 2.23.4 技術(shù)文件

3、命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名稱縮寫AA:項(xiàng)目名稱NN:版本號，參見3.3節(jié)YYYYMM :年月3.5 其他文件的編號3.5.1 公司規(guī)章制度和管理文件公司規(guī)章制度和管理文件的編號格式為：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN:大寫英文字母，部門代號，如該制度是公司級文件，適用于公司全體 人員，該部分編碼省略；如該文件是部門內(nèi)部管理制度，則應(yīng)標(biāo)記部門編號，表示該制度由部門內(nèi)部 使用。相應(yīng)的部門代號如下：綜管部：ZG采購部：CG生產(chǎn)部：SC銷售部：XS財(cái)務(wù)部：CWTT文件類型：規(guī)章制度一RR,指公司頒布執(zhí)行的各種規(guī)章制度；質(zhì)量管理文件一QS,公司運(yùn)轉(zhuǎn)

4、過程中的各類文件和記錄。nnn：文件流水號dd:文件版本號YY:年份例如：考勤管理制度的文件編號為：FIRST-RR-001-1.0-12,表示2012年發(fā)布的1.0版考勤管理制度，適用于公司全體人員的規(guī)章制度。3.5.2 合同協(xié)議合同協(xié)議的編號格式為：FIRST -yyyymmdd-T-nnnyyyymmdd:簽訂合同的年月曰T:合同類型XS-銷售合同CG-采購合同HZ-合作協(xié)議LD-勞動合同QT-其它合同nnn：合同流水號3.5.3 傳真發(fā)出的傳真編號結(jié)構(gòu)為：FIRST-AA -R/S-BB-yyyymmdd- nnnAA:人員姓名R表示收到傳真，S表示發(fā)出傳真BB:傳真的主題（不超過15

5、個(gè)漢字）yyyymmdd: 表示日期nnn：傳真流水號傳真屬于臨時(shí)文件，一般不做長期保存，如需要保存，則應(yīng)對其復(fù)印，并以 外來文件的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并且與外來文件一起管理。例如：FIRST-張三-R-寧波下月訂單的回復(fù)-20121012-01 （表示在2012年10月12日收到從寧波發(fā)來的傳真，主題為“下月訂單的回復(fù)”。3.5.4 電子郵件的命名規(guī)則電子郵件需要?dú)w檔管理時(shí)，按傳真的命名規(guī)則命名。3.5.5 外來文件外來文件結(jié)構(gòu)為：FIRST - AA-BB - nnn-yyyymmddAA:項(xiàng)目名稱BB:文件來源nnn：文件流水號yyyymmdd:發(fā)文年月 日例如：FIRST-采購訂單-佳島

6、-01-201210123.5.6 對外發(fā)文指公司發(fā)給公司外部的通知、公函等。其格式為：yyyymmdd FIRST （外）文字第nnn號yyyymmdd:發(fā)文的年月日nnn：文件流水號3.5.7 會議紀(jì)要指公司內(nèi)部會議的記錄等，格式：FIRST- （DN） -yyyymmdd-AB-nnnDN:部門（若為公司全體部門參加的，則可省略）yyyymmdd:日期，詳見3.2日期表示AB:會議主題（不超過15個(gè)漢字）nnn：文件流水號例如：FIRST-20121015-J 會-0013.5.8 其它文件周工作計(jì)劃：FIRST- yyyymmdd -周計(jì)劃-AB-nnn工作任務(wù)單：FIRST- yyyymmdd -任務(wù)單-AB-nnn出差報(bào)告單：FIRST-yyyymmdd -出差報(bào)告-AB-nnn工 資單：FIRST-yyyymm -工資單-CW-nnnyyyymmdd:日期，詳見3.2日期表示AB:人員姓名CW:財(cái)務(wù)部nnn：文件流水號例如：FIRST-20121015M 計(jì)劃-張三-0013.5.9 文件附件所有文件，如另外附有文件附件、相應(yīng)表格、補(bǔ)充文件等，采用在原有文件 編號后附加：-Xnn-NAX為附加內(nèi)容類別：T表格，A附件，S補(bǔ)充文件nn：附件流水號NA:附件名稱例如：考勤管理制度的編號為：FIRST-RR-001-1.0-12,該制度有附件考勤表,