公司檔案管理辦法及實施細則

1、檔案治理方法及實施細那么為了增強和規(guī)公司部檔案治理工作,保證檔案完整性和保密性, 準確地反映公司各項工作,結(jié)合公司實際,特制定本方法.一、檔案治理1、主要容1.1檔案是公司在施工生產(chǎn)及各項治理活動中形成的全部檔案的總和.包括保密制度、 行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術治理檔案、會計檔案、根本建設、產(chǎn)品、設備檔案和人事檔案等,其構(gòu)成以工程、設備和 會計、經(jīng)營檔案為主體.1.2公司檔案工作是企業(yè)治理根底工作的組成局部,是維護公司經(jīng)濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作.1.3公司檔案治理工作要堅持集中統(tǒng)一的治理原那么.2、文件的收集與歸檔2.1各部門形成的文件材料, 由各部門專職或兼職檔案治理人員負 責收集

2、治理,并于每年 12月31日之前向公司辦公室辦理移交.2.2 一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由 主辦部門或人員收集,交行政部備案.會議文件由行政部收集.2.3行政部在接收移交的檔案后,應對移交檔案進行檢查、匯總、 并編制檔案總目錄.2.4行政部對檔案應區(qū)分全宗、區(qū)分年度、區(qū)分類別分別存放、排列,存放檔案必須有專用的檔案裝具,檔案排列方法要科學,以便查找.2.5定期進行對庫房檔案的清理核對工作,做到賬務相符,對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時進行修補或復制.2.6收進的檔案要及時入庫,借閱檔案歸還后,及時放回原處.3、公司文件材料歸檔的根本要求3.1歸檔的文件材料必須完整.3.

3、2歸檔的文件材料必須準確地反映公司生產(chǎn)、基建和經(jīng)營治理等各項活動的真實容和歷史過程.3.3歸檔的文件材料必須層次清楚,符合其形成規(guī)律.4、公司文件材料的歸檔圍4.1保密辦公室：保密相關法規(guī)、制度；重要的會議紀要；學習培訓資料；工作方案、總結(jié)等.4.2行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；開展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報；政府機關頒發(fā)的重要文件.4.3人力資源類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、薪酬福利、培訓登記表等.4.4會計統(tǒng)計類：年度方案、統(tǒng)計報表、財務會計預算報表及其說明,各種季度報表、月報表.4.5經(jīng)營業(yè)務方面：有公司經(jīng)營決策和

4、經(jīng)銷治理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料,市場經(jīng)濟信息和用戶效勞工作中形成的文件材料等.4.6研發(fā)方面：4.7其他方面.5、檔案級別的劃分：5.1檔案等級的劃分標準根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級.5.1.1 一級為絕密文件5.1.1.1保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等,其等級劃分為一級.5.1.1.2公司的重大決議.包括由公司股東大會、董事會、總經(jīng)理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等,其等級劃分為一級.5.1.1.3本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料.屬非常 重要的文件,此類型文件為絕密文件,其等級劃分為一級.5.1

5、.1.4本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料.屬于人事方面 的檔案,為絕密文件,其劃分級別為一級.5.1.2二級為機密文件5.1.2.1本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書.此類型文書屬機密文件,劃分等級為二級.5.1.3三級為秘密文件5.1.3.1本公司的各種工作方案、 總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、 統(tǒng)計報表及簡報.屬公司部重要文件,為秘密文件,劃分等級為三級.5.1.3.2本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、 錄像等.屬于秘密文件,其等級為三級.5.1.4四級為普通文件5.1.4.1重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普

6、通文件,劃分等級為四級.6、歸檔時間6.1基建工程或其他技術工程,在任務完成后或告一段落時,要將應歸檔的文件材料組成保管單位,由工程負責人審定后,向檔案管理部歸檔.6.2各項治理工作中形成的文件材料,在一個月,要將應歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門負責人審定后,向檔案部門歸檔.7、檔案的鑒定和銷毀7.1編制檔案的保管期限表,保管期限可分永久、 長期10-30年、短期10年以下三種.7.2檔案鑒定工作由公司總經(jīng)辦組織進行,鑒定領導小組由總經(jīng)理任組長,組員由總經(jīng)辦成員及各部門主管組成.7.3鑒定工作根據(jù)各類檔案的保管期限進行.每次鑒定要寫出鑒定報告,在保管單位備考表上注明鑒定意見,由小組負

7、責人簽名,并 且注明鑒定日期.7.4檔案通過鑒定確認為永久保存的檔案,如發(fā)現(xiàn)檔案不完整、不 準確,應責成有關部門和人員進行補充和修改.7.5對經(jīng)鑒定確認無保存價值的檔案,要登記造冊,提出銷毀報告, 經(jīng)主管經(jīng)理審批,并報送上級檔案治理部門備案.銷毀檔案要嚴格 執(zhí)行保密規(guī)定.二、檔案治理實施細那么1、檔案治理歸檔要求：1.1檔案質(zhì)量總的要：遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的 有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用.1.2歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整.1.3在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件原件與附件復 印件、掃描件分另U立在一起,不得分開,文電應合一歸檔.1.

8、4不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對 的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年.1.5檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應 依序排列在一起,即批復在前,請示在后；正件在前,附件在后；印 件在前,定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件 之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列.1.6案卷封面,應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清楚.2、各部門保管文件的檔案圍及相關規(guī)定2.1各部門的檔案治理必須按規(guī)定的等級分級、分類存檔,其一級、二級存檔的文件均為復印件及掃描件,原件交由公司行政部存檔治理.2.2各部門的檔案治理由各部門指派相關人員進行治理,不

9、設置專職 崗位.2.3部門存檔文件的圍：2.3.1保密辦公室保密資料、涉密文件.2.2.2部門例會紀要、業(yè)務函件、往來文件.2.3.3客戶業(yè)務信息、資料、銷售報表.2.3.4公司及各部門的規(guī)章治理細那么.2.3.5原始財務資料、會計憑證、賬冊、財務報表、月度年度財務報 表、薪酬發(fā)放、不動產(chǎn)所有權及其它債權憑證等涉及公司財務方面的 文件檔案由財務部保管.3、文件檔案分類整理保存3.1辦公室負責文件檔案要的分類、歸檔、整理、編寫檢索清單 保存、調(diào)閱使用.3.1.1根據(jù)和有關部門檔案分類編號的規(guī)定,編制公司文件檔案分 類編號方法.3.1.2分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律,并且要便于保管和提 供利用

10、.3.1.3常用的分類方法有：3.1.3.1按工程工程分類；3.1.3.2按專業(yè)性質(zhì)分類；3.1.3.3按組織機構(gòu)分類；3.1.3.4按時間分類.可按文書的性質(zhì)分類,可分為櫥窗大類別, 再從大類別下分到小類別,再從小類別細分種類、年份等.3.4文件檔案要根據(jù)容及重要性分為“普通與“加密兩大級別.“加密還分為絕密、機密和秘密三類.不能隨便以個人名義或是部 門名義查閱及調(diào)閱的文件屬于加密的文件,其重要性歸檔文件時自行 確認.4、檔案編目：4.1編制卷文件頁號應符合以下規(guī)定4.1.1卷文件有書寫容的頁,按流水號編頁碼,頁碼從“1開始.4.1.2頁碼編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件,正

11、 面在右下角、反面在左下角.圖樣頁碼編寫在標題欄外右下角.4.1.3成套圖紙和印刷成冊的文件不必重新編寫頁碼.4.1.4案卷封面、卷目錄、卷備考表、空白頁不編寫頁碼.4.2、卷目錄的編寫4.2.1序號：應用阿拉伯數(shù)字從“ 1依次標注,根據(jù)卷文件的順序,一份文件一個號.4.2.2文件編號：應填寫卷文件的文號,圖樣的圖號,或設備、工程的代號.4.2.3責任者：應填寫卷文件的直接形成單位或主要責任者,有多個 責任者時,選擇兩個主要責任者填寫.4.2.4文件題名：填寫卷文件標題的全稱.4.2.5日期：應填寫卷文件形成的日期,如： 20210512.4.2.6頁數(shù)：應填寫每份文件的實際頁數(shù),要求在最后一

12、份文件的備注欄里填寫總頁碼.4.2.7卷目錄排列在卷文件首頁之前.4.3卷備考表的 4.3.1卷備考表的編制應符合規(guī)要求.4.3.2卷備考表主要標明卷文件的件數(shù)、頁數(shù),不同載體文件的數(shù)量見例如,說明組卷情況,如立卷人檔案員,檢查人檔案負責 人、立卷時間等.例如：本卷文件材料 20件,100頁.其中：文字 材料80頁,附圖10,照片10o4.3.3卷備考表排列在卷文件的尾頁之后.4.4案卷封面和背脊的 案卷封面采用案卷外封面和案卷封面兩種形式,主要容如下：4.4.1.1案卷題名：應簡明、準確揭示卷文件的容. 案卷題名主要包括 工程名稱,代字、代號及結(jié)構(gòu)、部件,階段代號和名稱等；工程名稱 應與批準

13、的原立項、設計包括代號相符；歸檔外文資料的題名及 主要容應譯成中文.4.4.2立卷單位：應填寫文件組卷部門或工程負責部門.4.4.3起止日期：應填寫案卷最早產(chǎn)生的那份文件的日期和最晚產(chǎn)生 的那份文件的日期；應用阿拉伯數(shù)字填寫,例： 2004.01.01-2004.06.294.4.4保管期限：應依據(jù)保管期限表填寫劃定的保管期限.4.4.5密級：應依據(jù)保密規(guī)定填寫卷文件的最高密級.4.4.6檔號：應依據(jù)先后順序,檔案移交前檔號暫用鉛筆填寫,審查 合格后改用藍黑墨水或碳素筆填寫.4.4.7卷封皮、卷目錄、備考表的幅面統(tǒng)一采用A4幅面.4.4.8檔案盒面、背脊的填寫要求：按工程法人統(tǒng)一格式要求用計算

14、機打印在薄的牛皮紙上貼在盒面和背脊上,做到字跡工整清楚,粘貼 牢固.4.4.9卷封面、卷目錄、備考表的填寫：電腦打印.打印時要求案卷 題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級及卷目錄題名按規(guī)定的 字體和字號填寫.4.5案卷的裝訂要求4.5.1案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形成.4.5.2文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；案卷不同 幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面,破損的文件要先修復后在裝訂.幅面一般采用國際標準 A4型297mm X210mm .圖樣折疊為 手風琴式統(tǒng)一幅面,圖樣折疊時標題欄露在右下角.4.5.3不裝訂的案卷,應在每份文件的右上角加蓋檔號章.檔號章尺 寸單位統(tǒng)一為mm

15、 ,比例：1:1,檔號章式樣：35,15.檔號序號OO4.5.4案卷不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面A4,有文字面向折疊,為便于長期保存,案卷裝訂時必須去掉金屬物,用裝訂線一律在左, 裝訂時左側(cè)、下邊對齊,采用三孔一線,裝訂線必用棉質(zhì)或化纖線繩, 裝訂為3孔,每孔孔距為80mm,左邊距為15mm ,裝訂線不得遮 壓卷文件的字跡,假設裝訂線位置不夠時要進行適當粘貼.4.5.5裝訂厚度：以文件資料的實際情況而定.4.5.6橫向打印的文件資料裝訂時應將題頭上面對應縱向左側(cè) 裝訂的一面裝訂.4.5.7案卷不應有金屬物.4.5.8正本和副本、永久、長期和短期的印章由公司統(tǒng)一制作.4.6聲像及電子檔案4

16、.6.1聲像及電子載體是紙質(zhì)檔案的必要補充.檔案員負責各部門產(chǎn) 生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作, 歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等容.5、檔案治理人員責任5.1根據(jù)有關規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作.5.2根據(jù)歸檔圍、要求,將文件材料按時歸檔.5.3工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與 平安.6、檔案保管6.1接收檔案必須認真驗收,并辦理接交手續(xù).6.2存放檔案必須有專用柜、架,排架方法要科學和便于查找.6.3要定期進行行政部的清理核對工作,做到目錄、文檔相符,對 破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時進行修補和復制,行

17、政部的檔案因 移交,作廢、遺失等注銷時,要查明原因,保存依據(jù).6.4文件檔案保存期限：6.4.1永久保存：6.4.1.1公司章程；6.4.1.2股東名冊；6.4.1.3組織規(guī)程及辦事細那么；6.4.1.4董事會及股東會紀錄；6.4.1.5財務報表；6.4.1.6政府機關核準文件；6.4.1.7不動產(chǎn)所有權及其它債權憑證；6.4.1.8工程設計圖、建筑檔案、設計檔案、技術圖紙；6.4.1.9其它經(jīng)核定須永久保存的文書.6.4.2長期保存：6.4.2.1預算、決算書類；6.4.2.2人事檔案、會計憑證；6.4.2.3事業(yè)方案資料；6.4.2.4其它經(jīng)核定須保存10年的文書.6.4.3在目前公司文件

18、檔案建制初期,不涉及文件檔案的清理銷毀,相關規(guī)定另行規(guī)定7、部檔案分類及編號7.1分類代碼的標識以各類第一、第二個字的漢語拼音組合而成.7.1.1保密治理BM 7.1.2行政治理XZ7.1.3人力資源治理RL7.1.4財務統(tǒng)計治理CW7.1.5經(jīng)營銷售治理JY7.1.6工程建設治理GC7.1.7生產(chǎn)方案治理SC7.1.8物資供給治理WZ7.1.9其他治理QT7.2檔案分類代碼編號GJXZ2021 001年份檔案分類號冠捷縮寫8、文件檔案調(diào)閱治理8.1公司檔案只有公司部人員可以借閱.調(diào)閱文件檔案要履行調(diào)閱手續(xù).填寫?檔案調(diào)閱單?,而后交給部門主管或是部門經(jīng)理及總經(jīng)辦領 導批準簽字才能進行調(diào)閱.調(diào)

19、閱之前要填寫檔案調(diào)閱記錄?方可進 入行政部查閱或調(diào)閱資料.8.1.1普通文件檔案：要辦理調(diào)閱手續(xù),并由行政部主管、檔案負責人兩級簽字確認.8.1.2調(diào)閱“加密的文件檔案,要辦理調(diào)閱手續(xù),并由行政部主管 及部門經(jīng)理、公司領導三級簽字確認.8.1.3人事的檔案的調(diào)閱治理：8.1.3.1查閱權限：公司領導、人力資源部負責人、人事業(yè)務負責人可 查閱所有員工的人事檔案；各部門負責人在經(jīng)過分管領導和人力資源 部審批后可查閱其本部門的員工檔案；員工沒有查閱其本人及他人人 事檔案的權利；8.1.3.2原那么上不得摘抄或者復印員工人事檔案.如由于工作原因確需摘抄或者復印的,經(jīng)公司領導、部門經(jīng)理和人力資源部負責人

20、批準后, 交由檔案治理人員復印.檔案治理人員應當對復印或者摘抄的情況如 實做好登記；8.1.3.3員工人事檔案不得借出查閱.如必須借出查閱時,應提交申請, 由主管領導及人力資源部審批前方可執(zhí)行,并嚴格履行登記手續(xù)；8.1.3.4借閱人事檔案必須嚴格遵守保密制度,并嚴禁涂改、抽取和撤換檔案.8.1.3.5調(diào)閱自己的相關資料需要三級以上簽字確認方可調(diào)閱.8.1.4調(diào)閱檔案的人員必須保護檔案,保持整潔,要保護檔案的平安 與保密,不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案,不得在文件上圈 點、畫線和涂改,未經(jīng)批準不得復印檔案.8.1.5 一、二級類型的檔案的調(diào)閱只可在公司檔案治理部門調(diào)閱復印 件及掃描件,且

21、其它各部門不可復印及留存掃描件.8.1.6必須嚴格保密,不準泄露檔案材料容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯 報,追求責任.8.1.7用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案治理人員另 行辦理續(xù)借手續(xù)8.2調(diào)閱的檔案交還時,必須當面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應立即報告領導.8.3調(diào)閱圍：外部機構(gòu)調(diào)閱文件檔案調(diào)閱只限在行政部查閱,不能帶 出,必須帶出行政部查閱的,要經(jīng)過公司負責人批準.8.4調(diào)閱時間8.4.1 一般普通文件檔案最長不超過二周.8.4.2 “加密文件檔案最長不超過一周.9、檔案保密工作9.1嚴格保守公司檔案機密,維護檔案的完整與平安,是每個檔案管 理人員的責任.9.2行政部在接收、保管、

22、提供利用時,應按有關規(guī)定認真核對、簽 字,做到手續(xù)嚴格,賬目清楚.9.3檔案治理員要嚴守機密,不得隨意摘抄、傳播密級檔案容,不準 私自進行復印.9.4任何人未經(jīng)批準,不得私自將檔案帶出行政部,不得向外傳播檔 案容.9.5檔案工作人員在工作中形成的有關廢紙,不準隨意扔掉,必須銷 毀.10、解釋權10.1涉及到保密檔案的治理,由保密辦公室另行制定治理方法.10.2本治理方法解釋權歸行政人事部,自公布之日起生效.附件1:?檔案調(diào)閱單?附件2 :?檔案調(diào)閱記錄?附件3 :?檔案級別劃分表?附件4 :?檔案盒面?附件5:檔案盒背脊?附件6:卷備考表格式?附件7 :卷目錄?附件1:檔案調(diào)閱單日期:姓名部門

23、職務查閱申請公司領導、部門經(jīng)理及主管審批意見行政部門人力資源中央意見備注附件2 :檔案調(diào)閱登記查閱日期姓名部門職務查閱原因查閱容是否復印/摘抄查閱人確認檔案管理員確認專業(yè)資料專業(yè)資料檔案級別劃分表文件等級文件類型歸檔治理及期限調(diào)閱治理 公司經(jīng)營開展中,直接影響原那么上不可公司權益和利益的重要決策調(diào)閱,但因特文件資料例如：公司早程、在材料、合同殊情況要經(jīng)股東會決議、董事會決議、形成確立一個過總經(jīng)辦領監(jiān)事會決議等；月進行歸檔,導的批準,并客戶的資料及供給商資料；歸檔為一式一由行政部主A級絕密文一切裝備的技術資料；份,原件及掃管及部門經(jīng)件 所設計的圖文資料；描件.理、公司領導專有技術；三級簽字確公司認為是絕密的其他重要認資料.