檔案管理辦法

1、15檔案管理辦法（HBQYZH02）1目的為加強(qiáng)檔案資料管理， 進(jìn)一步完善檔案工作， 逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、 制度化、 現(xiàn)代化，更好地為單位發(fā)展服務(wù)，結(jié)合本單位工作實(shí)際 ,特制定本管理辦法。2適用范圍適用于單位在各種活動中形成的全部檔案資料， 其中以基建工程和經(jīng)營管理檔案為 主體，包括：單位設(shè)立、組織機(jī)構(gòu)、財(cái)務(wù)管理、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、科學(xué)技術(shù)和黨、政、工、團(tuán) 等方面的檔案。單位辦公室設(shè)檔案室對單位的檔案資料由專人實(shí)行統(tǒng)一管理。3職責(zé)管理處檔案室負(fù)責(zé)全處的檔案整理工作， 并負(fù)責(zé)對各收費(fèi)站、 路政大隊(duì)、養(yǎng)護(hù)中心、 信息分中心的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。4管理規(guī)定4.1 檔案資料的收集管理處及各基層

2、單位的辦公室應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)各單位的檔案材料的搜集、 整理、 歸 檔工作。4.1.1單位各部門、各收費(fèi)站要確立一名專職檔案員，負(fù)責(zé)本部門、站區(qū)。4.1.2單位各部門形成的檔案資料在未移交以前，由所在部門負(fù)責(zé)保管。4.2檔案立卷標(biāo)準(zhǔn)：4.2.1文件齊全完整。4.2.2分類準(zhǔn)確、組卷合理、卷內(nèi)文件排列科學(xué)。4.2.3卷內(nèi)目錄填寫清楚。4.2.4去針，對材料較厚的文件延用原來三孔一線的裝訂方式，對其它文件，可采用縫 紉機(jī)、漿糊、熱封膠、釘書釘、不銹鋼夾等，提倡線裝。4.2.5保管期限劃分準(zhǔn)確。歸檔文件的保管期限分“永久”、“長期、”“短期”三種。歸檔文件 要按保管期限表規(guī)定，正確確定保管期限，標(biāo)明歸檔

3、文件的機(jī)密等級。 （注：“長期”5存 0 年，“短期”1 存 5 年）164.2.6標(biāo)題簡明確切，用碳素墨水填寫，不得超過五十字。4.2.7立卷人蓋章。4.2.8所裝訂文件，大于規(guī)格的在不損壞文字前提下切齊或折齊；小于規(guī)格或裝訂線一 邊有文字的要另紙加寬。4.2.9對不耐久字跡（如圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆、純藍(lán)墨水）要重新抄寫并與原件一并、.、/.立卷。4.3不歸檔文件范圍4.3.1本機(jī)關(guān)的重份文件。4.3.2無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。4.3.3未經(jīng)簽發(fā)的文件草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外） ，各次校對稿（主 要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外） 。4.3.4無特殊保存

4、價(jià)值的信件， 一般性表態(tài)詢問， 一般性問題， 提出一般性建議或意見 的人民來信。4.3.5機(jī)關(guān)內(nèi)互相抄送的文件材料。4.3.6本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料。4.3.7無參考目的從各方面搜集的文件材料。4.3.8參加非主管部門召開的會議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件材料。4.3.9下級機(jī)關(guān)送來的不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文件材料。4.3.10上級機(jī)關(guān)任免獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料。4.3.11越級和非隸屬機(jī)關(guān)抄送的一般的，不需要辦理的文件材料。4.3.12外機(jī)關(guān)送來的征求意見的文件未定稿。4.4檔案移交4.4.1各部門、 單位要按照本規(guī)定， 對當(dāng)年形成的文書文件檔案進(jìn)行整理，

5、符合檔案以 上立卷標(biāo)準(zhǔn)（424427 除外）后交檔案室統(tǒng)一立卷、裝訂。財(cái)務(wù)科的財(cái)務(wù)檔案由財(cái) 務(wù)科統(tǒng)一整理、裝訂、編目后，直接移交檔案室保管。4.4.2本年度的文書檔案，要求在次年六月三十日前向檔案室移交完畢。4.4.3文書檔案移交前應(yīng)備好檔案資料移交清冊，經(jīng)檔案室檢查確認(rèn)合格后方可移交。4.4.4案卷質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)的文書檔案，檔案室有權(quán)拒收并退還有關(guān)部門重新整理。174.4.5如因案卷未及時(shí)移交檔案室，影響案卷質(zhì)量年檢時(shí)，責(zé)任由相關(guān)部門承擔(dān)。4.5檔案的保管4.5.1根據(jù)檔案集中管理的原則， 單位各部門在日常工作中形成的各類檔案由單位設(shè)專 人實(shí)行統(tǒng)一管理，人事檔案人勞科根據(jù)干部檔案工作條例規(guī)定

6、設(shè)專人專項(xiàng)管理。4.5.2設(shè)置檔案庫房、檔案裝具及其它必要設(shè)施，嚴(yán)格檔案庫房管理，防止失密、泄密 事件發(fā)生。4.5.3加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化。歸檔文 件材料分類清楚， 組卷合理，以利于調(diào)閱、 存放和檔案的安全， 防止和減少檔案的損毀。4.5.4卷內(nèi)文件應(yīng)排序列題， 對破損的文件材料及時(shí)裱糊， 對卷內(nèi)文件編定頁號， 去除 金屬裝訂物，最大限度的延長檔案的保管壽命。4.5.5檔案管理人員調(diào)動時(shí)，必須在離職前，將其所保管的檔案數(shù)量及現(xiàn)狀交代清楚，并辦理交接手續(xù)。4.6 檔案庫房管理4.6.1檔案柜的擺放力求整齊，并進(jìn)行統(tǒng)一編號。4.6.2入柜檔案井然有序， 并

7、備有檔案存放地點(diǎn)索引， 以便掌握存放情況， 以滿足迅速 調(diào)閱的需要。4.6.3定期進(jìn)行檢查核實(shí)， 如發(fā)現(xiàn)檔案與目錄不符或毀壞， 應(yīng)及時(shí)查明原因， 采取補(bǔ)救 措施，如人為造成，視情節(jié)輕重，追究責(zé)任。4.6.4加強(qiáng)安全和保密。 非本室人員未經(jīng)許可不得隨便進(jìn)入庫房。 工作人員工作完畢后， 應(yīng)對門窗、電源、消防器材等進(jìn)行全面認(rèn)真的檢查。4.6.5做好庫房的防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防高溫、防陽光等防護(hù)工作，保持 庫房的清潔衛(wèi)生。4.6.6檔案工作人員要嚴(yán)格遵守國家機(jī)關(guān)人員保密守則 ，做到不失密。4.6.7嚴(yán)格借閱手續(xù)。 單位檔案一般不對外借閱， 特殊情況需借閱時(shí)， 應(yīng)嚴(yán)格履行借閱 手續(xù)。4.6.8

8、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自摘錄、復(fù)制。4.6.9加強(qiáng)對保密檔案的管理。檔案保密、解密必須按照有關(guān)規(guī)定辦理。4.6.10保密材料不得作為廢品出售。待確認(rèn)無保存價(jià)值后，編制清冊，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后 銷毀。4.6.11丟失檔案應(yīng)立即報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)，并認(rèn)真追查，視情節(jié)輕重經(jīng)予嚴(yán)肅處理。184.6.12不斷進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息全息查詢，在指定的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案 信息共享，以滿足單位職工和各級領(lǐng)導(dǎo)閱檔的需要。4.6.13做好檔案編研工作，保證單位檔案信息的完整性和連續(xù)性。4.6.14做好檔案借閱和利用效果登記工作，掌握檔案的利用情況，積累檔案開發(fā)利用 的經(jīng)驗(yàn)。4.7檔案借閱4.7.1要樹立愛護(hù)檔案的自

9、覺性，確保檔案資料的完整與安全。4.7.2借閱者應(yīng)對借閱的檔案資料妥善保存，保守機(jī)密，不得任意轉(zhuǎn)借或擴(kuò)大范圍。4.7.3借閱人員必須保持檔案的完整無損，不得涂改劃圈、拆卷、撕頁、攝影和翻印。4.7.4借閱檔案， 一次不得超過三卷， 一般應(yīng)在檔案室查閱， 確因工作需要借出時(shí)， 需 填寫 檔案借閱登記表 ，經(jīng)單位主管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱，借閱期限不得超過五 天。4.8檔案鑒定銷毀4.8.1對超過保存年限和無保存價(jià)值的檔案， 由檔案管理員提出意見， 辦公室會同有關(guān) 職能部門共同處理。4.8.2鑒定完畢后登記在冊，參加人員簽字蓋章，送辦公室審批后方可銷毀。4.8.3在銷毀檔案時(shí)，要由專人在指定地點(diǎn)監(jiān)

10、銷，監(jiān)銷人員必須保證在三人以上。4.8.4銷毀清冊必須立卷歸檔，長期保存。5相關(guān)文件5.1中華人民共和國檔案法5.2河北省檔案工作條例6記錄6.1檔案資料移交清冊 (ZH-02-B01)6.2檔案借閱登記表 (ZH-02-B02)6.3檔案清查記錄 (ZH-02-B03)6.4過期檔案銷毀申請表 (ZH-02-B04 )ZH-02-B0119檔案資料移交清冊順序號責(zé)任者案卷題名起止日期保管期限文件數(shù)頁數(shù)備注經(jīng)核實(shí)交接檔案共計(jì)：卷移交人：主管領(lǐng)導(dǎo):接收人：主管領(lǐng)導(dǎo):ZH-02-B0221檔案借閱登記表案卷名稱編號借閱單位借閱人借閱用途：辦公室主任審批：借閱時(shí)間借閱期限歸還時(shí)間歸還人簽字文件管理員簽字/日期：備注ZH-0