文書檔案歸檔操作指引

1、文書檔案歸檔操作指引1適用范圍本指引明確了文書檔案整理的原則、方法；適用于中鐵房地產(chǎn)集團(tuán)四川有限公司（以下簡稱公司）各職能部門/項(xiàng)目，及下屬公司的文書檔案整理工作。2 定義2.1 歸檔文件立檔單位在其職能活動形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)（電子檔）文件材料。2.2 歸檔文件整理2.2.1整理是按照一定的原則對檔案實(shí)體以件為單位進(jìn)行系統(tǒng)分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒，使之有序化的過程。2.2.2 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.整理方法3.1件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與

2、復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文、請示與批復(fù)為一件，沒有批復(fù)的重要請示可單獨(dú)為一件。3.2 裝訂3.2.1歸檔文件按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；批復(fù)在前，請示在后。3.2.2裝袋前去除金屬物（回形針、大頭針及普通訂書針），可采用檔案專用不銹鋼釘進(jìn)行裝訂，對超大紙張進(jìn)行折疊，對超小紙張進(jìn)行裱糊。 3.2.3歸檔文件的裝訂要求保持整齊、完整，便于保管，方便利用。3.3分類3.3.1歸檔文件統(tǒng)一采用年度保管期限機(jī)構(gòu)·類別（類別參見檔案管理制度附

3、件1檔案歸檔目錄）分類法進(jìn)行分類。3.3.2歸檔文件的保管期限一般劃分為永久、30年、10年三種。歸檔文件保管期限的鑒定與劃分參照檔案管理制度中附件1檔案歸檔目錄表。保管期限代號：1永久，230年，310年。3.3.3歸檔文件的年度。一般情況下，歸檔文件應(yīng)歸入文件的形成年度?？缒甓刃纬傻奈募w入辦結(jié)年；跨年度形成的會議文件歸入閉幕年；跨年度形成的案件文件歸入結(jié)案年；法規(guī)性文件歸入公布(批準(zhǔn))年；年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告及各種統(tǒng)計(jì)資料歸入文件內(nèi)容針對年；長遠(yuǎn)規(guī)劃及多年工作總結(jié)、報(bào)告、表彰等文件歸入文件形成年；年度總結(jié)和第二年計(jì)劃在一起的文件，歸入文件形成年；會議記錄不得跨年度歸檔；正本與定稿、來

4、文與復(fù)文、請示與批復(fù)，文件的日期以正本和復(fù)文的日期為準(zhǔn)。3.3.4上級機(jī)關(guān)和企業(yè)所在省、市下發(fā)的文件及其他外來的文件材料，其內(nèi)容直接針對公司或公司需要貫徹執(zhí)行、有保存價(jià)值的，應(yīng)依照文書檔案的管理辦法進(jìn)行分類、整理和歸檔。3.4排列3.4.1盒的排列。在一個全宗內(nèi)，文書檔案采用“年度保管期限”的盒排列方式。即，永久、30年、10年，排列順序進(jìn)行。3.4.2盒內(nèi)歸檔文件的排列。應(yīng)在分類方案的最低一級類目(部門)內(nèi)，按事由（問題）結(jié)合時間、重要程度排列。3.4.3沒有文件字號的文件，如會議材料、會議記錄、會議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等可按內(nèi)容相對集中，按時間先后排列。3.4.4同一立卷部門

5、內(nèi)不同級別的文件應(yīng)以本級文件為主，排列時本級文件在前，其他文件在后。3.5 編號與填寫歸檔章3.5.1為固定歸檔文件以及案卷在全宗中的位置和（上架）排列順序，必須在每份歸檔文件上加蓋歸檔章（即：檔號章），由檔案部門對歸檔的每件文件編制室件號、館件號和盒號并同時填寫全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)。文書檔案歸檔章式樣（單位：毫米）全宗（號）：即全宗名稱代號，集團(tuán)公司給所屬立檔單位的全宗編號（詳見集團(tuán)公司獨(dú)立立檔單位檔案全宗編號表）。年度：指歸檔文件的所屬年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元年。期限：指歸檔文件的保管 期限，一般劃分為永久、30年、10年（詳見歸檔文件保管期限表）。機(jī)構(gòu)：指機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)名

6、稱(或規(guī)范化的簡稱)。室件號：編號方式為：一個部門、在一個年度、一種保管期限內(nèi)編制盒內(nèi)文件排列順序號。（PS：脊背填寫起止號）館件號：指檔案進(jìn)館時或?qū)Τ^保管期限的檔案進(jìn)行鑒定銷毀后，檔案部門根據(jù)檔案變動情況編制的件號。它反映每份檔案在全宗中的最終位置。（PS：脊背填寫起止號）盒號：指檔案部門對歸檔文件以盒為單位編制的順序號。它反映全宗上架的排列方式。其編號方法為：在一個全宗內(nèi)，按一個年度、一種保管期限分別編制盒流水號。3.5.2歸檔章蓋在每份歸檔文件首頁左上角的空白位置。加蓋歸檔章用紅色印泥。3.5.3 無歸檔章部門檔號編寫方式為：全宗號年度·保管期限機(jī)構(gòu)·類別流水號。3

7、.6編目3.6.1編目是指按照一定的規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。各級機(jī)關(guān)部門應(yīng)編制歸檔文件目錄（詳見附表2-1）；檔案部門在匯總歸檔文件目錄的基礎(chǔ)上編制歸檔目錄索引（詳見附表2-3）。3.6.2歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文編目，來文標(biāo)題用表示。歸檔文件目錄著錄項(xiàng)包括：機(jī)構(gòu)、盒號、件號、責(zé)任者、文件字號、題名、文件日期、張數(shù)、電子文件名、備注等項(xiàng)目。盒號、件號（同室件號，詳見3.5.1-、內(nèi)容）。責(zé)任者：文件的制發(fā)單位（部門），即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。聯(lián)合發(fā)文時應(yīng)將所有責(zé)任者都照實(shí)抄錄。填寫責(zé)任者時，應(yīng)使用全稱或規(guī)范性簡稱。文件字號：文件的發(fā)文字號，由機(jī)關(guān)代

8、字、年度、本年度發(fā)文序號組成。轉(zhuǎn)發(fā)文件和來文的文件字號如不能在文件字號欄內(nèi)顯示，可在標(biāo)題后加注明。題名：文件標(biāo)題。附件、被轉(zhuǎn)發(fā)文件的題名及文件字號可加抄在正文標(biāo)題(后);文件有副標(biāo)題的,在正題名能夠反映文件內(nèi)容時,副標(biāo)題一般無須抄錄;文件沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范、含義不清的，可自擬標(biāo)題，外加號；有的正本題名不能反映附件內(nèi)容，可在正本題名后抄錄附件題名外加號。文件日期：文件形成日期。以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日。如2010年9月9日，填寫為2010-09-09。張數(shù)：指每一件歸檔文件的總張數(shù)（來文與復(fù)文為一件）文件中有圖文的頁面為一張，文件處理單為一張，大張的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前的張數(shù)計(jì)

9、算。在文件的右上角，用鉛筆加編張?zhí)?。電子文件名：電子文件歸檔時使用的文件名和文件擴(kuò)展名。備注：注釋歸檔文件需要說明的情況。機(jī)構(gòu)（部門）：指機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)。3.6.3歸檔文件目錄在一個年度下按保管期限裝訂成冊并編制歸檔文件目錄封面（詳見附表2-2）3.6.4歸檔文件目錄及封面采用橫式打印。3.6.5一個立檔單位的歸檔文件目錄在匯總時，可按本單位歸檔文件分類進(jìn)行裝訂。3.6.6為查找方便，應(yīng)編制歸檔文件目錄索引。在每頁歸檔文件目錄右上角編制頁號，將每個立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)文件的總件數(shù)及歸檔文件目錄所在頁號填入歸檔文件目錄索引內(nèi)。4.裝盒4.1檔案盒檔案盒的外形尺寸為310毫米×220毫

10、米（長×寬）（詳見附表2-4）。脊背厚度分別為20、30、40毫米（詳見附表2-5）等。需加盒舌。檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在脊背設(shè)置全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、室件號、館件號（室、館件號填寫盒內(nèi)文件起止件號，中間用“”連接）、盒號等項(xiàng)目（詳見附件2-4）。檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱（即立檔單位名稱全稱）。4.2歸檔文件目錄歸檔文件目錄是固定盒內(nèi)歸檔文件順序的依據(jù)和檢索工具。應(yīng)在一個年度內(nèi)，按部門保管期限盒打印，并置于盒內(nèi)歸檔文件之前。4.3備考表（詳見附表2-6）放在盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件的份數(shù)、張數(shù)以及情況說明、整理人、檢查人和日期。 盒內(nèi)文件情況說明：填寫文件收集的齊

11、全、完整程度和文件缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 檢查人：檔案部門負(fù)責(zé)檢查案卷質(zhì)量的人員姓名。 日期：歸檔文件整理完畢的日期。5. 檔案系統(tǒng)錄入5.1 案卷歸檔時，由移交單位組卷人負(fù)責(zé)錄入檔案資源智能管理系統(tǒng)。5.2 檔案系統(tǒng)流程1.錄入文書檔案盒目錄à>2.錄入盒內(nèi)文件à3.卷內(nèi)排序à4.移交統(tǒng)計(jì)à5.檔案移交6.移交6.1各級機(jī)關(guān)部門將以件為保管單位的歸檔文件整理裝盒后向檔案部門移交。檔案部門經(jīng)過系統(tǒng)整理、排列后，統(tǒng)一填寫盒脊背內(nèi)容和編目(在匯總歸檔文件目錄的基礎(chǔ)上編制歸檔文件目錄索引)，按分類方案排列上架

12、，提供利用。6.2各級機(jī)關(guān)部門移交歸檔文件材料時，要編制“移交清冊”（詳見附件2-7），并附歸檔文件目錄一式兩份，對歸檔文件中的特殊情況應(yīng)編寫移交歸檔說明（詳見附件2-8）。交接雙方在認(rèn)真核對、檢查歸檔文件質(zhì)量合格后，方可在移交清冊上履行簽字手續(xù)，雙方各存一份備查，檔案部門應(yīng)將移交清冊按年度裝訂成冊并編制封面（詳見附件2-9）。 7 附表2-1：歸檔文件目錄式樣 年 歸 檔 文 件 目 錄部門： 盒號： 類別： 件號文件日期責(zé)任者文件字號題 名張數(shù)電子文件名備 注附表2-2：歸檔文件目錄封面式樣 歸 檔 文 件 目 錄全宗名稱： 保管期限： 年附表2-3：歸檔文件目錄索引式樣 歸 檔 文 件 目 錄 索 引期限： 類別： 序號部 門總件數(shù)盒起止號目錄所在頁號備 注序號部 門總件數(shù)盒起止號目錄所在頁號備 注 10 附表2-4：文書檔案盒式樣及尺寸式樣附表2-5：文書檔案盒脊背式樣 單位：毫米附表2-6：文書檔案備考表式樣備 考 表盒號： 盒內(nèi)共 份文件，共 張 情況說明： 整理人： 檢查人： 整理日