進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)

1、進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè) 組織系統(tǒng)詳見(jiàn)組織系統(tǒng)圖。圖18.2.1 組織系統(tǒng)圖 業(yè)務(wù)流程1.新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)(樣品收集)。2.客戶開(kāi)發(fā)。3.客戶詢價(jià)(電報(bào)、信件、電報(bào)處理)。4.報(bào)價(jià)。5.訂單確認(rèn)。6.開(kāi)立境內(nèi)訂單。7.生產(chǎn)督促及LC催開(kāi)。8.出貨。9.押匯(出貨通知)。10.付款。 業(yè)務(wù)處理細(xì)則1.新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)(樣品收集)(1)業(yè)務(wù)科取得新樣品后，應(yīng)填寫(xiě)產(chǎn)品卡(附表18.2.2)，寫(xiě)明以下資料：臨時(shí)編號(hào)。品名、規(guī)格、包裝。制造廠商名稱、地址、電話、負(fù)責(zé)人、聯(lián)絡(luò)人、工廠產(chǎn)量規(guī)模。開(kāi)發(fā)成本。預(yù)估生產(chǎn)成本。制造商報(bào)價(jià)?？赡茕N售對(duì)象及地區(qū)。預(yù)估售價(jià)。預(yù)估毛利。(2)業(yè)務(wù)科于每周業(yè)務(wù)匯報(bào)時(shí)，就前項(xiàng)新產(chǎn)品提出討論

2、，經(jīng)逐項(xiàng)評(píng)估，按開(kāi)發(fā)價(jià)值分為A、B、C三類，A類為極具開(kāi)發(fā)價(jià)值，B類為有開(kāi)發(fā)價(jià)值，C類為無(wú)開(kāi)發(fā)價(jià)值。(3)經(jīng)評(píng)估列為A、B類之產(chǎn)品，賦予正式產(chǎn)品編號(hào)，列入產(chǎn)品檔。樣品拍照存檔，樣品存放樣品室，并于產(chǎn)品卡上寫(xiě)明存放位置。經(jīng)評(píng)估列為C類之產(chǎn)品，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品存放次品室。(4)業(yè)務(wù)科每月就現(xiàn)有產(chǎn)品，選擇過(guò)時(shí)產(chǎn)品，于每月第一周業(yè)務(wù)匯報(bào)時(shí)，提出檢查，經(jīng)評(píng)定已無(wú)開(kāi)發(fā)價(jià)值者，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品移入次品室。(5)新產(chǎn)品臨時(shí)編號(hào)共六位數(shù)字，分別代表填寫(xiě)產(chǎn)品卡時(shí)的年、月、日。即1995年6月10日開(kāi)發(fā)的產(chǎn)品，臨時(shí)編號(hào)為950610。若同一日開(kāi)發(fā)數(shù)種新產(chǎn)品，則于第七位數(shù)，按英文字母順序編號(hào)。舊產(chǎn)品淘汰列

3、入次品檔，其淘汰編號(hào)原則與新產(chǎn)品之臨時(shí)編號(hào)相同。(6)產(chǎn)品檔正式編號(hào)共七位數(shù)字，第一位數(shù)代表，第二位數(shù)代表，第三、四、五、六位數(shù)代表序號(hào)，第七位數(shù)填A(yù)、B分別代表A類產(chǎn)品或B類產(chǎn)品。第一位數(shù)填1代表 第一位數(shù)填6代表 2 7 3 8 4 9 5 第二位數(shù)填1代表 2 3 4 5 6 7 8 9 2客戶開(kāi)發(fā)：(1)業(yè)務(wù)科于每月最后一周業(yè)務(wù)匯報(bào)時(shí)，提報(bào)下個(gè)月的客戶開(kāi)發(fā)計(jì)劃，計(jì)劃內(nèi)容包括：制作公司簡(jiǎn)介，產(chǎn)品目錄(注明交貨期限及付款條件)。產(chǎn)品市場(chǎng)研究、分析、及客戶資料之收集。介紹新產(chǎn)品(郵寄新產(chǎn)品目錄)。刊登廣告、郵寄開(kāi)發(fā)信。其他。(2)客戶開(kāi)發(fā)應(yīng)選擇A類產(chǎn)品，并配合季節(jié)性需求。(3)經(jīng)研討定案之客

4、戶開(kāi)發(fā)計(jì)劃，應(yīng)由業(yè)務(wù)科列入下個(gè)月的營(yíng)業(yè)計(jì)劃(附表18.2.3)，并按職責(zé)列入個(gè)人工作計(jì)劃(附表18.2.4)。3.客戶詢價(jià)(電報(bào)、信件、電話處理)(1)業(yè)務(wù)收到客戶詢價(jià)的電報(bào)及信件，應(yīng)即加蓋收文戳記，填上收文日期，并依來(lái)電或來(lái)信內(nèi)容，于文件空欄填具處理意見(jiàn)后，將來(lái)文大意及處理情況，登記于收文簿(附件4)，將原文呈經(jīng)理核閱后，依經(jīng)理批示內(nèi)容，回函或回電，并將回函或回電大意填入收文簿?；睾蚧仉姼北敬婵蛻魴n(附表18.2.6)。(2)處理中的電報(bào)或信件，存于待辦卷，隨時(shí)查閱催辦，已經(jīng)處理的電報(bào)或信件，依客戶別歸入客戶檔。來(lái)文無(wú)適當(dāng)空欄時(shí)可另以簽辦單(附表18.2.7)，粘附處理。(3)客戶電報(bào)限當(dāng)

5、日回電，客戶信件，除按經(jīng)理指示期限外，限三日內(nèi)回函。(4)接到客戶電話，應(yīng)將通話內(nèi)容記入電話記錄上(附表18.2.8)，呈經(jīng)理批閱，并依指示處理。電話記錄一式兩聯(lián)，處理程序同電報(bào)、信件。處理完成后，第一聯(lián)依順序歸入電話記錄檔，第二聯(lián)按客戶別歸入客戶檔。4.報(bào)價(jià)：(1)業(yè)務(wù)科接到客戶詢價(jià)之電報(bào)或信件，應(yīng)立即按客戶需求指派人員洽詢廠商后，挑選產(chǎn)品ITEM，呈經(jīng)理核可后，打報(bào)價(jià)單(附表18.2.9)，必要時(shí)修剪樣品照片，貼于報(bào)價(jià)單上。(2)報(bào)價(jià)單一式兩聯(lián)，第一聯(lián)寄客戶，第二聯(lián)存客戶檔。5.訂單確認(rèn)：(1)業(yè)務(wù)科接到客戶訂單，即依訂單內(nèi)容，填成交卡(附表18.2.10)交專業(yè)人員，讓廠商確認(rèn)買(mǎi)價(jià)及交貨

6、期后，打SALES CONFIRMATION(SC)(附表18.2.11)，SC一式五聯(lián)，第一、二、三聯(lián)寄客戶，第四聯(lián)存業(yè)務(wù)科待辦卷，第五聯(lián)存客戶檔，并將訂購(gòu)品名、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨期、生產(chǎn)廠商填入客戶檔。6.開(kāi)立境內(nèi)訂單：(1) 業(yè)務(wù)科依據(jù)SC及成交卡開(kāi)立境內(nèi)訂貨單(附表18.2.12)。(2) 訂貨單一式四聯(lián)，第一聯(lián)交售方存查，第二聯(lián)存業(yè)務(wù)科待辦卷，第三聯(lián)交專專業(yè)人員，據(jù)以協(xié)調(diào)廠商填寫(xiě)生產(chǎn)及驗(yàn)貨進(jìn)度表，第四聯(lián)交售方簽認(rèn)后存廠商檔，并將訂購(gòu)品名、數(shù)量廠價(jià)、交貨期等，記入廠商檔。(3)業(yè)務(wù)科依據(jù)SC及訂貨單填寫(xiě)產(chǎn)品表。7生產(chǎn)督促及催開(kāi)LC：(1)業(yè)務(wù)科專業(yè)人員依據(jù)生產(chǎn)及驗(yàn)貨進(jìn)度表進(jìn)行督促，

7、填寫(xiě)實(shí)際生產(chǎn)進(jìn)度，于每周業(yè)務(wù)會(huì)報(bào)時(shí)提出報(bào)告，必要時(shí)現(xiàn)場(chǎng)取樣攜回核驗(yàn)。(2)業(yè)務(wù)科依每筆SC所訂LC開(kāi)立日期，催開(kāi)LC。(3)收到客戶開(kāi)來(lái)之LC，應(yīng)立即核對(duì)交易內(nèi)容是否相符，若與原來(lái)的SC內(nèi)容不符，應(yīng)即要求客戶修改LC，或協(xié)調(diào)廠商修改訂貨單內(nèi)容，修改訂貨單處理程序與開(kāi)立境內(nèi)訂單相同。8出貨：(1)出貨前，業(yè)務(wù)科聯(lián)絡(luò)船公司確定船期，填寫(xiě)裝船預(yù)計(jì)表，同時(shí)聯(lián)絡(luò)專業(yè)人員，確定裝柜日期及地點(diǎn)，通知拖車公司將貨柜拖到指定地點(diǎn)，以備裝柜。(2)裝船預(yù)計(jì)表一式三聯(lián)，第一聯(lián)交報(bào)關(guān)行簽SHIPPING ORDER(SO)，第二聯(lián)業(yè)務(wù)科存查，第三聯(lián)交專業(yè)人員據(jù)以驗(yàn)貨。(3)裝柜完成后，專業(yè)人員立即回報(bào)每一種貨品實(shí)際出

8、貨數(shù)量、箱號(hào)、凈重、毛重、材數(shù)、及退稅方式，由業(yè)務(wù)科通知報(bào)關(guān)行修改，并通知報(bào)關(guān)行該筆出口押匯銀行。工廠退稅清表最晚須于結(jié)關(guān)前一日寄達(dá)本公司，匯送報(bào)關(guān)行。退稅清表上須用中文謄寫(xiě)。9押匯(出貨通知)：(1)結(jié)關(guān)后三日內(nèi)，業(yè)務(wù)科自報(bào)關(guān)行取得提單及押匯文件，經(jīng)與LC條款核對(duì)相符，呈經(jīng)理簽名后送銀行辦理押匯，并隨時(shí)追蹤押匯程序，確定銀行已經(jīng)撥款后，通知銀行取回結(jié)匯證實(shí)書(shū)。海關(guān)簽放的輸出許可證(CBC)第六聯(lián)交會(huì)計(jì)，影本存待辦卷。(2)每筆貨品出口后，業(yè)務(wù)科依出口內(nèi)容，套打出貨通知單(SHIPPING ADVICE LETTER)，一式三聯(lián)，第一聯(lián)(正本)及一份完整出口文件副本寄客戶，第二聯(lián)(副本)及一份

9、完整出口文件副本(包括LC，CBC第六聯(lián)，裝船預(yù)計(jì)表第二聯(lián))存入出貨文件檔，第三聯(lián)(副本)存入客戶檔。(3)業(yè)務(wù)科依據(jù)實(shí)際出口內(nèi)容，分別填入客戶檔、產(chǎn)品檔及廠商檔。1付款：(1)每筆貨品出口后，業(yè)務(wù)科于結(jié)關(guān)后三日內(nèi)收集廠商寄來(lái)的發(fā)貨單、銷貨發(fā)票、及專業(yè)人員填具驗(yàn)收記錄之裝船預(yù)計(jì)表第三聯(lián)，核對(duì)無(wú)誤后送會(huì)計(jì)。 (2)會(huì)計(jì)復(fù)核業(yè)務(wù)科轉(zhuǎn)來(lái)的付款憑證，確定該筆出口已經(jīng)押匯入帳后，即開(kāi)立付款傳票，呈經(jīng)理核示后，開(kāi)立結(jié)關(guān)后11天之支票支付貨款，并于所有付款憑證上加蓋"付訖"戳記。  進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè) 準(zhǔn)備工作營(yíng)業(yè)助理復(fù)查上次該客戶當(dāng)面所交代或離京后來(lái)

10、電或來(lái)函所應(yīng)辦工作是否已完成，如未完成應(yīng)速辦妥。1.營(yíng)業(yè)助理對(duì)客戶所寄來(lái)擬在臺(tái)仿制的原樣品，如需準(zhǔn)備(C S)或報(bào)價(jià)、確認(rèn)樣品、印刷盒、紙?zhí)?、?biāo)紙、標(biāo)頭、陳列箱、說(shuō)明書(shū)等資料，應(yīng)立即準(zhǔn)備齊全，如有問(wèn)題不能解決，應(yīng)立即向主管經(jīng)理請(qǐng)示如何處理。2.營(yíng)業(yè)助理需準(zhǔn)備客戶所欲購(gòu)項(xiàng)目的最新報(bào)價(jià)，以滿足客戶再訂購(gòu)的需要。3.營(yíng)業(yè)助理應(yīng)客戶所需，代訂飯店房間，并于到京前一天應(yīng)再與飯店聯(lián)絡(luò)，不可有誤。4.營(yíng)業(yè)助理須通知裝押助理，最遲于客戶來(lái)京前一日備妥OOL(O )。5.如需采購(gòu)部有關(guān)科長(zhǎng)配合準(zhǔn)備工作者，營(yíng)業(yè)助理應(yīng)即與其聯(lián)系協(xié)調(diào)妥善，對(duì)大客戶來(lái)京應(yīng)預(yù)告其到公司日期。 客戶當(dāng)日工作1如需到機(jī)場(chǎng)迎接，營(yíng)業(yè)部助理應(yīng)向

11、總務(wù)科協(xié)調(diào)安排接機(jī)事宜，并應(yīng)于飛機(jī)抵達(dá)前2小時(shí)與航空公司機(jī)場(chǎng)辦事處聯(lián)絡(luò)班機(jī)確定到達(dá)時(shí)間。必須提早5分鐘抵達(dá)機(jī)場(chǎng)或飯店將客人接來(lái)公司。2如客戶需赴工廠察看，營(yíng)業(yè)助理應(yīng)事先與工廠聯(lián)絡(luò)，安排行程。3如客戶需要游覽名勝古跡，營(yíng)業(yè)助理應(yīng)事先安排觀光行程。 客戶來(lái)公司當(dāng)日1.赴機(jī)場(chǎng)或飯店接客戶前，營(yíng)業(yè)助理應(yīng)將有關(guān)資料、檔案、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談室。2.如客戶需要飲料、食品等，營(yíng)業(yè)助理應(yīng)通知樣品室有關(guān)人員準(zhǔn)備。3.如需采購(gòu)部有關(guān)科長(zhǎng)備詢時(shí)，營(yíng)業(yè)助理應(yīng)事先通知待命。 客戶接洽業(yè)務(wù)1.營(yíng)業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶挑選樣品。2.經(jīng)客戶挑選的有興趣產(chǎn)品，營(yíng)業(yè)助理應(yīng)立即記錄詳細(xì)資料及產(chǎn)品編碼、規(guī)格、包裝明細(xì)、材數(shù)、最近工廠價(jià)

12、格。如有必要，可與有關(guān)科長(zhǎng)協(xié)調(diào)報(bào)價(jià)。如客戶系以CF或CIF條件采購(gòu)者，應(yīng)即計(jì)算所擬報(bào)單位數(shù)量的運(yùn)費(fèi)，如該產(chǎn)品客戶前曾購(gòu)買(mǎi)者，則應(yīng)記錄前次廠價(jià)與賣(mài)價(jià)。3.與客戶洽談中，對(duì)報(bào)價(jià)及客戶所特別要求的規(guī)格、形態(tài)、大小、尺寸、厚度、結(jié)構(gòu)材料、顏色、包裝、質(zhì)量、訂購(gòu)數(shù)量等營(yíng)業(yè)助理均應(yīng)詳細(xì)列入記錄，必要時(shí)畫(huà)上該產(chǎn)品草圖。4.如客戶當(dāng)日未能決定采購(gòu)，須待數(shù)日繼續(xù)洽談時(shí)，營(yíng)業(yè)助理應(yīng)將所挑選出來(lái)的樣品，留條囑咐樣品室有關(guān)人員暫保留于業(yè)務(wù)洽談室架子內(nèi)。以免下次洽談時(shí)重復(fù)挑選。(保留期限不得超過(guò)一星期)。5.如客戶不予洽談或已洽商完畢之樣品，營(yíng)業(yè)助理應(yīng)立即囑咐樣品室有關(guān)人員歸還原處。6.客戶如有任何詢問(wèn)應(yīng)即查核答復(fù)，如

13、不能即時(shí)答復(fù)，也應(yīng)向客戶說(shuō)明原因并告以何時(shí)答復(fù)。7.與客戶洽談中，對(duì)客戶所交代之工作應(yīng)于下次洽談前完成。 整理OC或報(bào)價(jià)單1.應(yīng)客戶需要，將洽談中有興趣的產(chǎn)品，營(yíng)業(yè)助理與采購(gòu)有關(guān)科長(zhǎng)協(xié)調(diào)整理報(bào)價(jià)單，經(jīng)主管經(jīng)理核閱后打出交給客戶。2.客戶訂購(gòu)產(chǎn)品，營(yíng)業(yè)助理應(yīng)于客戶離公司的當(dāng)日或限期內(nèi)將OC單項(xiàng)總價(jià)及全部總價(jià)底稿整理妥當(dāng)，呈主管經(jīng)理核閱后，按OC所需份數(shù)多加二份。如系CF或CIF時(shí)，OC上之材數(shù)不予打出。3.營(yíng)業(yè)助理，應(yīng)立即核對(duì)OC是否與底稿相符，如有錯(cuò)誤即自行修改確實(shí)無(wú)誤，然后抽出一份OC請(qǐng)示經(jīng)理后，開(kāi)境內(nèi)訂單，連同境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)一并交裝押助理。4.所有寄境外信件，OC或其他一切文件須由營(yíng)業(yè)助理

14、核對(duì)，并在寄出之份上經(jīng)理簽名處旁簽名，日期，送交主管經(jīng)理發(fā)出，但報(bào)關(guān)文件由營(yíng)業(yè)助理于結(jié)關(guān)前自行核對(duì)單價(jià)數(shù)量，必須在當(dāng)日內(nèi)完成。 開(kāi)境內(nèi)訂單時(shí)營(yíng)業(yè)助理應(yīng)時(shí)常查核自存之OC，并盡快請(qǐng)主管經(jīng)理會(huì)同有關(guān)采購(gòu)科長(zhǎng)發(fā)出境內(nèi)訂單，并在存檔OC及資料卡或P L上注明承制工廠、廠價(jià)、境內(nèi)訂單號(hào)碼及日期。1.訂單上嘜頭可采用下列方式：(1)刻章。(2)打字。(3)由營(yíng)業(yè)助理書(shū)寫(xiě)清楚。2.如境內(nèi)訂單上數(shù)量、價(jià)格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時(shí)，即發(fā)出"訂單更改通知"，并與原境內(nèi)訂單所留底聯(lián)裝訂一起。3.如系將境內(nèi)訂單改開(kāi)給另一工廠，則應(yīng)于境內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗(yàn)貨聯(lián)、裝運(yùn)聯(lián)上注明"本訂單系原訂單&

15、#215;×號(hào)重開(kāi)，原訂單作廢"，并于存檔OC聯(lián)及資料卡或P L上更改境內(nèi)訂單號(hào)碼、日期、承制廠商名稱價(jià)格，但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上絕對(duì)不可注明該訂單系重開(kāi)，并立即將裝運(yùn)聯(lián)直接交裝押助理。4.原境內(nèi)訂單如系改開(kāi)別家工廠時(shí)，須用特別編號(hào)，舉例如下：KR1021 (此為改開(kāi)訂單號(hào)碼)K1021 (此為原訂單號(hào)碼)5.需熏蒸的貨，外箱上一定要打洞，應(yīng)于訂單上特別注明，告知工廠。6.如系紡織品的訂單，亦應(yīng)于訂單上注明需辦q才可出口。7.印刷品清款時(shí)，務(wù)必附上樣品才可付款。8.訂單一個(gè)ITEM在US5000以上，營(yíng)業(yè)部科長(zhǎng)在時(shí)一定要讓科長(zhǎng)簽字，才能寄出，如科長(zhǎng)不在而急于寄出的訂單由營(yíng)業(yè)部

16、自行決定此訂單是否要由科長(zhǎng)簽準(zhǔn)才寄出，但如未經(jīng)科長(zhǎng)簽字的訂單，采購(gòu)科長(zhǎng)應(yīng)協(xié)助出貨，而催貨則由營(yíng)業(yè)部負(fù)責(zé)。9.凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切成敗的責(zé)任由營(yíng)業(yè)助理負(fù)責(zé)，但裝押助理協(xié)助催貨。第二部分 進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)(第二部分)須經(jīng)確認(rèn)的樣品、印刷品1.如境內(nèi)訂單上載有樣品、印刷盒、紙?zhí)?、?biāo)紙、標(biāo)頭經(jīng)境外客戶確認(rèn)通過(guò)后，立即以公司印妥之表格，寄交工廠及有關(guān)外務(wù)員，留底一份交裝押簽收，并在原境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)上登記后再交回營(yíng)業(yè)助理留存，如有電話通知工廠，應(yīng)補(bǔ)寄正式通知以便安排出貨。2.客戶正式確認(rèn)通過(guò)的樣品，應(yīng)通知有關(guān)外務(wù)員或科長(zhǎng)，明確規(guī)格以便驗(yàn)貨。 驗(yàn)貨1.如非專案訂單因訂購(gòu)數(shù)量小或外務(wù)員

17、忙碌，或因地區(qū)偏遠(yuǎn)無(wú)法前往承制廠商驗(yàn)貨或因承制廠商質(zhì)量差，外務(wù)人員不能決定可出貨時(shí)，外務(wù)人員來(lái)電或來(lái)函通知營(yíng)業(yè)助理應(yīng)即請(qǐng)示主管經(jīng)理如何處理。2.營(yíng)業(yè)助理因解決重要問(wèn)題須前往工廠時(shí)，應(yīng)填出差申請(qǐng)表返回公司后憑出差報(bào)告表，向總務(wù)科請(qǐng)領(lǐng)差旅費(fèi)。3.所有訂單的驗(yàn)貨聯(lián)均由管理中心直接寄交外務(wù)員，以便協(xié)助催貨，如助理需到倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)貨，自行找裝運(yùn)聯(lián)或留底聯(lián)。 申請(qǐng)境外(內(nèi))傭金賠償1.營(yíng)業(yè)助理填妥申請(qǐng)書(shū)，送呈主管經(jīng)理、總經(jīng)理簽名核準(zhǔn)送交押匯科長(zhǎng)，如賠償須扣工廠者于其表上注明并另填寫(xiě)扣款單一份交會(huì)計(jì)，一份交稽核，一份交采購(gòu)科長(zhǎng)，一份留底，以便工廠清款時(shí)扣除，如系親交來(lái)京的客戶，須備妥收據(jù)及護(hù)照影本送交會(huì)計(jì)制單(申

18、請(qǐng)書(shū)為四聯(lián)，其中一份留底)。2.支付境外傭金時(shí)必須：(1)與境外公司訂有傭金可在任何地點(diǎn)支付的契約影印本交會(huì)計(jì)。(2)每支付前由對(duì)方公司來(lái)信指定由某人攜帶該公司開(kāi)立的收據(jù)來(lái)京支領(lǐng)。3.押匯長(zhǎng)收到境外匯款支出申請(qǐng)單，送交有關(guān)會(huì)計(jì)簽收一份，另一份交稽核。 對(duì)樣品處理1.出貨樣品：營(yíng)業(yè)助理必須取得，并切實(shí)負(fù)責(zé)驗(yàn)貨無(wú)誤后予以自行保管或予補(bǔ)樣。2.收到工廠新樣品，呈閱主管經(jīng)理后，應(yīng)附廠商住址、電話及負(fù)責(zé)人姓名及價(jià)格資料即送采購(gòu)部有關(guān)科長(zhǎng)編資料。3.承辦助理收到新樣品，應(yīng)從速送采購(gòu)部，如獲訂單，可得獎(jiǎng)金。4.有秘密樣品(專利或只能賣(mài)給專門(mén)客戶)不可隨便陳列樣品室。其訂單及樣品函的科長(zhǎng)欄應(yīng)改填經(jīng)理名。5.如

19、需向資料中心借出樣品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)"樣品外借申請(qǐng)單"連同彩色照片呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后方可借出。6.如有不可陳列的印刷盒，由承辦助理于出貨SAMPLE上注明"不可陳列"字樣，先交管理中心銷案后，再由管理中心送交承辦助理保管。 注銷境內(nèi)訂單1.營(yíng)業(yè)助理向裝押助理簽收"營(yíng)業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單"須詳細(xì)核對(duì)單價(jià)、數(shù)量及扣款事項(xiàng)并作付款記錄后交管理中心核對(duì)，無(wú)誤后簽名呈閱經(jīng)理，并將原境內(nèi)訂單留底上予以注銷。2.凡有退關(guān)稅或退貨稅的工廠在未結(jié)關(guān)前清款一律保留50(包括送倉(cāng)庫(kù)貨)。如工廠急需貨款，也應(yīng)先開(kāi)來(lái)保證票。 接到OC與境內(nèi)訂單裝押助理收到由營(yíng)業(yè)助理轉(zhuǎn)

20、來(lái)的OC與境內(nèi)訂單時(shí)，應(yīng)核對(duì)OC與境內(nèi)訂單上包裝、數(shù)量是否完全相符，如發(fā)生錯(cuò)誤或有疑問(wèn)時(shí)，應(yīng)立即與營(yíng)業(yè)助理協(xié)調(diào)或請(qǐng)示主管經(jīng)理如何處理。 簽收LC影本1.押匯科長(zhǎng)收到LC后，即影印一份送交營(yíng)業(yè)經(jīng)理簽收，再轉(zhuǎn)交營(yíng)業(yè)助理核閱并在存檔之OC上登記LC號(hào)碼，SD、VD以及金額后，交裝押助理。(V )C可能發(fā)生的問(wèn)題如下：(1)收到LC時(shí)須先核對(duì)總金額、數(shù)量、單價(jià)是否正確。(2)收到LC當(dāng)天時(shí)，如距有效日少于30天，即須向主管經(jīng)理提出。(3)通常LC是可分批，如不可分批，須向主管經(jīng)理提出。(4)如本地?zé)o直接船可到達(dá)的港口，需看LC是否可以轉(zhuǎn)船，如不可以需請(qǐng)示主管經(jīng)理，必須特別注意出口港不能指定為天津。(5

21、)核對(duì)受益人全名、地址有無(wú)錯(cuò)誤。(6)核對(duì)交易條件系為FOB、CIF、CF是否相符。(7)LC內(nèi)容有無(wú)錯(cuò)別字。(8)有無(wú)規(guī)定整批或限裝貨柜或特別指定船公司。(9)如同一客戶有數(shù)張LC時(shí)須看有無(wú)規(guī)定可予合并。(10)如LC直接由境外客戶寄來(lái)，而未經(jīng)銀行登記，須即請(qǐng)示主管經(jīng)理是否送銀行核對(duì)其簽字是否符合。(11)如遠(yuǎn)期付款之LC應(yīng)查看利息，是否由買(mǎi)方負(fù)擔(dān)，如否應(yīng)立即請(qǐng)示主管經(jīng)理。(12)如有怪異字眼或條款有違常理者，應(yīng)立即請(qǐng)示主管經(jīng)理。第三部分 進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè) (第三部分)裝船通知單1.依照境內(nèi)訂單的規(guī)定交貨日期1個(gè)月至1個(gè)半月前開(kāi)始作業(yè)，由裝押助理按外勤人員的報(bào)告或直接與工廠聯(lián)系后填寫(xiě)

22、裝船通知單。送貨柜場(chǎng)者：共四聯(lián)第一聯(lián)：寄工廠，由裝押助理寫(xiě)好廠商信封交營(yíng)業(yè)助理簽字后再送收發(fā)。第二、三聯(lián)：(1)寄有關(guān)外務(wù)員，在第二聯(lián)上填妥確定出貨日期、凈重、毛重、體積、未能如期交貨原因后寄回經(jīng)理，再交裝押助理協(xié)調(diào)安排出貨。(2)如每一ITEM超過(guò)美金5千元者，第二聯(lián)交有關(guān)科長(zhǎng)，第三聯(lián)仍寄交交外務(wù)員。第四聯(lián)：裝押助理存查。貨送倉(cāng)庫(kù)者：填"送倉(cāng)裝船通知單"，共二聯(lián)第一聯(lián)：寄工廠，由裝押助理寫(xiě)好廠商信封交營(yíng)業(yè)助理簽字后，再送收發(fā)。第二聯(lián)：裝押助理存查。如重要訂單未能如期交貨，得填寫(xiě)"重要訂單逾期追問(wèn)單"交有關(guān)科長(zhǎng)協(xié)助處理。2.如境內(nèi)訂單規(guī)定收到LC后才通知

23、生產(chǎn)者，收到LC當(dāng)日即發(fā)出裝船通知單上注明"LC已收到"船期通常以SD期限前三星期為宜。(彈性應(yīng)用)( )3.如境內(nèi)訂單規(guī)定須等樣品確實(shí)通過(guò)才生產(chǎn)者，當(dāng)收到客戶確認(rèn)或回電時(shí)，由營(yíng)業(yè)助理填寫(xiě)確認(rèn)函交工廠，并將留底聯(lián)交有關(guān)裝押助理簽收，并在境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)上登記后，再交回營(yíng)業(yè)助理，以便安排船期。4.如出口美、日地區(qū)，應(yīng)將經(jīng)濟(jì)部商品檢驗(yàn)局的原料來(lái)源加工處所切結(jié)書(shū)空白數(shù)份填妥，可隨同第一聯(lián)裝船通知單寄往工廠或交外務(wù)員蓋章填寫(xiě)后寄回，以便向"經(jīng)濟(jì)部"商品檢驗(yàn)局申請(qǐng)產(chǎn)地證明書(shū)。5.需確實(shí)注意出口貨品是否含有須辦沖退稅進(jìn)口零件，協(xié)調(diào)報(bào)關(guān)行后與有關(guān)工廠辦理手續(xù)。 催貨1.

24、送貨柜場(chǎng)之裝船通知單發(fā)出后一星期內(nèi)如無(wú)回音交貨，應(yīng)立即會(huì)同營(yíng)業(yè)助理向工廠或外勤業(yè)務(wù)人員催貨。2.退稅資料寄回本公司時(shí)，應(yīng)先告知工廠填寫(xiě)承辦人姓名，否則經(jīng)常很多助理有同一家工廠的貨，退稅資料往往誤傳，而發(fā)生工廠不能退稅的麻煩。 收到倉(cāng)庫(kù)送來(lái)的進(jìn)貨單1.裝押助理收到進(jìn)貨單應(yīng)立即核對(duì)所列之嘜頭、數(shù)量、包裝情況是否與境內(nèi)訂單符合，如需更正即刻通知倉(cāng)儲(chǔ)科長(zhǎng)處理。2.收到進(jìn)貨單后，需通知助理前往倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)貨，并制訂"營(yíng)業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單"。 3.如未通知送貨柜場(chǎng)而擅自送到倉(cāng)庫(kù)的，應(yīng)扣運(yùn)費(fèi)。 簽訂SO1.依據(jù)出貨明細(xì)表及境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)所示大約材數(shù)計(jì)算體積重量。2.向擬裝運(yùn)之船公司或報(bào)關(guān)行

25、查詢是否確實(shí)簽到SO( )。3.船期如有提前或延后，應(yīng)立即與工廠聯(lián)系務(wù)必配合。4.打SO時(shí)須查核是否每張均打，如有漏打，應(yīng)立即補(bǔ)上，以免報(bào)關(guān)行在船公司重打，浪費(fèi)時(shí)間。5.簽SO的時(shí)間應(yīng)提早一星期或兩星期，或事先以電話與船公司聯(lián)絡(luò)訂船位。6.如裝整臺(tái)貨柜時(shí)，貨物實(shí)際重量不可超過(guò)船公司所規(guī)定的重量，如超過(guò)時(shí)應(yīng)立即請(qǐng)示主管經(jīng)理處理。 結(jié)關(guān)前1.如由倉(cāng)庫(kù)裝貨柜出貨者，應(yīng)提前將出貨明細(xì)表一份交倉(cāng)儲(chǔ)科科長(zhǎng)，以便送貨(貨未到尚未驗(yàn)貨，應(yīng)在明細(xì)表上注明)。2.如由倉(cāng)庫(kù)出卡車者，須在結(jié)關(guān)前二天將出貨明細(xì)表交押匯科長(zhǎng)，以便及時(shí)通知卡車，貨未到或尚未驗(yàn)貨必須在明細(xì)表上注明。3.須密切注意倉(cāng)庫(kù)出貨時(shí)間、車號(hào)、嘜頭、數(shù)

26、量及送貨地點(diǎn)，等確定時(shí)應(yīng)立即通知報(bào)關(guān)行。4.于船期結(jié)關(guān)前一日，確定出貨明細(xì)表之正確項(xiàng)目、數(shù)量，如所出之貨有配件印刷工廠的，須在出貨明細(xì)表上注明。5.打P L六份，并于其中三份抬頭改成I并于其上注明每家工廠正確全名，統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)票號(hào)碼，交營(yíng)業(yè)助理核閱。并填寫(xiě)出口登記本四聯(lián)，第二聯(lián)(財(cái)務(wù))連同P L三份和I二份送交押匯科長(zhǎng)蓋章后，連同退稅資料交報(bào)關(guān)行，一份交會(huì)計(jì)科長(zhǎng)，其中另一份I自行留底。6.出口登記本上所列規(guī)定送件日期及預(yù)計(jì)入帳日期，應(yīng)填寫(xiě)結(jié)關(guān)后七天，如有延誤應(yīng)寫(xiě)原因。7.送貨當(dāng)天早上必須聯(lián)絡(luò)工廠確定出貨時(shí)間，卡車號(hào)碼及到達(dá)時(shí)間，等確定時(shí)立即通知報(bào)關(guān)行。8.結(jié)關(guān)當(dāng)天如沒(méi)有工廠確定能夠出貨的把握者

27、，須立即修改資料，勿將該貨報(bào)關(guān)。9.貨如未依時(shí)間送達(dá)，所發(fā)生海關(guān)費(fèi)用及規(guī)費(fèi)應(yīng)有記錄，并于簽訂單支付核準(zhǔn)單時(shí)填上應(yīng)扣數(shù)目，注意清款時(shí)扣除。10.裝押助理如當(dāng)日有結(jié)關(guān)之貨，須算所有貨確實(shí)到達(dá)并報(bào)關(guān)完畢，才可下班。11.裝押助理必須待進(jìn)貨柜場(chǎng)的貨確實(shí)已送達(dá)無(wú)誤才可制"營(yíng)業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單"。12.工廠的出貨發(fā)票一定要開(kāi)送貨當(dāng)天之日期、配件如分批出貨，亦需于每一次出貨(送貨)即開(kāi)當(dāng)天的發(fā)票，不可延遲于送貨后的日期。13.工廠如在貨未結(jié)關(guān)前，即已送達(dá)貨柜場(chǎng)，而有需退貨物稅或關(guān)稅者，清款時(shí)一律暫時(shí)保留50，并于貨款支付核準(zhǔn)單上注明此點(diǎn)。 第四部分 進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)（范例A）(第四部分)結(jié)關(guān)后1.裝押助理須查詢報(bào)關(guān)行及船公司，貨是否確實(shí)出口無(wú)誤，如確實(shí)無(wú)誤，將出口明細(xì)表一份交承辦會(huì)計(jì)，另一份送管理中心，并將營(yíng)業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單交營(yíng)業(yè)助理。2.催CBC必須確實(shí)于結(jié)關(guān)次日取得，除非以錯(cuò)單出口者，須隨時(shí)催報(bào)關(guān)行，最遲須于一星期內(nèi)取得，否則須向主管經(jīng)理報(bào)備。3.于CBC到達(dá)后，如要辦理經(jīng)濟(jì)部產(chǎn)地證明書(shū)，須附上I一份，工廠已蓋好章的原料來(lái)料加工切結(jié)書(shū)一份，及CBC副本一份送交報(bào)關(guān)行，以便辦理產(chǎn)地證明。4.在拿BL前須將SO留底正確