電腦文件整理懶招

1、電腦文件整理招數(shù) 懶人，從來都是不會(huì)經(jīng)常整理文件的，不過時(shí)間一長(zhǎng)，眾多的文檔分布在硬盤的各個(gè)角落，用目錄進(jìn)行整理保存，工作量大、查看起來也不方便且還會(huì)浪費(fèi)不少的磁盤空聞；用壓縮工具打包，盡管可以節(jié)約空間但是卻無法直接編輯修改或查看壓縮包中的文件。這些招，懶人怎么會(huì)用，他們自有妙招!再多再亂的文件也能整理得井井有條，關(guān)鍵是不費(fèi)力哦! 懶招1，自動(dòng)提取亂中取勝 小張起初將照片、Office文檔、電影、音樂等文件一股腦地存放在某一個(gè)磁盤分區(qū)，剛開始文件少使用起來倒也方便，但隨著時(shí)間的推移，文件數(shù)量劇增，每次找所需的文件都要瞪大眼睛，不過有了MY文檔管理器(下載地址：)就不用擔(dān)心了。 第一步，下載MY

2、文檔管理器，解壓到任意目錄，直接雙擊其中的可執(zhí)行性文件即可使用。依次單擊“節(jié)點(diǎn)操作添加節(jié)點(diǎn)”，分別添加多個(gè)節(jié)點(diǎn)，如“辦公文檔”、“電影”等分類，這樣做的目的是方便歸類。 第二步，在小張的F盤中的TEST目錄下有眾多的RM、MP3、JPG、DOC、TXT格式的文件，現(xiàn)在他要把JPG格式的文件提取到“照片”類別中。依次單擊“系統(tǒng)配置文件過濾”選項(xiàng)，打開Dialog對(duì)話框，輸入“*.doc”，單擊“添加”按鈕，意思是過濾掉所有類型為“.DOC”的文件。然后按照同樣的方法，將“*.txt”、“*.rm”、“*.MP3”一一添加進(jìn)來。 第三步，雙擊左側(cè)窗格中的“照片”節(jié)點(diǎn)，然后依次單擊“記錄操作導(dǎo)入記錄

3、樹”命令，在打開的對(duì)話框中單擊瀏覽按鈕，打開“F:test”目錄，單擊“確定”按鈕之后就可以將格式為JPG的文件提取出來并添加到“照片”節(jié)點(diǎn)中了。 懶招2，不同的電腦統(tǒng)一的管理 小張是電愛的Fans，工作之余常常為雜志寫稿，他寫完的和正在處理的稿件一般都存在一個(gè)稿件文件夾里。不過時(shí)間一長(zhǎng)，家里的電腦(PC1)和單位的電腦(PC2)上都有這個(gè)文件夾。時(shí)常需要通過移動(dòng)硬盤(U盤)在兩臺(tái)電腦之間傳遞，使用和管理都很不方便。不過他現(xiàn)在用優(yōu)盤就可以統(tǒng)一管理了。 第一步，將上文提到的那個(gè)MY文檔管理器解壓后直接拷貝到優(yōu)盤上。把優(yōu)盤插到PC1上，并運(yùn)行軟件，依次單擊“記錄操作導(dǎo)入記錄樹”命令，在隨后彈出的對(duì)

4、話框中設(shè)置好“稿件”文件夾的根目錄，將“導(dǎo)入深度”設(shè)置為“5”，單擊“確定”后，稍等片刻，軟件就把PC1上的“稿件”導(dǎo)入到MY文檔管理器中。 小提示：通過這種方式導(dǎo)入到程序中的僅僅是文件的路徑、文件名等屬性信息，并不是文件本身。 第二步，把優(yōu)盤插到PC2上，按照同樣的方法導(dǎo)入PC2上的“稿件”文件。以后要編輯“稿件”里的文件，你自己根本不用記住哪臺(tái)電腦的哪個(gè)路徑，只要把優(yōu)盤插入到電腦，運(yùn)行MY文檔管理器，就可以直接編輯了。 第三步，為方便在異地使用，小張決定為當(dāng)前正在處理的稿件增加一個(gè)副本。在需要異地處理的稿件上右鍵單擊，選擇“復(fù)制文件到(自動(dòng)添加副本)”命令，在彈出的對(duì)話框中將保存目錄設(shè)置為

5、優(yōu)盤上的某個(gè)目錄即可。這樣，就可以在優(yōu)盤上編輯PC1或PC2的稿件了。 小提示：對(duì)于PC1、PC2上的同名文件，MY文檔管理器以不同的磁盤號(hào)+文件路徑來標(biāo)識(shí)文件記錄，因此，對(duì)于不同電腦上的同名文件，甚至是路徑和文件名完全相同的文件，程序也可以準(zhǔn)確識(shí)別哪個(gè)是哪個(gè)。 懶招3多種文件批量移動(dòng) 要將文件管理得井然有序，就免不了要進(jìn)行復(fù)制、刪除、移動(dòng)等等操作，如果一個(gè)個(gè)進(jìn)行操作，工作量是非常巨大的。這時(shí)我們就需要借助于Belvedere Automated (下載地址：.com/as)進(jìn)行批量操作了。例如我們想把“F:test”目錄中的所有照片移動(dòng)到F盤中的“北京游照片”目錄中，可以按以下方法進(jìn)行。 第

6、一步，建立“F:test”目錄后在“rule”一欄中，單擊“+”按鈕，建立一個(gè)規(guī)則。在“Descriptior”文本框中為當(dāng)前規(guī)則起一個(gè)名字如“批量整理移動(dòng)”。單擊第一個(gè)下拉列表，在這里可以選擇Name(文件名)、Extension(擴(kuò)展名)、Size(大小)等進(jìn)行操作，這里選擇擴(kuò)展名“Extension”。單擊第二個(gè)下拉列表，在這里設(shè)置的是操作條件，有is(是)、is not(不是)、contains(包含)等操作可供選擇，這里選擇的是“is”。接下來，在最后的文本框中輸入圖片文件的擴(kuò)展名，示例中是“JPG”。定義的規(guī)則合起來的意思就是“擴(kuò)展名是JPG”。 第二步，在“Do the foll

7、owing”區(qū)域設(shè)置操作動(dòng)作，單擊第一個(gè)下拉列表進(jìn)行操作動(dòng)作的選擇，有“Move file(移動(dòng))、Rename file(重命名)、Delete file(刪除)”等動(dòng)作可供選擇，我們要批量移動(dòng)，那就選擇重命名“Move file(移動(dòng)文件)”。接下來，單擊后面的按鈕選擇“F:北京游照片”目錄。 第三步，規(guī)則設(shè)置完畢，單擊“Test”按鈕應(yīng)用規(guī)則，程序即可一次性地將所有擴(kuò)展名為“JPG”的圖片文件移動(dòng)到“F:北京游照片”目錄中了。 懶招4提綱挈領(lǐng)一點(diǎn)即得 在前面幾大懶招的幫助下，你電腦里的文件應(yīng)該已經(jīng)有點(diǎn)類別了吧。如果從此想告別懶人的生活，那就要養(yǎng)成管理文件的好習(xí)慣了。 第一步，在你保存資料

8、的電腦分區(qū)中，要接類別建立多個(gè)文件夾，可以按用途分為：學(xué)習(xí)、娛樂、暫存、工作、下載，在娛樂下又可以建立二級(jí)目錄：電影、歌曲、動(dòng)畫等。也可以按照常見的文件性質(zhì)進(jìn)行分類，例如分為：圖片、電影、電子書、安裝文件等，當(dāng)然也可以按照你的需要再建立二級(jí)目錄，以后每有文件需要保存就按這個(gè)類別保存到相應(yīng)的目錄。 第二步，雖然現(xiàn)在已經(jīng)把文件分門別類存放了，但時(shí)間長(zhǎng)了，目錄太深，一層一層查找也很麻煩的，在EXCEL里建一個(gè)目錄就可以統(tǒng)一管理了。運(yùn)行EXCEL后，新建一個(gè)表格，然后按照我們的分類方式隔行輸入：圖片、電影、電子書，在圖片分類下再建立二級(jí)目錄名，例如明星、汽車、壁紙等。 第三步，右鍵單擊“圖片文字”，選

9、擇“超鏈接”，在彈出的對(duì)話框中選擇電腦里圖片目錄文件夾，單擊“確定”后EXCEL里的“圖片”文字就變成彩色。用同樣的方法為一級(jí)目錄的“電影、電子書”和二級(jí)目錄的“明星、汽車、壁紙”等添加超鏈接。然后將這個(gè)EXCEL文件命名為文件目錄，保存到桌面上，以后打開這個(gè)文檔，直接單擊相應(yīng)的文字，比如單擊“壁紙”，就可以切換到壁紙文件夾了。 小提示：如果要更改某個(gè)超鏈接，直接右鍵單擊該文字，選擇“編輯超鏈接”就可以了。本人的電腦分類原則簡(jiǎn)述如下。 硬盤的第一層(請(qǐng)?jiān)谧约旱募A中右鍵“按組排列”查看) 第一位字母表示 A 生活?yuàn)蕵?B 教學(xué) C 工作 D 安裝程序 第二位字母表示 只是流水號(hào) AA 影視 A

10、B 音樂 AC 閱讀 AD 圖片 AE 相冊(cè) -生活?yuàn)蕵?BA 計(jì)算機(jī) BB 英語 BC 運(yùn)動(dòng) BD 游戲攻略 BE 衣食住行 BF 文藝 -教學(xué) CA 管理制度 CB 流程圖 CC 程序文件 -工作 DA 娛樂 DB其它 -安裝程序 硬盤的第二層(進(jìn)入“AA 影視”的文件夾舉例) 第一位字母表示 只是流水號(hào) 第二位字母表示 只是流水號(hào) AA 電影 - BA 電視劇 - CA MTV - 硬盤的第三級(jí)(進(jìn)入“AA 電影”的文件夾舉例) 第一位字母表示 A 動(dòng)作片 B 劇情片 C 動(dòng)畫片 第二位字母表示 A 未看過 B 已看過 AA 導(dǎo)火線 AB 尖峰時(shí)刻 -動(dòng)作片 BA 獨(dú)自等待 BB 夜.上

11、海 -劇情片 CB 機(jī)器貓 CB 獅子王 -動(dòng)畫片 利用“字母排序”和“按組排列查看”可以使文件查看和存放簡(jiǎn)潔明了，結(jié)合自己資料的特點(diǎn)和實(shí)際需求，給自己定一個(gè)分類原則并嚴(yán)格執(zhí)行。個(gè)人電腦資料的資源會(huì)得到高效而充分的利用。電腦文件管理八條小技巧 在電腦的內(nèi)部，在電腦的桌面上，在“資源管理器”中，充斥著無序與混亂,這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的性能和我們辦公的效率，當(dāng)大家面臨這個(gè)問題時(shí)，通常認(rèn)為硬盤空間又不夠了，電腦性能又不跟不上了，需要再換一臺(tái)新的電腦了。事實(shí)上，我們真正需要的是坐下來，好好花時(shí)間將電腦里的文件真正管理起來，會(huì)為自己日后省下更多的時(shí)間。文件管理的真諦在于方便保存和迅速提取，所有

12、的文件將通過文件夾分類被很好地組織起來，放在你最能方便找到的地方。解決這個(gè)問題目前最理想的方法就是分類管理，從硬盤分區(qū)開始到每一個(gè)文件夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個(gè)層級(jí)的文件夾，建立合理的文件保存架構(gòu)。此外所有的文件、文件夾，都要規(guī)范化地命名，并放入最合適的文件夾中。這樣，當(dāng)我們需要什么文件時(shí)，就知道到哪里去尋找。這種方法，對(duì)于相當(dāng)數(shù)量的人來說，并不是一件輕松的事，因?yàn)樗麄兞?xí)慣了隨手存放文件和辛苦、茫無頭緒地查找文件。下面，我們將幫你制訂一套分類管理的原則，并敦促您養(yǎng)成好的文件管理習(xí)慣。以下是我們總結(jié)出的一些基本技巧，這些技巧并不是教條，可能并不適合你，但無論如

13、何你必須要有自己的規(guī)則，并堅(jiān)持下來，形成習(xí)慣。一、發(fā)揮我的文檔的作用有很多理由讓我們好好地利用“我的文檔”，它能方便地在桌面上、開始菜單、資源管理器、保存/打開窗口中找到，有利于我們方便而快捷地打開、保存文件。我們可以利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創(chuàng)建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪問的文件存儲(chǔ)在這里。至于“我的文檔”存儲(chǔ)在C盤，在重裝系統(tǒng)時(shí)可能會(huì)誤刪除的問題，可以在非系統(tǒng)盤建立一個(gè)目錄，然后右擊桌面上的“我的文檔”，選擇“屬性”。在彈出的“我的文檔屬性”窗口中，單擊目標(biāo)文件夾下的“移動(dòng)”按鈕，然后在新的窗口中指定我們剛創(chuàng)建的文件夾。重裝系統(tǒng)后再次執(zhí)行以上操作，再重新指向此文件夾即可，即安全又便

14、捷。小提示：如果你使用Windows2000/XP，則移動(dòng)“我的文檔”文件夾時(shí)，其下的所有文件會(huì)自動(dòng)移過去，但如果你使用Windows9x，則需要手工將C:MyDocuments下的所有文件手工移到新指定的文件夾中，否則可能會(huì)丟失數(shù)據(jù)。二、建立最適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)文件夾是文件管理系統(tǒng)的骨架，對(duì)文件管理來說至關(guān)重要。建立適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)，需要首先對(duì)自己接觸到的各種信息、工作和生活內(nèi)容進(jìn)行歸納分析。每個(gè)人的工作和生活有所不同，接受的信息也會(huì)有很大差異，因此分析自己的信息類別是建立結(jié)構(gòu)的前提。比如，有相當(dāng)多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟件、硬件的類別建立文件夾;而很多老師，就是以自己的工作內(nèi)容

15、比如教學(xué)工作、班主任工作建立文件夾。同類的文件名字可用相同字母前綴的文件來命名，同類的文件最好存儲(chǔ)在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文檔用doc等等，簡(jiǎn)潔易懂，一目了然，而且方便用一個(gè)軟件打開。這樣，當(dāng)我們想要找到一個(gè)文件時(shí)，能立刻想到它可能保存的地方。三、控制文件夾與文件的數(shù)目文件夾里的數(shù)目不應(yīng)當(dāng)過多，一個(gè)文件夾里面有50個(gè)以內(nèi)的文件數(shù)是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個(gè)文件，瀏覽和打開的速度就會(huì)變慢且不方便查看了。這種情況下，就得考慮存檔、刪除一些文件，或?qū)⒋宋募A分為幾個(gè)文件或建立一些子文件夾。另一方面，如果有文件夾的文件數(shù)目長(zhǎng)期只有少得可憐的幾個(gè)文件，也建

16、議將此文件夾合并到其他文件夾中。四、注意結(jié)構(gòu)的級(jí)數(shù)分類的細(xì)化必然帶來結(jié)構(gòu)級(jí)別的增多，級(jí)數(shù)越多，檢索和瀏覽的效率就會(huì)越低，建議整個(gè)結(jié)構(gòu)最好控制在二、三級(jí)。另外，級(jí)別最好與自己經(jīng)常處理的信息相結(jié)合。越常用的類別，級(jí)別就越高，比如負(fù)責(zé)多媒體欄目的編輯，那多媒體這個(gè)文件夾就應(yīng)當(dāng)是一級(jí)文件夾，老師本學(xué)期所教授的課程、所管理班級(jí)的資料文件夾，也應(yīng)當(dāng)是一級(jí)文件夾。文件夾的數(shù)目，文件夾里文件的數(shù)目以及文件夾的層級(jí)，往往不能兩全，我們只能找一個(gè)最佳的結(jié)合點(diǎn)。五、文件和文件夾的命名為文件和文件夾取一個(gè)好名字至關(guān)重要，但什么是好名字，卻沒有固定的含義，以最短的詞句描述此文件夾類別和作用，能讓你自己不需要打開就能記起

17、文件的大概內(nèi)容，能就是好的名稱。要為電腦中所有的文件和文件夾使用統(tǒng)一的命名規(guī)則，這些規(guī)則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規(guī)則時(shí)，肯定不會(huì)像往常一樣隨便輸入幾個(gè)字那樣輕松，但一旦你體會(huì)到了規(guī)則命名方便查看和檢索的好處時(shí)，相信你會(huì)堅(jiān)持不懈地執(zhí)行下去。另外，從排序的角度上來說，我們常用的文件夾或文件在起名時(shí)，可以加一些特殊的標(biāo)示符，讓他們排在前面。比如當(dāng)某一個(gè)文件夾或文件相比于同一級(jí)別的來說，要訪問次數(shù)多得多時(shí)，筆者就會(huì)在此名字前加上一個(gè)“1”或“”，這可以使這些文件和文件夾排列在同目錄下所有文件的最前面，而相對(duì)次要但也經(jīng)常訪問的，就可以加上“2”或“”，以此類推。此外，文件名要力求簡(jiǎn)短，雖然Wi

18、ndows已經(jīng)支持長(zhǎng)文件名了，但長(zhǎng)文件名也會(huì)給我們的識(shí)別、瀏覽帶來混亂。六、注意分開要處理的與已經(jīng)完成的如果一年前的文件還和你現(xiàn)在正要處理的文件擺在一起，如果幾個(gè)月前的郵件還和新郵件放在一塊，那你將會(huì)很難一眼找到你想要的東西。及時(shí)地處理過期的文件，備份該備份的，刪除不需要的，是一個(gè)良好的習(xí)慣。以老師為例，上學(xué)期教授課程的教案與資料，本學(xué)期使用的頻率會(huì)非常小，所以應(yīng)當(dāng)專門將到存放后另一個(gè)級(jí)別較低的文件夾中，甚至于刻錄到光盤中。而并本學(xué)期的一些文檔，因?yàn)橐?jīng)常訪問，最好放置在“我的文檔”中以方便時(shí)時(shí)訪問。對(duì)于老師來說，一個(gè)學(xué)期就是一個(gè)周期，過一個(gè)周期，就相應(yīng)地處理本周期的文件夾。對(duì)于其他行業(yè)的人來說，也有不同的周期，我們要根據(jù)自己的實(shí)際工作和生活需要對(duì)文件夾、文件進(jìn)行歸檔。小提示：為了數(shù)據(jù)安全，及時(shí)備份是必需要的，有關(guān)備份請(qǐng)參見本期把復(fù)雜的備份變簡(jiǎn)單，及時(shí)備份文件并刪除不需要再使用的文件。七、發(fā)揮快捷方式的便利如果我們經(jīng)常要快速訪問文件或文件夾，那可以右擊選擇“創(chuàng)建快捷方式”，再將生成的快捷方式放置到你經(jīng)常停留的地方。當(dāng)然，當(dāng)文件和文件夾不再需要經(jīng)常訪問