學校設備購買管理信息系統(tǒng)策劃書

1、2015.114 策 劃 書學校設備購買管理信息系統(tǒng)目錄一、前言 2二、系統(tǒng)概述 41、管理信息系統(tǒng)概述 44552、學校采購設備管理信息系統(tǒng)規(guī)劃 66788三、系統(tǒng)分析 91、使用該系統(tǒng)的內部人員結構、組織情況92、用戶需求分析10 11 12 15 16 173、系統(tǒng)業(yè)務流程分析174、系統(tǒng)數據流程分析195、數據字典20四、系統(tǒng)設計 241、系統(tǒng)設計原則242、系統(tǒng)功能設計253、數據庫設計26 26 274、系統(tǒng)輸入、輸出界面設計31 32 36五、總結 38學校設備管理系統(tǒng)一、 前言隨著信息化進程的不斷深入，以現代化技術為基礎的、各種類型的信息系統(tǒng)正在社會上普遍存在。信息系統(tǒng)是信息時

2、代最為重要的基礎設施。當今時代是飛速發(fā)展的信息時代。在各行各業(yè)中都離不開信息處理，計算機被廣泛應用于各種系統(tǒng)操作環(huán)境中，使用計算機對信息進行收集、處理、加工、控制，不僅提高了工作效率，而且大大提高了安全性。所以，基于計算機的信息管理系統(tǒng)在人們的生活、工作中越來越重要，人們的生活、工作也因計算機技術的幫助變得越來越快速、便捷、越來越多姿多彩。90年代中葉以來，隨著計算機為主要工具的信息技術的發(fā)展，以Internet為核心的網絡技術進一步開拓了信息技術的發(fā)展，各個企事業(yè)單位的管理體制都在發(fā)生著深刻的變革，是信息管理、數字管理成為21世紀企事業(yè)單位存在和發(fā)展的手段。所以，信息管理系統(tǒng)是保證企事業(yè)單位

3、科學管理、高效運作、競爭成長的前提和基礎。同樣，為了適應現代市場的變化，有效地實現學校的管理目標，對于采購管理的現代話方式已經應運而生。傳統(tǒng)的管理凡是已經難以滿足飛速發(fā)展的現代社會的需求，現在應當依靠計算機的技術，以現代信息技術為平臺，對各種流程進行系統(tǒng)化，逐漸向智能化轉變。同時，建立管理信息系統(tǒng)也可以大大增強管理人員的綜合能力，例如預測能力，控制與突發(fā)事件應急能力等。使學校的管理方式更加趨向于透明化和網絡化，提高管理效率，使學校的發(fā)展迅速適應市場的變化。所以，本次我們小組的課程設計的題目是“學校設備管理信息系統(tǒng)”的開發(fā)。旨在使學校在設備采購這一重要環(huán)節(jié)建立一套合理的可行的設備采購管理系統(tǒng)。二

4、、 系統(tǒng)概述1、 管理信息系統(tǒng)的概述1.1 管理信息系統(tǒng)的定義信息系統(tǒng)是一個古老而又年輕的學科，古代的飛馬傳信、烽火報警系統(tǒng)就是最為原始的信息系統(tǒng)。隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息系統(tǒng)逐漸演變成為管理的工具，1970年，瓦爾特-肯尼萬正式提出了管理信息系統(tǒng)的概念。同其他任何一個學科一樣，管理信息系統(tǒng)有著一個逐步發(fā)展、逐步完善的過程。從29世紀80年代起管理信息系統(tǒng)的定義得到了逐步發(fā)展和成熟，研究者從各自的角度為管理信息系統(tǒng)給出多種解釋，而較為全面的定義如下：管理信息系統(tǒng)是一個由人、計算機等組成，利用計算機硬件、軟件、網絡通信設備以及其他辦公設備，以企業(yè)戰(zhàn)略競優(yōu)，提高效率和效益為目的，進行信息的收集

5、、傳遞、存儲、加工、維護和使用的，能夠支持企業(yè)高層決策、中層控制和基層運作的集成化人機系統(tǒng)和社會技術系統(tǒng)。應該注意的是，管理信息系統(tǒng)決不僅僅是一個技術系統(tǒng)，而是將信息系統(tǒng)放在生產運作之上進行考察、管理和運作，使之與組織、環(huán)境相互作用。如圖1所示圖1 管理信息系統(tǒng)總體概念圖企事業(yè)單位在日常的工作中，會收集到大量的信息，并將其以某種形式存儲起來。管理信息系統(tǒng)就是幫助人們對這些信息進行訪問、分析、處理加工和呈現的系統(tǒng)，它為管理人員提供定期和預定報告，這些報告匯總了單位的相關信息。從宏觀上那個講，管理信息系統(tǒng)的主要功能包括信息處理功能和輔助決策功能兩大塊。管理信息系統(tǒng)的結構是指各部件的構成框架，由于對

6、不見的不同理解就構成了不同的結構方式，其中最重要的是概念結構、功能結構、軟件結構和硬件結構。從概念導航看，管理信息系統(tǒng)由四大部件組成，即信息源、信息處理器件、信息用戶和信息管理者。圖2所示圖2 管理信息系統(tǒng)總體結構圖按照信息的加工處理流程，管理信息系統(tǒng)可以分為數據收集整理子系統(tǒng)、輸入子系統(tǒng)、加工資系統(tǒng)、傳輸子系統(tǒng)、檢索子系統(tǒng)和輸出子系統(tǒng)。2、 學校采購設備管理系統(tǒng)規(guī)劃隨著國家經濟實力的不斷增強，科教興國戰(zhàn)略的進一步實施，國家對教育的投入逐年大幅度增加，為高等教育的蓬勃發(fā)展提供了空前的有力條件和環(huán)境。為了節(jié)約有限的教育經費，適應市場經濟的要求，各高效都應該對設備采購的形式進行變革。設備管理的內容

7、有很多，其中在設備采購的環(huán)節(jié)是異常重要的?，F在的設備管理實際上是是對數據的管理，包括靜態(tài)實物數據的日常記錄以及動態(tài)使用數據的采集。傳統(tǒng)的管理模式往往效率低下而且容易出現管理錯誤和漏洞，不便于查閱、數據分析。在設備采購這一環(huán)節(jié)中往往存在審批購買后對使用情況不再詢問。導致很多設備的購買成為浪費，而當需要使用的時候又面臨著淘汰，這些問題的癥結在于數據信息沒有即使進行更新，及時交流。這就產生看盲目采購和浪費。其次在組織管理上，需要精簡機構設置，精干管理隊伍，加強培訓，提高人員素質，實行科學管理，以設備采購管理工作的高效率來提高整個學校的設備管理和學校管理的高效率。所以，現在就需要一個合理的設備采購管理

8、系統(tǒng)，將學校的各項數據信息組織起來，形成一個獨立的、便于更新查詢的管理信息系統(tǒng)。通過此系統(tǒng)可以方便地查找各種設備的具體情況，了解設備功能，為更好地充分發(fā)揮設備的作用提供條件。同時將整個采購的環(huán)節(jié)全部流程化管理，避免了設備購買構成中的徇私和設備購買浪費的現象。2.2 系統(tǒng)目標根據以上所描述的需求，我們的學校設備采購管理系統(tǒng)主要實現的目標是對學?，F存設備合理有效的管理。旨在將設備購買過程結構化、系統(tǒng)化、簡單化，使采購業(yè)務流程順暢，減少管理工作人員的工作量，提高工作效率，將優(yōu)先的資金用于購買必要的設備上，減少采購的盲目性和不必要的浪費，是采購信息集中化、有消化，便于今后對采購數據的查詢和分析。充分利

9、用信息資源，避免人為操作錯誤，節(jié)省大量的認路、物力和時間，為管理者提供及時、準確的信息。2.3 可行性分析可行性分析主要從必要性和可能性兩個方面來論述本系統(tǒng)開發(fā)可行性，主要從技術、經濟、社會可行性等方面進行分析。技術可行性是指開發(fā)一個新系統(tǒng)所需要的技術是否具備，例如支持新系統(tǒng)的軟硬件功能以及技術人員的數量和水平。依靠現代信息技術、通信技術和網絡技術的前大支持，結合系統(tǒng)的實際情況，我們選擇C/S系統(tǒng)模式，基于Windows系統(tǒng)作為開發(fā)系統(tǒng)；選擇SQL Server 2000 用來開發(fā)后臺數據庫，（因為它具有良好的兼容性與安全性）；其次，整個系統(tǒng)的對計算機硬件的要求不高（CPU：1.6GHZ，雙核

10、；內存：2G；硬盤讀取速度：5400轉或以上就完全滿足系統(tǒng)的運行）；同時我們的系統(tǒng)的建立是完全建立在擁有自己網絡的學校中，用于學校內網（局域網），綜上，我們的系統(tǒng)在技術上是完全可以實現的。經濟可行性是評價一個計算機信息系統(tǒng)是否可行的最基本的方法，是對信息系統(tǒng)解決方案的成本有效性的度量。對于用戶來說，他最關心的是，這個系統(tǒng)的開發(fā)是否值得，是否能夠在使用最少的資金得到最成功的結果，系統(tǒng)的運行是否能夠提高工作效率，節(jié)約成本。本系統(tǒng)的設計和開發(fā)事實上是完全能夠滿足他們的要求的，系統(tǒng)可以為他們提供更多更高的質量信息，節(jié)約了時間，提高了工作效率。其次，需要的環(huán)境配置也較低，系統(tǒng)使用方便、簡單，工作人員只要

11、會基本的計算機操作就可使用本系統(tǒng)進行數據的處理。社會可行性旨在于本系統(tǒng)的設計和開發(fā)是為學校的設備管理提供一個管理的基礎模板，不同的學校根據自身學校的特點可以進行相應的功能添加和修改，具有普遍的社會意義。而且系統(tǒng)全權由本小組，根據實際的情況進行開發(fā)，在法律上是允許的。2.4 系統(tǒng)的開發(fā)方法在開發(fā)的方法選擇上，我們選擇結構化開發(fā)方法，自頂向下的開發(fā)策略是從設備采購管理的整體進行設計、逐步從抽象到具體，從概要設計到詳細設計，體現結構化的設計思想。自頂向下的方法是在強調有全局到局部、由上層到下層，從探索、研制一種合理的信息流的模型出發(fā)，設計出適合于這種信息流的信息系統(tǒng)。而系統(tǒng)的子模塊通過信息流確定，而

12、且盡可能的是每個局部模塊的建立都在全局優(yōu)化的指導之下。三、 系統(tǒng)分析1、 使用該系統(tǒng)的內部人員結構、組織情況要使得我們設計的管理信息系統(tǒng)能夠真正地滿足整個設備購買環(huán)節(jié)的管理要求，首先要對使用該系統(tǒng)的內部人員結構和組織情況進行了解。學校設備管理信息系統(tǒng)的組織結構如下：分管后勤的院長負責全面的工作，設備的更換，采購等都必須經過院長的簽字，才可進行，下設設備科，財務室，請購部門，采購部門，和庫存管理部門。其各自的職責如下圖三：設備科：助院長負責日常的管理工作，了解各學校部門的需求。財務室：負責財務方面的工作。請購部門：根據自身部門的設備使用情況，制定請購計劃計劃。采購部門：負責設備的采購與管理，當新

13、購的設備不符合規(guī)定時，與供應商聯系，退貨，并與庫存管理人員共同負責設備入庫。庫存管理部門：負責新購買的設備的入庫以及日常的庫存管理。圖3 系統(tǒng)組織結構圖2、 用戶需求分析傳統(tǒng)的設備采購管理主要是通過人工管理來進行的，存在效率低，控制難等問題。本系統(tǒng)基于先進的計算機技術，在規(guī)范化的設備采購運行模式上進行開發(fā)，因此本系統(tǒng)的開發(fā)能夠滿足設備采購管理過程中涉及到的全部環(huán)節(jié)，從請購部門制定請購計劃開始，到采購員的采購環(huán)節(jié)，再到供應商的供貨，采購員驗貨，庫管員入庫，形成一個系統(tǒng)化，流程化的系統(tǒng)，并且，系統(tǒng)可進行采購員、供應商、庫管員、庫存信息的查詢，實現了數據透明化，方便管理等全部的需求。下面我們通過幾個

14、圖來更加充分地了解一下用戶需要利用設備管理信息系統(tǒng)完成的基本任務需求。用例圖是一組用例，參與和以及他們之間的關系。用于續(xù)寫分析階段確定“誰使用系統(tǒng)來干什么”。用例圖著重從系統(tǒng)外部參與者的角度來描述系統(tǒng)需要提供哪些功能。（圖4）圖4 設備購買管理信息系統(tǒng)各部分用例圖時序圖強調消息時間順序的交互圖，顯示具體用例（或用例的一部分）的詳細流程。一般跟隨用例圖的出現而出現。時序圖描述了類與類之間相互交換以完成期望行為的消息，時序圖只顯示對象，不顯示類。即時序圖是針對某個特定情況、特定對象進行的描述。下圖就是描述系統(tǒng)整體時序、采購員采購時序、會計付款時序、庫管員庫存管理時序、系統(tǒng)管理員進行系統(tǒng)管理時序的描

15、述。（圖5）圖5.1 系統(tǒng)整體時序圖 圖5.2 采購員采購設備時序圖圖5.3 會計付款時序圖圖5.4 庫管員入庫時序圖類圖描述了類與類之間的靜態(tài)關系。他不僅定義系統(tǒng)中的類，表示類之間的聯系（關聯、依賴、聚合等），還包括類的內部結構（類的屬性和操作）。類圖描述的是一種靜態(tài)的關系，在系統(tǒng)的整個生命周期都是有效的。（圖6所示）圖6 系統(tǒng)類圖2.4 協作圖也叫合作圖是一種交互圖，強調的是發(fā)送和接收消息的對象之間的組織結構。它顯示某組對象如何為了由一個用例描述的一個系統(tǒng)事件而與另一組對象進行協作的交互圖。使用協作圖可以顯示對象角色之間的關系，如為實現某個操作或達到某種結果而在對象間交換的一組消息。如果需

16、要強調時間和序列，最好選擇序列圖；如果需要強調上下文相關，最好選擇協作圖。（圖7所示）圖7 系統(tǒng)整體協作圖2.5 部署圖顯示了運行軟件系統(tǒng)的物理硬件，以及如何將軟件配置到硬件環(huán)境中。他的用途是顯示不同的組建將在何處物理地運行，以及它們將如何彼此通信。（圖8所示）圖8、系統(tǒng)總體部署圖3、 系統(tǒng)業(yè)務流程分析系統(tǒng)的業(yè)務是系統(tǒng)要達到的業(yè)務目標，業(yè)務流程分析是系統(tǒng)分析中的基礎環(huán)節(jié)。數據流程分析將相互據在組織中的流動過程抽象出來，專門卡率業(yè)務處理中的數據處理模式，目的在于發(fā)現和解決數據處理中的問題。數據流程圖是現有數據流程的抽象，從信息流動的角度考慮業(yè)務執(zhí)行的過程。設備管理系虛擬系統(tǒng)的業(yè)務流程圖如下： 通

17、過業(yè)務流程調查，理清設備管理系統(tǒng)的主要業(yè)務和業(yè)務的流程。請購部門根據自身的情況，填寫請購單并經過審核交給采購員。采購員根據請購單制定出采購計劃，并進行供應商和需要采購設備的信息查詢，最終制定出采購單，聯系供應商。供應商接到訂單，發(fā)貨，采購員隨后接收貨物，并檢查貨物，貨物合格后交給庫存管理員，填寫到貨單。其中沒有驗收過關的貨物，聯系供應商進行退貨處理。庫存管理員接收到貨物后，辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，簽字入庫，并通知會計付款。會計驗收，辦理付款，填寫付款憑證，付款給供應商。圖9 業(yè)務流程圖4、 系統(tǒng)數據流程分析 數據流程圖是全面了解信息系統(tǒng)邏輯模型的工具，它抽象概括地把我們的設備管理系統(tǒng)中各種業(yè)

18、務處理過程聯系起來。以下是設備管理系統(tǒng)的數據流程圖： 4.1 零層數據流程圖（圖10）4.2 一層數據流程圖（圖11）4.3 二層數據流程圖（圖12）5、 數據字典 數據流編號：F1 數據流名稱：請購計劃信息表 簡述：有關想要購買的設備信息所制定的計劃表 數據流來源：請購部門制定 數據流組成：單據號+日期+設備名稱+請購設備+設備數量+請購部門數據流編號：F2 數據流名稱：采購計劃 簡述： 根據請購部門的請購計劃而制定的采購計劃 數據流來源：請購部門的請購計劃審核通過 數據流組成：采購設備名稱+采購數量數據流編號：F3 數據流名稱：采購訂單信息 簡述：通過檢索查詢信息，比較，最終制定出采購訂單

19、 數據流來源：采購計劃通過審定轉化成采購訂單 數據流去向：E3 數據流組成：單據號+日期+最終采購的設備+設備數量+單價+總價+采購員數據流編號：F4 數據流名稱：退貨單信息 簡述：供應商提供的設備，通過檢驗，檢驗不合格的進行退貨處理 數據流來源：檢驗不合格的設備 數據流去向：E3 數據流組成：單據號+日期+檢驗不合格的設備+設備數量+供應商+聯系電話數據流編號：F5 數據流名稱：到貨信息 簡述：供應商接到采購員的采購訂單，發(fā)貨，采購員接貨 數據流來源：供應商發(fā)出貨物 數據流組成：到貨的設備+設備數量+供應商數據流編號：F6 數據流名稱：入庫信息 簡述：驗收合格后，就要辦理入庫 數據流來源：驗

20、收合格后的設備 數據流組成：單據號+入庫設備名稱+設備數量+單價+總價+訂單號+設備生產廠家+入庫時間+采購員數據流編號：F7 數據流名稱： 庫存、設備信息檢索 簡述： 庫存、設備信息查詢 數據流來源： 請購部門 數據流去向：P0.11 檢索處理模塊 數據流組成： 庫存設備數量 設備信息+設備型號+設備生產廠家數據流編號：F8 數據流名稱：庫存、設備信息檢索結果 簡述： 返回給請購部門查詢結果 數據流來源： P0.11 檢索處理模塊 數據流去向：請購部門 數據流組成：庫存設備數量 設備信息+設備型號+設備生產廠家數據流編號：F9 數據流名稱：供應商、設備信息檢索結果 簡述：供應商、設備信息查詢

21、 數據流來源： 采購員 數據流去向：P0.11 檢索處理模塊 數據流組成：設備信息+設備型號+設備生產廠家+價格 供應商名稱+地址+聯系電話數據流編號：F10 數據流名稱：供應商、設備信息檢索結果 簡述：返回給采購員查詢結果 數據流來源： P0.11 檢索處理模塊 數據流去向：采購員 數據流組成：設備信息+設備型號+設備生產廠家+價格 供應商名稱+地址+聯系電話5.2 處理邏輯描述 處理邏輯名稱：比價輸入：P0.5 檢索信息處理：比較不同供應商同種設備的價格，選擇價格較低的 處理邏輯名稱：驗貨處理處理：入庫前，庫管員對貨物進行檢查，無誤則入庫，有無則像供應商發(fā)出退貨通知5.3 數據存儲描述 數

22、據存儲編號：A 數據存儲名稱：采購設備信息簡述：記錄進行采購的設備的信息組成：設備編號+設備名稱+生產廠家+類型+數量+單價關鍵字：設備編號+設備名稱數據存儲編號：C 數據存儲名稱：入庫單簡述：檢查無誤的貨物進行登記形成入庫單 組成：入庫編號+入庫日期+入庫設備+類型+單價+數量+供應商 關鍵字：入庫單編號數據存儲編號：D 數據存儲名稱：付款單 簡述：設備入庫后，通知財務付款，形成付款單 組成：設備編號+設備名稱+生產廠家+類型+數量+單價+總價+付款日期關鍵字：設備編號+生產廠家5.4 外部實體描述 外部實體編號：E1外部實體名稱：請購部門輸入的數據流：外部實體編號：E2外部實體名稱：采購員

23、輸入的數據流：P0.3,F2外部實體編號：E3外部實體名稱：供應商輸入的數據流：P0.11,P0.16,F3輸出的數據流：外部實體編號：E4外部實體名稱：庫管員輸入的數據流：外部實體編號：E5外部實體名稱：會計輸入的數據流：F7四、 系統(tǒng)設計1、 系統(tǒng)設計的原則（1）適用性。按照設備管理的工作模式進行結構設計，能夠滿足學校的管理要求，為學校提供一個規(guī)范化的設備管理信息系統(tǒng)體系。（2）準確性。保證設備形態(tài)與價值形態(tài)管理相同以，具有強大的差異處理能力，保證資料信息的完整性、準確性和集成性。（3）方便性。先進技術與建議操作相結合，功能齊全，人機操作界面友好，全中文操作菜單，實現操作的簡單性、方便性和

24、易學性。2、 系統(tǒng)功能設計功能結構圖是用來描述系統(tǒng)模塊功能的一種圖形工具。功能結構圖的每個矩形表示一個功能模塊，矩形框間的連線可以看作調用關系。 設備采購管理系統(tǒng)的功能模塊結構圖如圖：我們的系統(tǒng)功能劃分為基本信息維護，信息查詢，設備采購和庫存管理四大功能。相對應的具體模塊如下：（圖13所示）圖13 設備采購管理系統(tǒng)的功能模塊結構圖 2.1、基本信息維護模塊。該模塊是用來對基本的信息進行維護管理的，對供應商信息、庫存信息和采購員信息進行更新，便于查詢最新的信息，有助于設備的采購實施。例如，某一個供應商不再為學校供應設備了，我們就要及時將該供應商信息在購買供應商參考名單中刪除，在購買的時候就不要考

25、慮了。2.2信息查詢模塊。該模塊為采購者提供庫存和供應商的基本信息，為制定采購計劃提供參考以及為審核采購計劃提供依據，同時可以對各個供應商進行比價，最終以最低價來購買設備，降低購買設備的成本。2.3 設備采購模塊。首先制定采購計劃，通過審核后，開始向供應商傳遞設備采購訂單，所以設備采購計劃和采購訂單都需要存檔。設備購買回來后，驗收合格后進行入庫處理，庫存管理員檢查無誤后簽字入庫。整個過程，都可以使用該模塊進行數字化，網絡化操作，形成一個流程化進程。2.4 庫存管理。庫存管理模塊就是專門為庫管員提供的一個管理平臺，庫管員課進行簽字入庫以及日常的庫存管理工作。3、 數據庫設計3.1 概念設計數據庫

26、概念設計是對應管理信息系統(tǒng)的系統(tǒng)分析階段的，此階段是將系統(tǒng)分析階段得到的數據流圖和數據字典的基礎之上，設計數據庫的概念模型，它實際是現實世界的一個真實模型，該模型用E-R圖（實體關系圖）來表示，設備購買管理信息系統(tǒng)的E-R圖如下： 圖14 E-R圖3.2 邏輯設計數據庫邏輯設計階段就是將E-R圖轉換成具體的數據模型，一般這種模型是通過表的形式來展示的。我的系統(tǒng)中共涉及管理員信息表、采購員信息表、庫管員信息表、會計信息表、供應商信息表、采購訂單表、付款單信息表、庫存設備表、請購單、退貨信息表和入庫信息表11個表單，其具體設計如下：（1） 采購員信息表-CGYXXB（表1） （2） 庫管員信息表-KGYXXB（表2）（3） 會計信息表-KJXXB（表3）（4） 供應商信息表-FYSXXB（表4） （5） 采購訂單表-CGDDB（表5）（6） 付款單信息表-FKDXXB（表6）（7）