內(nèi)部控制規(guī)范-采購與付款

1、編輯！】,Word 版，可自由編輯！】內(nèi)部控制規(guī)范采購與付款第一章總則第一條 為了加強采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制和管理，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，保證采購在滿足生產(chǎn)和銷售的前提下，最大限度地降低采購成本，根據(jù)中華人民共和國會計法和財政部等五部委企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合xx集團公司實際，制定本規(guī)范。第二條 本規(guī)范所稱采購，主要是指企業(yè)在一定條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動和其他活動正常開展的行為。第三條 本規(guī)范所稱付款，主要是指企業(yè)在外購產(chǎn)品和勞務(wù)時所應(yīng)支付的對價。第四條本規(guī)范適用于集團公司及其全資、控股企業(yè)以及企業(yè)的分支機

2、構(gòu)、事業(yè)部、項目部（以下簡稱各企業(yè)）。第五條各企業(yè)應(yīng)當根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和本規(guī)范，結(jié)合本企業(yè)實際，建立適合本企業(yè)業(yè)務(wù)特點和管理要求的采購與付款內(nèi)部控制實施細則并組織實施。第六條 各企業(yè)負責人對本企業(yè)采購與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實施以及采購與付款業(yè)務(wù)的真實性、合法性負責。第二章職責分工與授權(quán)批準第七條 各企業(yè)應(yīng)當建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。以下崗位及發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)應(yīng)當分離：（一）請購與審批；（二）詢價與確定供應(yīng)商；（三）采購合同的訂立與評審；（四）采購與驗收；（五）采購、驗收與相關(guān)會計記錄；（六）

3、付款審批與付款執(zhí)行。第八條企業(yè)應(yīng)當配備具有良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德合格的人員辦 理采購與付款業(yè)務(wù)。并根據(jù)具體情況對辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員進行崗 位輪換。第九條企業(yè)應(yīng)當對采購與付款業(yè)務(wù)建立嚴格的授權(quán)批準制度，明確審 批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準方式、權(quán)限、程序、責任和相關(guān)控制措 施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責范圍和工作要求。企業(yè)不得由 同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程，嚴禁未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)或人 員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。第十條企業(yè)應(yīng)當建立采購合同評審制度，規(guī)定評審流程，明確評審內(nèi) 容及參與評審的部門，對擬簽訂采購合同的經(jīng)濟性、合規(guī)合法性進行審核。 對于重要的和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)，

4、應(yīng)當組織專家進行論證，實行集體 決策和審批。第十一條企業(yè)應(yīng)當按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序 辦理采購與付款業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng) 的憑證，建立完整的采購臺帳，加強請購手續(xù)、采購訂單（或采購合同）、 驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件（單據(jù)）和憑證的相互核對工作。第三章請購與審批控制第十二條企業(yè)應(yīng)當建立采購申請制度，依據(jù)購置商品或勞務(wù)的類型， 確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，按照企業(yè)質(zhì)量保證體系的有關(guān)要 求履行相應(yīng)的職權(quán)，承擔相應(yīng)的責任。第十三條企業(yè)采購需求應(yīng)當與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃相適應(yīng)，具有必要性 和經(jīng)濟性。請購部門提出的采購需求，應(yīng)當明確采購類別、

5、質(zhì)量等級、規(guī) 格、數(shù)量、相關(guān)要求和標準、以及到貨時間等。第十四條物資采購應(yīng)實行歸口管理，集中批量采購。按照“招標采購、 貨比三家”的原則，合理制定采購方案，盡可能就近采購，以減少物資的 運輸費用。盡可能實行定點采購，以保證物資的質(zhì)量和交貨期。建立物資 采購來源渠道檔案，對物資采購來源渠道實行動態(tài)管理，定期評審，不符 合要求的及時調(diào)整。第十五條企業(yè)應(yīng)當加強采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對于預(yù)算內(nèi)采購項目， 具有請購權(quán)的部門應(yīng)當嚴格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)；對于超預(yù)算 和預(yù)算外采購項目，具有請購權(quán)的部門應(yīng)當對需求部門提出的申請進行審 核后再進行辦理請購手續(xù)。第十六條企業(yè)應(yīng)當建立嚴格的請購審批制度。審批人

6、應(yīng)當根據(jù)采購與 付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán) 限。經(jīng)辦人應(yīng)當在職責范圍內(nèi)，按照審批人的批準意見辦理采購與付款業(yè) 務(wù)。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕 辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。第四章采購與驗收控制第十七條企業(yè)應(yīng)當建立采購與驗收環(huán)節(jié)的管理制度，對采購方式確 定、供應(yīng)商選擇、驗收程序以及計量方法等作出明確規(guī)定，確保采購過程 的透明化。同一企業(yè)下屬的分支機構(gòu)應(yīng)當盡量避免多頭對同一供應(yīng)商。第十八條企業(yè)應(yīng)當根據(jù)物品或勞務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購 方式。對企業(yè)主要設(shè)備及大批量供應(yīng)材料、經(jīng)常性勞務(wù)、對外分包工程或 項目，應(yīng)采用

7、公開招標形式進行，爭取最優(yōu)的價格和付款條件。企業(yè)應(yīng)明 確招標物品或勞務(wù)的范圍。非招標物品或勞務(wù)等的采購可采用協(xié)商談判等 方式進行。企業(yè)采購業(yè)務(wù)應(yīng)當簽訂正式合同。小額零星物品或勞務(wù)等的采 購為簡化手續(xù)，提高工作效率，可以采用直接購買等方式。企業(yè)應(yīng)當制定 例外緊急需求的特殊采購處理程序。第十九條企業(yè)應(yīng)當充分了解和掌握供應(yīng)商信譽、供貨能力等方面的信 息，建立供應(yīng)商信息檔案庫，由采購、使用等部門共同參與比質(zhì)比價的程 序，對供應(yīng)商進行篩選，并按規(guī)定的授權(quán)批準程序確定供應(yīng)商。小額零星 采購也應(yīng)由經(jīng)授權(quán)的部門事先對采購價格等有關(guān)內(nèi)容進行審核。第二十條企業(yè)應(yīng)當根據(jù)規(guī)定的驗收制度和經(jīng)批準的訂單、合同等采購 文件

8、，由獨立的驗收部門或指定專人對所購物品或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、 數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進行驗收，出具驗收證明。對驗收過程中發(fā)現(xiàn) 的異常情況，負責驗收的部門或人員應(yīng)當立即向有關(guān)部門報告；有關(guān)部門 應(yīng)查明原因，及時處理。第五章付款控制第二十一條企業(yè)應(yīng)當按照現(xiàn)金管理暫行條例、支付結(jié)算辦法 等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。第二十二條企業(yè)財務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當對采購合同約定的 付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整 性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核。第二十三條企業(yè)應(yīng)當建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準制度，加強預(yù)付 賬款和定金的管理。企業(yè)應(yīng)當加強大額預(yù)付賬款的監(jiān)控，定期對其進行追 蹤核

9、查。對預(yù)付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等進行綜 合判斷；對有疑問的預(yù)付賬款及時采取措施，盡量降低預(yù)付賬款資金風險 和形成損失的可能性。第二十四條企業(yè)應(yīng)當加強應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照合 同約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。已到期的應(yīng)付款項須經(jīng)有 關(guān)授權(quán)人員審批后方可辦理結(jié)算與支付。企業(yè)不得支付未到期應(yīng)付款項。貨物已到但發(fā)票未到的暫估應(yīng)付款項要落實到具體客戶。企業(yè)暫估業(yè) 務(wù)應(yīng)采用合同價計入應(yīng)付款項。后續(xù)開來發(fā)票結(jié)算時，可以采用直接認定、 先進先出等方法沖銷原來的暫估業(yè)務(wù)。企業(yè)要及時和客戶溝通，加快結(jié)算 進度，減少暫估業(yè)務(wù)。第二十五條企業(yè)應(yīng)當建立退貨管理制度，對退貨條

10、件、退貨手續(xù)、貨 物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨貨款。第二十六條企業(yè)應(yīng)當定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款（包括暫估業(yè)務(wù)）、 應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項。如有不符，應(yīng)查明原因，及時處理。第六章監(jiān)督檢查第二十六條企業(yè)應(yīng)當建立采購與付款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度，明確 監(jiān)督檢查機構(gòu)或人員的職責權(quán)限，定期或不定期地進行檢查。各企業(yè)監(jiān)督 檢查機構(gòu)或人員應(yīng)通過實施符合性測試和實質(zhì)性測試檢查采購與付款業(yè) 務(wù)內(nèi)部控制制度是否健全，各項規(guī)定是否得到有效執(zhí)行。第二十七條采購與付款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：（一）采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點檢查是否存 在采購與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。（二）采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準制度的執(zhí)行情況。重點檢查大宗采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的行為。（三）應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理。重點審查應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款支 付的正確性、時效性和合法性。（四）有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。重點檢查憑證的登 記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全，使用和保管制度是否存在漏 洞。第二十八條對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內(nèi)部控制中的薄弱 環(huán)節(jié)，各企業(yè)應(yīng)當采取措施，及時加以糾正和完善。附件：采購與付款業(yè)務(wù)基本流程圖采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)控簡易流程圖箕二當VW X /鍥 裝7益一二-H-7白口