企業(yè)合同檔案管理辦法

1、杭州紫月亮實(shí)業(yè)有限公司企業(yè)合同檔案管理辦法LEO. CHENG合同檔案管理辦法為進(jìn)一步規(guī)范合同文檔管理工作，提高合同 管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范 化、制度化、科學(xué)化，特制定本辦法。一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)中形成的各種協(xié)議、合同文本（不包含勞動(dòng) 合同）。二、合同檔案管理原則合同檔案實(shí)行公司財(cái)務(wù)部集中統(tǒng)一管理,2、以確保檔案的完整、完全和有效利用。財(cái)務(wù)部應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門(mén)的合同管理工作O3、需以公司名義訂立各種履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門(mén)，為合同承辦部門(mén)，承辦部門(mén) 應(yīng)根據(jù)合同項(xiàng)目需要指定承辦人，試用期內(nèi)員工非經(jīng)

2、總經(jīng)辦允許不得作承辦人。三、合同文檔的管理辦法合同文檔以部門(mén)名稱(chēng)結(jié)合簽署日期年月 份進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)。2、合同編號(hào)規(guī)則：承辦部門(mén)名稱(chēng)首字母一合同簽署年、月份（六位）一順序號(hào)（三位）。示例：XSB-20U02-001 （銷(xiāo)售部 20113、4、年2月份第1號(hào)合同）合同管理實(shí)行承辦部門(mén)與相關(guān)部門(mén)審查 會(huì)簽相結(jié)合的制度，承辦部門(mén)對(duì)合同訂 立、履行全過(guò)程負(fù)全部責(zé)任。承辦部門(mén)主 管為第一責(zé)任人，承辦人為直接責(zé)任人。5、公司內(nèi)各職能部門(mén)一律不得以個(gè)人名義總經(jīng)辦和審查會(huì)簽部門(mén)對(duì)應(yīng)當(dāng)提出相關(guān) 意見(jiàn)而未提出的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。 各相關(guān)部門(mén)和總經(jīng)辦依其職能對(duì)合同訂 立、履行、變更、解除全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)察、 審計(jì)。6、

3、7、對(duì)外發(fā)出要約，作出承諾，簽訂合同或具 有履約性質(zhì)的書(shū)面文件。合同承辦部門(mén)和財(cái)務(wù)部應(yīng)分別建立合同 臺(tái)賬，實(shí)行履行跟蹤報(bào)告責(zé)任制，合同履 行及原始資料必須由財(cái)務(wù)部保管，承辦部 門(mén)只留存影印件。保存的合同文檔每年清理核對(duì)一次，如有 遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并 追究相關(guān)人員責(zé)任；對(duì)超過(guò)兩年以上（包含本數(shù)）的已履行完畢的合同協(xié)議，由財(cái) 務(wù)部甄別并予以歸案。8、財(cái)務(wù)部要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單,以有效開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。9、各部門(mén)員工可在財(cái)務(wù)部查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須進(jìn)行登記，方可在財(cái)務(wù)部辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件

4、無(wú)特殊情況不得外借。10、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防 有害生物等措施，以確保合同文檔的安 全。11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案 材料，違者視情節(jié)予以處罰。hi12、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密,任何人不得！自將合同對(duì)外公開(kāi)，違者視情節(jié)予以處 罰。13、已簽署的合同應(yīng)明確支付方式及付款 時(shí)間，并交予財(cái)務(wù)部及時(shí)催款。II!合同文檔的移交（附件）1、各部門(mén)在正式簽署合同后，須在一周內(nèi)將合同正本原件移交財(cái)務(wù)部存檔O2、移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形 成規(guī)律。倘若合同發(fā)生變更，則合同編號(hào) 不予改變。3、合同文檔移交時(shí)，必須編制合同移交清單 并當(dāng)面清點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)可后方可完成 交接手續(xù)。五、檔案管理1、公司檔案分為書(shū)面檔案、電子檔案及影像檔案。2、書(shū)面檔案管理分為人事檔案管理、供應(yīng)商資料管理、公司重要文件會(huì)議記錄管理等3、電子檔案及影像檔案包括：電子類(lèi)檔案,公司重大活動(dòng)檔案，并書(shū)寫(xiě)短訊或者報(bào)道 六、合同檔案登記1、文件歸檔表1ISIB11贊2、歸檔案卷目錄表蠢再號(hào):目錄號(hào)：序號(hào)案薩卷髀保翳I13、檔案目錄表編號(hào)文號(hào)名稱(chēng)內(nèi)容備注1234567891011124、企業(yè)檔案存放表年 月日5、檔案索引表編號(hào)儲(chǔ)存11處理6、（機(jī)密）文件保管備查簿fi' I