裝飾公司財務(wù)報銷及付款管理辦法

1、山東XX裝飾工程財務(wù)報銷及付款治理方法目錄2按要求使用、填寫憑證單據(jù)2.1 憑證填寫要求 12.2 報銷憑證粘貼要求 3審批付款程序及付款時間3.1 費用報銷審批程序3.2 業(yè)務(wù)招待費及公司物品領(lǐng)用審批流程 3.3 總經(jīng)理費用報銷審批程序3.4 內(nèi)部轉(zhuǎn)款及內(nèi)部往來款審批付款程序 3.5 業(yè)務(wù)審批流程、應(yīng)提供材料及材料要求 3.5.1 業(yè)務(wù)審批流程3.5.2 材料類付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料 63.5.3 工程類付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料 3.5.4 勞務(wù)費付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料 3.5.5 退還招投標(biāo)保證金審批流程 93.5.6 考前須知3.

2、6 費用報銷及付款時間規(guī)定4附貝U1遵循原那么XX裝飾員工執(zhí)行費用報銷付款程序,應(yīng)本著誰花錢、誰報銷、 誰領(lǐng)款的原那么,經(jīng)辦人不準(zhǔn)由他人代簽或代領(lǐng)款.對不符合付款條件的款項申請,財務(wù)部門一律不予審核、支付.原那么上費用報銷付款采用網(wǎng)銀轉(zhuǎn)款的形式進(jìn)行支付,其他資金支付根據(jù)實際業(yè)務(wù)可采用現(xiàn)金、支票、匯票等形式進(jìn)行支付.如員工自 行先墊付款項,報銷時須附網(wǎng)銀或刷卡憑條.2按要求使用、填寫憑證單據(jù)2.1 憑證填寫要求2.1.1 填寫憑證必須用黑色或藍(lán)黑色的鋼筆或中性筆填寫,書寫 文字必須清楚、工整、不得潦草,無錯別字,無涂改現(xiàn)象.要寫明報 銷部門、報銷事由、報銷金額大、小寫、附件張數(shù)粘貼的原始 憑證的

3、自然張數(shù)等.報銷單據(jù)必須由經(jīng)辦人自己填寫,不許他人代 寫.2.1.2 阿拉伯?dāng)?shù)字應(yīng)逐個填寫,不得連筆.小寫數(shù)字前應(yīng)有或加 注人民幣符號.大寫金額的數(shù)字,應(yīng)用漢字正楷書寫,寫法如 下：壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、拐U、玖、拾、佰、仟、萬、億、 元圓、角、分、零、整正.中文大寫金額數(shù)字到“元或“角 為止的、在“元或“角之后、應(yīng)寫“整或“正字、大寫金 額數(shù)字有“分的、“分后面不寫“整或“正字.大寫金額 應(yīng)靠左頂頭填寫.例如：¥ 120,807.68大寫：壹拾貳萬零捌佰零柒 元陸角捌分；人民幣叁拾貳萬零伍元整¥ 320,005.00 ;人民幣叁仟貳 佰元伍角整¥ 3200

4、.50.2.2 報銷憑證粘貼要求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人取得原始單據(jù)后,應(yīng)按票據(jù)大小、長短、票據(jù)種類、 票面金額等從右至左依次粘貼整潔至原始單據(jù)粘貼單上,然后將報銷 單靠左平鋪粘貼于首頁,原始單據(jù)應(yīng)與報銷單上邊線平行,與左邊線 對齊,原始單據(jù)內(nèi)容、數(shù)量、金額要表露清楚.保持整個平面厚度的 均勻一般15張-20張為宜,同類原始單據(jù)應(yīng)歸類粘貼.3審批付款程序及付款時間3.1 費用報銷審批程序費用報銷需填列“費用報銷單,“費用報銷單由經(jīng)辦人申請, 經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后,報相關(guān)部門備案其中業(yè)務(wù)招待費、會務(wù) 費、物品登記類等由綜合部門備案登記；職務(wù)工作費用、差旅費等由 綜合部門人資專員和財務(wù)部出納備案登記,經(jīng)財務(wù)負(fù)

5、責(zé)人審核,總 經(jīng)理審批后,交由出納審核付款.具體審批流程如下：1日常費用報銷流程：費用報銷單部門：XXX日期：2021年X月X日報銷內(nèi)容：財務(wù)審核批準(zhǔn)人總經(jīng)理批準(zhǔn)單 據(jù) 張 數(shù)財務(wù)負(fù)責(zé)人審核出納：出納審核付 款合計金額小寫：備注付款方式等合計金額大寫：沖賬金額小寫：備案登如是業(yè)務(wù)招待費、會務(wù)費、 物品登記類綜合部負(fù)責(zé)人備案業(yè)務(wù)審部門負(fù)責(zé)人簽字經(jīng)辦人經(jīng)辦人簽字如是差旅費-綜合部人資專 昌名寮2職務(wù)費用報銷流程：費用報銷單部門：XXX日期：2021年X月X日報銷內(nèi)容：財務(wù)審財務(wù)負(fù)責(zé)人審核批 準(zhǔn)總經(jīng)理批準(zhǔn)單 據(jù) 張出納：出納審核付 款數(shù)合計金額小寫：備注付款方式等合計金額大寫：沖賬金額小寫：備案登記

6、綜合部人資專員備案業(yè)務(wù)審核部門負(fù)責(zé)人簽字經(jīng)辦人經(jīng)辦人簽字財務(wù)出納備案如為公司經(jīng)辦業(yè)務(wù)確實無法取得相關(guān)發(fā)票,經(jīng)辦人在符合財務(wù) 程序的情況下可用其他同類票據(jù)報銷如辦公費只能用辦公類票據(jù)抵 用,交通費只能用交通費票據(jù)抵用,使用便利貼寫明抵票原因,附 在報銷單據(jù)上經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)前方可報銷.職務(wù)工作費用報銷,不允許合伙貼票,所報單據(jù)需由本人親自 送至財務(wù)部,不許代送；所報票據(jù)單位名稱必須是“山東 XX裝飾工 程公司或者“ XX裝飾或者單位名稱處空白不填.個人不允許報銷業(yè)務(wù)招待費.如為辦公用品、計算機(jī)耗材等票據(jù),必須附銷貨單位蓋章的明 細(xì)清單及出、入庫單,且單價不應(yīng)超過 200元.出、入庫單簽字為

7、報銷人及綜合部人員通訊費發(fā)票報銷普通員工為 300元、經(jīng)理級以上為500元.住宿費發(fā)票必須是異地的,濟(jì)南當(dāng)?shù)夭挥鑸箐N.所貼票據(jù)金額超過職務(wù)工作費用實際應(yīng)報數(shù)的差額必須限制在5元以內(nèi).現(xiàn)金報銷必須按現(xiàn)金治理方法執(zhí)行, 由經(jīng)辦人親自領(lǐng)取,并在 報銷單據(jù)上簽字.每份報銷單所附原始單據(jù)不要過多,限制在20張以內(nèi),每份報銷單不可粘貼太多相同票據(jù)種類、日期或者金額較大的票據(jù).不允許出現(xiàn)同一天多張汽油票、打車票連號以及交通費多張.從每年9月份開始,6月份以前的票據(jù)不允許貼票報銷.3.2 業(yè)務(wù)招待費及公司物品領(lǐng)用審批流程備注：假設(shè)申請人不需要領(lǐng)用招待疲,那么只需填寫業(yè)務(wù)招待審批單,無需填寫物品 領(lǐng)用單.3.3

8、 總經(jīng)理費用報銷審批程序總經(jīng)理費用報銷職務(wù)費用除外,在正常履行本公司審批程序的情況下,需報地產(chǎn)集團(tuán)財務(wù)總監(jiān)及總裁或其授權(quán)批準(zhǔn)人審批.3.4 內(nèi)部轉(zhuǎn)款及內(nèi)部往來款審批付款程序1內(nèi)部轉(zhuǎn)款流程：2內(nèi)部往來款流程:備注：財務(wù)在一個月內(nèi)取得收款單位開具的收款收據(jù).3.5業(yè)務(wù)審批流程、應(yīng)提供材料及材料要求3.5.1 業(yè)務(wù)審批流程該業(yè)務(wù)審批目前主要是針對材料類零星采購、供給商采購付款、工程類付款以及勞務(wù)費付款由經(jīng)辦人填寫?付款會簽單?,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),核算部復(fù)核,財務(wù)部審核后,交總經(jīng)理簽批,最后由出納付款.流程如下：3.5.2 材料類付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料(1)材料類付款會簽單填寫

9、要求序號填寫工程填寫要求1工程名稱根據(jù)財務(wù)部下發(fā)的“工程施工工程名稱填寫2收款單位按合同中的名稱填寫,未簽訂合同的按“零星采購填寫3用途根據(jù)所開具發(fā)票的內(nèi)容填寫4備注描述所供貨是否完成以及根據(jù)合同要求按比例申請款項5合同金額根據(jù)已簽訂的合同填寫6結(jié)算金額根據(jù)實際供貨額填寫7累計已付款根據(jù)已付給對方單位多少款填寫8本次申請款根據(jù)備注中描述的以及按合同比例應(yīng)申請的款填寫9本次實際付款根據(jù)本次應(yīng)實際支付對方單位的款項10付款方式網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬或支票(3)材料類采購付款應(yīng)提供的申請資料編號供給商米購應(yīng)提供的申請資料編號零星米購應(yīng)提供的申請資料1經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部簽字完整的?網(wǎng)銀付款申請單?或?支票領(lǐng)

10、用單?1經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部簽字 完整的?網(wǎng)銀付款申請單?或?支 票領(lǐng)用單?2在收款單位處加蓋供給商公章的付款會簽單2付款會簽單3稅務(wù)局開具的材料款發(fā)票3稅務(wù)局開具的材料款發(fā)票4收款單位的本次實際收款收據(jù),并蓋有收款方的財務(wù)專用章或發(fā)票專用章4收款方的收款收據(jù)或收條,并有收 款人蓋章或簽字.另外,采購員墊 支材料款的需后附刷卡憑條或相應(yīng)憑據(jù)5假設(shè)發(fā)票未能載明所購事項,由供貨單位提供銷貨明細(xì)清單,清單需具備貨物名稱、供貨日期、單價、數(shù)量和合計大小寫金額,并加蓋公章5假設(shè)發(fā)票未能載明所購事項,由供貨 單位提供原始銷貨明細(xì)清單,清單 需具備貨物名稱、供貨日期、單價、 數(shù)量和合計大小寫金額6XX

11、裝飾工程公司的材料收料單6XX裝飾工程公司的材料收料單7采購金額超過3000元的必須與供給商簽訂合同；首次付款時需提供合同復(fù)印件；再次付款時需提供該合同編號(編號寫在付款會簽單右上角).78首次付款時需提供加蓋供給商公章的授權(quán)委托書9加蓋供給商公章和供給商簽字的已付款對賬單810加蓋供給商公章和供給商簽字的付款申請911根據(jù)合同需提供驗收報告的,后附驗收報告復(fù)印件103.5.3 工程類付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料(1)工程類付款會簽單填寫要求序號填寫工程填寫要求1工程名稱根據(jù)財務(wù)部下發(fā)的“工程施工工程名稱填寫2收款單位按合同中的名稱填寫3用途工程款4備注描述施工工程進(jìn)展程度,及以

12、根據(jù)合同要求按比例應(yīng)申請的款項5合同金額根據(jù)已簽訂的合同填寫6結(jié)算金額根據(jù)商務(wù)部出具的結(jié)算報告填寫7累計已付款根據(jù)已付給對方單位多少款填寫8本次申請款根據(jù)備注中描述的以及按合同比例應(yīng)申請的款填寫9本次實際付款根據(jù)本次應(yīng)實際支付對方單位的款項10付款方式網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬或支票(4)工程類付款時應(yīng)提供的申請資料編R工程類付款應(yīng)提供的申請資料1在收款單位處加蓋收款單位公章的付款會簽單2地方稅務(wù)局開具的工程款發(fā)票3收款單位的本次實際收款的收款收據(jù)4加蓋收款單位公章和簽字的已付款對賬單5加蓋收款單位公章和簽字的付款申請6商務(wù)部出具的工程施工進(jìn)度測量表或完工結(jié)算單.結(jié)算單據(jù)上要有施工單位簽章、工程負(fù)責(zé)人、商務(wù)負(fù)責(zé)

13、人簽字7首次付款時需提供合同復(fù)印件；再次付款時需提供該合同編號(編號寫在付款會簽單右上角)8根據(jù)合同需提供驗收報告的,后附驗收報告復(fù)印件3.5.4 勞務(wù)費付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料(1)勞務(wù)費付款會簽單填寫要求序號填寫工程填寫要求1工程名稱根據(jù)財務(wù)部下發(fā)的“工程施工工程名稱填寫2收款單位根據(jù)承接施工工程的人員填寫3用途勞務(wù)費4備注描述施工工程進(jìn)展程度,及以根據(jù)合同要求按比例應(yīng)申請的款項5合同金額根據(jù)已簽訂的合同填寫6結(jié)算金額根據(jù)每次完成的產(chǎn)值填寫7累計已付款根據(jù)已付給對方單位多少款填寫8本次申請款根據(jù)備注中描述的以及按合同比例應(yīng)申請的款填寫9本次實際付款根據(jù)本次應(yīng)實際支付對方單

14、位的款項10付款方式網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬(2)勞務(wù)費付款時應(yīng)提供的申請資料編R開具發(fā)票形式編R工資表形式1稅務(wù)局開具的勞務(wù)費發(fā)票1人員工資表及身份證復(fù)印件授權(quán)委托書2收款收據(jù)2收款收據(jù)3已付款對賬單3已付款對賬單4付款申請單4付款申請單5商務(wù)部出具的工程施工進(jìn)度表5商務(wù)部出具的工程施工進(jìn)度表3.5.5 退還招投標(biāo)保證金審批流程(1)經(jīng)辦人需將相關(guān)退款憑據(jù)連同審批表一并交給財務(wù)部審核.(2)收款單位需攜帶收款收據(jù)到財務(wù)部領(lǐng)款.3.5.6考前須知1、付款會簽單上的“收款單位必須要與合同中的公司名稱一 致,并加蓋公章.“零星采購付款會簽單上可不蓋公章.2、“XX裝飾工程公司的材料收料單中供貨商簽章要與收款單 位

15、名稱一致.“零星采購在打印收料單時,可以將此項刪除.3、付款會簽單上的各環(huán)節(jié)人員簽字,不允許只簽“同意支付, 要根據(jù)所負(fù)責(zé)的事項簽屬意見.4、所有單據(jù)上要有簽字日期.5、驗收報告的出具,是根據(jù)合同條款中約定的要求進(jìn)行填寫. 假設(shè)合同中約定出具兩次驗收報告,在最后一次出具時請寫明“以本次 驗收做為計算質(zhì)保期開始時間.6、只要付款不是一次性支付的,需要由收款單位出具“已付款 對賬單.目的是讓其和財務(wù)對賬,確認(rèn)發(fā)票額、累計收款額.7、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)整個會簽單據(jù)的簽批、分類及保管工作.付 款日經(jīng)辦人將第一聯(lián)(財務(wù)聯(lián))連同后附的其他資料,一并交于財務(wù) 部申請付款.8、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在申請付款時,除發(fā)票以外的

16、其他手續(xù)需自檢后 再發(fā)起.假設(shè)手續(xù)不合格,財務(wù)部有權(quán)拒收并退回.9、裝修工程工程中下賬的施工工程,后附的所有相關(guān)手續(xù)要與?付款會簽單?上的“工程工程名稱相一致.10、因設(shè)計費屬于增值稅范圍,所以要求對方必須出具可抵扣的 增值稅專用發(fā)票,盡量在收款時開具.由于增值稅專用發(fā)票有180天 的認(rèn)證期限,過期不予認(rèn)證.11、收取保證金時,財務(wù)部需要取得招標(biāo)部門經(jīng)辦人及其部門負(fù) 責(zé)人簽字的紙質(zhì)版招標(biāo)通知書,作為收取保證金的依據(jù).12、退還保證金時,由招標(biāo)部門填寫“退還保證金審批單,并 出具退還保證金明細(xì)表,退款時要求退還單位出具收款收據(jù).13、為了躲避風(fēng)險,要求供給商必須開具每筆收款金額的發(fā)票.14、新工程開工,