總裁辦職能與工作流程(23頁(yè))

1、第一部分 總裁辦職能一、 印信管理職能1、法人印鑒、合同印鑒、相關(guān)部門(mén)印鑒的制作、登記、備案2、法人印鑒、合同印鑒的保管3、開(kāi)具企業(yè)對(duì)外證明4、用印登記二、 辦公行政管理職能會(huì) 務(wù)管理包括：總裁辦公、中心辦公會(huì)和專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議1、助總裁做好會(huì)議議題的確定工作 2、相關(guān)會(huì)議材料的準(zhǔn)備 3、會(huì)議日程的安排 4、編發(fā)會(huì)議紀(jì)要 5、會(huì)后督辦工作（二）檔案管理1、收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的重要文件、重要?dú)v史資料。包括：合同文本、文件匯編、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析、科技成果檔案匯編、單位發(fā)展史志等；2、檔案的借閱登記（三）接待工作根據(jù)總裁、副總裁的要求做好公司外來(lái)人員的接待和服務(wù)工作。（ 四

2、）公司用期刊、報(bào)紙的訂閱于每年底負(fù)責(zé)征訂公司用各級(jí)各類(lèi)期刊；三、 文書(shū)管理職能1、負(fù)責(zé)總裁、副總裁所需文書(shū)的起草，成文2、歸口公司內(nèi)部管理制度的發(fā)文、印制工作四、 法律事務(wù)管理職能1、公司證照的申辦2、合同條款的準(zhǔn)備和審查3、協(xié)助公司法律顧問(wèn)處理相關(guān)法律事務(wù)五、 企業(yè)文化的建立1、公司企業(yè)文化的總結(jié)、歸納2、內(nèi)部期刊的編輯出版六、 項(xiàng)目申報(bào)管理1、根據(jù)公司的運(yùn)營(yíng)需要和公司總裁的要求，完成具體項(xiàng)目的申報(bào)、評(píng)審、認(rèn)證工作；2、相關(guān)項(xiàng)目材料的組織、編寫(xiě)及其相關(guān)的聯(lián)絡(luò)工作。七、 日常辦公事務(wù)1、協(xié)助總裁、副總裁安排工作日程；2、做好各部門(mén)的協(xié)調(diào)工作；3、及時(shí)準(zhǔn)確地收集、整理與公司業(yè)務(wù)發(fā)展相關(guān)的政策訊息

3、，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)；4、根據(jù)總裁、副總裁的要求對(duì)各部門(mén)工作進(jìn)行督促、檢查和推動(dòng)；5、完成總裁、副總裁交辦的其他工作。第二部分總裁辦工作流程及操作規(guī)范印信制作流程和操作規(guī)范印信制作流程嗣卬楙懈濯制印申請(qǐng)表印信制作操作規(guī)范:1、申請(qǐng)：部門(mén)需制印時(shí)，到總裁辦提出申請(qǐng)，填制印申請(qǐng)表；2、報(bào)批：總裁辦將制印申請(qǐng)表提交主管總裁批示；公司法人印鑒與合同專(zhuān)用印 鑒的更新、制印由總裁辦直接報(bào)總裁批示；3、批復(fù)：總裁辦根據(jù)主管總裁的批示制印或不制??；3、登記存檔：登記印鑒留存單位、保管人員；存檔印鑒存檔表及制印申請(qǐng)表。用印管理流程:用印登記表用印操作規(guī)范6、用印部門(mén)或個(gè)人到總裁辦填寫(xiě)用印登記表提出用印申請(qǐng);7、

4、用印人在用印中請(qǐng)上注明用印事由后，呈報(bào)主管總裁或部門(mén)經(jīng)理簽字確8、印鑒保管人根據(jù)簽字決定是否用印，并在用印登記表上留存鑒印。二會(huì)議管理流程及操作規(guī)范會(huì)議管理工作流程A:總裁辦公會(huì)及中心辦公會(huì)工作流程總裁辦公會(huì)及中心辦公會(huì)操作規(guī)范:1、在總裁辦公會(huì)和中心辦公會(huì)召開(kāi)前，會(huì)議主管秘書(shū)根據(jù)授權(quán)到各部門(mén)主動(dòng)收 集議題內(nèi)容；2、各部門(mén)將需議事項(xiàng)填入公司局域網(wǎng)內(nèi)的待議議題中請(qǐng)表內(nèi)，同時(shí)準(zhǔn)備會(huì)議材 料；3、會(huì)議主管秘書(shū)協(xié)助總裁篩選確定議題，并確定相關(guān)部門(mén)會(huì)議材料的準(zhǔn)備情況, 填制會(huì)議議程表；4、嚴(yán)格按照會(huì)議議程的安排召開(kāi)會(huì)議；5、總裁辦公會(huì)需編制會(huì)議紀(jì)要，中心辦公會(huì)根據(jù)需要可編制會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)；6、總裁辦根據(jù)授權(quán)對(duì)

5、所決議事項(xiàng)進(jìn)行督查，并將督查結(jié)果及時(shí)反饋給總裁或副 總裁。B:專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議工作流程:專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議操作規(guī)范:1、根據(jù)總裁的授意確定議題相關(guān)部門(mén)、議題責(zé)任人、并收集待議議題材料;2、相關(guān)部門(mén)準(zhǔn)備會(huì)議材料；3、主管秘書(shū)確定會(huì)議時(shí)間，填制會(huì)議議程表；4、嚴(yán)格按照會(huì)議安排進(jìn)行會(huì)議；5、編制會(huì)議紀(jì)要；6、就會(huì)議決定事項(xiàng)進(jìn)行必要的督辦；7、將督辦結(jié)果反饋給總裁輔助決策。三 刊訂閱流程及操作規(guī)范公用期刊定閱流程:期刊定閱操作規(guī)范1、訂購(gòu)時(shí)間：上半年 下半年2、訂購(gòu)手續(xù)：不論單位和個(gè)人，均需先到前臺(tái)查閱報(bào)刊目錄，再將需要訂購(gòu)的 報(bào)刊代號(hào)、名稱(chēng)、出版日期、單價(jià)、訂購(gòu)份數(shù)、期數(shù)填寫(xiě)清楚交總裁辦主管秘 書(shū)核對(duì)算價(jià)，確認(rèn)無(wú)誤后

6、，當(dāng)面繳款開(kāi)票。3、公費(fèi)訂購(gòu)報(bào)刊由總裁辦主管秘書(shū)根據(jù)主管副總裁的批示持訂單到財(cái)務(wù)部門(mén)辦 理付款托收手續(xù)。歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購(gòu)的單位除按上述要求填寫(xiě)預(yù)訂單外， 尚須填寫(xiě)報(bào)刊分發(fā)清單，詳細(xì)寫(xiě)明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些領(lǐng)導(dǎo)。四文書(shū)管理工作流程及操作規(guī)范文書(shū)管理工作流程:文書(shū)管理工作操作規(guī)范: 1、調(diào)研和收集各部門(mén)工作信息，同時(shí)將調(diào)研結(jié)果和立案建議上報(bào)總裁；2、根據(jù)總裁的授意擬寫(xiě)相關(guān)條文或由相關(guān)部門(mén)進(jìn)行草擬，總裁辦協(xié)助進(jìn)行把關(guān) 審核；3、會(huì)同相關(guān)部門(mén)對(duì)條文實(shí)行后可能出現(xiàn)的正面或負(fù)面效果進(jìn)行討論，并進(jìn)行必要修正；4、在條文的試行階段匯總總結(jié)出所反映的問(wèn)題， 并將整理后的結(jié)果報(bào)總裁核批;5、總裁簽字確認(rèn)同意頒發(fā)

7、的公文；6、將正式下發(fā)的條文存檔備案；7、對(duì)下發(fā)公文的執(zhí)行情況進(jìn)行督查，并將督查結(jié)果及時(shí)準(zhǔn)確地反饋給總裁；8、條文頒布后，根據(jù)工作情況的變化提出修正或廢止案。第三部分中教育星辦公管理制度一中教育星印信管理制度第一條印信的種類(lèi)（一）印鑒：公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司印章或指定業(yè)務(wù)專(zhuān)用的公司印章（二 ）職章：刻有公司董事長(zhǎng)或總裁職銜的印章。（三）部門(mén)章：刻有公司部門(mén)名稱(chēng)的印章。其不對(duì)外單位的部門(mén)章可加注對(duì)內(nèi)專(zhuān)用。（四 ）職銜簽字章：刻有總裁及總裁職銜及簽名的印信。第二條 印信的使用規(guī)定（一 ）對(duì)公司經(jīng)營(yíng)權(quán)有重大關(guān)連、涉及政策性問(wèn)題或以公司名義對(duì)政府行政、 稅務(wù)、金融等機(jī)構(gòu)以公司名義的行文，蓋總裁職章和

8、公司法人章。（二）以公司名義對(duì)國(guó)營(yíng)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司核發(fā)的證明文件、合同文本，及各類(lèi)規(guī)章典范的核決等由總裁署名，蓋總裁職銜章和公司法人章或合同專(zhuān)用章。（三）以部門(mén)名義于授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)廠商、客戶(hù)的合同文本及內(nèi)部規(guī)章典范的核決行文由部門(mén)總經(jīng)理署名者，蓋總經(jīng)理職銜簽字章。（四 ）各部門(mén)于經(jīng)辦業(yè)務(wù)的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)及對(duì)于民營(yíng)事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)、個(gè)人的行文以及收發(fā)文件時(shí)，蓋部門(mén)章。第三條 印信的監(jiān)印（一）總裁職章及特定業(yè)務(wù)專(zhuān)用章由總裁核定本公司的監(jiān)印人員。（二）合同專(zhuān)用章得由總裁核定本公司的監(jiān)印人員。（三）部門(mén)經(jīng)理職銜簽字章及部門(mén)章得由部門(mén)經(jīng)理指定監(jiān)印人員,并報(bào)總裁辦備案。第四條 印信蓋用（一）文件需用印時(shí)，應(yīng)先填寫(xiě)用

9、印登記表單（ 附表 3），經(jīng)相關(guān)主管人員核準(zhǔn)后，連同經(jīng)審核的文件文稿等交監(jiān)印人用印。（二 ）監(jiān)印人除于文件、文稿上用印外，并應(yīng)于用印登記表上加蓋使用的印信存檔。（三）公司一般不允許開(kāi)具空白介紹信，證明如因工作需要或其他特殊情況確需開(kāi)具時(shí)， 必須經(jīng)主管副總裁簽字批示后方可開(kāi)出， 持空白介紹信外出工作回來(lái)后必須向公司匯報(bào)其介紹信的用途，并進(jìn)行登記簽字確認(rèn)，未使用的必須交回。第五條 各種印信由監(jiān)印人負(fù)責(zé)保管， 如有遺失或誤用情事， 由監(jiān)印人全權(quán)負(fù)責(zé)。第六條 監(jiān)印人對(duì)未經(jīng)判行文件，不得擅自用印，違者受處。第七條印信遺失時(shí)除立即向上級(jí)報(bào)備外，并應(yīng)依法公告作廢。第八條本辦法經(jīng)呈總裁核準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。

10、二 會(huì)議室管理辦法公司現(xiàn)有大、 小會(huì)議室兩間， 為合理安排公司會(huì)議室的使用， 減少各部門(mén)間使用的時(shí)間沖突，現(xiàn)制定如下管理辦法：1、各部門(mén)或個(gè)人因工作需要需使用公司會(huì)議室時(shí)，應(yīng)提前一天到“總裁辦”辦理會(huì)議室使用登記手續(xù)（見(jiàn)附表9） 。臨時(shí)決定使用的，也需到總裁辦提出申請(qǐng)，由總裁辦主管秘書(shū)協(xié)調(diào)解決；2、“總裁辦”根據(jù)各部門(mén)登記的會(huì)議室使用時(shí)間、先后順序、與會(huì)人員數(shù)量等情 況合理安排會(huì)議室使用的先后次序。并及時(shí)將安排結(jié)果通知相關(guān)部門(mén)或個(gè)人。4、公司領(lǐng)導(dǎo)因重要工作需臨時(shí)使用會(huì)議室時(shí)，根據(jù)情況的緊急程度主管秘書(shū)可優(yōu)先安排使用，并及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)調(diào)整會(huì)議室使用時(shí)間；5、凡未辦理使用登記申請(qǐng)的部門(mén)或個(gè)人，無(wú)

11、權(quán)使用會(huì)議室；6、本辦法自公布之日起開(kāi)始施行，望各部門(mén)認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。三 中教育星會(huì)議管理辦法經(jīng)研究決定，現(xiàn)制定中教育星會(huì)議管理辦法如下：1、會(huì)議形式（ 1） 總裁辦公會(huì)：由公司總裁主持召開(kāi)的協(xié)調(diào)工作部署會(huì)（ 2） 中心辦公會(huì)：各管理中心主管副總裁主持召開(kāi)的工作協(xié)調(diào)部署會(huì)（ 3） 專(zhuān)項(xiàng)工作會(huì)：根據(jù)工作需要召開(kāi)的專(zhuān)題會(huì)議（機(jī)動(dòng)）（ 4） 部門(mén)例會(huì)：各部門(mén)的工作總結(jié)、計(jì)劃會(huì)2、會(huì)議召開(kāi)時(shí)間（ 1） 總裁辦公會(huì)：每半個(gè)月召開(kāi)一次，時(shí)間為月初、月中的第一個(gè)星期一上午 11： 00 12： 00（ 2） 中心辦公會(huì)：每周召開(kāi)一次，時(shí)間為每周五下午 16： 30 17： 30；（ 3） 專(zhuān)項(xiàng)工作會(huì)：根據(jù)工作

12、需要機(jī)動(dòng)安排會(huì)議時(shí)間（ 4） 部門(mén)例會(huì)：每周召開(kāi)一次，時(shí)間為每周五上午。具體時(shí)間由各部門(mén)根據(jù)工作需要確定3、參會(huì)要求（ 1） 根據(jù)會(huì)議主題認(rèn)真準(zhǔn)備會(huì)議材料，不可取用不正確的材料；（ 2） 嚴(yán)格遵守會(huì)議開(kāi)始時(shí)間，不得無(wú)故遲到；（ 3） 因工作需要不能準(zhǔn)時(shí)到會(huì)的，應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前告知主管秘書(shū)；（ 4） 嚴(yán)格按照確定的發(fā)言時(shí)間進(jìn)行陳述。 （原則上以 3 分鐘為限） ；（ 5） 嚴(yán)禁發(fā)言?xún)?nèi)容偏離會(huì)議主題；（ 6） 不可打斷他人的發(fā)言；（ 7） 無(wú)特殊理由不得中途離席；檔案管理制度第一條 文件的歸檔范圍 ：1. 凡下列文件統(tǒng)一由總裁辦負(fù)責(zé)歸檔：(1) 上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；(2)

13、以公司名義對(duì)外發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、 工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表、項(xiàng)目方案、合同、協(xié)議、委任書(shū)等；(3) 董事會(huì)會(huì)議、總裁辦公會(huì)、專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議、公司管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及 各種專(zhuān)項(xiàng)例會(huì)記錄；(6) 參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的重要文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)的發(fā) 言材料等；(7) 上級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及公司向上級(jí)進(jìn) 行匯報(bào)的提綱和材料；(8) 反映本公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝 制品；(9) 公司日志和大事記；(10) 公司向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。2. 各

14、業(yè)務(wù)部門(mén)日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)立卷歸檔。第二條 立卷要求1. 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。2. 立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3. 要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。 重要工作、 重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。4. 上年度形成的文件材料，要求在下年度5 月份以前整理完。 6 月份正式向總裁辦主管秘書(shū)移交，清單一式兩份。 ( 接交單位各留存一份備查) 。第三條 檔案文件的借閱1、 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件， 需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人在文書(shū)檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)

15、， 并經(jīng)總裁辦公室主任同意后方可借閱； 對(duì)有密級(jí)的文件需經(jīng)主管副總裁及總裁辦主任同意后方可借閱。2、 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，重要文件就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將重要文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。3、 各部門(mén)應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。第四條 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，檔案管理人員應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按公司有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。若按規(guī)定需要銷(xiāo)毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)主管總裁批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)總裁辦公室主任同意后方可銷(xiāo)毀。第五條 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清單，并應(yīng)由總裁

16、辦公室主任監(jiān)督銷(xiāo)毀。五 中教育星文書(shū)管理制度（一）總則第一條 為減少發(fā)文數(shù)量， 提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量， 充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用， 根據(jù)文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定， 結(jié)合我公司的實(shí)際情況， 特制訂本制度。第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。第三條公司各類(lèi)文件由總裁辦公室歸口管理。（二）收文的管理第四條 公文的簽收1. 凡來(lái)公司的公啟文件 （ 除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由前臺(tái)文秘登記簽收， 并在文件簽收登記表上登記（見(jiàn)附表： 8） （ 直送總裁辦公室的機(jī)要文件除外 ） 后交總裁辦主管秘書(shū)拆封。 在簽收和拆封時(shí)， 前臺(tái)文秘和主管秘書(shū)均需注

17、意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。第五條 文件的傳閱與催辦。1. 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定， 不得將有密級(jí)的文件帶回家、 宿舍和公共場(chǎng)所， 也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。 對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。2. 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間， 當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交還總裁辦， 閱批文件一般不得超過(guò)兩天， 閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。 如有領(lǐng)導(dǎo) 批示 、 擬辦意見(jiàn) 的總裁辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3. 閱文時(shí)不得抄錄全文， 不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件， 如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

18、4. 文件閱完后，應(yīng)送總裁辦主管秘書(shū)處，切忌橫傳。5. 總裁辦公室秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任， 承辦部門(mén)接到文件、 函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得總裁辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。（三 ）發(fā)文的管理第八條 發(fā)文的規(guī)定1. 公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中在總裁辦公室，各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2. 各部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文的應(yīng)向總裁辦提出發(fā)文申請(qǐng)， 并將文件底稿分別交總裁辦審核。 總裁辦同意發(fā)文， 則按公司機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以中教育星X字發(fā)文。3. 對(duì)公司影響較大，

19、涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由公司董事長(zhǎng)和公司總裁批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主管副總裁批準(zhǔn)簽發(fā)。第九條 發(fā)文的范圍：1. 凡是以總裁辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。2. 總裁辦公室下發(fā)文件主要用于：(1) 公布公司規(guī)章制度；(3) 公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；(4) 公布公司的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、生活福利等工作的決定；(5) 發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；(6) 其他有關(guān)全公司的重大事項(xiàng)；3. 總裁辦上行文、外發(fā)文主要用于：(1) 對(duì)董事會(huì)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；(2) 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人

20、事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。4. 在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管部門(mén)書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用總裁辦發(fā)文。5. 凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門(mén)名義用工作簡(jiǎn)訊發(fā)會(huì)議紀(jì)要。6. 各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系， 可用部門(mén)的名義對(duì)外發(fā)函 ( 應(yīng)各自編號(hào)備查 ) 不用公司名義發(fā)文。(四 )發(fā)文程序與要求第十條 發(fā)文程序規(guī)定：1. 各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先向總裁辦提出申請(qǐng)；2. 總裁辦同意發(fā)文時(shí)， 主辦單位應(yīng)公司的主體工作精

21、神及上級(jí)指示或?qū)嶋H工作需要草擬文件初稿；3. 草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；4. 文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；5. 總裁辦應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神、 有關(guān)文件的規(guī)定， 對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；6. 經(jīng)審查修改后的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)) ；7. 需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽

22、部門(mén)會(huì)簽；8. 文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送主管領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；10. 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交總裁辦主管秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)打印；11. 文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；12. 文件打字后， 由總裁辦派專(zhuān)人按數(shù)印刷， 再由主管秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。13. 總裁辦秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦， 應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。 （ 一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清） 。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。附：中教育星軟件股份有限公司行文規(guī)范發(fā)文種

23、類(lèi)2、 中教育星字 2001 * * 號(hào)：中教育星字文件是公司對(duì)內(nèi)制定制度、管理辦法，對(duì)外發(fā)布公司重要決議、決定、規(guī)章制度等時(shí)使用；3、 中教育星辦字2001*號(hào)：總裁辦發(fā)布文件時(shí)使用4、 中教育星人字2001*號(hào)：公司決定公司內(nèi)部經(jīng)理級(jí)以上人員及各分公司總經(jīng)理人事任免時(shí)使用5、 中教育星行字2001*號(hào)：行政部發(fā)布文件時(shí)使用6、 中教育星財(cái)字2001*號(hào)：財(cái)務(wù)部發(fā)布文件時(shí)使用7、 中教育星便字2001*號(hào)公司對(duì)外商洽工作、對(duì)內(nèi)進(jìn)行調(diào)整時(shí)使用8、 函：公司對(duì)外商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題時(shí)使用9、 通知：通知文件是對(duì)總公司內(nèi)部、各分公司及代理商非制度、決定、決議類(lèi)文件時(shí)使用。例如：放假通知、代理會(huì)

24、通知等。10、請(qǐng)示：各部門(mén)向公司領(lǐng)導(dǎo)或上一級(jí)單位請(qǐng)示指示時(shí)使用。11、 各部門(mén)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢(xún)問(wèn)時(shí)使用。12、 通報(bào)：公司對(duì)重要事宜發(fā)布通告時(shí)使用13、 紀(jì)要：記錄公司各種會(huì)議時(shí)使用14、 合同：公司對(duì)外簽訂各種合同時(shí)使用文件格式：1、文件一律采用A4 紙。2、文件標(biāo)題使用宋體2 號(hào)字，文件正文使用宋體4 號(hào)字。3、發(fā)文字號(hào)包括中教育星x 字，年份 , 序號(hào)。4、文件標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)要概括文件內(nèi)容。文件標(biāo)題除規(guī)章制度名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。5、文件應(yīng)在右下角標(biāo)明x 頁(yè)號(hào)。6、行文層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為（一） ，第三層為“ 1、”，第四層為“ （ 1）” 。7、成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。8、文