小公司采購流程及管理制度

1、小公司采購流程及管理制度為了提高公司采購效率,明確崗位職責(zé),有效降底采購成本,滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物質(zhì)采購流程,加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度.第1項 申購程序申購的定義.申購是指某人或者某部門根據(jù)公司經(jīng)營活動需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程.一、申購單提報規(guī)定。1.申購單應(yīng)按照要素填寫完整,清晰,由公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后報采購部門.2.申購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)重新填寫并由公司總經(jīng)理簽字.二、申購單接收規(guī)定。 具體負(fù)責(zé)采購的部門就以下事項對申購單進(jìn)行審核.1應(yīng)檢查申購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整，清晰，檢查申購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批.

2、2接收申購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整不清晰不采購,庫存已超儲積壓的物資不采購的原則。3通知倉庫管理人員核查申購物資是否有庫存.4對于不符合規(guī)定和撤銷的申購單物資應(yīng)及時通知申購部門。三、申購單分發(fā)規(guī)定.1對于采購應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理.審批人與采購人應(yīng)職責(zé)分離.2對于緊急申購項目應(yīng)優(yōu)先處理.3無法于申購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知申購部門.4重要項目的采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。四、采購周期的規(guī)定。1詢好價后在本市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過3天。2詢好價后非本市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過7天。3采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明相關(guān)原因

3、.4遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略。五、對于已簽訂合同的供應(yīng)商，分次采購需就每次采購的數(shù)量、金額、發(fā)貨時間等事項,與供應(yīng)商進(jìn)行書面或郵件確認(rèn)。未簽訂合同的供應(yīng)商按本制度第三章供應(yīng)商的選擇及合同簽訂執(zhí)行。六、屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)該整理歸類集中采購.對于緊急申購項目應(yīng)優(yōu)先處理。 1. 集中采購：凡是有相同類型，共同性的材料采用集中計劃采購.采購前,申購部 門按計劃申請.采購部門集中辦理采購。2。 緊急采購:緊急采購的物料總金額在5000元以下（含5000元)的，書面報請公司項目分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。采購的物料總金額在5000元以上20000元(含20000元)以下的,需報請公司

4、總經(jīng)理書面批準(zhǔn)。 第2章供應(yīng)商的選擇及合同簽訂對第一次合作的供應(yīng)商，需進(jìn)行資質(zhì)考核、詢價、比價。詢價、比價由總經(jīng)理負(fù)責(zé)，并報備董事長。一、 采購部門應(yīng)對供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行考核,考核的方面包括但不限于以下內(nèi)容:1供應(yīng)商應(yīng)具備一定的資質(zhì)和實力，具有提高或完成我公司所需物資和項目的能力,產(chǎn)品質(zhì)量符合我司需求.2供應(yīng)商財務(wù)流程健全,能提供正規(guī)的發(fā)票。3查詢供應(yīng)商是否有征信不良記錄，對銷售給我們的商品是否在其法定營業(yè)范圍內(nèi),近期是否出現(xiàn)重大違法事項.4重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力、資質(zhì)進(jìn)行驗證和審查,并通過進(jìn)行實地考察，了解供應(yīng)商的各方面實力,以確保其能進(jìn)行穩(wěn)定的合作。二、初步篩選后，有針對性

5、的就幾家供應(yīng)商進(jìn)行詢價。1。 應(yīng)認(rèn)真審閱申購單的品名,規(guī)格，數(shù)量，了解技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時與申購部門溝通.2。 所有采購項目必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價,原則上不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價。3在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示.三、對詢價結(jié)果進(jìn)行對比、議價。 1對供應(yīng)商的供應(yīng)能力,交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。 2對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析、比對，篩選價格最低，所報價的綜合條件更加突出的廠商。 3參考目標(biāo)或理想價格與各供應(yīng)商進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判。4比價，議價結(jié)果經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核，并報備至董事長。第3項 合同的簽定及規(guī)定合同的簽訂及其規(guī)定。合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方

6、之間設(shè)立,變更,終止民事關(guān)系的協(xié)議，依法成立的合同，受法律保護(hù)，廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利,義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。一、合同正文應(yīng)包含的要素1合同名稱，合同編號，簽訂地點。2采購物品名稱,規(guī)格，數(shù)量,單價，總價及合同總額。3。 包裝要求：重量，尺寸，規(guī)格,包裝材料等等。4。 合同總額應(yīng)含稅,含運(yùn)達(dá)公司的總價,特殊情況應(yīng)說明。5質(zhì)量要求及規(guī)范。6要求交貨日期。7付款方式.8違約責(zé)任和解決糾紛的辦法。9雙方公司信息。二、合同簽訂及其規(guī)定. 1如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的注意保密責(zé)任.2質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品的質(zhì)保期。3詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求。4針對不同的合同約定

7、不同的付款方式。5違約責(zé)任一定要詳細(xì)具體， 要經(jīng)公司法律顧問審核.6合同審查后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字加蓋合同公章方可生效。 7合同以傳真或其它形式提供給供應(yīng)商后，要求供應(yīng)商簽字加蓋公司合同專用章回傳.第4項 付款及合同執(zhí)行一、付款按以下規(guī)定執(zhí)行1財務(wù)部向倉庫確認(rèn)貨物收到、質(zhì)檢合格后方可申請付款.2按照合同約定,達(dá)到付款條件的貨款進(jìn)行付款操作。3填寫費(fèi)用報銷單，該單由財務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批簽字完畢后提交財務(wù)部。二、合同執(zhí)行與跟進(jìn)1已簽訂合同、訂單由申購部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)，總經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)督,如出現(xiàn)問題申購部門應(yīng)及時提出建議或補(bǔ)救措施，并及時通知公司領(lǐng)導(dǎo).2已簽訂的合同在執(zhí)行期間應(yīng)及時掌握合作單位對合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量按時履行。3。 合同在履行期間應(yīng)按照雙方約定嚴(yán)格執(zhí)行,如遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。第5項對賬