電子檔案管理問題與對策

1、電子檔案管理問題與對策 電子檔案管理問題與對策 摘 要隨著我國計算機技術的不斷開展，電子檔案管理中的平安防護措施很關鍵，也是從事檔案管理工作必須具備的素質。本文主要對電子檔案管理中存在的問題進行分析，并提出解決對策。 關鍵詞電子檔案；存在問題；解決對策 中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X08-0211-01 前言 電子檔案管理工作應順應時代的步伐步入信息網(wǎng)絡管理時代，具備方便與高效的同時，也迎來了一系列的平安問題。電子檔案的平安問題是目前面臨最大的挑戰(zhàn)。以下就筆者根據(jù)多年工作實踐，對電子檔案管理中存在的問題及解決對策進行闡述。 一、當前電子檔案管理存在的問題 筆

2、者結合多年的電子檔案管理工作經(jīng)驗，通過分析及總結，發(fā)現(xiàn)當前電子檔案管理存在如下問題： 領導對電子檔案管理重視不夠。 就某企業(yè)建設管理處電子檔案管理工作而言，存在問題：一是沒有人員配備。一個大型單位成立了，沒有配備專業(yè)的電子檔案管理工作人員，只就這方面說，可以看出領導不夠重視電子檔案管理工作。如果沒有專業(yè)人員對檔案進行管理，就很難保證文件材料收集的完整和系統(tǒng)，導致整理編目時的不標準，增加利用工作的難度，查找起來很費時費事。二是檔案室設置不合理。就該企業(yè)建設管理處電子檔案管理室來說，將檔案室設置在最頂樓，無法保證檔案的平安保管，隱患較多。還有檔案室里沒有齊全的檔案設施配置，如說要求安裝空調，讓檔案

3、室的溫度一般控制在14-24°，但是沒有配置空調，不能保證室內的溫度。 局部職工對檔案管理工作不夠理解。 因為局部職工不了解檔案在一個單位中所起的作用檔案有著憑證和提供信息的作用。局部職工向管理人員借用檔案資料，在需要他們簽字辦理借閱手續(xù)時，表現(xiàn)得非常不滿意，認為都是自己單位的職工，借用一下資料之類的都還要簽字，是不是不信任或是小題大做，表現(xiàn)得非常不情愿。從這些現(xiàn)象中，可以看出大局部人員是不了解檔案的重要性的，從而也淡化了自己所承當?shù)呢熑巍＿€有的職工會將一些重要的文件隨便放置，等到要用到時才到處去翻找，有時就會有找不到的情況，這樣就會使一些重要的檔案或文件資料遺失。 電子檔案管理風險

4、大。 由于電子檔案管理涉及到網(wǎng)絡信息，所以會受到外界的干擾多，常常會有風險存在。稍微做得不夠好不夠保密，檔案資料就可能受到外泄或損失等。 二、解決當前電子檔案管理存在問題的對策 根據(jù)電子檔案管理存在的問題，要求我們要如何采取措施，解決當前電子檔案管理存在的問題呢？方法是： 領導要高度重視電子檔案管理工作。 單位領導要關注電子檔案管理工作，要將此項工作納入單位管理的一個重要范疇。在人員配置上，一定要配備專人進行管理，并對電子檔案進行標準歸檔，保證檔案資料隨要隨時可以查找查到，并配備配齊有利于檔案管理的相關設備設施。 加強單位職工對電子檔案管理工作的理解。 單位領導在要單位全職會上，強調檔案管理工

5、作的重要性，教育單位職工借閱檔案要按時歸還，不能想怎么樣就怎么樣，要認識到電子檔案管理在管理方面的重要作用。如企業(yè)哪里出現(xiàn)問題，要及時查到找建設時的各種檔案資料，根據(jù)檔案資料及時進行分析總結，查找出現(xiàn)問題可能存在的原因。 加強電子檔案管理人員的計算機技能培訓。 電子檔案管理人員的計算機水平直接影響著電子檔案的信息。因此電子檔案工作人員要不斷提高自己的技術水平，要讓自己掌握新技術，學會設置密碼保護等外，還要學會一些先進的防范措施和技術，減少外界因素帶來的干擾。 制定電子檔案管理制度。 為了保證電子檔案管理信息的平安，單位要根據(jù)管理方案制定嚴格的管理章程，做到制度嚴格而起到預防事故發(fā)生、信息機密外

6、泄、檔案程序混亂等。在制定制度的過程中，可以授權給具有檔案管理技能的人員根據(jù)實際情況制定。如規(guī)定不需要查找資料，沒事的人員不能隨便進入檔案室。除檔案直管人員外，不得動檔案管理系統(tǒng)的電腦等配備。需要查閱相關資料，應由檔案管理人員直接操作。 做好消除風險的準備。 由于電子信息檔案主要載體是電腦，而電腦本身就存在許多風險，所以時時做好消除電子檔案的風險準備是很有必要的。特別是在計算機維修的時候一定要做到全面監(jiān)控，做好防范，能備份的一定要備份，盡量把風險降到最低。如有些系統(tǒng)對計算機的異常反響比擬敏感，就要采取有效的策略來預防和應對潛在的問題，盡量去除風險，做到平安防護，保護數(shù)據(jù)完好。如何做好消除風險的

7、方法呢？一是讓風險及時得到分散。因為電子檔案信息具有系統(tǒng)性、網(wǎng)絡性和抽象性。在檔案受到風險侵襲時最好及時轉移風險，通過分散法把風險降到最低。如建立聯(lián)機配置模式，通過共享或備份而轉移電子檔案信息，也可以實施購置平安可靠的保修，跟建立系統(tǒng)的效勞商簽訂合同等來分散電子檔案風險。二是建立電子檔案硬件一定要牢固，價值要高，特別是與網(wǎng)絡供給商立下可靠協(xié)議，讓他們提供的計算機等配備一定要符合電子檔案管理的需要。如安裝專用的檔案管理軟件，讓工作人員輕松查找和組織被關注的文檔信息，根據(jù)OAIS提供數(shù)據(jù)結構、檔號組合、信息展示、報表、統(tǒng)計方案等一系列信息平臺定制特性，快速實現(xiàn)新的檔案信息應用模式，并建立SIP、A

8、IP、DIP，將元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)結構、內容、規(guī)那么信息組合形成檔案信息包，幫助實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換、統(tǒng)一檢索與長期保存。 將歸檔的范圍、元數(shù)據(jù)、格式標準前置于前端信息生成系統(tǒng)，形成完整、符合標準的SIP，調用Web Service效勞，啟動歸檔信息合法性校驗、電子文件格式轉換及歸檔審批流程，確保歸檔信息符合檔案標準，實現(xiàn)真正意義的前端控制與文檔一體化管理。并通過OAIS提供強大的文字編輯及插入圖像、音視頻、Flash技術，結合全文檢索在線提取素材，在線編研發(fā)布，減少專題信息整合的時間和難度，提高主動、定向效勞的能力。采用Flash 3D技術遠程動態(tài)展示庫房全貌、檔案位置、排架空間、批量上架、數(shù)量統(tǒng)計、立體瀏覽，從而全面提高工作效率。 三、結束語 總之，電子檔案管理是企業(yè)建設和其它工作順利完成的有效保障，管理建設單位要順應時代的要求，盡量把電子技術用于檔案管理過程中，為管理單位的信息改編、儲存、查閱等提供方便。同時，作為電子檔案管理工作人員，必須提高電腦掌控技術，