2018工程資料管理制度

1、工程資料治理制度、總那么1 .為保證工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng),保證檔案案卷合格率,使工 程檔案治理順利到達?建設工程文件歸檔整理標準?(GBT/50328-2021)的要求, 特制定本制度.2 .根本建設工程檔案資料是指在整個建設工程,從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的 過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括工程的決策立項、批復、承發(fā)包 合同、勘探、設計、施工、設備調(diào)試、試運行、竣工驗收、移交生產(chǎn)等過程中形 成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料.3 .根本建設工程檔案資料是國家、企業(yè)的珍貴財富,是勘測、設計、施工和 治理人員的勞動結晶.依據(jù)?中華人民共和國檔案法?,各級人員做好

2、文件材料 的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位責任, 各級人員應對自己負責的工程所形成 的、具有保存價值的文件材料,認真做好立卷歸檔工作,并保證檔案的完整性、 準確性.二、工程檔案治理制度2.1 工程檔案治理1 .工程資料治理工作是工程建設過程的一局部,應納入建設全過程治理并與 工程建設同步.檔案資料室集中統(tǒng)一治理本工程全過程的技術檔案資料,對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查,并負責工程技術檔案 資料的接收和移交.2 .為了便于各個治理環(huán)節(jié)的銜接,檔案資料室配備專職檔案員,為更好地管 理好檔案資料,應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備.3 .工程建設中,各種技術

3、資料交由檔案資料室統(tǒng)一治理發(fā)放,各有關部門和單位指定專人辦進領用手續(xù).4 .設備到貨后,由采購部匯同有關部門開箱驗收后,設備資料(歸檔的質(zhì)保 資料)統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一治理,造冊登記并建立收創(chuàng)造細帳. 各單項工程總體 驗收由檔案資料室對其各種技術文件和竣工資料進行查驗, 各項工程竣工決算的 最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付.5 .購置技術資料、圖書、標準由檔案部門統(tǒng)一申請,經(jīng)批準后按方案辦理, 或委托有關部門自行辦理.凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證,一律由檔 案室簽收前方可辦理報銷手續(xù).2. 2工程文件的歸檔范圍2.1.1 對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和

4、現(xiàn)狀、具有保 存價值的各種載體的文件,均應收集齊全、整理立卷后歸檔.2.1.2 工程文件的具體歸檔范圍應符合?建設工程文件歸檔整理標準?(GBT/50328-2021)附錄 A 的要求.2.3 歸檔文件的質(zhì)量要求2.3.1 歸檔的工程文件應為原件.2.3.2 工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術標準、標準和規(guī)程.2.3.3 工程文件的內(nèi)容必須真實、準確,與工程實際相符合.2.3.4 工程文件應采用耐久性強的書寫材料,如碳素墨水、藍黑墨水,不得使 用易褪色的書寫材料,如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等.2.3.5 工程文件應字跡清楚,圖樣清楚,

5、圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備.2.3.6 工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為 A4幅面297m由210mm.圖紙 宜采用國家標準圖幅.2.3.7 工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張.圖紙 一般采用藍曬圖,竣工圖應是新藍圖.計算機出圖必須清楚,不得使用計算機出 圖的復印件.2.3.8 所有竣工圖均應加蓋竣工圖章.1竣工圖章的根本內(nèi)容包括：“竣工圖字樣、施工單位、編制人、審核人、 技術負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān).2竣工圖章例如如下圖2.3.8 :竣工圖施工單 位編制人審核人技木負 責人編制日 期監(jiān)理單 位總監(jiān).J現(xiàn)場監(jiān) 理8017777720202020圖2.3

6、.8 竣工圖章例如3竣工圖章尺寸為：50mrK 80mm4竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥,應蓋在圖標欄上方空白處.2.3.9 利用施工圖改繪竣工圖,必須標明變更修改依據(jù)；凡施工圖結構、工藝、 平面布置等有重大改變,或變更局部超過圖面1/3的,應當重新繪制竣工圖.2.3.10 不同幅面的工程圖紙應按?技術制圖復制圖的折疊方法? GB/10609.3-89統(tǒng)一折疊成 A4幅面 297mm 210mm ,圖標欄露在外面.2.4歸檔文件立卷的原那么和方法2.4.1 立卷應遵循工程文件的自然形成規(guī)律,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,便于檔案的保管和利用.2.4.2 一個建設工程由多個單位工程組成時,工程文件應按

7、單位工程組卷.2.4.3 立卷可采用如下方法：1工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件、施工文件、竣工圖、竣 工驗收文件4局部；2工程準備階段文件可按建設程序、專業(yè)、形成單位等組卷；3施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；4竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；5竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷.2.4.4 立卷過程中宜遵循以下要求：1案卷不宜過厚,一般不超過 40mm2案卷內(nèi)不應有重份文件,不同載體的文件一般應分別組卷.三、工程文件收發(fā)及治理規(guī)定為增強工程文件收發(fā)治理,理順傳遞關系,并按工程進度作好工程文件的提 供利用,特制定本制度.3.1 工程文件接收1 .各單位提供應工程部

8、的工程文件工程技術文件、圖紙資料由檔案資料 室統(tǒng)一接收；行政主管部門所發(fā)的行政方面的文件由辦公室統(tǒng)一接收.2 .工程部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件,一律交檔案資料室.3 .設備文件,采購部匯同有關部門對設備開箱驗收后, 及時將設備資料立卷 歸檔；設備文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關部門.4 .檔案資料室對接收的工程文件資料, 必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn) 問題應及時整改.5 .檔案資料室對接工程文件應及時建立工程文件接收總登記帳和分類帳簿式臺帳,并能利用計算機進行各類工程文件的查詢檢索.6 .登記完畢的工程文件,應及時予以處理,在保證歸檔份數(shù)后,應按工程部

9、領導審定的工程文件分發(fā)表及時分發(fā)給有關單位和部門.7 .對接收的密級文件資料,要嚴格按保密規(guī)定妥善收存,并認真執(zhí)行密級文 件資料的借閱規(guī)定.8 .檔案資料室僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè),并建立檔案登錄總登 記帳和分類登記帳；對分發(fā)各部門的工程文件資料不進行整編作業(yè).3.2 工程文件資料發(fā)放1 .分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口辦理.2 .呈送上級單位的工程文件由工程部領導確定發(fā)放單位和數(shù)量.3 .檔案資料室按工程部領導審定的施工圖分發(fā)表、工程文件資料當工程施工圖有限,檔案資料室僅提供應治理人員、專業(yè)分包單位或施工班組一套文件, 缺乏局部由專業(yè)分包單位或施工班組自費復制.

10、4 .分發(fā)的圖紙資料應建立資料分發(fā)臺帳,資料分發(fā)臺帳應留存?zhèn)洳?5 .為防止工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象,圖紙、資料領取單位應指定領取人名單,并書面通知檔案資料室；檔案資料室按指定名單發(fā)放工程 文件資料.3.3 設計修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及治理規(guī)定1 .設計修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料室按設計修改通知單、工程 聯(lián)系單中所指定的部門及時傳遞并建立簽收記錄.2 .設計修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時交檔案資料室歸檔保存,工程 結束后由檔案資料室向設計院提供全部設計修改通知單、工程聯(lián)系單的復印件供 設計院編制竣工圖.3 .凡涉及設計修改、變更,檔案資料室應及時在歸檔圖紙的

11、副本對應卷冊圖 紙目錄上加蓋設計修改印章,并將變更單復印件及時放入卷冊內(nèi).四、單位責任及資料歸檔范圍4.1 單位責任工程實行總承包,總承包單位負責對其總包工程的文件從形成到編制的全 過程進行監(jiān)督、檢查與指導.并負責組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作.按規(guī)定向 建設單位提交全套完整、準確系統(tǒng)的符合檔案標準標準的工程檔案.4.1.1、 總承包單位：收集、編制、整理工程各單位工程施工文件的形成、積累 和歸檔工作并進行收集、匯總、立卷.4.1.2、 各專業(yè)分包單位：負責收集、編制、整理合同承包范圍內(nèi)的分局部項工 程施工文件立卷歸檔.4.2 各單位資料歸檔范圍4.2.1、 、施工總承包單位歸檔范圍1 所有單位

12、工程施工、安裝等全部工程資料；2 工程建設期間的工程聯(lián)系單、設計變更單 ；3收集各專業(yè)分包單位的全部工程資料含設備調(diào)試、檢測及相關材料；4 提交歸檔范圍內(nèi)的所有工程資料含影像資料；5按時提交全套完整的竣工圖一式三份,并切實執(zhí)行竣工圖編制的有 關規(guī)定.4.2.2、 各分包單位的資料歸檔范圍1)合同范圍內(nèi)的分局部項工程施工、 安裝等全部工程資料(含設備調(diào)試、檢測 及相關材料)；2)分包范圍內(nèi)的竣工圖；3)分包范圍內(nèi)的影像資料.4.2.3、 對不符合歸檔要求的處理：對各分包單位提供的工程資料不完整或不符合歸檔要求的,檔案資料室有 權退回,各分包單位應按檔案治理的有關規(guī)定進行整改,直至提交符合規(guī)定要求

13、 的工程資料及案卷文件材料.4.2.4、 凡因各分包單位提供的工程資料不完整或不符合歸檔要求的,不能進行 工程決算,各分包單位竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對分局部項工程 的竣工資料簽收合格后支付.4.3 其它工程檔案的分類、編目、按本工程檔案分類編號方法及規(guī)定執(zhí)行.工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案治理方法執(zhí)行.檔案庫房治理按本工程檔案庫房治理規(guī)定執(zhí)行.五、聲像及電子文件檔案治理方法5.1歸檔的建設工程電子文件應采用下表所列開放式文件或通用格式進行存 儲.文件類別格式文本(表格)文件PDF XML TXT圖像文件JPEG TIFF圖形文件DWGPDF SVG影像文件MPEG2 MPE

14、G4 AVI聲首文件MP3 WAV5.2 歸檔的建設工程電子文件的內(nèi)容必須與其紙質(zhì)版一致.5.3 照片檔案應符合以下要求：(1)主體明確、影像清楚、畫面完整、未加修飾剪裁；(2)能表達工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置；(3)使用數(shù)碼相機拍攝,其影像不能進行后期加工,光學分辨率不得小于 400萬有效像素.5.4 錄像檔案應符合以下要求：(1)主題明確、內(nèi)容連貫簡潔、影像清楚、鏡頭平穩(wěn)；(2)聲像資料因按工程各階段立卷,聲像資料與紙質(zhì)檔案應建立相應的標識關系(文字說明)；文字說明包括：工程名稱、建設單位名稱、設計單位、施工單位、地點、開工日期、竣工日期、占地面積、建筑面積、結構、層數(shù)、攝影日期

15、等.六、設計修改通知單、工程聯(lián)系單治理規(guī)定6.1設計變更制度1 .應盡量減少施工中的設計變更與簽證,如假設不可防止,按本制度執(zhí)行.2 .各現(xiàn)場專業(yè)工程師要有強烈的責任心, 嚴格履行自己的責任,把好工程質(zhì) 量關,并努力降低工程造價.在工程開工前,仔細研究圖紙,并組織圖紙會審, 將施工圖中出現(xiàn)的問題提前解決, 對工程圖紙不齊全的局部,需及時催促設計單 位補充、修改圖紙.3 .工程設計變更的具體經(jīng)辦人是工程部技術負責人, 具體負責與公司總工及 使用單位、設計單位、施工承包單位聯(lián)系,并負責分發(fā)設計變更通知單.4 .所有設計變更必須有文字記載,禁止口頭承諾.特殊情況下,可以先口頭 承諾,事后必須在7日內(nèi)

16、補辦完設計變更通知單.5 .設計院以郵寄、 等方式的設計變更資料,由工程經(jīng)理負責簽收并報送 工程部備確認案后,技術負責人轉(zhuǎn)發(fā)專業(yè)工程師組織實施.6 .各專業(yè)工程師在接到設計變更資料后應當天分發(fā)到施工承包單位、監(jiān)理單位并監(jiān)督實施.7 .設計變更的內(nèi)容完成后三天內(nèi)由分管的專業(yè)工程師填寫執(zhí)行結果,并報送工程經(jīng)理審核.8 .經(jīng)審核的執(zhí)行結果備案登記,作為今后結算的依據(jù).6.2簽證治理制度1 .簽證涉及到投資、工期等工程內(nèi)容.為了做到有效限制工程造價和工期,所有現(xiàn)場治理人員在開工前須熟悉合同書、 招投標文件,需審核施工單位提交的 施工組織設計,嚴格限制現(xiàn)場簽證.2 .發(fā)生合同中約定可以變更的情況或非施工

17、單位原因造成的工程內(nèi)容及工 程量的增減經(jīng)批準后,且在保證工程技術標準和質(zhì)量標準保持不變的前提下,方能實施簽證.工程施工現(xiàn)場簽證由施工單位、 工程監(jiān)理和工程部現(xiàn)場治理人員共 同簽證,嚴禁事后補簽.3 .現(xiàn)場簽證單由施工單位報送,經(jīng)現(xiàn)場監(jiān)理工程師審核簽字蓋章后, 由現(xiàn)場 專業(yè)工程師和工程經(jīng)理復核后,共同簽字并蓋章,簽證有效.4 . 工程使用材料的質(zhì)量、價格如有特殊情況需簽證時,由工程監(jiān)理、工程 部有關人員共同簽證.5 .已審核同意的簽證,分包單位必須按期執(zhí)行,否那么,造成的損失由分包單 位承當.由于分包單位對施工圖閱讀不仔細等原因造成的返工不予認可, 因此延 誤工期由分包單位負責.七、工程竣工圖編

18、制治理規(guī)定7.1 編制竣工圖的形式和深度1 .凡按圖施工沒有變動的,那么由施工單位包括總包和分包施工單位,下同 在原施工圖上加蓋“竣工圖標志后,即作為竣工圖.2 .凡在施工中雖有一般性設計變更,但能將原施工圖加以修改補充作為竣工 圖的,可不重新繪制,由施工單位負責在原施工圖必須是新藍圖上注明修改 的局部,并附以設計變更通知單和施工說明.加蓋“竣工圖標志后,即作為竣 工圖.3 .凡結構形式改變、工藝改變、平面布置改變以及有其他重大改變,不宜再 在原施工圖上修改、補充者,應重新繪制改變后的竣工圖.由于設計原因造成的, 由設計單位負責重新繪圖；由于施工原因造成的,由施工單位負責重新繪圖；由 于其他原因造成的,由建設單位自行繪圖或委托設計單位繪圖. 施工單位負責在 新圖上加蓋“竣工圖標志并附以有關記錄說明,作為竣工圖.重大的改建、擴 建工程涉及原有工程工程變更時,應將相關工程的