某視頻技術公司采購業(yè)務應用操作手冊

1、北京英斯泰克視頻技術有限公司操 作 手 冊手冊名稱：采購業(yè)務應用操作手冊適用部門：采購部門、多媒體部門編寫人員：項目組編寫日期2003年5月16日對口支持業(yè)務采購部門張國楨業(yè)務問題、操作問題多 媒 體董 欣業(yè)務問題、操作問題總 調 室沈 恒業(yè)務問題、操作問題技術財 務 部白曉宇軟件問題、錯誤提示計 算 機網絡、硬件、系統(tǒng)故障目 錄一、部門職責：2二、部門崗位劃分：2四、英斯泰克采購管理系統(tǒng)業(yè)務處理流程：3五、部門日常業(yè)務系統(tǒng)處理：45.1、日常業(yè)務類型的界定：45.2、應明確的問題：55.3、基礎檔案：55.4、期初錄入65.5 普通采購流程8551 采購請購8552采購訂單（合同）11553

2、采購請款（國內部分）12554普通采購到貨流程處理：1556帳表管理24六、月末結帳25一、部門職責：采購部門的日常工作在ERP系統(tǒng)處理中主要工作有：1、 維護供應商資料，進行供應商資料的維護和添加，加強供應商資源管理。2、 及時錄入、審核采購訂單，為總調室安排生產提供依據(jù)。3、 及時取得客戶開出的采購發(fā)票，錄入系統(tǒng)，并及時送交到財務。4、 準確掌握采購發(fā)票和采購入庫單之間的對應關系，做好采購結算，確定采購成本5、 及時、全面掌握供應商供貨質量、價格，優(yōu)化供應商結構6、 作好各種采購統(tǒng)計，需款分析，為決策層提供分析數(shù)據(jù)。二、部門崗位劃分：采購助理：采購管理模塊供應商分類、供應商檔案、采購訂單/

3、采購到貨單/采購發(fā)票的錄入、賬表查詢。采購經理：對于采購訂單的最終審核、對于賬表查詢、供應商分析質檢員：檢驗所購的原材料質量，對不合格的通知采購人員作到貨退回，對合格品出據(jù)質檢單；檢驗公司產成品的質量情況，出據(jù)質檢單方可以進行入庫處理和發(fā)貨處理。總調室人員：內請購單錄入審核、部分采購訂單的錄入三、采購管理模塊的作用及與其他模塊的關系采購管理模塊可以對采購業(yè)務的全部流程進行管理，提供請購、訂貨、到貨、入庫、開票、采購結算的完整采購流程四、英斯泰克采購管理系統(tǒng)業(yè)務處理流程： 業(yè)務編號PU-001業(yè)務名稱采購入庫業(yè)務流程簡述各有采購申請權的部門根據(jù)需要辦理請購單，計劃管理室審批請購單，國內、國外采購

4、部門根據(jù)審批后的請購單尋找供應商，詢價、談判、訂合同，采購經理審批采購合同，在貨物到達后，采購員和質檢部初檢，質檢部和庫房復檢，合格品由庫房填制采購入庫單辦理入庫，庫房主管審核入庫單，采購員收到供應商發(fā)票時參照采購入庫單錄入采購發(fā)票，財務部門審核采購發(fā)票，采購部（或財務部）對采購入庫單和采購發(fā)票進行核銷處理。流程適用范圍公司計劃及生產部門的采購需求相關崗位及權限崗位系統(tǒng)操作權限請購員錄入請購單請購單錄入計劃員審核請購單請購單審核采購助理錄入采購訂單采購訂單-錄入采購經理審核采購訂單采購訂單審核采購助理錄入到貨單/退貨單到貨單錄入庫管員錄入采購入庫單采購入庫單錄入庫房主管審核入庫單采購入庫單審核

5、采購員錄入采購發(fā)票采購發(fā)票錄入財務部審核采購發(fā)票采購發(fā)票審核財務部核銷采購入庫單和采購發(fā)票采購管理核銷系統(tǒng)提供的查詢、統(tǒng)計賬表系統(tǒng)列表請購單列表、采購到貨單列表、采購訂單列表、采購入庫單列表、采購發(fā)票列表系統(tǒng)統(tǒng)計表到貨明細表、采購明細表、入庫明細表、結算明細表、未完成業(yè)務明細表、費用明細表、增值稅抵扣明細表、采購綜合統(tǒng)計表、采購計劃綜合統(tǒng)計表系統(tǒng)賬簿在途貨物余額表、暫估入庫余額表采購分析采購成本分析、供應商價格對比分析、采購類型結構分析、采購資金比重分析、采購費用分析、采購貨齡綜合分析備注1.企業(yè)應該就期初已經收到供應商的發(fā)票但貨物尚未入庫的發(fā)票和貨物已入庫但尚未收到供應商發(fā)票的入庫單作為采購

6、系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入，以利于以后的核銷處理。錄入完畢后再進行采購的期初記賬。2.簡化計量單位組，鋼板以張為主計量單位（采購、規(guī)劃、領用均以張為單位），放棄包的單位，鋼管以根為主機量單位（采購、規(guī)劃、領用均以根為單位）系統(tǒng)流程：1、 總調部門根據(jù)生產任務考慮庫存量結存、安全庫存等因素進行規(guī)劃運算，規(guī)劃生成采購計劃。由總調、財務、總工進行確認，審核完畢后，最終由總調在系統(tǒng)中進行審核，進行打印下發(fā)到采購部門。2、 采購部門根據(jù)總調室下發(fā)的采購計劃，進行對外的詢價、訂貨處理，在系統(tǒng)內拷貝生成采購訂單。3、 采購訂單由本部門經理、總調進行審核，手工審核完畢后（具體手工審批流程參考公司相關采購合同管理規(guī)定）

7、，由總調在采購管理模塊內對采購訂單進行審核。4、 供應商材料送到后，由采購人員在采購管理模塊中添置到貨單通知單，進行打印，庫房根據(jù)到貨通知單，通知質量檢驗人員進行材料入庫前檢驗。5、 質量檢驗人員對入庫材料進行檢驗，檢驗合格后填寫質檢單；憑采購人員的到貨通知單和質檢單，庫房記賬人員在庫存系統(tǒng)根據(jù)采購到貨單生成采購入庫單進行打?。ㄒ皇?聯(lián)？財務、庫房、總調、采購），庫房管理人員點收實物后手工在采購入庫單上進行簽字，由倉庫主管在系統(tǒng)內進行采購入庫單審核。6、 采購發(fā)票（增值稅發(fā)票/零售發(fā)票、運費發(fā)票、港雜費發(fā)票）到齊后，由財務往來會計進行采購結算，同時作付款或掛賬處理；如果月末未作采購結算處理，則

8、系統(tǒng)自動記錄為暫估結算。五、部門日常業(yè)務系統(tǒng)處理：5.1、日常業(yè)務類型的界定：² 采購類型分類：分為材料采購、商品采購、國外采購，根據(jù)采購統(tǒng)計和財務核算的需要，在采購訂單的表頭欄目內必須選擇對應的采購類型，從以上3種分類中進行選擇。² 業(yè)務類型按照結算情況分為兩種進行界定： u 普通采購業(yè)務：無論付款方式是賒購還是現(xiàn)結，如果采購的貨物要入倉庫，在增加銷售訂單時選擇業(yè)務類型為普通采購業(yè)務。具體操作見普通采購業(yè)務處理流程u 直運采購：采購的商品不經過公司庫房，直接將商品從供應商處發(fā)送到客戶方的采購業(yè)務，在增加采購訂單時選擇業(yè)務類型為：直運采購。具體操作見直運采購業(yè)務處理流程。因

9、為兩種處理方式的業(yè)務核算存在不同，所以在增加采購訂單時一定要區(qū)分清楚。5.2、應明確的問題：1. 各個存貨應盡量簡化該存貨所使用的計量單位個數(shù)， 以已有的存貨為例：2. 鋼板和鋼管設定浮動換算率，鋼板只有張和公斤兩個計量單位，其中張是主計量單位（各個系統(tǒng)都如此），采購時的包必須換算成張。 鋼管只有根和公斤兩個計量單位，其中根是主計量單位（各個系統(tǒng)都如此），其他存貨都遵循這個原則，能用單計量單位的盡量用單計量單位，必須用多計量單位的存貨要和其他系統(tǒng)關鍵用戶協(xié)商3. 存貨檔案維護和添加由總調度室完成，采購部門如果用到存貨檔案中沒有的存貨，要及時通知總調度室添加，并告知該存貨的相關信息?？傉{度室添加

10、檔案時要遵循對換算率的要求，另外要注意: 一種存貨只能有唯一的編碼，唯一的名稱，對于同種存貨但不同規(guī)格型號的存貨要給不同的編碼和名稱；.存貨檔案中的存貨屬性和計量單位應錄入準確；存貨檔案中的存貨參考成本應該盡量錄入，以方便規(guī)劃資金的使用；存貨檔案中的存貨提前期應該盡量準確，以便總調度室合理規(guī)劃生產和采購的日期；對于比較重要的存貨要在存貨檔案中設立安全庫存、最低庫存和最高庫存，從而為資源的合理配置提供基礎資料，才可以實現(xiàn)庫存預警4. 供應商檔案由采購經理維護，新增供應商時由采購關鍵用戶錄入，要注意：供應商的檔案應該盡可能完整，以方便以后的使用；供應商的的編碼、名稱、簡稱必須唯一，各部門要做好溝通

11、工作，杜絕出現(xiàn)多種稱謂，供應商的全稱必須準確；供應商檔案的其他部分要盡量填寫清楚，為往來管理提供堅實準確的平臺，達到資源共享的目的；供應商的稅號、開戶銀行盡量填入，為開出和收到增值稅票作準備5. 采購單據(jù)處理時應該首先明確該筆采購行為所采購的貨物是否要入庫，如果要入庫則業(yè)務類型選擇普通采購，如果不需要入本公司的倉庫，直接運到客戶那里，則業(yè)務類型選擇直運采購6. 有可能在企業(yè)的采購業(yè)務中，由于運輸、裝卸等原因采購的貨物會發(fā)生短缺毀損，應根據(jù)不同情況，作出相應的賬務處理。屬于定額內合理損耗的，應視同提高入庫貨物的單位成本，不另作賬處理；運輸部門或供貨單位造成的短缺毀損，屬于定額外非合理損耗的，應根

12、據(jù)不同情況分別進行賬務處理。因此企業(yè)應在此事先設置好本企業(yè)可能發(fā)生的非合理損耗類型以及對應的入賬科目，以便采購結算時根據(jù)具體的業(yè)務選擇相應的非合理損耗類型，并由存貨核算系統(tǒng)根據(jù)結算時記錄的非合理損耗類型自動生成憑證5.3、基礎檔案：基礎檔案填加：供應商分類增加：原則1-2-2-2供應商分類編碼：供應商分類編碼必須唯一。 供應商分類名稱：可以是漢字或英文字母，不能為空修改分類：只能修改分類名稱。刪除分類：已經使用的不能刪除、存在下級的分類不允許刪除。操作路徑：【采購管理】【設置】【分類體系】【供應商分類】供應商檔案填加：本功能完成對供應商檔案的設置和管理。供應商檔案：供應商編號原則供應商分類+順

13、序號（三位） 供應商全稱、供應商簡稱、供應商所屬分類、所屬地區(qū)分類、所屬行業(yè)、開戶銀行、賬號、聯(lián)系人、地址等供應商檔案修改：除供應商檔案編號外，其他信息日常進行修改。供應商方案刪除、停用：已經使用的檔案不能刪除，但可以停用，在供應商檔案其他頁簽錄入停用日期即可，在新增單據(jù)中參照供應商檔案不再出現(xiàn)。5.4、期初錄入n 期初暫估入庫：沒有取得供貨單位的采購發(fā)票，而不能進行采購結算的入庫單作為期初入庫單輸入系統(tǒng)，以便取得發(fā)票后進行采購的結算; 操作路徑：【采購管理】【業(yè)務】【入庫】【入庫單】 操作說明表頭項目:§ 入庫單號：錄入或自動生成，必填。用戶可以設定單據(jù)生成規(guī)則，同一類型的單據(jù)號保

14、證唯一性。§ 入庫日期：錄入或參照輸入貨物的入庫日期，必填。默認值為進入系統(tǒng)時輸入的業(yè)務日期，即系統(tǒng)登陸日期，可修改。參照日歷；錄入必須符合日期格式，即yyyy-mm-dd”。期初單據(jù)日期必須小于系統(tǒng)啟用日期。§ 操作說明表體項目:n 存貨編號：錄入或參照，必填，參照的內容為存貨檔案，根據(jù)存貨檔案進行合法性校驗。參見存貨檔案參照單據(jù)時，根據(jù)參照單據(jù)自動帶入。根據(jù)存貨編號，系統(tǒng)帶入存貨名稱、規(guī)格型號、主計量、單位、換算率等欄目。采購單據(jù)參照存貨時，只能參照存貨檔案中具有“外購”屬性的存貨。采購發(fā)票可以參照“應稅勞務”的存貨，用于采購發(fā)票上的運費費用、包裝費等采購費用。采購發(fā)票

15、可以參照設置“是否折扣”的存貨，在開票時可以沒有數(shù)量，只有金額，或者在藍字發(fā)票中開成負數(shù)。同一張單據(jù)上可以有相同的存貨。停用日期不為空的存貨為停用存貨：填制單據(jù)時不能再參照。如果手工錄入已停用的存貨，系統(tǒng)將提示“此存貨已停用，請選擇其他存貨?！?§n 期初在途存貨：已取得供貨單位的采購發(fā)票，但系統(tǒng)上線時貨物沒有入庫，而不能進行采購結算的發(fā)票輸入系統(tǒng)，以便貨物入庫填制入庫單后進行采購結算 操作路徑：【采購管理】【業(yè)務】【發(fā)票】【專用采購發(fā)票】 操作路徑：【采購管理】【業(yè)務】【發(fā)票】【普通采購發(fā)票】采購發(fā)票是供應商開出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng)將根據(jù)采購發(fā)票確認采購成本，并據(jù)以登記應付賬款。

16、采購發(fā)票按業(yè)務性質分為：藍字發(fā)票、紅字發(fā)票。 采購發(fā)票按發(fā)票類型分為：增值稅專用發(fā)票，增值稅專用發(fā)票的單價為無稅單價。普通發(fā)票：增值稅普通發(fā)票包括普通發(fā)票、廢舊物資收購憑證、農副產品收購憑證、其他收據(jù)，這些發(fā)票的單價、金額都是含稅的。普通發(fā)票的默認稅率為0，可修改。運費發(fā)票，運費主要是指向供貨單位或提供勞務單位支付的代墊款項、運輸裝卸費、手續(xù)費、違約金（延期付款利息）、包裝費、包裝物租金、儲備費、進口關稅等。運費發(fā)票的單價、金額都是含稅的。運費發(fā)票的默認稅率為7，可修改。在收到供貨單位的發(fā)票后，如果沒有收到供貨單位的貨物，可以對發(fā)票壓單處理，待貨物到達后，再輸入系統(tǒng)做報賬結算處理；也可以先將發(fā)

17、票輸入系統(tǒng)，以便實時統(tǒng)計在途貨物。n 錄入完畢期初數(shù)據(jù)后采購期初記賬，進行本月的業(yè)務。相關概念：采購結算 自動結算自動結算功能中有三種結算模式：入庫單和發(fā)票、紅藍入庫單、紅藍發(fā)票。是由計算機系統(tǒng)自動將相同供貨單位的，存貨相同且數(shù)量相等采購入庫單和采購發(fā)票進行結算。注意：紅藍入庫單對結，入庫單上必須有金額，可以不等。1. 用鼠標單擊【業(yè)務】下的【采購結算】,再選擇【自動結算】，屏幕顯示自動結算畫面。2. 可以根據(jù)需要輸入結算條件，系統(tǒng)將根據(jù)企業(yè)輸入的條件范圍進行結算。例如，只要對某個供貨單位的采購業(yè)務進行結算，可以輸入該供貨單位的名稱或編號。3. 用鼠標單擊工具欄的開始結算按鈕，計算機自動把采購

18、入庫單和采購發(fā)票相同，供貨單位、存貨相同且數(shù)量相等的單據(jù)進行結算，產生結算結果列表。4. 用鼠標單擊工具欄的退出按鈕或單擊窗體右上角的退出按鈕，結束自動結算。5. 進入【采購結算單列表】功能，查詢、打印本次自動結算結果。. 手動結算使用“手工結算”功能可以進行正數(shù)入庫單與負數(shù)入庫單結算，正數(shù)發(fā)票與負數(shù)發(fā)票結算，正數(shù)入庫單與正數(shù)發(fā)票結算，費用發(fā)票單獨結算。手工結算時可以結算入庫單中部分貨物，未結算的貨物可以在今后取得發(fā)票后再結算?？梢酝瑫r對多張入庫單和多張發(fā)票進行報賬結算。1. 用鼠標單擊【業(yè)務】下的【采購結算】，選擇【手工結算】，屏幕顯示手工結算畫面。2. 按過濾按鈕，顯示出結算條件輸入畫面，

19、可以根據(jù)需要輸入結算條件，系統(tǒng)將把滿足條件的入庫單和發(fā)票過濾出來，在選擇入庫單和發(fā)票時只能選擇過濾出來的入庫單和發(fā)票。3. 選擇要結算的入庫單：用鼠標單擊【入庫】按鈕，出現(xiàn)入庫單選擇畫面，單擊想要結算的發(fā)票左側的選擇欄，選擇欄打勾，表示該行數(shù)據(jù)選擇上了，可以結算。用鼠標單擊打勾標志的入庫單數(shù)據(jù)左側的選擇欄，則會取消選擇。注意：選擇入庫單時在工具欄按設置按鈕，可以由用戶自行設置入庫單顯示項目。.選擇要結算的發(fā)票：用鼠標單擊【發(fā)票】按鈕，出現(xiàn)發(fā)票選擇畫面，單擊想要結算的發(fā)票左側的選擇欄，如果最左邊選擇欄打勾，表示該行數(shù)據(jù)選擇上了，可以結算。用鼠標單擊打勾標志的發(fā)票數(shù)據(jù)，則會取消選擇。5. 產生結算

20、匯總表：入庫單、發(fā)票選擇完畢后，用鼠標按確認按鈕，計算機自動將本次選擇的數(shù)據(jù)匯總，以匯總表顯示出來。用鼠標按確認按鈕進行結算，用鼠標按取消按鈕，取消本次結算，可以重新選擇單據(jù)進行結算。6. 結算完成后，計算機把已結算的單據(jù)數(shù)據(jù)從屏幕上清除，您可以繼續(xù)按以上步驟進行其它采購結算。結算的結果可以在【采購結算列表】功能中查看到。注意：·入庫單的金額可以與發(fā)票金額不等，入庫單金額可以為空，入庫成本以結算金額為準。·如果沒有期初記賬，則不能進行采購結算。·入庫單與采購發(fā)票可以分次結算，即入庫單的一條記錄可與采購發(fā)票多次結算·如果當前操作日期在已月末結賬的日期范圍，

21、則不能進行采購結算，必須注銷賬套，重新注冊時調整操作日期。如果采購結算確實應核算在當前操作日期所在會計月內，那么可以先取消該月的月末結賬后再做采購結算。 ·英斯泰克要求入庫單與采購發(fā)票是多對一的關系，另外必須采購的所有貨票和運費發(fā)票到后再一起結算5.5 普通采購流程 551 采購請購采購請購是指企業(yè)內部向采購部門提出采購申請，采購系統(tǒng)的請購單由轉播車、機加、系統(tǒng)集成、結構設計等部門提出，請購是采購業(yè)務處理的起點，在此描述和生成采購的需求，如采購什么貨物、采購多少、何時使用、誰用等內容；同時，也可為采購訂單提供建議內容，如建議供應商、建議訂貨日期等。由總調負責審核請購單，采購部門根據(jù)審

22、核后的請購單進行采購，已審核或已執(zhí)行的單據(jù)可以關閉操作路徑：【采購管理】【業(yè)務】【請購】【請購單】【操作流程】進入單據(jù)查詢界面。1. 點擊增加，進入單據(jù)錄入狀態(tài)。2. 輸入單據(jù)表頭的各項內容，輸入單據(jù)表體的各項內容。3. 填寫完畢，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有錯，可以直接將光標移到有關欄目進行修改。4. 在單據(jù)保存前，可以放棄當前單據(jù)，返回單據(jù)查詢界面；未保存單據(jù)時，如退出當前界面，則系統(tǒng)提示“此單據(jù)尚未保存，繼續(xù)退出嗎？”，如選擇是，則不做保存退出；如選擇否，則返回錄入狀態(tài)。5. 保存單據(jù)，單據(jù)狀態(tài)為未審核。未審核的單據(jù)可以修改、刪除。6. 審核單據(jù)：未審核的單據(jù)可以審核，單據(jù)狀態(tài)為已審核，不能修改、刪除。已

23、審核的單據(jù)為有效單據(jù)，可被其他單據(jù)、其他系統(tǒng)參照使用。7. 棄審單據(jù)：已審核的單據(jù)可以棄審，棄審后單據(jù)狀態(tài)為未審核。有下游單據(jù)生成的，系統(tǒng)視為該單據(jù)已執(zhí)行，不能棄審。8. 執(zhí)行：已審核的單據(jù)為有效單據(jù)，可以執(zhí)行，可以被其他單據(jù)、其他系統(tǒng)參照使用；已執(zhí)行的單據(jù)不能棄審。9. 關閉單據(jù)：已審核或已執(zhí)行的單據(jù)可以關閉。已關閉的單據(jù)不能執(zhí)行、棄審，但不影響根據(jù)該單據(jù)生成的下游單據(jù)的正常操作。10. 打開單據(jù)：已關閉的單據(jù)可以打開。打開后的單據(jù)狀態(tài)為關閉前的狀態(tài)，即已審核、已執(zhí)行。采購請購單，從業(yè)務上可分為五種狀態(tài)：錄入、未審核、已審核、已執(zhí)行、關閉。.流程如下圖所示： 總調度室根據(jù)采購計劃和生產經營的

24、需要，有權填制并審核請購單，請購單列表將符合過濾條件的請購單記錄以列表的格式顯示，便于用戶快速查詢和操作單據(jù)552采購訂單（合同）采購訂單是企業(yè)與供應商之間簽訂的采購合同、購銷協(xié)議等，主要內容包括采購什么貨物、采購多少、由誰供貨，什么時間到貨、到貨地點、運輸方式、價格、運費等。它可以是企業(yè)采購合同中關于貨物的明細內容，也可以是一種訂貨的口頭協(xié)。指企業(yè)根據(jù)采購需求，與供貨單位之間簽訂采購合同、購銷協(xié)議，采購部門根據(jù)審核后的請購單和供應商接洽成功后，在系統(tǒng)中填制采購訂單(合同)，如果有對應的請購單或采購計劃或銷售訂單（直運業(yè)務）應該參照以上單據(jù)生成。由采購主管負責審批【操作流程】1. 采購訂單可以

25、手工錄入，也可以參照請購單、銷售訂單、采購計劃、直運銷售訂單生成。2. 采購訂單可以修改、刪除、審核、棄審、變更、關閉、打開。3. 已審核未關閉的采購訂單可以參照生成采購到貨單、入庫單、采購發(fā)票【操作流程】1. 進入單據(jù)查詢界面。2. 點擊增加，進入單據(jù)錄入狀態(tài)。3. 輸入單據(jù)表頭的各項內容，輸入單據(jù)表體的各項內容。4. 填寫完畢，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有錯，可以直接將光標移到有關欄目進行修改。5. 在單據(jù)保存前，可以放棄當前單據(jù)，返回單據(jù)查詢界面；未保存單據(jù)時，如退出當前界面，則系統(tǒng)提示“此單據(jù)尚未保存，繼續(xù)退出嗎？”，如選擇是，則不做保存退出；如選擇否，則返回錄入狀態(tài)。6. 保存單據(jù)，單據(jù)狀態(tài)為未審核。

26、未審核的單據(jù)可以修改、刪除。7. 審核單據(jù)：未審核的單據(jù)可以審核，單據(jù)狀態(tài)為已審核，不能修改、刪除。已審核的單據(jù)為有效單據(jù)，可被其他單據(jù)、其他系統(tǒng)參照使用。8. 棄審單據(jù)：已審核的單據(jù)可以棄審，棄審后單據(jù)狀態(tài)為未審核。有下游單據(jù)生成的，系統(tǒng)視為該單據(jù)已執(zhí)行，不能棄審。9. 執(zhí)行：已審核的單據(jù)為有效單據(jù)，可以執(zhí)行，可以被其他單據(jù)、其他系統(tǒng)參照使用；已執(zhí)行的單據(jù)不能棄審。10. 關閉單據(jù)：已審核或已執(zhí)行的單據(jù)可以關閉。已關閉的單據(jù)不能執(zhí)行、棄審，但不影響根據(jù)該單據(jù)生成的下游單據(jù)的正常操作。11. 打開單據(jù)：已關閉的單據(jù)可以打開。打開后的單據(jù)狀態(tài)為關閉前的狀態(tài)，即已審核、已執(zhí)行。553采購請款（國內

27、部分）采購部門的部分采購要求需要預先付全部或部分款項，采購員拿審批后的采購訂單（尚沒有達成采購訂單的拿審批之后的請購單）找財務人員申請預付款，財務主管同意后，應付會計做付款單，款項類型為預付，備注欄填寫該筆請購所對應的采購訂單號，付款單打印出來后，要求領款人員簽字確認領到此筆預付款。應收應付會計審核預付款單，確認該筆預付款,預付款單制單既可以審核時進行，也可以在制單處理菜單中進行，做憑證時貨物收到并入庫后，采購人員在采購系統(tǒng)錄入采購發(fā)票，采購發(fā)票操作步驟如下：采購發(fā)票在采購管理不需審核，保存單據(jù)即為有效單據(jù)，可被其他單據(jù)、其他系統(tǒng)參照使用。有下游單據(jù)生成的，系統(tǒng)視為該單據(jù)已執(zhí)行，不可修改、刪除

28、。 【操作流程】進入單據(jù)查詢界面。1. 點擊增加，進入單據(jù)錄入狀態(tài)。參見新增單據(jù)2. 輸入單據(jù)表頭的各項內容，輸入單據(jù)表體的各項內容。3. 填寫完畢，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有錯，可以直接將光標移到有關欄目進行修改。4. 在單據(jù)保存前，可以放棄當前單據(jù)，返回單據(jù)查詢界面；如未保存退出，系統(tǒng)提示“此單據(jù)尚未保存，確定退出嗎？”如選擇是，則不保存單據(jù)退出；否則返回錄入界面。5. 保存單據(jù)，單據(jù)可以修改、刪除。參見修改單據(jù)、刪除單據(jù)【操作流程】1. 采購發(fā)票可以手工填制，也可以參照采購訂單、入庫單填制；直運業(yè)務可以參照直運銷售發(fā)票；采購發(fā)票也可以拷貝其他采購發(fā)票填制。2. 采購發(fā)票可以修改、刪除。3. 采

29、購發(fā)票可以現(xiàn)付、棄付。4. 采購發(fā)票與采購入庫單可以進行采購結算。5. 采購發(fā)票可以在應付款管理進行審核?！咀⒁馐马棥?#216; 新增單據(jù)為“錄入”狀態(tài)，可以進行修改、刪除操作。Ø 在未保存前可以按放棄，放棄當前填制的單據(jù)。Ø 在保存后可以按刪除，刪除當前未執(zhí)行的單據(jù)。Ø 同一張單據(jù)上可以有相同存貨、相同自由項的記錄存在。Ø 用戶選擇或輸入存貨后，系統(tǒng)自動將該存貨的代碼、名稱、規(guī)格型號、計量單位、自定義項、單價等信息帶入單據(jù)。采購人員應該持采購發(fā)票到財務消賬，應付款會計在應付系統(tǒng)中審核采購發(fā)票，確認此筆應付款。應收應付會計對采購發(fā)票制單既可以審核時進行

30、，也可以在制單處理菜單中進行，做憑證時554普通采購到貨流程處理：1. 采購的貨物到貨，采購員有責任進行初檢，如果采購員對所采購的貨物的質量有疑義，責令供貨商退回，在系統(tǒng)中不做處理，如果對數(shù)量和質量沒有疑義，在采購人員在采購管理模塊參照采購訂單生成采購到貨單。 采購到貨單（到貨退回單）不需審核，保存單據(jù)即為有效單據(jù)，可被其他單據(jù)、其他系統(tǒng)參照使用。有下游單據(jù)生成的，系統(tǒng)視為該單據(jù)已執(zhí)行，不可修改、刪除?！静僮髁鞒獭?#216; 進入單據(jù)查詢界面。Ø 點擊增加，進入單據(jù)錄入狀態(tài)。參見新增單據(jù)Ø 輸入單據(jù)表頭的各項內容，輸入單據(jù)表體的各項內容。Ø 填寫完畢，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有

31、錯，可以直接將光標移到有關欄目進行修改。Ø 在單據(jù)保存前，可以放棄當前單據(jù)，返回單據(jù)查詢界面；如未保存退出，系統(tǒng)提示“此單據(jù)尚未保存，確定退出嗎？”如選擇是，則不保存單據(jù)退出；否則返回錄入界面。 2. 質檢部接到采購到貨單，有責任對貨物進行復檢，發(fā)現(xiàn)不合格的，在系統(tǒng)中作到貨單退回，采購人員將不合格的退回，如果認為合格要在到貨單上簽字確認，并出具質檢單。 【操作流程】Ø 采購到貨退回單可以手工錄入，也可以參照采購訂單、原采購到貨單生成。Ø 采購到貨退回單可以修改、刪除。Ø 采購到貨退回單可以參照生成紅字入庫單。 3. 倉庫如果對質檢部檢驗過的存貨進行驗收入

32、庫，根據(jù)檢驗單參照采購到貨單在庫存管理模塊中生成采購入庫單，目前管理要求采購發(fā)票和采購入庫單之間是一對多的關系，即要求入庫單開發(fā)票時不能拆單，所以采購人員有責任根據(jù)開票情況提示庫房人員是否將本次入庫的貨物拆分成幾張入庫單， 采購人員拿到采購入庫單中的一聯(lián)作回執(zhí)，庫房主管審核采購入庫單Ø 采購入庫單參照訂單、到貨單（到貨退回單）生成。Ø 采購入庫單修改、刪除、審核、棄審。Ø 根據(jù)修改現(xiàn)存量時點設置，本系統(tǒng)采購入庫單保存后更新現(xiàn)存量。采購入庫單操作步驟：Ø 進入單據(jù)查詢界面。Ø 點擊增加，進入單據(jù)錄入狀態(tài)；可以生單的，按生單進行參照生單。Ø

33、; 輸入單據(jù)表頭的各項內容，輸入單據(jù)表體的各項內容。Ø 填寫完畢，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有錯，可以直接將光標移到有關欄目進行修改。Ø 在單據(jù)保存前，可以放棄當前單據(jù)，返回單據(jù)查詢界面；如未保存退出，系統(tǒng)提示“此單據(jù)尚未保存，確定退出嗎？”如選擇是，則不保存單據(jù)退出；否則返回錄入界面。Ø 保存單據(jù)，單據(jù)狀態(tài)為未審核。未審核的單據(jù)可以修改、刪除。Ø 審核單據(jù)：未審核的單據(jù)可以審核，單據(jù)狀態(tài)為已審核，不能修改、刪除。已審核的單據(jù)為有效單據(jù)，可被其他單據(jù)、其他系統(tǒng)參照使用。有下游單據(jù)生成的，系統(tǒng)視為該單據(jù)已執(zhí)行，不能棄審。Ø 棄審單據(jù)：已審核的單據(jù)可以棄審，棄審后單

34、據(jù)狀態(tài)為未審核。4. 采購人員收到采購貨物的發(fā)票后，將發(fā)票錄入系統(tǒng)（專用票用采購專用發(fā)票，普通票用采購普通發(fā)票，稅率為0），然后將發(fā)票實物交給財務的應收應付會計，由應收應付會計審核確認該筆應付款，如果我方要馬上付款，由應收應付會計對采購發(fā)票做現(xiàn)付處理5. 運費發(fā)票是記錄在采購貨物過程中發(fā)生的運雜費、裝卸費、入庫整理費等費用的單據(jù)。運費發(fā)票記錄可以在手工結算時進行費用分攤，也可以單獨進行費用結算。本系統(tǒng)中采購中發(fā)生運費、港雜費、關稅等費用應該分別在存貨檔案中設置應稅勞務屬性的存貨，收到以上費用發(fā)票后，作采購運費發(fā)票，在摘要欄中注明對應的采購入庫單號和采購貨物發(fā)票號 【業(yè)務規(guī)則】運費發(fā)票的表體存貨

35、只能是在存貨檔案中設定屬性為“應稅勞務”的存貨。運費發(fā)票如果與采購入庫單或直接與存貨進行結算，會產生一張結算單。6. 手工結算：為了將運費、關稅等費用都計入該存貨的成本，要求一種貨物采購必須所有的貨票和運費票都到齊后再進行采購手工結算！ 菜單路徑：【業(yè)務】【采購結算】【手工結算】【操作流程】進入手工結算界面。按選單按鈕，顯示結算選單界面。參見手工結算選單選單后返回結算選單界面，窗口上方帶入發(fā)票記錄、入庫單記錄，窗口下方帶入費用折扣存貨發(fā)票記錄、運費發(fā)票記錄。選擇費用分攤方式：按金額、按數(shù)量。費用名稱、發(fā)票號、對應倉庫、對應存貨、金額：根據(jù)所選擇的費用折扣存貨發(fā)票記錄、運費發(fā)票記錄帶入。供貨單位

36、、代墊單位、發(fā)票日期、規(guī)格型號、數(shù)量、計量單位、單價：根據(jù)所選擇的費用折扣存貨發(fā)票記錄、運費發(fā)票記錄帶入。入庫數(shù)量與發(fā)票數(shù)量不符時，可錄入溢余短缺數(shù)量、金額，將兩者數(shù)量調平。參見溢余短缺結算費用分攤：用戶可以把某些運費、挑選整理費等費用按會計制度可以攤入采購成本，按選單時手工選擇費用折扣存貨的發(fā)票記錄，或按選單時選擇運費發(fā)票記錄，所選記錄顯示在窗口下方的費用結算列表。選擇分攤方式：按金額、按數(shù)量，然后按分攤則將費用折扣分攤到入庫單。進行結算：入庫單、發(fā)票選擇完畢后，按結算按鈕，系統(tǒng)自動將本次選擇的數(shù)據(jù)進行結算。· 結算完成后，系統(tǒng)把已結算的單據(jù)數(shù)據(jù)從屏幕上清除，您可以繼續(xù)27步驟進行

37、其它采購結算。· 按關閉按鈕，退出手工結算界面。· 結算的結果可以在結算單列表功能中查看。§ 業(yè)務規(guī)則§ 入庫單與發(fā)票：存貨、結算數(shù)量相等的入庫和發(fā)票記錄可以結算，如選擇了“相同供應商”，則必須供應商、存貨、結算數(shù)量相同才可結算。發(fā)票記錄金額作為入庫單記錄的實際成本。記錄結算到行。§ 紅藍入庫單：存貨相同、結算數(shù)量之和為0的入庫單（退庫單）記錄可結算。如選擇了“相同供應商”，則必須供應商、存貨、結算數(shù)量相同才可結算。結算的成本即為各入庫單記錄的暫估金額。記錄結算到行。§ 紅藍采購發(fā)票： 存貨相同、結算數(shù)量之和為0的紅藍采購發(fā)票記錄對應

38、結算，生成結算單。如選擇了“相同供應商”，則必須供應商、存貨、數(shù)量相同才可結算。金額不同的紅藍發(fā)票記錄也可結算，此時業(yè)務含義為實物退回，購銷雙方各自承擔一部分損失。結算的金額即為各發(fā)票記錄的金額。記錄結算到行。7. 暫估錄入單價：對于當月貨物已入庫，但是到了月底采購發(fā)票仍然未到，在存貨核算中進行存貨價格的暫估處理，手工輸入該存貨的暫估單價（不含稅價） 錄入單價完畢后點擊保存，暫估處理后，采購入庫單上自動回寫該存貨暫估的單價8. 暫估處理：單據(jù)中的單價填入后，可計入存貨明細賬，此操作可以每月多次進行，也可以月末一次記賬。存貨核算模塊記賬時，有單價的單據(jù)都允許記賬，包括已暫估的采購入庫單，不允許記

39、賬的單據(jù)在系統(tǒng)中以藍色標出，需要手工填入后或者對上游單據(jù)記賬后才允許記賬對于普通已結算的采購入庫單，在存貨核算中月末制憑證時對于暫估入庫的采購入庫單，在存貨核算中月末填制憑證時：在存貨核算模塊中，采用單到回沖的方式，即下個月發(fā)票已到并和采購入庫單結算后，自動生成一張紅字回沖單，將暫估時的分錄沖回同時系統(tǒng)產生一張藍字回沖單，憑證如下：9. 采購退貨n 結算前全額退貨即已錄入采購入庫單但未進行采購結算，并且全額退貨。這時，需填制一張全額數(shù)量的退貨單（負數(shù)入庫單），把這張退貨單與原入庫單進行結算，沖抵原入庫單數(shù)據(jù)。方法請參照采購入庫及手工結算。n 結算前部分退貨退已錄入采購入庫單但未進行采購結算，并且部分退貨。這時，需填制一張部分數(shù)量的退貨單（負數(shù)入庫單），把這張退貨單與原入庫單、采購發(fā)票（發(fā)票上的數(shù)量=原入庫單數(shù)量-退貨單數(shù)量）進行結算，沖抵原入庫單數(shù)據(jù)。方法請參照采購入庫及手工結算。n 結算后退貨即已錄入采購入庫單、采購發(fā)票、并且已進行采購結算。這時，需填制一張退貨單（負數(shù)入庫單），再填制一張紅字發(fā)票（負數(shù)發(fā)票），把這張退貨單與紅字發(fā)票進行結算，沖抵原入庫單數(shù)據(jù)。方法請參照采購入庫、采購發(fā)票及手工結算。10. 換貨