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文檔簡介

1、管理規(guī)范示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼:CYKJ-FW-835編號:_大學(xué)后勤管理處收發(fā)文管理辦法審核:_時(shí)間:_單位:_大學(xué)后勤管理處收發(fā)文管理辦法用戶指南:該管理規(guī)范資料適用于管理中,為使規(guī)則公開化,讓所有人保持集體的協(xié)調(diào),維護(hù)集體的利益,從而充分發(fā)揮團(tuán)體的力量,實(shí)現(xiàn)管理有法可依,內(nèi)部運(yùn)行有規(guī)則保障??赏ㄟ^修改使用,也可以直接沿用本模板進(jìn)行快速編輯。文書管理制度大學(xué)后勤管理處收發(fā)文管理辦法為充分發(fā)揮后勤管理處辦公室牽頭作用,確保后勤管理處辦公程序規(guī)范、運(yùn)轉(zhuǎn)高效、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、協(xié)調(diào)有方、督辦有力,特制定本收發(fā)文管理辦法。一、發(fā)文管理規(guī)定(一)發(fā)文辦理指以后勤管理

2、處名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、印制、用印、登記、分發(fā)等程序。(二)草擬草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:1、符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出的新政策、規(guī)定等,要切實(shí)可行并加以說明。2、情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短。3、公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、相關(guān)職能部門的職權(quán)與主送部門的行文關(guān)系確定。4、擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。5、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層

3、為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。7、應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。8、文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。9、公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。(三)審核1、以后勤管理處名義擬制公文,必須要經(jīng)過后勤管理處主要領(lǐng)導(dǎo)審閱,核準(zhǔn)確需行文后,方可正式行文。2、擬制公文時(shí),對涉及學(xué)校其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),后勤管理處應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)單位協(xié)商,取得一致意見后方可行文;3、如出現(xiàn)意見分歧,后勤管理處的主要負(fù)

4、責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時(shí),后勤管理處可以列明各方理據(jù),提出建設(shè)性意見,并與有關(guān)單位會簽后報(bào)請學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。(四)會簽1、公文送后勤管理處領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核并編制文號。審核審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全等。2、以后勤管理處名義簽發(fā)的上行文,由后勤管理處主要負(fù)責(zé)人或者黨務(wù)負(fù)責(zé)人簽發(fā);3、以后勤管理處名義簽發(fā)的下行文或平行文,屬后勤管理處分管領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)范圍內(nèi)的一般由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。后勤管理處上行文由辦公室擬稿。文件形成后,屬后勤管理處的由處長簽發(fā),屬黨內(nèi)的由后勤黨總支書記簽發(fā)。處長(簽發(fā))辦公室(擬稿) 辦公室(編號、打印、存檔) 后勤黨總支書記(簽發(fā))后勤管理處

5、下行文或平行文由后勤管理處各中心辦公室擬稿,分管副處長審核、簽發(fā)。各中心辦公室(擬稿) 分管該中心業(yè)務(wù)的副處長(簽發(fā)) 各中心辦公室(編號、打印、存檔)屬于后勤管理處秘密的文件,核稿人應(yīng)該注“秘密”字樣,并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。辦公室(擬稿) 處長(簽發(fā)秘密標(biāo)示) 行政主管(報(bào)送) 辦公室(存檔)后勤管理處發(fā)文機(jī)關(guān)代字有四種:分別設(shè)為:后勤【發(fā)】、 后勤【字】、 后勤【函】、 后勤【會紀(jì)】。(五)復(fù)核1、公文正式印制前,后勤管理處辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。2、復(fù)核的重點(diǎn)是:行文方式是否妥當(dāng),格式是否統(tǒng)一規(guī)范,公文格式是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求。3、由后

6、勤管理處各中心草擬的公文如在復(fù)核過程中改動較大,應(yīng)在修改后,請各中心負(fù)責(zé)人重新進(jìn)行審核。(六)印制1、以后勤管理處名義簽發(fā)的公文,由辦公室統(tǒng)一安排印制、用印、登記、分發(fā)等工作。已簽發(fā)的后勤管理處文件由核稿人登記,并按不同類別編號后,按后勤管理處文印管理規(guī)定處理。后勤管理處文件印制后,由擬稿人校對,審核后方能復(fù)印、蓋章。2、公文原稿及時(shí)存檔,需歸檔公文應(yīng)及時(shí)移交檔案室。(七)、分發(fā)1、后勤管理處的文件由辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。2、秘密文件由專人按核定的范圍報(bào)送。3、經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。二、收文管理規(guī)定(一)后勤管理處對收

7、到公文的辦理過程,有簽收、登記、審批、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等環(huán)節(jié)。(二)簽收1、對簽收收到的公文,辦公室應(yīng)當(dāng)及時(shí)送后勤管理處領(lǐng)導(dǎo)圈閱批示,不得延誤。2、對標(biāo)明緊急字樣的公文,除及時(shí)送后勤管理處領(lǐng)導(dǎo)圈閱批外,應(yīng)當(dāng)明確標(biāo)出辦理時(shí)限。(三)登記收文登記的范圍包括:1、后勤管理處部門之間正式往來的各種收文,如上級機(jī)關(guān)(XX大學(xué))的政策性、指導(dǎo)性、交辦性、參閱性公文;2、后勤管理處各中心的呈請性公文;3、平行或其他不相隸屬機(jī)關(guān)(XX大學(xué)各職能部門)的商洽性、詢問性公文;4、參加重要會議的通知、會上印發(fā)的會議公文及其他材料等;5、重要的、密級的刊物、資料以及具有政治、經(jīng)濟(jì)、歷史、科學(xué)價(jià)值的公文、資

8、料;6、群眾來信等。(四)審批1、審批公文時(shí),對有具體工作事項(xiàng)的,主批人應(yīng)當(dāng)在處理單上明確簽署意見,其他審批人簽名視為同意;2、沒有具體工作事項(xiàng)的,簽名表示已閱知。(五)擬辦1、凡需后勤管理處及其所屬中心貫徹執(zhí)行、具體辦理或閱知的公文均需擬辦。2、對上級來文的擬辦,應(yīng)提出要求辦理、貫徹落實(shí)的后勤管理處具體中心或負(fù)責(zé)人;3、對下級機(jī)關(guān)或平行、不相隸屬機(jī)關(guān)來文的擬辦,需要明確指定負(fù)責(zé)復(fù)文的中心或負(fù)責(zé)人員,必要時(shí)注明時(shí)限。如:“擬請?jiān)?#215;月×日辦復(fù)”,“擬請×××同志負(fù)責(zé)辦理”;4、對需要聯(lián)合辦理的公文的擬辦,應(yīng)明確指定牽頭負(fù)責(zé)部門,以免各中心之間互相

9、爭辦或者相互推諉。(六)批辦1、是指由后勤管理處主管領(lǐng)導(dǎo)人對公文辦理提出最終處理意見的決策性活動。2、批辦意見應(yīng)規(guī)范地書寫在文件批辦單的批辦欄內(nèi),一般不要寫在公文的白邊區(qū)上。(七)承辦1、經(jīng)后勤管理處主管領(lǐng)導(dǎo)批辦后的公文,應(yīng)交有關(guān)中心或負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)辦理,以將批辦意見落到實(shí)處。2、在公文辦理完畢之后,承辦人員應(yīng)清晰、工整地在文件批辦單的相應(yīng)欄目內(nèi),填寫承辦的經(jīng)過與結(jié)果,并填寫承辦人姓名與日期,以備日后查詢。(八)催辦1、后勤管理處領(lǐng)導(dǎo)批示的公文,或者交有關(guān)部門辦理的公文,辦公室要負(fù)責(zé)催辦;2、緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文要做到重點(diǎn)催辦,一般公文要做到定期催辦。(九)歸檔1、凡發(fā)送到后勤管理

10、處的文件,均由行政主管統(tǒng)一負(fù)責(zé)接收,并于接件當(dāng)日填寫閱辦單,送交后勤管理處處長批示。2、處長批示后,按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求立即送達(dá)后勤管理處有關(guān)部門執(zhí)行;3、屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。4、外來文件閱辦處理完畢后,后勤管理處辦公室負(fù)責(zé)按立卷歸檔要求及時(shí)分類歸檔。(十)閱辦1、后勤管理處各中心或個(gè)人要對所承辦的公文事項(xiàng),及時(shí)落實(shí),及時(shí)反饋。緊急公文當(dāng)天回復(fù);重要公文三天之內(nèi)回復(fù);一般公文一周之內(nèi)回復(fù)。2、后勤管理處文件閱辦部門或個(gè)人對有閱辦要求的文件,必須在三日內(nèi)辦理完畢,并將辦理情況反饋至后勤管理處辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的,應(yīng)向辦公室說明原因。此管理辦法自頒布之日起執(zhí)行。篇2:辦公室文書管理制

11、度辦公室文書管理制度文件是文書的重要組成部分,文件是各部門根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。本制度中,文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件;而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上形成的,檔案是文書的延續(xù)?,F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理,并對文書管理制度做以下規(guī)定。(一)文件管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。2、文件管理的范圍包括:上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫,統(tǒng)一頁眉、頁腳,寫明公

12、司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范,表達(dá)無歧義。4、根據(jù)文件屬性、類別,對所有文件進(jìn)行編號,根據(jù)編號定期歸檔,做好相應(yīng)的文字記錄,以備查閱。第二條 制度規(guī)范1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3、公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核,總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草,行政人事部負(fù)責(zé)審核,審核無誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門校對,校對無誤方可正式打印,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。4、凡寄至公司的文件、

13、傳真等,由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類管理,定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。6、各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴(yán)格履行借閱手續(xù),對有密級程度的文件,需行政人事主管審批,總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。7、辦公室管理人員對文件借閱情況進(jìn)行登記,做好借閱記錄并限期清退。8、按時(shí)間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。9、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷毀,需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn),按照文件管理制度進(jìn)行處理。第三條 管理流程設(shè)計(jì)1、內(nèi)部文件管理流程:起草文件審

14、查編號審批、簽發(fā)打印文件下發(fā)文件文件存檔2、外部文件管理流程:外部收文文件整理文件存檔清退文件存檔文件銷毀3、借閱流程:提出申請,辦理手續(xù)批準(zhǔn)借閱清退文件存檔文件銷毀(二)文書管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行,保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性,促進(jìn)與提高組織管理工作的效率,充分發(fā)揮文書在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。2、文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學(xué)習(xí)資料、各類簡報(bào))、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書資料。3、除通知外,一般性文書沒有固定的格式,但必須標(biāo)有頁眉頁腳,文本內(nèi)容可根據(jù)文

15、書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。4、根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號整理,定期對文書進(jìn)行歸檔整理,保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條 制度規(guī)范1、根據(jù)公司實(shí)際需要及上級安排,起草編寫內(nèi)部公開文書,張貼公示學(xué)習(xí)。2、按照文書管理范圍,行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫發(fā)文簿,所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書,需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。4、按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列,整理歸檔,堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合,對照編號列出整理清單。5、根據(jù)文書的時(shí)效性和保存的價(jià)值性,對文書進(jìn)行整理銷毀;須上級審批同意,方可銷毀。6、辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人,若發(fā)現(xiàn)文書丟失,辦公室人員必須查

16、明原因,如實(shí)向主管部門報(bào)告,若未查明原因,則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。7、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。第三條 流程設(shè)計(jì)起草文書填寫發(fā)文簿(需要時(shí))張貼存檔更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)借閱清退審批銷毀(三)檔案管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性,使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè),及時(shí)分類、整理、編輯、傳遞文書資料,提高檔案管理質(zhì)量與效率。2、檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。3、根據(jù)文書整理和文件整理編號,對對應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注,并存入專門的檔案文件柜保管。第二條 制度規(guī)范1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集,份數(shù)齊全,包括附

17、件、批復(fù)、定稿等。2、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理,根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書材料集中整理,并貼上標(biāo)簽。3、堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,對照編目,列出清單。4、各部門需借閱相關(guān)檔案,須由行政人事部主管簽字,審核通過后方可借閱,不得抄錄、復(fù)制或借出。5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定,履行保密手續(xù),特別是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。6、檔案接收、移交,必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。第三條 流程設(shè)計(jì)根據(jù)文件、文書目錄整理需要?dú)w檔的檔案排序整理,編制編目存檔借閱清退篇3:小型公司公文、文書管理制度小型公司公文、文書管理制度一、公司的公文格

18、式應(yīng)規(guī)范化,公文處理程序應(yīng)嚴(yán)肅、正確。除通知外,一般性文書沒有固定的格式,但必須標(biāo)有頁眉頁腳,文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。二、根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號整理,定期對文書進(jìn)行歸檔整理,保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。三、公司公文的發(fā)行由公司總裁辦公室負(fù)責(zé)。包括公司各類紅頭文件、總經(jīng)理辦公例會會議紀(jì)要、規(guī)章制度、通知、指示等。四、各單位、各部門自行打印的涉及公司權(quán)益的外發(fā)文稿必須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字,交綜合管理部審核后發(fā)送。五、各單位、各部、室所有打印成文的內(nèi)部規(guī)章制度和下行文稿必須報(bào)行政部留底存檔。六、文件管理的范圍包括:文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編)

19、、上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、人事專員發(fā)文文書(學(xué)習(xí)資料、各類簡報(bào))、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、各類合同文件以及其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書資料。七、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫,統(tǒng)一頁眉、頁腳,寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范,表達(dá)無歧義。八、根據(jù)文件屬性、類別,對所有文件進(jìn)行編號,根據(jù)編號定期歸檔,做好相應(yīng)的文字記錄,以備查閱。九、公司文件的發(fā)文管理1、公司發(fā)文由行行政部統(tǒng)一編號、存檔。有領(lǐng)導(dǎo)批示的,還應(yīng)附批示件。2、部門和個(gè)人收文應(yīng)在行政部發(fā)文登記冊中簽名。3、公司對內(nèi)公開文件由行政部負(fù)責(zé)起草和審核,總裁簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草,行政部負(fù)責(zé)審核,審核無誤打印后,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。4、文件須有文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,部門負(fù)責(zé)人簽名、標(biāo)定日期和密級;部門負(fù)責(zé)人審定,總裁簽字同意后打印發(fā)文。3、公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命以及向政府有關(guān)部門的請示、報(bào)告等以紅頭文件印發(fā),其他文件通常用普通紙

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