xx物業(yè)集團(tuán)公文管理制度模版

1、xx物業(yè)集團(tuán)公文管理制度模版 x xx 物業(yè)集團(tuán)公文管理制度 1 、目 的 為使公司的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高日常公 文處理效率和公文質(zhì)量，特制定本規(guī)定。 2 、適用范圍 適用于物業(yè)集團(tuán)、各下屬分公司及物業(yè)服務(wù)中心。 3 、主要內(nèi)容 3.1 公文種類(lèi) 公司公文是公司在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力的規(guī)范 文書(shū)，是依規(guī)行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相 互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作. 3.1.1 報(bào)告：適用于公司內(nèi)部下級(jí)向上級(jí)、公司向政府有關(guān)部門(mén)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)詢(xún)問(wèn)。 3.1.2 請(qǐng)示：適用于公司內(nèi)部下級(jí)向上級(jí)、公司向政府

2、有關(guān)部門(mén)就重大事項(xiàng)的請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。 3.1.3 通知：適用于公司內(nèi)部傳達(dá)需辦理、周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；任免人員；公司向有關(guān)業(yè)務(wù)來(lái)往單位洽談業(yè)務(wù)及合作事宜等。 3.1.4 函：適用于不相隸屬部門(mén)或業(yè)務(wù)來(lái)往單位之間商洽工作， 詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 3.1.5 通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神及情況。 3.1.6 會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，要求與會(huì)單位共同遵守執(zhí)行。 3.1.7 批復(fù)：適用于答復(fù)下屬單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。 3.1.8 決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 3.1.9 意見(jiàn)：

3、適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。 32 公文格式 3.2.1 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門(mén)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送部門(mén)、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送部門(mén)和下發(fā)日期等部分組成。 3.2.2 文頭部分 3.2.2.1 涉及公司機(jī)密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，密級(jí)分為秘密、機(jī)密、絕密；其中，絕密、機(jī)密級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。 3.2.2.2 緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明特急、急件。 3.2.2.3 發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)；聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)排列在前。 3.2.2.4 發(fā)文字號(hào)：應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號(hào)；發(fā)文字號(hào)

4、中，年份、序號(hào)應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào) 括入；序號(hào)不編虛位（即 1 不編為 001）；采用仿宋_gb2312 三號(hào)、居中，空一行寫(xiě)正文，如果是紅頭文件，在標(biāo)準(zhǔn)紅頭下空一行 寫(xiě)標(biāo)題。 3.2.3 行文部分 3.2.3.1 頁(yè)邊距設(shè)置：上：3.7 厘米 下：3.5 厘米 內(nèi)：2.8 厘米外：2.6 厘米。 3.2.3.2 格式 紅頭格式：紅頭字體為方正姚體，字號(hào)為 30 號(hào)居中。 特此通知格式：寫(xiě)在正文下一行空兩格處，字體仿宋 _gb2312，字號(hào)三號(hào)。 3.2.3.3 標(biāo)題：公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章

5、名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；文字從左至右橫寫(xiě)，橫排，紅色反線(xiàn)下空 1 行，采用宋體、二號(hào)、加粗、居中排列；回行時(shí)，做到詞意完整，排 列對(duì)稱(chēng)，間距恰當(dāng)；多行標(biāo)題的排列方式，一般是正三角形，倒三角形或棱形。 3.2.3.4 主送單位（部門(mén)或人）：主送單位（部門(mén)或人）應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，應(yīng)寫(xiě)在標(biāo)題之下空 1 行，正文之上，居左頂格用 3 號(hào)仿宋_gb2312 字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)。 3.2.3.5 正文：正文位于標(biāo)題或主送部門(mén)下方；采用仿宋_gb2312、 3 號(hào)，行間距為 1.5 倍。 3.2.3.6 公文結(jié)構(gòu)層次： 第一層次編號(hào)用一、二、三來(lái)表示。 第二層次編號(hào)用（一）、（二）來(lái)表示。

6、 第三層次編號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字1.、2. 來(lái)表示。 第四層次編號(hào)用（1）、（2）、（3）來(lái)表示。 結(jié)構(gòu)層次盡量不要多于四級(jí)，不要越級(jí)使用各個(gè)層次編號(hào) 3.2.3.7 責(zé)任單位：集團(tuán)總部、下屬公司對(duì)內(nèi)發(fā)文需注明責(zé)任部 門(mén)全稱(chēng)。 3.2.3.8 附件：公文如有附件，并在正文之后注明附件名稱(chēng)和順序號(hào)，附件應(yīng)在正文下空 2 行、左空 2 字處用仿宋_gb2312、三號(hào)字體標(biāo)識(shí)附件，后標(biāo)全角冒號(hào)和名 稱(chēng)，名稱(chēng)需用書(shū)名號(hào)；附件如有序號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)字 (如附件：1、)，附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 3.2.3.9 聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章；印章蓋在發(fā)文時(shí)間的位置，

7、用印章要做到清晰、整潔、端正、位置恰當(dāng)，上不壓正文，下要騎年蓋月。 3.2.3.10 成文日期：以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，一般標(biāo)注在正文右下方；采用仿宋_gb2312 三號(hào)、右齊；用漢字將年、月、日標(biāo)全，零 寫(xiě)為。 3.2.3.11 如遇公文恰好滿(mǎn)頁(yè)，發(fā)文時(shí)間和文尾部分須另起一頁(yè)， 應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一頁(yè)， 不得采取注識(shí)（此頁(yè)無(wú)正文）的方法解決。 3.2.4 文尾部分 3.2.4.1 主題詞：主題詞不能隨意標(biāo)注；主題詞 3 個(gè)字在第 1 行 左側(cè)頂格采用仿宋_gb2312，三號(hào)標(biāo)識(shí)，后面全角冒號(hào)，冒號(hào)后跟主 題詞詞組用仿宋_gb2312，三號(hào)標(biāo)識(shí)。 3.2.4.2

8、 抄送單位(部門(mén)或人)：公文的抄送單位 (部門(mén)或人)指 除主送單位（部門(mén)或人）以外的需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他單位 (部門(mén)或人)；抄送單位（部門(mén)或人）應(yīng)為使用其的全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)， 抄送部門(mén)名稱(chēng)置于印發(fā)日期上方抄送欄內(nèi)，與正文齊；位于主題詞下 一行，采用仿宋_gb2312，三號(hào)，后標(biāo)全角冒號(hào)，抄送單位用頓號(hào)隔 開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送單位對(duì)齊。 3.2.4.3 印發(fā)單位名稱(chēng)和印發(fā)日期位于抄送單位之下（無(wú)抄送單位在主題詞之下）占 1 行位置，采用 3 號(hào)仿宋_gb2312；以公文付印日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。 3.2.4.4 印發(fā)份數(shù)置于印發(fā)單位名稱(chēng)和印發(fā)日期的右下角（對(duì)外 發(fā)文）。 3.2

9、.4.5 公文應(yīng)當(dāng)在每頁(yè)下方用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注頁(yè)數(shù)（首頁(yè)不顯 示）。 3.3 公文標(biāo)識(shí) 公文標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用公司的全稱(chēng)，并使用紅色標(biāo)識(shí)，即紅頭。 發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括公司所在地簡(jiǎn)稱(chēng)代字、年份、序號(hào)。 物業(yè)集團(tuán)對(duì)內(nèi)發(fā)文字號(hào)：佳物業(yè)集人字年份x 號(hào)。 物業(yè)集團(tuán)對(duì)外發(fā)文字號(hào): 佳物業(yè)集外字年份x 號(hào)。 分公司對(duì)內(nèi)發(fā)文字號(hào)為： 行政文號(hào)：x 佳物業(yè)集行字年份x 號(hào)。 人事文號(hào)：x 佳物業(yè)集人字年份x 號(hào)。 例如：深圳桂芳園：深佳物業(yè)集桂字年份x 號(hào)。 成都麗晶港：成佳物業(yè)集麗字年份x 號(hào)。 3.5 行文規(guī)則 3.5.1 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。 3.5.2 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和

10、 報(bào)告。 3.5.3 公司各職能部門(mén)可以依據(jù)本部門(mén)的職權(quán)相互行文和向下一級(jí)的相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)行文；可以以函的形式（業(yè)務(wù)協(xié)辦單等）商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題。 3.5.4 屬于部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門(mén)自行行文、授權(quán)行文或聯(lián)合行文，聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。須經(jīng)高管審批的事項(xiàng)，經(jīng)同意也可以由部門(mén)行文。 3.5.5 請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位，需要同時(shí)送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)部門(mén)。報(bào)告 不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。 3.5.6 向其它單位或者本公司內(nèi)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送公司 高管或公司其它需知會(huì)的相關(guān)部門(mén)。 3.6 發(fā)文辦理 3.6.1 發(fā)文辦理應(yīng)當(dāng)做到： 3.6.1.

11、1 符合公司的管理制度規(guī)范及其他有關(guān)規(guī)定。 3.6.1.2 情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。 3.6.1.3 公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。 3.6.1.4 擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。 3.6.1.5 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確；引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義；日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、日。 3.6.1.6 公文中出現(xiàn)的計(jì)量單位應(yīng)當(dāng)使用法定計(jì)量單位。 3.6.1.7 公文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。使用國(guó)際組織外

12、文名稱(chēng)或者縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。 3.6.1.8 公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 3.6.2 擬制公文，對(duì)涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門(mén)可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)高管協(xié)調(diào)或裁定。 3.6.3 公文草擬部門(mén)擬定公文時(shí)，必須填寫(xiě)正式的文件審批單。同意簽發(fā)后方可用印、登記及印發(fā)。 3.6.4 公司公文掛網(wǎng)簽發(fā)程序：（具體事項(xiàng)以

13、責(zé)權(quán)手冊(cè)審批流程 為準(zhǔn)） 物業(yè)集團(tuán)掛網(wǎng)簽發(fā)程序： 行政及人力資源部審批及校對(duì)格式后發(fā)文 分管高管審批 部門(mén)負(fù)責(zé)人核稿并簽字 部門(mén)擬稿后通過(guò) oa 填寫(xiě)文件審批單（發(fā)文審批） 下屬公司掛網(wǎng)簽發(fā)程序： 由行政及人力資源部打印并用印后業(yè)務(wù)部門(mén)使用 行政送高管簽發(fā) 行政及人力資源部負(fù)責(zé)人審核 行政人員校對(duì)內(nèi)容及格式并編號(hào) 業(yè)務(wù)分管高管審批 部門(mén)負(fù)責(zé)人核稿并簽字 3.6. 業(yè)務(wù)部門(mén)擬稿后通過(guò) oa 填寫(xiě)文件審批單（發(fā)文審批） 能部門(mén)專(zhuān) 員，負(fù)責(zé)日常公文管理工作。 3.6.6 公文正式印制或掛網(wǎng)前，行政職能部門(mén)專(zhuān)員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，審核的重點(diǎn)是：是否確需行文、行文方式是否妥當(dāng)、是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)

14、要求、公文格式是否符合本辦法的規(guī)定、審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。 3.6.7 公文經(jīng)簽發(fā)后，需由行政職能部門(mén)專(zhuān)員進(jìn)行編號(hào)，并形成 編號(hào)目錄的電子文檔，以作公文存檔核對(duì)。 3.7 收文辦理 3.7.1 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。 3.7.2 各部門(mén)收到來(lái)自外部的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉，重要事項(xiàng)要及時(shí)報(bào)給公司高管并提出相關(guān)意見(jiàn)。 3.7.3 對(duì)于公司高管批辦的各類(lèi)公文，行政職能部門(mén)專(zhuān)員要及時(shí)下發(fā)到相關(guān)部門(mén)，并做好催辦工作。 3.7.4 承辦部門(mén)收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及

15、時(shí)處理，不得延誤、推諉。對(duì)不屬于本部門(mén)職權(quán)范圍或者不宜由本部門(mén)辦理的，應(yīng)及時(shí)送交行政職能部門(mén)。 3.7.5 本公司與外界往來(lái)的文件，由行政職能部門(mén)統(tǒng)一登記、收文、存檔。部門(mén)內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)，由各部門(mén)自行登記、收文、存檔。 3.8 收文的整理歸檔 3.8.1 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng) 當(dāng)歸檔的公文。須登記的公文范圍為以下三類(lèi)： 3.8.1.1 外來(lái)文件：命令、決議、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。 3.8.1.2 對(duì)外業(yè)務(wù)文件。 3.8.1.3 物業(yè)集團(tuán)制發(fā)文件：本公司內(nèi)部文件。 其中，外來(lái)文件及對(duì)外業(yè)務(wù)文件的電子文檔、紙質(zhì)文檔均需移交 至行政職能部

16、門(mén)專(zhuān)員統(tǒng)一存檔管理，物業(yè)集團(tuán)制發(fā)文件由部門(mén)內(nèi)部人 員自行存檔。 公文電子文檔應(yīng)定期整理后存放至指定儲(chǔ)存器，公文紙質(zhì)文檔應(yīng) 定期整理后歸檔。其中，對(duì)內(nèi)公文一式一份，供公司存檔；對(duì)外公文 一式三份，分別送收文單位、公司存檔、擬稿部門(mén)存閱。 3.8.2 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，便于保管和利用。 3.8.3 擬制、修改和簽批公文，書(shū)寫(xiě)及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。 3.9 公文管理 3.9.1 公文由物業(yè)集團(tuán)行政及人力資源部（外地及下屬公司為行政職能部門(mén)）統(tǒng)一收發(fā)、審核、印刷、裝訂、歸檔和銷(xiāo)毀。 3.9.2 公司所有公文不得擅自翻印，不得私自帶出辦公區(qū)域。 3.9.3 公文被撤銷(xiāo)，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。 3.9.4 銷(xiāo)毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷(xiāo)，保證不丟失、不漏銷(xiāo)，其中