用Word批量制作并打印準(zhǔn)考證

1、用Word批量制作并打印準(zhǔn)考證使用Word的郵件合并功能可以完成很多重復(fù)項(xiàng)目的勞動(dòng)。不知道大家是否意識(shí)到，我們最熟悉的準(zhǔn)考證也是使用這個(gè)完成的。當(dāng)然，我們不否認(rèn)很多 專業(yè)化的考證制作工具已經(jīng)完全把這項(xiàng)任務(wù)承擔(dān)了，但是作為Word中實(shí)用又很重要的功能，郵件合并在日常工作中還是有重要的應(yīng)用。我們以 制作一張高考的準(zhǔn)考證為例，把整個(gè)過程展示給大家，希望您能在每個(gè)步驟中學(xué)到 有用的東西。需要說明的是，本實(shí)例僅僅為熟悉Word操作而撰寫，請勿用于非法用途。1.準(zhǔn)備數(shù)據(jù)庫，定立制作思路2007年河北省曾遭禹等學(xué)校招生考試準(zhǔn)考證BJ3KJIW866BF （用干H斤,“ 猛家口第中學(xué)注:此還冢普通高考人土舄&

2、amp;韭LR新生報(bào)到疑證”（圖1）首先找一個(gè) 準(zhǔn)考證的實(shí)例。從例子中學(xué)習(xí)知識(shí)是很有效的。在著手制作之前分析一下文稿的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的策略，可以使你在后面的過程中事半功倍，正所謂磨刀不誤砍柴工”。就本例而言，準(zhǔn)考證是一個(gè)獨(dú)立的頁面，需要完成頁面設(shè)置（尺寸，頁邊距 等等）、證件名稱、具體信息和備注等等。還有一些特殊格式設(shè) 置，比如邊框、下 劃線等。準(zhǔn)考證跟一般文檔的不同在于它是在固定的內(nèi)容，也就是母版上填充不同 的數(shù)據(jù)，如考生姓名。當(dāng)我們有打印要求時(shí)，每一張證件是都不同的，依據(jù)的就是 數(shù)據(jù)庫中一個(gè)個(gè)記錄。這就是Word郵件合并的用處所在了。首先應(yīng)該打好模板，也 就是將頁面不變的部分整理好，留出需

3、要填充的空格，再將它們 與數(shù)據(jù)庫聯(lián)系起 來，最后完成輸出。我們從頁面的基本設(shè)置開始做起。2 .母版的制作根據(jù)準(zhǔn)考證的規(guī)格，首先要把打開Word時(shí)默認(rèn)的紙張改變成需要的格式。 這里采取了一個(gè)近似的大小，設(shè)置窗口長寬為15 X12cm。笑于頁面的設(shè)置都被放在了 Word頁面設(shè)置”選項(xiàng)卡中，因?yàn)檫@是特殊的格式，所以要 選擇自定義大小”來完成。（圖2）頁面設(shè)置好之后，就要將模板中的各個(gè)部分輸入并定位了。這個(gè)時(shí)候您應(yīng)該 想到使用表格。朋友們或許有疑問，為什么要插入表格？要知道，我們完全可以采用添加空格的方法來對(duì)頁面的內(nèi)容進(jìn)行定位，這是很多Word 初學(xué)者理所當(dāng)然想到的。但我們很不提倡使用這樣的方法。Wo

4、rd頁面的格式定位最 理想的方法就是使用表格，這跟我們制作網(wǎng)頁時(shí)候的思路是一樣的。尤其是面對(duì)復(fù) 雜的各式需要更是如此，朋友們一定要通過例子熟悉起來。從實(shí)例的照片可以看出。按照行列數(shù)從多的原則，插入一個(gè)3 X10的表格*尺寸 WC）： nn（B）日動(dòng)jut M臉秀0）自動(dòng)。唱網(wǎng)4則*“如C出！I?？趕r寰特e>口力I*表格正名及尺寸（圖3）下面就是按照位置進(jìn)行填充內(nèi)容，這可是一項(xiàng)基本功，所設(shè)計(jì)到的基本操作有：合并單元格、移動(dòng)表格邊線位置。表格對(duì)齊方式以及對(duì)表格中的字 體格式進(jìn)行設(shè)置等等。大家要在實(shí)踐中慢慢摸索，熟練掌握，制作完成后如圖彳固為 照片的引用稍有復(fù)雜，我們暫時(shí)插入一張圖片示意，實(shí)

5、現(xiàn)方法在文后另附）。200,年山后古吉”充與字僅拒生沅一考證準(zhǔn) 考證（W干蚩成*事好承"WE)在帙各地點(diǎn)山西看A份市3B一中學(xué)校注，此證系所1篇考入場及學(xué)取新生IK到線證.（圖4）表格的邊線是不需要的。文字部分完成之后，要做的就是在視覺上轉(zhuǎn)變的重 要一步了。這就是去除這些多余的表格線。當(dāng)然，并不是真正的刪除，只不過是把 不必要的框線去掉或者隱藏，將需要的框線改成 需要的格式，比如本例中的雙下劃 線。設(shè)置框線顯示與否首先要選中單元格。請注意，選中單元格和選中單元格中 的文字是不同的。朋友們會(huì)發(fā)現(xiàn)如果單元格中沒有數(shù)據(jù)，選擇起來會(huì)比較困難，那 么您只要往其中輸入一個(gè)空格就可以了。選中單元格

6、后，在 段落”工具組中可以使 用下拉菜單直接選擇需要的框線，您也可以右鍵 單元格格式”中進(jìn)行設(shè)置。準(zhǔn)考證外圍的大框線框粗細(xì)和顏 色都有不 同，由于涉及到的部分比較多，請大家務(wù)必細(xì)心。我們在此僅展不最后的效果。和客堆點(diǎn)山僭胃譽(yù)汾帝慕一申手和 注*此證系薔誦禹瀉入場 股聚1R斯生攥到先證.（圖5）大家注意，在最后需要增添數(shù)據(jù)的地方也要設(shè)置好格式，當(dāng)我們在后面的步驟進(jìn)行郵件域合并時(shí)會(huì)自動(dòng)按照預(yù)先設(shè)置的格式進(jìn)行填充。我們只是照葫蘆畫瓢，這并不代表最完美的頁面呈現(xiàn)方式。在制作過程中需要您盡力發(fā)揮自己的想象力，把頁面的呈示做到最美，這也是增長10/16技能最重要的環(huán)節(jié)現(xiàn)在輪到進(jìn)行數(shù)據(jù)填充了，這個(gè)步驟在Wo

7、rd中被稱作郵件合并”，主要意思就是在Word中將模板與一個(gè)數(shù)據(jù)源進(jìn)行鏈接。為了更好說明這個(gè)步驟，先來看一下我們的數(shù)據(jù)源，一個(gè)預(yù)先設(shè)置好的Excel 文件，大家可以看到，其中每一列數(shù)據(jù)都有加黑顯示的數(shù)據(jù)標(biāo)題，也稱之為數(shù)據(jù)項(xiàng)（圖6）第一步：確認(rèn)數(shù)據(jù)已經(jīng)完好后轉(zhuǎn)回到Word中，打開郵件合并分步向?qū)А遍_始本實(shí)例的核心步驟。注意一定要選擇合并類型為第二步：選擇收件人，要在下方選擇數(shù)據(jù)源，點(diǎn)擊瀏覽”（圖7）找到數(shù)據(jù)源所在的表格。號(hào):J/f IMBS Uti/7-3. ± 一Xbi ./忖丁 PE累.。3弓口雷事J3*山，Atil aWTCfiMS（圖8）第三步：接下來會(huì)出現(xiàn)這樣的窗口（圖9）很

8、多朋友到了這里往往摸不清楚怎么回事。其實(shí)稍加觀察就會(huì)發(fā)現(xiàn)，因?yàn)槲覀兲砑拥膃xcel 一個(gè)工作薄默認(rèn)是含有三個(gè)工作表，名稱分別是 Sheet 1，J sheet2 " sheet3 ”，此處不正是讓您來選擇其中的數(shù)據(jù)表么？我們選擇Sheet 1 M?？梢愿鶕?jù)數(shù)據(jù)表格的具體格式選擇數(shù)據(jù)首行包 含列標(biāo)題" Excel還是不能完全智能化，需要手工完成的部分依然有很多。第四步：將Excel中的數(shù)據(jù)項(xiàng)目跟Word中建立聯(lián)系，這叫做 插 入合并域” 這個(gè)過程是非常簡單的，首先將鼠標(biāo)移至相應(yīng)的區(qū)域，右側(cè)窗口中選擇 其他項(xiàng)目” 在對(duì)話框中選擇好對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目插入即可。建 議您在制作表格時(shí)候就做好

9、名稱的對(duì)應(yīng) 關(guān)系，這樣不會(huì)使您的工作出錯(cuò)。#/M覆 w H%Tft xtuS Acrobit tfit姓名）11 口物灌*逵'報(bào)銘地點(diǎn)山注此證系普通高考入步人合并MA（圖 10）BKM*上-停aw«A這是插入完成后的樣子，各個(gè)區(qū)域還僅僅顯示域的名稱，未能顯示具體內(nèi)容。11 /酣”年山否育普建離等學(xué)快狂生統(tǒng)一考試準(zhǔn)考證19/縣M :展區(qū)”U考點(diǎn)*奠祕考場幼*宦位沖崖?。ㄓ糜诓檎d蠱燮、愛取廷臭和埴狂邪舜）準(zhǔn)蘭亡號(hào)a準(zhǔn)書證號(hào) 童寶禽 ，考生 號(hào)"縣冢號(hào)：武登累號(hào)”31孝英副“報(bào)考類剔”報(bào)容地點(diǎn)山西省臨汾市第一中學(xué)校注，此證系普誦高考入場矗錄取新竺抿到憑證（圖11）此時(shí)，只

10、要選擇預(yù)覽結(jié)果”效果立刻就可以呈現(xiàn)，在右側(cè)的預(yù)覽信函”任務(wù)窗中可以使用左右箭頭來依次查看各個(gè)內(nèi)容。(圖12）現(xiàn)在我們看到的還僅僅是一個(gè)人的準(zhǔn)考證，怎樣怎樣看按照不同考生分列的準(zhǔn)考證呢？這就是最后的合并環(huán)節(jié)，意思是將結(jié)果整合在某個(gè)單元之中。這個(gè)單元可以直接是打印機(jī)輸出，也可以是Pdf文檔。在合并之前還可以選擇起始和結(jié)束的位置，相當(dāng)方便。如果您選擇合并到PDF文檔”那么就可以分文件生成生成獨(dú)立的PDF文檔。2<«r 411ts育Ed商號(hào)學(xué)收4?，玩一專a準(zhǔn)M布三郎 IM<es考證 x兌呷«4 «»H1ft44af>M7M30S5*京， wr

11、w。門m ixt 中卻0x（圖13）至此，郵件合并的步驟基本介紹完成了，諸如此類需要數(shù)據(jù)源的證件都可以 使用郵件合并的方法來完成。4 .照片的合并回到我們還未完成的一個(gè)重要的問題，那就是照片的合并，因?yàn)樗枰褂?到特殊的方法，我們把他單列在最后。這里我們采用的是cr。提出的解決方法，具體 實(shí)現(xiàn)過程如下。1 .在文件夾中建立統(tǒng)一的照片庫，編碼最好統(tǒng)一排序；2 .在表格中輸入照片的完整路徑，并將改為“ ”考翼st Jfl?1 事工寅STS理工蟲Jfl* JIT* 工出7WT5,甲I歹UMTO理工莢玉水節(jié)才FOB 酒 9 mil GHiO&aac上卻眇魚9 M卯-L蟲5刖SL忑nr麻HOC

12、7.WJD 3 MLFtN 刖 200?W 2005 GKLR5)創(chuàng)rSM756VV7UnT4&A200?5<2OT8 塞?5620(» 20皿562010 ?Q7卜附：Qt-l1OOTWSO!?ajnE： '片 I photQOj.S匕 A<M.JpzH: WnhotcWCtS. inrGILMM6® GKU4X6 中 GKLFgX6* GtrzrwlGKLF*5MiG*L 網(wǎng) |S ! 5E: kolurtodT.JM 一 ,一 £ JE: phxii 209. i E;AjhoioIOeE： Whot eV 12. jpJE： 5

13、hOToAI)也GKLFQ |再創(chuàng)百氐 RhMoW 廣j JPH E:; >jholoK 17HMHS 咋 Eg GKLFflMBIS 吐()|叩 0八&就：2DC? 5(2020 H 6：MOlPPQU血-pwng-1e? ? L JSZshd： /_*（圖14）3, 將光標(biāo)定位于需要插入照片的單元格內(nèi)，按Ctrl+F9 ”來插入一個(gè)域，此時(shí)單元格內(nèi)會(huì)出現(xiàn)一對(duì)大括號(hào)，在其中輸入INCLUDEPICTURE ” MERGEFIELD"照片":r”不含外邊引號(hào)），其中的大括號(hào)也是按Ctrl+F9 ”來插入的，不可以自行添加。這樣就可以顯示照片了。這就是最后制作完成的準(zhǔn)考證式樣。后衛(wèi)受都區(qū)樂4乘巧11，埠關(guān)JH 理工具(«*<*<*<»*為歲及本用）孝皇號(hào) 2007562011圣蒙.SKI/4S4611右