物業(yè)管理財務(wù)部手冊

1、物業(yè)管理有限公司物業(yè)管理有限公司物業(yè)管理質(zhì)量手冊財務(wù)部手冊物業(yè)管理財務(wù)部手冊目錄1.0 序言2.0 財務(wù)部員工崗位責(zé)任制3.0 會計管理制度3.1 會計核算原則3.2 費(fèi)用支出審批程序3.3 工資制度3.4 收支規(guī)則3.5 資產(chǎn)管理分工3.6 資產(chǎn)管理3.6.1固定資產(chǎn)管理3.6.2 流動資產(chǎn)管理3.7 申購/借款申請及報銷規(guī)定3.7.1 申購3.7.2 借款規(guī)定3.7.3 報銷制度3.8 管理費(fèi)使用管理3.8.1物業(yè)管理費(fèi)用項目3.8.2收支管理3.8.3票據(jù)管理制度4.0 財務(wù)控制制度4.1 支出申請流程規(guī)則4.2 付款通知書的處理規(guī)則4.3 支票付款規(guī)則4.4 備用金制服暫時規(guī)則4.5

2、出差及業(yè)務(wù)招待費(fèi)用申請暫性規(guī)則1.0 序言 物業(yè)管理財務(wù)部手冊供物業(yè)總經(jīng)理，財務(wù)部經(jīng)理運(yùn)作參考。2.0 財務(wù)部員工崗位責(zé)任制1、財務(wù)部經(jīng)理職責(zé)：1.1 向總經(jīng)理負(fù)責(zé)，具體主持管理處財務(wù)部的管理工作，做好總經(jīng)理的助手。1.2 組織財務(wù)部門的政治學(xué)習(xí)、法律規(guī)范學(xué)習(xí)，要求所有財務(wù)人員尊紀(jì)守法， 按照財政部中國人民銀行頒布的有關(guān)金融管理條例管理好財務(wù)工作。1.3 每月、每季審核各種會計報表和統(tǒng)計報表，并寫出分析報告，送總經(jīng)理 審閱，每月按時檢查各項稅款的交納工作。1.4 檢查、監(jiān)督各項費(fèi)用的及時收繳和管理，保證管理處的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。1.5 審核、控制各項費(fèi)用的支出，杜絕浪費(fèi)。1.6 組織、擬定物業(yè)管理費(fèi)等

3、各項費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的預(yù)算方案，呈送總經(jīng)理、開發(fā)商和 相關(guān)主管部門審核，修改決定。1.7 研究、熟悉各種工商、財會及稅務(wù)管理制度，運(yùn)用法律、政策手段保護(hù)管理 處的合法權(quán)益。1.8 根據(jù)物業(yè)管理行業(yè)的特點(diǎn)，及實際情況制定財務(wù)管理制度的細(xì)則。1.9 負(fù)責(zé)每月向公司上報所需報表。1.10 完成總經(jīng)理交辦的其他事項。2、財務(wù)主任工作大綱：協(xié)助財務(wù)經(jīng)理，負(fù)責(zé)整個物業(yè)管理處的賬目，包括準(zhǔn)備每月財務(wù)報表并按時公布予總經(jīng)理及業(yè)主參照，整個物業(yè)管理處的稅務(wù)，員工薪資之計算及發(fā)放，并安排周年核算，定期分析公司的財務(wù)收支情況并報予財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理。職責(zé)：2.1 檢查出納員及會計員的日常工作，協(xié)助財務(wù)人員之間的工作關(guān)系，并定

4、期抽 查出納賬與現(xiàn)金是否相符。2.2 根據(jù)憑證匯總表登記總賬,每月首十五個工作天內(nèi)發(fā)上月管理開支會計報表 及財務(wù)狀況分析表。2.3 按時計付員工薪資。2.3 協(xié)助財務(wù)經(jīng)理與銀行、稅務(wù)局及工商聯(lián)系，解決管理處及公司的財務(wù)稅項及 與外匯有關(guān)之問題。2.5 協(xié)助會計師進(jìn)行周年年檢。2.6 如有需要協(xié)助招聘會計部員工。2.7 監(jiān)察管理費(fèi)及租金的收取，對欠款業(yè)戶采取之適當(dāng)行動等。2.8 草擬各項財務(wù)報表。2.9 總經(jīng)理及財務(wù)經(jīng)理所安排的其他工作。2.10 分析財務(wù)收支計劃完成情況，按季分析計劃的完成情況，提出改善經(jīng)營管理 的某些建議或措施，進(jìn)一步挖掘增收節(jié)支的潛力。3、財務(wù)助理職責(zé)：職責(zé)3.1 將有關(guān)應(yīng)

5、收賬之原始憑證做出記賬憑證并準(zhǔn)確記賬。3.2 控制客戶賬期，催收賬款如每月管理費(fèi)、月費(fèi)等。3.3 每月首七個工作天內(nèi)將客戶欠款情況做出明細(xì)分析表。3.4 將有關(guān)應(yīng)付賬款及其他費(fèi)用賬、原始憑證做出記賬憑證并準(zhǔn)確記賬。3.5 定期列出每個開支項目之發(fā)生額及余額。3.6 按時向財務(wù)主管上報管理處各項稅款。3.7 正確計算收入、成本、費(fèi)用和利潤。3.8 每月正確的計提固定資產(chǎn)累計折舊。3.9 負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的核算，對購置、調(diào)入、租賃、封存、調(diào)出和財產(chǎn)清查中發(fā)生 盤盈、盤虧的固定資產(chǎn)，督促有關(guān)部門辦理會計手續(xù)，根據(jù)會計憑證登記固 定資產(chǎn)卡片。定期核對，做到賬、卡、物相符，正確計提折舊。3.10 登記明細(xì)賬

6、，每月終了要裝訂、保管會計資料。年終辦完決算后，應(yīng)將全年 的會計資料收集齊全，整理立卷，編制目錄，裝訂成冊，妥善保管。4、出納員職責(zé)：4.1 負(fù)責(zé)將管理處收入現(xiàn)金送存銀行，現(xiàn)金管理及日常開支。4.2 登記現(xiàn)金及銀行日記賬。嚴(yán)格按照公司制定的報銷制度進(jìn)行報銷，凡未按照 報銷制度而私自給予報銷的，均視為濫用職權(quán)，應(yīng)賠償給管理處造成的損失。4.3 正確計算每日收支并準(zhǔn)備當(dāng)天的出納報表。4.4 出納員或其他管理人員不得利用工作之便，挪用或借用公款。3.0 會計管理制度3.1 會計核算原則1、 會計核算工作必須遵守中華人民共和國法律、法規(guī)的有關(guān)規(guī)定。2、 會計年度自公歷每年一月一日起至十二月三十一日止。

7、3、 會計核算工作采用借貸復(fù)式記賬法，根據(jù)權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則記賬。4、 會計核算工作以人民幣為記賬本位幣，外匯資金的往來以中華人民共和國國家外匯管理局每月一號公布的外匯牌價折算成人民幣記賬，同時另記 外幣賬戶。5、 會計憑證、會計賬簿、會計報表等各種會計記錄都必須根據(jù)實際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行登記，做到手續(xù)齊備，內(nèi)容完整，準(zhǔn)備及時。6、 采用會計處理方法，前后各期必須一致，不得任意改變。7、 總經(jīng)理將指派專人，定期或不定期地對管理處內(nèi)部的資金和財產(chǎn)及庫存物 資進(jìn)行抽查審核。3.2 費(fèi)用支出審批程序1、 各部門需要購置日常工作消耗物品或發(fā)生其它費(fèi)用支出，應(yīng)先填寫“購物請 購單等相應(yīng)申請表格，由各部門主

8、管簽名后呈交總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)。2、 現(xiàn)金支出最高限額為人民幣1000元，超過最高限額必須以支票形式支付，現(xiàn)金一次支出超出500元及以支票付款時，采購申請及報價單必須一同交總公司審批并由公司財務(wù)開出支票。3、 財務(wù)部憑有總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)之“申請單”給予辦理借支手續(xù)。4、 所有借支需五天內(nèi)憑發(fā)票到財務(wù)部辦理銷賬手續(xù)，最長時間不得超出十天。5、 逾期不辦理銷賬手續(xù)者，財務(wù)部除不給予其第二次借支外，將視情節(jié)輕重， 采取必要的措施（包括扣除其本人當(dāng)月工資）。6、 財務(wù)部把各部門費(fèi)用分類匯總后，每月十號前以報表形式向物業(yè)公司匯報。7、 各部門主管應(yīng)在每月25號前把下月需要支出的費(fèi)用預(yù)算呈交總經(jīng)理審批。8、 備

9、用現(xiàn)金，須同賬戶等額，支票一張對沖。9、 各全權(quán)管理項目的銀行賬戶支票由總公司財務(wù)部統(tǒng)一保管、簽發(fā)。3.3 工資制度1、 財務(wù)部根據(jù)人事部提供有關(guān)各位員工每月的出勤記錄和晉升統(tǒng)計資料制表。2、 財務(wù)部將根據(jù)員工的工資級別，在扣除個人收入調(diào)節(jié)稅和有關(guān)費(fèi)用后，把每 位員工的工資入賬到該員工在銀行開設(shè)的戶口。3、 員工憑銀行存折到銀行領(lǐng)取工資。4、 員工的工資發(fā)放日各項目自定，但過節(jié)、假日則提前一天發(fā)放。3.4 收支規(guī)則1、 管理費(fèi)每一個月向用戶收取一次，水費(fèi)、電費(fèi)按工程部每月實際抄表度數(shù)收 取并按實際繳費(fèi)作分?jǐn)偂?、 管理費(fèi)以人民幣為收取貨幣入賬，原則上各用戶應(yīng)以現(xiàn)金或轉(zhuǎn)賬支票形式支 付。3、 財

10、務(wù)部負(fù)責(zé)向各用戶收取管理費(fèi)和水、電費(fèi)，發(fā)現(xiàn)逾期一個月未交者， 應(yīng)及時報告管理處高層負(fù)責(zé)人，并以書面形式通知，催促其盡快交納并加付滯 納金。如逾期二個月者，則按租約或管理守則之規(guī)定，采取法律或其他行 動 追回欠款。4、 財務(wù)部出納員應(yīng)把所代收之管理費(fèi)和水、電費(fèi)及時入賬銀行，并于每天 下班前把管理處銀行存款余額以書面形式呈報財務(wù)部主管、總經(jīng)理。5、 出納員送款時間定于每天下午三時至四時（保安員護(hù)送）。6、 以下為配合管理費(fèi)收支作業(yè)流程的正確程序及使用的表格/憑單等： 物業(yè)管理有限公司利 潤 表項 目本期實際數(shù)本期預(yù)算數(shù) 物業(yè)管理收入 減:經(jīng)營費(fèi)用 經(jīng)營稅金 經(jīng)營毛利 減: 管理費(fèi)用 管理酬金 行政

11、分?jǐn)傎M(fèi) 財務(wù)費(fèi)用 其中:利息支出(減利息收入) 經(jīng)營利潤 加:其他業(yè)務(wù)利潤 營業(yè)利潤 加:營業(yè)外收入 減:營業(yè)外支出 利潤總額 減:所得稅 凈利潤10物業(yè)管理中心收支匯總( 月份） 項目 本月 本月累計累計 一、 一、收入 實際 預(yù)算 實際預(yù)算 1、 商場管理費(fèi)收入 2、 空置費(fèi)收入 3、 辦公樓管理費(fèi)收入 4、 工程審批及監(jiān)督費(fèi) 5、 其他業(yè)務(wù)收入 6、 營業(yè)外收入 7、 電費(fèi)收入 8、 墊支開辦費(fèi) 收入總計 二、 二、支出 1、 滬方員工工資 2、 滬方員工福利 3、 港方工資及福利 4、 行政費(fèi)用 辦公用品 印刷費(fèi) 差旅費(fèi) 交通費(fèi) 伙食費(fèi) 交際應(yīng)酬費(fèi) 郵電通訊費(fèi) 服裝費(fèi) 洗衣費(fèi) 其他雜項

12、 培訓(xùn)費(fèi) 5、 工程支出 電梯系統(tǒng) 空調(diào)系統(tǒng) 供排水 消防系統(tǒng) 強(qiáng)弱電 -工程維修保養(yǎng) 衛(wèi)生潔具 勞防用品 工程工具 排污系統(tǒng) 6、 管理酬金 7、 管理費(fèi)用 8、 財務(wù)費(fèi)用 9、 員工意外險 10、 公眾責(zé)任險 11、 物料用品(工程) 12、 物料用品(物業(yè)) 13、 綠化費(fèi) 15、 治安費(fèi) 16、 物業(yè)費(fèi)用 保潔費(fèi)用 清潔用品 清潔費(fèi)用 垃圾清運(yùn)費(fèi) 17、 外保工資 18、 電費(fèi) 19、 水費(fèi) 20、 稅金 支出總計 收支結(jié)余 備注： 物業(yè)管理有限公司3.5 資產(chǎn)管理分工辦公室根據(jù)因經(jīng)營管理需要而購進(jìn)的各類資產(chǎn)設(shè)備和物資，設(shè)立專門檔案及倉庫。而財務(wù)部則負(fù)責(zé)稽核庫存及每月盤點(diǎn)工作，物料分類

13、按財務(wù)政策辦理：1、 凡單價超過人民幣貳仟元的物品，將劃歸為資產(chǎn)設(shè)備類。2、 凡單價低于人民貳仟元的物品，將劃歸為低值消耗品。3.6資金管理3.61、注冊資本金可以向發(fā)展商籌集的基金作為物業(yè)的資本金，亦是物業(yè)在工商行及管理處登記注冊資本金。1、 籌集的管理基金，在物業(yè)管理期內(nèi)，不得以任何方式抽走?；鹩糜谫徺I與物業(yè)管理有關(guān)之設(shè)備、器材及其他預(yù)支。2、 物業(yè)3.7 資產(chǎn)管理資產(chǎn)管理包括固定資產(chǎn)管理、流動資產(chǎn)管理。流動資產(chǎn)管理包括了現(xiàn)金、銀行存款、應(yīng)收賬款及預(yù)付賬款的管理。3.7.1固定資產(chǎn)管理1、 定義使用年限一年以上，價值2000元以上的用于提供勞務(wù)，進(jìn)行物業(yè)管理的主要設(shè)備、工具物品。不屬于專

14、業(yè)物業(yè)管理的設(shè)備、工具的物品價值在2000元以上，使用年限超過兩年的，也可以作為固定資產(chǎn)。2、 固定資產(chǎn)原價1. 購入固定資產(chǎn)為買價加包裝運(yùn)輸、裝卸、安裝、保險等費(fèi)用和繳納的稅金。2. 自制自建固定資產(chǎn)按自制自建成本計價。3. 在原有固定資產(chǎn)基礎(chǔ)上改建、擴(kuò)建的，按原價加上改建、擴(kuò)建支出扣除變價收 入余額計價。4. 接受捐贈的固定資產(chǎn)按所附單據(jù)或參照同類設(shè)備市價計價。5. 盤盈固定資產(chǎn)，按新舊程度，以重置價值計價。3、 固定資產(chǎn)登記購入、自制、和改建、擴(kuò)建的固定資產(chǎn)，交付使用時都要填制固定資產(chǎn)登記卡，詳細(xì)列明名稱、規(guī)格、型號、單價、數(shù)量、存放地點(diǎn)、保管負(fù)責(zé)人。使用過程中上述內(nèi)容如有變動，應(yīng)重新填

15、寫固定資產(chǎn)登記卡。4、 折舊固定資產(chǎn)采用直線折舊法，采取個別折舊率，每月按月初固定資產(chǎn)原值計提固定資產(chǎn)折舊。計提折舊的固定資產(chǎn)包括運(yùn)輸工具、辦公設(shè)備、電器設(shè)備、儀器儀表、工作用具。5、 固定資產(chǎn)清查每年至少一次清查固定資產(chǎn)，并定期檢查磨損程度，配合工程部對固定資產(chǎn)進(jìn)行維修。固定資產(chǎn)盤盈、毀損、報廢的凈收益或凈損失，計入當(dāng)期損益。固定資產(chǎn)大修理費(fèi)，計入機(jī)件設(shè)備維修費(fèi)。修理費(fèi)發(fā)生不均衡，可以分期攤?cè)刖S修費(fèi)中。3.7.2 流動資產(chǎn)管理流動資產(chǎn)的固有特點(diǎn)決定了流動資產(chǎn)管理在企業(yè)財務(wù)管理中的重要地位，加強(qiáng)流動資產(chǎn)的管理，重點(diǎn)是要建立健全的內(nèi)部控制制度。1、 貨幣資金管理1 建立貨幣資金管理機(jī)構(gòu)，完善貨幣

16、資金核算的規(guī)章制度。專職財務(wù)人員，負(fù)責(zé) 貨幣資金的收支、保管和核算工作。按照國家財經(jīng)政策、財經(jīng)紀(jì)律和財政財務(wù) 規(guī)章制度，如實反映企業(yè)貨幣資金的收支和結(jié)存情況；2 建立內(nèi)部控制制度，嚴(yán)格各項現(xiàn)金收付。2、 現(xiàn)金管理和結(jié)算制度根據(jù)國務(wù)院1988年現(xiàn)金管理暫行條例現(xiàn)金使用范圍一般包括：發(fā)放工資性支出，保險福利費(fèi)，差旅費(fèi)以及結(jié)算起點(diǎn)以下的零星支出。3、 應(yīng)收賬款管理每月第一日至第七日內(nèi)為清繳當(dāng)月應(yīng)繳費(fèi)用之時間，逾期將按管理公約規(guī)定收取滯納金，更甚的可以根據(jù)租約管理守規(guī)暫停服務(wù)，以確保物業(yè)管理費(fèi)之依時足額收取，及保障物業(yè)管理運(yùn)作所需之資金。4、 低值易耗品及用具指對使用年限較短，達(dá)不到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的各種

17、用具、物品。低值易耗品價值低，易損耗，其價值損耗不是像固定資產(chǎn)那樣提取折舊，而是采用攤銷方法攤?cè)牍芾碣M(fèi)用。管理處耗用低耗品較均衡，可用一次攤銷法。3.8 申購及報銷規(guī)定3.8.1 申購1、 申購材料、工用具、設(shè)備需有正當(dāng)用途，庫存量低于需要量，必須要貨比三家，但決不可取用違冒次質(zhì)量產(chǎn)品。2、 采購申請要列申請部門、品名、規(guī)格、用途、需要量、庫存量、歷史價格、供應(yīng)商價格、經(jīng)辦人簽名、部門經(jīng)理審批、倉庫保管員簽證庫存量及歷史價格， 經(jīng)審批后方能開始采購。3、 材料、工用具、設(shè)備購入需進(jìn)倉驗收，低值易耗品、家具、用具尚要到辦公室填制保管卡。3.8.2 借款規(guī)定結(jié)算已獲準(zhǔn)的采購申請及已確認(rèn)的經(jīng)濟(jì)合同，

18、借款需填借款單，列明幣種、限額、金額、現(xiàn)金或支票，借款理由，經(jīng)辦人簽名，同時提交上述采購申請或合同，借款單須經(jīng)部門經(jīng)理和會計部經(jīng)理簽批。1、 未辦采購申請及未獲準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)合同的臨時借款，必先得部門最高主管的同意， 交總經(jīng)理審批，方可交財務(wù)部經(jīng)理辦理。2、 借款單據(jù)要求在三天內(nèi)清算，一般情況下，舊欠未清不能新借，特殊情況則 屬例外。3.8.3 報銷制度1、 所有報銷單要附上有效發(fā)票、入倉單副本、已批核之采購單報銷副本及驗收、 經(jīng)辦人簽字。2、 因公外出的車資報銷時，要按車資內(nèi)容如實填寫。3、 勞務(wù)支出發(fā)票，物品材料購入直接使用的發(fā)票報銷，需有兩人以上在發(fā)票上背書，部門經(jīng)理簽批；非直接使用的物品、材

19、料購入需進(jìn)倉驗收。4、 會計部按照所有程序辦妥后，方支付現(xiàn)金或支票；負(fù)責(zé)員工要當(dāng)場點(diǎn)收現(xiàn)金支票。3.9 管理費(fèi)使用管理費(fèi)用的管理制度在整個財務(wù)管理制度中居于核心地位，對于加強(qiáng)管理處經(jīng)營管理、降低費(fèi)用水平，提高經(jīng)濟(jì)效益，給用戶投資帶來優(yōu)厚的回報，增加物業(yè)在市場上的競爭能力，具有重要作用。3.9.1 物業(yè)管理費(fèi)用項目：1、 工資及津貼2、 維修保養(yǎng)費(fèi)包括各系統(tǒng)如：強(qiáng)電、弱電、供排水、監(jiān)控、消防、供熱、供冷、通訊、電梯、排 污等系統(tǒng)的合約保養(yǎng)，日常保養(yǎng)維修費(fèi)，樓宇維修保養(yǎng)及保潔器具的保養(yǎng)等。3、 物料消耗包括水、電、工具、材料保潔劑及低值易耗品。4、 公共地方的清潔費(fèi)包括垃圾清運(yùn)費(fèi)、排污費(fèi)、公共區(qū)域

20、大清洗等。5、 藝綠化費(fèi)6、 機(jī)件設(shè)備的折舊費(fèi)7、 管理費(fèi)包括行政人員的工資、差旅費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、保險費(fèi)、租賃費(fèi)、顧問費(fèi)、訴訟費(fèi)、稅金、土地使用費(fèi)、開辦費(fèi)攤銷、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、壞賬損失等。8、 財務(wù)費(fèi)用包括利息凈支出、匯兌凈損失、外匯調(diào)劑手續(xù)費(fèi)，銀行費(fèi)用等。9、 不能在管理費(fèi)用中開支的內(nèi)容1）為購置和建造固定資產(chǎn)，無形資產(chǎn)和其他資產(chǎn)的支出；2）對外投資支出；3）支付給總機(jī)構(gòu)的特許權(quán)使用費(fèi)；4）與物業(yè)管理業(yè)務(wù)無關(guān)的其他支出。3.9.2 收支管理1、 管理費(fèi)支出預(yù)算1）依據(jù)管理守則條款和租約，根據(jù)法定管轄范圍目標(biāo)核算對象及相應(yīng)的法定面 積，按受益程度確定費(fèi)用分配率。2）根據(jù)管理架構(gòu)編制，制定工資及津貼計劃

21、。3）根據(jù)系統(tǒng)維修保養(yǎng)合同及計劃，制定維修保養(yǎng)費(fèi)計劃。4）根據(jù)設(shè)備配置，歷史資料制定物耗計劃。5）以歷史資料，據(jù)實際情況制定行政管理費(fèi)計劃，財務(wù)費(fèi)用計劃。2、 收款管理1）管理處每月1至5日向用戶收取各種費(fèi)用，用戶可以現(xiàn)金或轉(zhuǎn)賬支票到管理處 交款。2）財務(wù)部門在向用戶收取管理費(fèi)、停車費(fèi)及各種費(fèi)用時，必須向用戶提供收款票 據(jù)。 3）每月定期檢查應(yīng)收賬款，并督促用戶交款，配合管理服務(wù)處，提前通知用戶按 時交納管理費(fèi)。3、 開支管理1）一貫積極提倡節(jié)約，反對浪費(fèi)，將費(fèi)用開支嚴(yán)格控制在預(yù)算之內(nèi)及低于預(yù)算。2）嚴(yán)格的采購，發(fā)包制度（將專項工程包給專業(yè)公司完成），必須要貨比三家， 跟蹤商品質(zhì)量及維修質(zhì)量。

22、4、 嚴(yán)格的申請、審批、借支、報銷制度， 預(yù)算內(nèi)項目及預(yù)算內(nèi)金額，預(yù)算外的開支，必須申請批準(zhǔn). 預(yù)算內(nèi)項目及預(yù)算內(nèi)金額大的合同，必須進(jìn)行公開招標(biāo)，公平競爭。3.9.3 票據(jù)管理制度1、 發(fā)票、收據(jù)實行領(lǐng)用一本蓋章一本的方法，并及時登記發(fā)票、收據(jù)的號碼及 用人。2、 對開具的收款憑證應(yīng)加蓋現(xiàn)金收訖章或支票收訖章，報銷的發(fā)票應(yīng)加蓋現(xiàn)金 付訖章或銀行支付訖章并加蓋附件章。4.0 財務(wù)控制操作4.1 支出申請規(guī)則1、 申請由各支出部門提出申請，填寫支出申請表，并由該部門負(fù)責(zé)人簽署。如支出項目并未列入預(yù)算賬項內(nèi)，必須呈報總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后才可以進(jìn)行申請。2、 執(zhí)行2.1 關(guān)于行政的一切支出，應(yīng)交予辦公室

23、進(jìn)行詢價，并提供三個以上的報價。2.2 關(guān)于工程或工程部的支出，應(yīng)交予工程部進(jìn)行詢價、報價或儀標(biāo)，并建議供 應(yīng)商/承包商。(工程部的辦公支出歸辦公室負(fù)責(zé)執(zhí)行)。2.3 部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)主管必須共同查核支出內(nèi)容是否已包括在已批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)，并簽署作實。2.4 財務(wù)部應(yīng)立刻把收到的支出申請表資料，列入支出申請表記錄表內(nèi)。2.5 財務(wù)部須根據(jù)財務(wù)管制規(guī)則將核準(zhǔn)后的支出申請表呈報有關(guān)經(jīng)理批準(zhǔn)。2.6 一切已批準(zhǔn)的支出申請表正本應(yīng)交回財務(wù)部存檔及列入支出申請表記錄表。 需要立即支付的支出須由財務(wù)部填妥付款憑證后由出納處理。4.2 付款通知處理規(guī)則1、 財務(wù)部負(fù)責(zé)接收“付款通知書”（及發(fā)票正本）。2、 財務(wù)

24、部必須核對相應(yīng)的“支出申請表”，把“支出申請表”附在“付款通知書” 及“付款建議書”上,將有關(guān)資料列入付款通知表記錄表中。3、 財務(wù)部蓋上“應(yīng)付賬印章”，然后分發(fā)給各有關(guān)部門主管。4、 收貨人/服務(wù)收益人及部門經(jīng)理在“付款通知書”上簽署以示應(yīng)可付款，同時 注明應(yīng)掛賬款。有關(guān)工程支出，工程部主管需在“付款通知書”上簽署以證明 金額正確。5、 財務(wù)部在收到已批準(zhǔn)的“付款通知書”后應(yīng)填妥“付款憑證”及負(fù)債額或信貸 額等做記賬。6、 財務(wù)部將已批準(zhǔn)文件交予出納付款。7、 對于使用月結(jié)算或重復(fù)的開支，相應(yīng)部門要填具“付款記錄”交 予有關(guān)管理階層批準(zhǔn)。有關(guān)部門及財務(wù)部門應(yīng)核對以確保無重復(fù)付款。8、 對不采

25、用應(yīng)付賬形式的支票結(jié)賬，按照支票付款規(guī)則執(zhí)行。重要事項：任何“付款通知書”（及發(fā)票）如因沒有已批準(zhǔn)的“支出申請表” 正本為依據(jù)的，不準(zhǔn)付款。4.3 支票付款規(guī)則1、 重要事項：1.1 所有的付款應(yīng)核對供應(yīng)商的正本發(fā)票。1.2 出納應(yīng)確保備有充足的現(xiàn)金或款項供應(yīng)，以使支票的兌算順利。任何 可預(yù)見的數(shù)額短缺，應(yīng)直接匯報給總經(jīng)理。1.3 薪金的支付由銀行自動轉(zhuǎn)賬，公用開支大數(shù)額的盡可能安排銀行自動轉(zhuǎn)賬。1.4 任何支出如果沒有取得批準(zhǔn)，一概不準(zhǔn)付款。會計及出納要嚴(yán)格執(zhí)行。4.4 備用金支付規(guī)則1、 全權(quán)管理項目的總經(jīng)理每月由北京公司給予一定數(shù)額的備用金(額度按項目規(guī) 模而定),用以支付日?，F(xiàn)金支出或

26、維修所需零配件。2、 “支出批據(jù)”需由申請人簽署，部門負(fù)責(zé)人核對，總經(jīng)理批準(zhǔn)再由收款人簽 署， 并附上這些支出的文件資料。3、 備用金的補(bǔ)充應(yīng)基于償還先前已付的雜費(fèi)來運(yùn)作，備用金浮動量應(yīng)限于北京 公司預(yù)先設(shè)定的額度，由出納與公司財務(wù)聯(lián)系領(lǐng)取，同時公司財務(wù)將 開出管理處與領(lǐng)取備用金等額支票一張入進(jìn)公司賬戶。4、 備用金之使用必須根據(jù)批準(zhǔn)預(yù)算。5、 出差及業(yè)務(wù)招待費(fèi)的支出須根據(jù)出差及業(yè)務(wù)招待費(fèi)申報規(guī)則執(zhí)行。6、 遇有特殊情況下可預(yù)先申請增在備用金額度以應(yīng)支出。4.5 出差及業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請規(guī)則1、 所有出差和業(yè)務(wù)招待費(fèi)用暫借款須在出差和業(yè)務(wù)招待費(fèi)暫借款申請表中填報。2、 在取得發(fā)票正本后，經(jīng)辦人在發(fā)

27、票正本上簽名后，填寫“出差費(fèi)用報銷表”及“業(yè)務(wù)招待費(fèi)用報銷表”交財務(wù)部復(fù)核。3、 財務(wù)部將“出差及業(yè)務(wù)招待費(fèi)用申請表”以及支持該表的發(fā)票正本及有關(guān)資 料一同附在付款憑證后，在付款憑證上填妥賬戶類型、賬戶號碼、支付金額等 交出納。4、 出差及業(yè)務(wù)接待費(fèi)用的使用必須根據(jù)預(yù)算使用，所有接待費(fèi)必須在發(fā)生前 提出申請，由公司批準(zhǔn)后方可支出，違規(guī)者可不予報銷。固定資產(chǎn)儲存記錄表 年 月份（ ） 編號 購入日期資產(chǎn)名稱 型 號 數(shù) 量 單 價 總 價報銷日期報銷原因記錄人員： 復(fù)核人員： 日 期： 日 期： _ 固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表_ 年 月份（ ） 編號 參考編號 物品名稱 型號 數(shù)量 領(lǐng)用日期 領(lǐng)用人 單

28、價 總價報銷原因 簽署記錄人員： 復(fù)核人員： 日 期： 日 期： _ 固定資產(chǎn)折舊表 單位： 物業(yè)管理處 年 月 日編號名 稱型號購置日期啟用日期原始價值使用年限預(yù)計殘值凈 值月折舊額記錄人員： 復(fù)核人員： .日 期： 日 期： _ 物品請購報價表項目 報價物品名稱型號數(shù)量單價 總 價 報價單位名稱 電 話 1 2 3 4 5 6填表人： 日 期： . 審 批 同意購買項目： 原因： 預(yù)算： 審批人： 日 期： .物品請購單項目 采購物品名稱 型 號 數(shù) 量 單 價 總 價 請 購 原 因 1 2 3 4 5 6填表人： 日 期： . 審 批 同意購買項目： 原因： 預(yù)算： 審批人： 日 期： .低值易耗存儲記錄表 年 月份（ ） 編號： 日期貨品名稱型號儲存數(shù)量消耗數(shù)量結(jié)余單價 備 注記錄人員： 復(fù)核人員： .日 期： 日 期： . 借 款 單借款用途：借款金額：人民幣（大寫） ￥ 部門主管；年 月 日借款人：年 月 日總經(jīng)理：年 月 日會計：支出預(yù)算申報表 部 申報人： 年 月項目 支 出 內(nèi) 容 金 額 支 出 原 因12345678910111213