舉辦會議需明確的十五個要素0001

1、舉辦會議需明確的十五個要素對于舉辦一個具有相當(dāng)規(guī)模會議的組織者來說，如何讓眾多的會議參與者在每一個環(huán)節(jié)諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學(xué)習(xí)、交流等項目中得到他們想得到的東西，同時又能關(guān)注到與會者一些意想不到的情況，比如突發(fā)的疾病、家庭危機(jī)或其他個人麻煩等。此外，還要解決隨時都有可能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒有及時到場、惡劣的天氣或音響設(shè)備失誤等突發(fā)事件呢？作為一個專業(yè)的會議管理公司，我們提出以下一些建議供您參考。一、確立明確的目標(biāo)對任何一個商業(yè)公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應(yīng)的價值，并且能回報投資。二、完善信息的采集與分析信息的收集極為重要，這其中

2、包括了解客戶的需求（細(xì)節(jié)請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。三、追求不斷的創(chuàng)新每一次會議都是對創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無論在內(nèi)容或形式上，不斷的創(chuàng)新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。四、制定周密的計劃無論是甘特圖還是進(jìn)度表，一個周密的計劃必須包括會議里所有的細(xì)節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個周密的計劃成為項目經(jīng)理墻壁上的裝飾。五、實施嚴(yán)格的現(xiàn)場管理在進(jìn)行現(xiàn)場管理時，一定要嚴(yán)格地對照計劃表上的事項進(jìn)行操作，任何疏漏都會導(dǎo)致會議的失敗。此外，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人需要有隨機(jī)應(yīng)變的能力（參見 14條）六、結(jié)束與細(xì)致的總結(jié)成功的會議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃；積極的談判和交

3、流的技巧；規(guī)范的操作和財務(wù) 管理；優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會議結(jié)束后總結(jié)一下你提供了多少價值？什么是你公 司的投資收益？與會者明年還會參加你的會議嗎？將這些答案匯總起來，應(yīng)用于下一次的 會議計劃。七、爭取優(yōu)秀，而不是完美無論會議大小與否，再好的會議計劃都不可能達(dá)到完美，最重要的事情是建議、 設(shè)計和修正。八、了解會議涉及的行業(yè)為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業(yè)，專業(yè)術(shù)語和行業(yè) 整體趨勢等方面的內(nèi)容。九、不要為了省小錢而在大事情上糊涂保證合作的供應(yīng)商提供高品質(zhì)的服務(wù)，千萬不要為了省點(diǎn)小錢而犧牲了會議的品 質(zhì)，到最后損失最大的還是你自己。十、記住、顧客永遠(yuǎn)是第一你的聽眾是你的顧

4、客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價值，他 們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記?。侯櫩陀?遠(yuǎn)是第一重要的！十一、合理控制預(yù)算要學(xué)會分析并合理地使用預(yù)算。額外花費(fèi)的錢應(yīng)該首先使與會者收益。十二、最大限度地使用技術(shù)技術(shù)能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術(shù)，使得顧客和工作人員都能很輕松地運(yùn)用技術(shù)，但是，必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。（技術(shù)的運(yùn)用參 看“多媒體會議包裝”）十三、清晰而明確的溝通清晰而明確的交流是整個項目成功的關(guān)鍵。想象你是一個與會者，不了解內(nèi)部的計劃、程序或是后備工作，如何在最短的時間內(nèi)了解這一切呢？十四、成熟的危機(jī)管理針對不可預(yù)見的問題與可能的場景危機(jī)，必須準(zhǔn)備好解決方案，將最壞的結(jié)果羅列出來，然后逐一提出解決方案。十五、提供足夠的價值為了滿足與會者的需求，一個會