《民營(yíng)企業(yè)檔案工作特點(diǎn)及監(jiān)管探討》

1、精品文章民營(yíng)企業(yè)檔案工作特點(diǎn)及監(jiān)管探討一、民營(yíng)企業(yè)檔案工作的時(shí)代特點(diǎn)民營(yíng)企業(yè)檔案是指民營(yíng)企業(yè)在籌建、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等社會(huì)活動(dòng)中直接形成的對(duì)自身以及國(guó)家、社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。相對(duì)于國(guó)有企業(yè)，民營(yíng)企業(yè)的檔案工作除具有非公共性和封閉性外還有著以下幾種鮮明的時(shí)代特點(diǎn)：1、自主性。眾所周知，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代國(guó)有企業(yè)只能在政府意志下嚴(yán)格按照國(guó)家計(jì)劃從事各項(xiàng)活動(dòng)，企業(yè)自主發(fā)展權(quán)極為有限，這也決定了企業(yè)檔案工作自主發(fā)展權(quán)有限。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)初步確立的今天，國(guó)有企業(yè)普遍建立了法人治理結(jié)構(gòu)，企業(yè)自主發(fā)展權(quán)有了極大的提高，但由于所有權(quán)國(guó)有，企業(yè)仍不可避免地留下一些計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的烙印

2、，企業(yè)管理中處于從屬地位的檔案工作也是如此。與國(guó)有企業(yè)不同，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生發(fā)展起來(lái)的民營(yíng)企業(yè)，對(duì)自身的資產(chǎn)具有完全的所有權(quán)和支配權(quán)，它與政府不存在被領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，它完完全全以市場(chǎng)為導(dǎo)向，走自我約束、自我抉擇、自負(fù)盈虧和自我發(fā)展的道路。自然，作為企業(yè)儲(chǔ)備技術(shù)、儲(chǔ)備文化、內(nèi)含大量商業(yè)密秘和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的企業(yè)檔案，民營(yíng)企業(yè)對(duì)它的自主權(quán)也是不言而喻的。首先，企業(yè)對(duì)自身的檔案具有獨(dú)立支配權(quán)，企業(yè)檔案非依法律不受他人使用和干涉。這意味著企業(yè)對(duì)檔案享有獨(dú)立占有和獨(dú)立收益的權(quán)力，這兩項(xiàng)權(quán)力正是企業(yè)檔案工作自主發(fā)展的最基本條件。其次，民營(yíng)企業(yè)在檔案工作上依法享有根據(jù)自身情況和市場(chǎng)變化選擇適合自身發(fā)展的檔案

3、管理組織形式和工作方式的權(quán)力。2、效益性。企業(yè)是以賺取利潤(rùn)為目的的經(jīng)濟(jì)組織，民營(yíng)企業(yè)尤甚。相較于國(guó)有企業(yè)，民營(yíng)企業(yè)在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配置上更加注重效益性。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)本質(zhì)上是一種競(jìng)爭(zhēng)經(jīng)濟(jì)，從整個(gè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境看，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)企業(yè)提出了更高的管理機(jī)制要求。精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，精簡(jiǎn)管理人員，降低管理成本，集中資源、強(qiáng)化發(fā)展核心事業(yè)是民營(yíng)企業(yè)面臨市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的必然選擇。因此，民營(yíng)企業(yè)在內(nèi)部事務(wù)上總是追求以最少的代價(jià)獲取最好的效益。具體到檔案的管理上，當(dāng)企業(yè)規(guī)模很小，形成的檔案材料有限時(shí)，企業(yè)往往只指定專(zhuān)人或兼職人員負(fù)責(zé)保管檔案；當(dāng)企業(yè)規(guī)模很大，或發(fā)展時(shí)間較長(zhǎng)，企業(yè)在管理、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)和科研活動(dòng)中形成的文件材料很多，且門(mén)類(lèi)復(fù)雜，整

4、理、保管和提供利用的工作量很大時(shí)，企業(yè)才會(huì)成立專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)來(lái)負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。3、多元性。一是民營(yíng)企業(yè)檔案管理的主體呈多元化。不僅對(duì)科技檔案，其它如經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售檔案、合同檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、民主管理檔案、企業(yè)資產(chǎn)檔案以及企業(yè)文化檔案也越來(lái)越受到關(guān)注。二是檔案載體呈現(xiàn)多樣性，不僅有紙質(zhì)檔案，還有照片、軟盤(pán)、光盤(pán)、錄音、錄像檔案，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以網(wǎng)絡(luò)為載體的檔案也呼之欲出。三是管理模式上的多樣性。正如國(guó)家檔案局長(zhǎng)毛福民指出的哪樣：“企業(yè)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理是企業(yè)內(nèi)的檔案工作要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一制度，檔案部門(mén)和檔案人員要統(tǒng)一管理企業(yè)的全部檔案”。民營(yíng)企業(yè)與民營(yíng)企業(yè)之間、民營(yíng)企業(yè)與國(guó)有企業(yè)之間是有很大差別的，檔案

5、管理模式也是千差萬(wàn)別，哪種整個(gè)行業(yè)或整個(gè)地區(qū)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)一模式在民營(yíng)企業(yè)中不可能存在。4、隨意性。這是與民營(yíng)企業(yè)檔案工作的自主性相伴生的一種特性。民營(yíng)企業(yè)在對(duì)其自身檔案具有獨(dú)立支配權(quán)的同時(shí)，由于其管理者素質(zhì)的差異和對(duì)檔案工作重視程度的差別，在檔案工作上往往存在很大的隨意性。這導(dǎo)致不少問(wèn)題，例如檔案管理人員不專(zhuān)業(yè)、經(jīng)常變動(dòng)，缺乏嚴(yán)格的檔案管理制度，檔案法制觀念薄弱，硬件設(shè)施不配套等，最終導(dǎo)致民營(yíng)企業(yè)整體檔案管理水平低下。二、如何加強(qiáng)對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的監(jiān)管針對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的這些特點(diǎn)，檔案行政管理部門(mén)應(yīng)如何加強(qiáng)監(jiān)管呢。筆者認(rèn)為，應(yīng)提高一種意識(shí)，抓住兩個(gè)重點(diǎn)，搞好三項(xiàng)服務(wù)，探索社會(huì)化協(xié)作之路。

6、（一）提高法制意識(shí)。依法監(jiān)管是加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的有效手段，應(yīng)從三個(gè)方面入手：一是大力開(kāi)展檔案法和檔案法實(shí)施辦法的宣傳工作，增強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)管理者的法制意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到建立和管好檔案的重要意義，認(rèn)識(shí)檔案的潛在效益和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，從而自覺(jué)做好檔案工作，自覺(jué)接受監(jiān)管。二是針對(duì)性的制定民營(yíng)企業(yè)檔案管理實(shí)施細(xì)則，以便在工作中有所遵循。三是要對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案工作實(shí)施登記管理，定期進(jìn)行執(zhí)法檢查，對(duì)其建檔、保管條件、檔案工作人員資質(zhì)認(rèn)證、檔案出賣(mài)與轉(zhuǎn)讓、檔案銷(xiāo)毀等進(jìn)行全程監(jiān)督和檢查，依法對(duì)違反檔案法的情況進(jìn)行查處。（二）抓住兩個(gè)重點(diǎn)。民營(yíng)企業(yè)規(guī)模不一，變動(dòng)頻繁，無(wú)主管部門(mén)，檔案管理相對(duì)滯后，給監(jiān)管工作帶來(lái)諸多不便

7、，必須堅(jiān)持抓重點(diǎn)監(jiān)管。一是抓住有一定規(guī)模的民營(yíng)企業(yè)作為監(jiān)管重點(diǎn)。規(guī)模企業(yè)毫無(wú)疑問(wèn)對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展具有更大的影響力，其檔案對(duì)于國(guó)家、社會(huì)的價(jià)值普遍更大。二是要把重要檔案作為監(jiān)管重點(diǎn)，維護(hù)企業(yè)利益。民營(yíng)企業(yè)要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中要保持競(jìng)爭(zhēng)力，必須維護(hù)自身商業(yè)密秘和商業(yè)利益。尤其是在加入wto后，隨著市場(chǎng)的開(kāi)放和關(guān)稅壁壘的拆除，企業(yè)將面臨空前激烈的市場(chǎng)角逐和前所未有的競(jìng)爭(zhēng)壓力，這又集中在產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)上，因此加快新產(chǎn)品研發(fā)具有十分重要的意義，科技檔案將是不可缺少的文獻(xiàn)。同時(shí)，競(jìng)爭(zhēng)中還經(jīng)常涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商標(biāo)、信譽(yù)等無(wú)形資產(chǎn)的保護(hù)問(wèn)題，在報(bào)章雜志上經(jīng)?？梢钥吹?，許多企業(yè)忽視商標(biāo)、專(zhuān)利保護(hù)，商標(biāo)被人搶注，專(zhuān)利被

8、人侵害，造成重大損失。因此，管理好企業(yè)的商標(biāo)檔案、專(zhuān)利權(quán)檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案以及關(guān)乎企業(yè)商業(yè)機(jī)密的檔案，在必要時(shí)候能夠發(fā)揮憑證價(jià)值，維護(hù)好企業(yè)的利益。此外，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，往往又不可避免地會(huì)涉及到商業(yè)糾紛，合同檔案和財(cái)務(wù)檔案也就必不可少。（三）搞好三項(xiàng)服務(wù)。民營(yíng)企業(yè)是新生事物，檔案行政管理部門(mén)應(yīng)跳出傳統(tǒng)的思維定勢(shì)和工作方式，切實(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，把工作的重心轉(zhuǎn)到服務(wù)上來(lái)。一是要根據(jù)民營(yíng)企業(yè)特點(diǎn)，搞好指導(dǎo)、咨詢(xún)和培訓(xùn)。要為企業(yè)印發(fā)、制定相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，為其建檔排憂(yōu)解難。二是要搞好典型示范。突出抓好幾個(gè)典型，及時(shí)推廣典型經(jīng)驗(yàn)，以點(diǎn)帶面，推動(dòng)民營(yíng)企業(yè)檔案工作規(guī)范化。同時(shí)，本著自愿的原則，讓民營(yíng)企業(yè)參加相應(yīng)等級(jí)的檔案管理認(rèn)定。三是要平等對(duì)待民營(yíng)企業(yè)的檔案人員，對(duì)符合條件的可推薦參加考評(píng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)，對(duì)業(yè)績(jī)突出的，檔案行政管理部門(mén)應(yīng)依法予以表彰。（四）積極探索社會(huì)化協(xié)作之路。不可否認(rèn)，檔案工作在民營(yíng)企業(yè)中處于“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)不要”的尷尬境地，檔案本身并不直接為民營(yíng)企業(yè)帶來(lái)利益，因此，民營(yíng)企業(yè)管理者不會(huì)對(duì)它投入過(guò)多的人力財(cái)力物力，普遍抱有“既要馬兒跑，又要馬兒少吃草”的思想。那么，怎樣才能使民營(yíng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)既降低成本又能規(guī)范檔案管理呢。深圳市檔案局在這方面做了成功的探索。xx年8月，該局成立了檔案寄存中心，企業(yè)可以根據(jù)自己的意愿選擇“工作外包”的方式管理本單位的檔案，這