會議服務的工作流程和要求培訓資料

1、會議服務的工作流程和要求會議服務工作流程一、會議服務準備工作1、辦公室秘書處1) 每天查看0A辦公系統(tǒng)中會議室使用申請，按會議要求提前半 天擺放好桌椅，備好會議用飲水。2) 根據(jù)會議的要求，提前 1小時放好投影儀、投影幕、麥克 風、音響，調(diào)試并使其處于準工作狀態(tài)。3) 會議前2小時，檢查地面、桌椅是否整齊干凈，室內(nèi)是 否有異味，及時進行通風和清潔整理。4) 檢查窗臺、玻璃，要明亮無塵。5) 檢查窗簾，根據(jù)會議要求開啟或關閉。窗簾要順直平 整。6) 檢查綠植及套盆，要干凈無塵，無枯枝敗葉，無昆蟲。7) 調(diào)整空調(diào)，使會議室內(nèi)溫度適宜。8) 檢查所有照明，及時通知有關部門更換不亮的燈具。9) 半小時

2、前，按會議要求擺放好瓶裝水、茶杯或咖啡杯。10) 根據(jù)領導習慣，在順手的位置擺放煙灰缸。11) 按需要擺放好鮮花和水果。12) 擺放好旗幟和臺旗。2、組織會議的部門1) 提前1小時將參加會議的領導名牌按位置擺放整齊，檢查有 無錯別字。2) 按需要準備會議所用的文件、資料等。3) 根據(jù)會議要求，需要時按參會人員人數(shù)準備會議用紙， 用筆(每支筆要提前試用，以保證參會人員的正常使 用)并擺放整齊。二、會議進行中的服務工作1、會議開始前10分鐘將茶杯內(nèi)注入茶水。然后每隔15分鐘檢查并續(xù)茶水一次。2 、過問室內(nèi)溫度變化，隨時調(diào)整空調(diào)。3 、全程監(jiān)聽音響設備的工作狀況，隨時排除故障。三、會議后的收尾工作1

3、、關閉音響設備或投影儀。收好麥克風、移動投影儀和遙控器，收起投影幕。2、清理瓶裝水空瓶，收好沒用過的瓶裝水。3、收好茶杯、盤，清洗、消毒待用。4、清理煙灰缸，洗凈待用。5、清理桌面地面，清除垃圾和廢棄物。6、擺放好清理過的桌椅，關窗、斷電、關門。7、收好會議材料和領導名牌。會議服務管理人員工作要求1、每天早、中、晚至少三次查看公司辦公系統(tǒng)上的會議室申請，詳細掌握會議室的當天使用情況。2、每天上班前半小時查看各會議室的狀況：檢查桌面、地毯的 整潔程度；檢查窗簾的開、關和垂放狀態(tài)；檢查照明燈是否 都亮；檢查綠植的鮮活狀況和套盆的干凈程度；檢查電氣設 備是否有落塵和正確擺放；檢查桌椅是否按當天的會議

4、要求 擺放整齊。3、會議前1小時，檢查會議用茶杯、瓶裝水是否擺放到位；會 議前半小時，檢查開水壺、泡茶杯、茶葉等泡茶用品是否準 備到位。4、有外賓接待服務時，提前 1小時檢查咖啡用具及用品是否準 備到位。5、有會議服務時，在會議前檢查服務人員的工作儀表是否合乎 要求。會議中，抽查續(xù)茶水間隔是否合適，動作是否標準。6、注意會議的服務區(qū)域內(nèi)所有服務程序是否落實，當人手不夠時，自己則要做具體服務工作，保證會議正常進行。7、會議結束后要檢查是否有會議人員遺漏的物品，如有代為保 管，日后查找并轉交物主。會議服務人員崗位的工作流程1、每天早7:45到崗，按前一天做好的會議室使用登記進行準備，在各會議開始前

5、半小時，準備好會議用水并送達。2、對需要提供茶水或咖啡的會議，要提前半小時燒開水，擺放好茶杯或咖啡杯，在會議前10分鐘，將沏好的茶水或咖啡注入杯中。3、 對有吸煙的領導參加會議，要在會議前10分鐘，按領導的習慣在左側或右側放置煙灰缸。4、對有茶水服務的會議，要間隔 15分鐘續(xù)茶水一次。5、對提供瓶裝水的會議，要根據(jù)會議客人人數(shù)提前半小時將 水放于會議桌面，并準備同樣數(shù)量的瓶水放在會議桌以外 其他顯眼的地方。6、會議結束后，半小時之內(nèi)，將茶杯、咖啡杯、沒有開啟的 瓶裝水收好。 如遇有下午下班后還在進行的會議，要在 次日提前半小時到崗，對會議室進行清理。7、利用會議服務的空余時間將茶杯、咖啡杯、盤

6、洗刷干凈， 放于消毒柜中消毒待用。8、要隨時查看并及時處理公司辦公系統(tǒng)網(wǎng)上的會議室申請信 息，做好會議室使用登記。如有不明確的地方及時與申請 人溝通確定。9、對于108會議室和大禮堂需要變動桌型的會議，要提前半 天通知保潔人員，將會議桌按會議要求進行擺放。會議服務人員崗位的工作要求1、 會議服務人員要品行端正，衣裝干凈得體，著職業(yè)裝2、會議服務人員要頭腦靈活，反應敏捷，主動為開會人員做 好各項服務，盡量在領導示意時就已經(jīng)為領導提供了服 務。3、根據(jù)會議的不同要求，按工作流程提前準好準備工作。4、會議間的服務要面帶微笑，動作標準，不發(fā)出任何聲響。 續(xù)水間隔不能超過20分鐘。5、會議結束后要按工作流程做好收尾工作。6、會議用過的茶杯、咖啡杯、盤要洗刷干凈至光亮無斑點， 并及時放入消毒柜消毒待用。7、如遇有節(jié)