會展流程介紹

1、Subsheets2one()?'定義對話框變量?DimccAsFileDialog?Setcc=Application.FileDialog(msoFileDialogFilePicker)?DimnewworkAsWorkbook?Setnewwork=Workbooks.Add?Withcc?If.Show=-1Then?DimvrtSelectedItemAsVariant?DimiAsInteger?i=1?ForEachvrtSelectedItemIn.SelectedItems?DimtempwbAsWorkbook?Settempwb=Workbooks.Open(v

2、rtSelectedItem)?tempwb.Worksheets(1).CopyBefore:=newwork.Worksheets(i)?newwork.Worksheets(i).Name=VBA.Replace(tempwb.Name,".xls","")?tempwb.CloseSaveChanges:=False?i=i+1?NextvrtSelectedItem?EndIf ?EndWith?Setcc=NothingEndSub會展策劃是一項綜合性的工程， 它所涉及的內(nèi)容是多方面的， 一般說來， 會展策劃的內(nèi)容有 會展的調(diào)查與分析、會展的

3、決策與計劃、會展的運作與實施、會展的效果評價與測定等。1、調(diào)查與分析會展的市場調(diào)查是選定會展項目的重要依據(jù)。 它是會展策劃的基礎(chǔ)， 也是必不可少的第一步。 一般情況下市場調(diào)查要根據(jù)本地、本區(qū)域的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、 地理位置、 交通狀況和展 會設(shè)施條件等特點， 圍繞市場進(jìn)行調(diào)查。 市場調(diào)查的主要內(nèi)容包括會展環(huán)境的調(diào)查、 會展企 業(yè)情況的調(diào)查、 會展項目情況的調(diào)查、 會展市場競爭情況的調(diào)查以及參觀商、 支持協(xié)助單位 等情況的調(diào)查。 只有在充分了解市場潛力、 市場限制以及市場動態(tài)等信息的基礎(chǔ)上， 才能有 的放矢地進(jìn)行策劃。2、決策與計劃作會展決定是一個決策的過程， 應(yīng)該掌握一定的決策策略。 影響會

4、展決策的要素有營銷需要、 市場條件、 營銷方式、內(nèi)部條件等， 會展的決策與計劃應(yīng)從分析決策的要素入手， 確定會展 的基本目標(biāo)、集體目標(biāo)和管理目標(biāo)，然后決定展會的戰(zhàn)略安排、市場安排、方式安排等。3、運作與實施會展的運作與實施是進(jìn)行會展的中心環(huán)節(jié)， 也是會展策劃的重心之所在。 在這個階段， 會展 策劃人員根據(jù)會展策劃書的計劃與安排進(jìn)行廣告宣傳工作、組織招展招商工作、會展設(shè) 計工作以及會展相關(guān)活動策劃等具體安排會展的工作方案。會展宣傳的主要方式包括媒體廣告和戶外廣告等。媒體廣告（包括專業(yè)媒體，如報紙、雜志、網(wǎng)站等 ;大眾媒體，如電視、電臺、主導(dǎo)性報紙等），主辦者可以圍繞不同的會展特點和亮點來進(jìn)行宣傳

5、 除此之外，還可以通過新聞發(fā)布會、行業(yè)研討會等形式來傳播展會信息。戶外 廣告，則是利用人流量較大的公共場所，以海報、燈箱、廣告牌、宣傳布幅、彩旗等形式， 進(jìn)行宣傳。組織招展招商工作要求充分宣傳、 認(rèn)真選擇。 在招展招商的準(zhǔn)備階段， 需要建立潛在客戶名 單，設(shè)計并發(fā)放參展說明書，熟知參展中的知識產(chǎn)權(quán)問題等。展會工作籌劃的步驟一般為：第一， 按實際需要將工作分為招展招商組團(tuán)、 設(shè)計施工、 展品 運輸、宣傳聯(lián)絡(luò)、行政后勤、展臺工作、后續(xù)工作等幾大類; 第二，在各大類之下詳細(xì)列明具體事項 ;第三，弄清工作之間的關(guān)系 ;第四，要定期檢查工作進(jìn)度和質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)并解決 問題，以保證整體工作協(xié)調(diào)正常運作。4

6、、效果評價與測定 計劃、 實施、評估，是現(xiàn)代經(jīng)營管理的三個步驟。會展的效果評價與測定是全面驗證會展策 劃實施情況必不可少的工作。 當(dāng)整個會展策劃、 實施工作結(jié)束后， 會展人員應(yīng)及時進(jìn)行評估， 總結(jié)經(jīng)驗， 尋找問題， 并寫出評估測定工作總結(jié)報告， 為以后會展工作準(zhǔn)備可借鑒的歷史參 考文獻(xiàn)，不斷提高會展策劃的水平。會展評估工作一般可分為以下兩個方面： 一是對展會環(huán)境、 對展會籌辦工作及展會后臺工作 的評估，這一部分工作在展會結(jié)束時完成;二是對展臺工作及展會前臺工作進(jìn)行評估，這一部分比較復(fù)雜， 先在展會結(jié)束時針對展臺工作進(jìn)行評估然后在展會的后續(xù)工作過程中， 跟蹤 評估。大型展會如世博會的策劃，不僅要

7、考慮經(jīng)濟(jì)因素， 還要考慮政治因素、 社會文化因素等，因 而，它的策劃有時國家的有關(guān)部長乃至元首都會參與。 在我國， 雖然展會市場化的進(jìn)程在加 快，但不少的大型展覽會還帶有政府行為的色彩，因而，其決策規(guī)劃情況更加復(fù)雜。這里， 參照國際展會的一般慣例，就一般展會的策劃流程進(jìn)行概述。會展策劃的基本流程。1、成立策劃小組會展策劃工作需要集合各方面的人士進(jìn)行集體決策，因此，首先要成立一個會展策劃小組， 具體負(fù)責(zé)會展策劃工作。一般而言，會展策劃小組應(yīng)由以下幾種人組成。(1) 項目主管。一般由總經(jīng)理、副總經(jīng)理或業(yè)務(wù)部經(jīng)理、創(chuàng)作總監(jiān)、策劃部經(jīng)理等人擔(dān)任。 在會展公司里，業(yè)務(wù)主管 (貿(mào)易展會經(jīng)理 )具有特殊地位

8、，他是溝通會展公司與展會服務(wù)承包 商、參展商的中介，一方面，他代表會展公司與展會服務(wù)承包商、參展商等洽談業(yè)務(wù);另一方面，他又代表展會服務(wù)承包商、參展商等監(jiān)督會展公司一切活動的開展。(2) 策劃人員。一般由策劃部的正副主管和業(yè)務(wù)骨干來承擔(dān)，主要負(fù)責(zé)編擬會展計劃。(3) 文案撰寫人員。專門負(fù)責(zé)撰寫各種會展文案，包括會展常用文書、會展業(yè)務(wù)社交文書、 會展業(yè)務(wù)專用文書、 會展業(yè)務(wù)推介文書、 會展業(yè)務(wù)事務(wù)文書、 會展業(yè)務(wù)合同協(xié)議文書、 會展 業(yè)務(wù)法律文書以及會展策劃案等。文案撰寫人員應(yīng)該能夠精確地領(lǐng)悟策劃小組的集體意圖， 具有很強(qiáng)的文字表述能力。(4) 會展設(shè)計人員。專門負(fù)責(zé)進(jìn)行各種類型視覺形象的設(shè)計。

9、會展設(shè)計人員是策劃小組很重 要的組成部分。 因為在整個會展策劃過程中， 諸如各種類型的廣告設(shè)計、展示設(shè)計、展示空 間設(shè)計等都需要設(shè)計人員的參與。 設(shè)計人員必須具有很強(qiáng)的領(lǐng)悟能力和很強(qiáng)的將策劃意圖轉(zhuǎn) 化為文字、圖畫的能力。(5) 市場調(diào)查人員。能進(jìn)行各種復(fù)雜的市場行情調(diào)查，并能寫出精辟的市場調(diào)查報告。(6) 媒體聯(lián)絡(luò)人員。要求熟悉各種媒體的優(yōu)勢、劣勢、刊播價格，并且與媒體有良好的關(guān)系， 能按照會展策劃的部署，進(jìn)行媒體規(guī)劃，爭取最佳的廣告宣傳效果。(7) 公關(guān)人員。能夠為會展公司創(chuàng)造融洽、和諧的公眾關(guān)系氛圍，獲得各方面的支持幫助。 同時能夠從公關(guān)的角度提供建議。 在會展策劃過程中， 由項目主管負(fù)責(zé)

10、， 備方面人員需通力 配合，協(xié)調(diào)一致，共同做好會展策劃工作。2、進(jìn)行市場調(diào)查市場調(diào)查是以科學(xué)的方法，有系統(tǒng)、有計劃、有組織地收集、調(diào)查、記錄、整理、分析有關(guān) 產(chǎn)品或勞務(wù)市場等信息， 客觀地測定與評價， 發(fā)現(xiàn)各種事實， 用以協(xié)助解決有關(guān)營銷的問題， 并作為各種營銷決策的依據(jù)。會展市場調(diào)查是會展策劃的基礎(chǔ)。 從傳播學(xué)的角度來看， 市場調(diào)查是會展策劃者為了了解市 場信息，把握市場動態(tài)，進(jìn)而確定會展目標(biāo)和主題，編寫會展策劃方案，選擇會展策略，檢 查會展效果等所必需的調(diào)研工作。 只有在系統(tǒng)地收集有關(guān)市場與相關(guān)背景的資料， 并加以科 學(xué)概括分析基礎(chǔ)上確立的會展策劃，才能卓有成效地實現(xiàn)其總體目標(biāo)。在執(zhí)行市場

11、調(diào)查時， 不僅要考慮本區(qū)域的優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)和主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)， 還要考慮重點發(fā)展中的行業(yè)、 政府扶植的行業(yè)等。 具體分析行業(yè)市場狀況， 要摸清市場的歸屬， 即買方市場還是賣方市場 等。主辦者需要將市場調(diào)研的重點放在以下四個方面：(1) 市場前景分析 (如政策可行性、市場規(guī)模及類型等 );(2) 同類展會的競爭能力分析 ;(3) 本次展會的優(yōu)勢條件分析 ;(4) 潛在客戶需求調(diào)查?？傊?， 在瞬息萬變的市場中，如果沒有科學(xué)的市場調(diào)研和預(yù)測做先導(dǎo)，會展的策劃、運作就很難達(dá)到預(yù)期的目的。3、決定會展策略作出會展決定是一個決策過程， 應(yīng)該有相應(yīng)的程序。 在一般情況下， 會展決策應(yīng)考慮營銷需 求、市場條件、營銷方式、內(nèi)

12、部條件等因素。在充分地進(jìn)行市場調(diào)研與預(yù)測之后， 接下來， 需要進(jìn)行會展目標(biāo)市場的定位與制定會展?fàn)I銷 計劃。以展覽會為例，組織者在進(jìn)行目標(biāo)市場定位時需考慮以下因素。(1) 展覽會的類型。組織者首先要明確自己所主辦的是什么類型的展覽會，因為政府主辦的 展覽會、公益性質(zhì)的展覽會和商貿(mào)展覽會在具體操作模式和策略的制定上有很大區(qū)別。(2) 產(chǎn)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。導(dǎo)致展覽目標(biāo)市場定位復(fù)雜的原因之一是一次展覽會往往要涉及多個產(chǎn)業(yè)。如舉辦一次汽車展覽會， 組織者除考慮汽車生產(chǎn)企業(yè)外， 還要努力吸引銷售、 運輸?shù)绕囆?求較大的企業(yè)，甚至一些研究機(jī)構(gòu)等。(3) 地理細(xì)分。由于不同地區(qū)的參展商和專業(yè)觀眾有著不同的需求特征及營

13、銷反映，所以地 理變量經(jīng)常被作為劃分展覽市場的依據(jù)。 在進(jìn)行地理細(xì)分時， 展會組織者不僅要分析不同國 家的參展商對展覽會的個性化要求， 而且要弄清參展商在本國的具體分布， 這樣才能行之有 效地進(jìn)行決策。(4) 行為細(xì)分。行為細(xì)分是指根據(jù)參展商的參展動機(jī)、購買動機(jī)、購買狀態(tài)或?qū)φ褂[會的態(tài) 度等進(jìn)行劃分，其中參展動機(jī)被認(rèn)為是進(jìn)行展覽市場細(xì)分的最佳起點。決定會展策略應(yīng)該在充分掌握現(xiàn)有相關(guān)資料的基礎(chǔ)上進(jìn)行， 如宏觀政策環(huán)境、 企業(yè)經(jīng)營實力、 會展市場競爭狀況、 顧客滿意程度等。 如從會展?fàn)I銷的角度來說， 一份會展?fàn)I銷計劃應(yīng)包括 會展?fàn)I銷現(xiàn)狀分析、企業(yè) (或具體會議、展覽會、節(jié)事活動 )SWOT 分析、

14、營銷目標(biāo)的確立、 市場營銷組合策略、具體的行動方案、營銷預(yù)算費用以及營銷計劃的執(zhí)行與控制等。4、指定媒體策略現(xiàn)代社會是一個信息社會， 人與人之間、 企業(yè)與企業(yè)之間都需要交流， 而信息交流的主要載 體便是各種各樣的媒體。 實施有效的媒體策略對會展活動組織者至關(guān)重要， 會展組織者要根 據(jù)有限的廣告預(yù)算以及舉辦會議、展覽會、節(jié)事活動的需要和條件，來選擇合適的媒體。在 選擇媒體的類型時需要綜合考慮目標(biāo)受眾的媒體習(xí)慣、 產(chǎn)品性質(zhì)、 信息類型以及廣告成本等 因素。在市場經(jīng)濟(jì)的沖擊下， 中國傳媒的市場化步伐越來越快。 市場化程度的提高， 帶來了媒體的 迅速成長或衰落，會展專業(yè)媒體也不例外。因而， 在制定具體

15、的媒體策略時，必須要分析媒 體在會展活動中的成長策略。 以展覽活動為例， 在制定策略上， 要綜合考慮媒體在宣傳活動 中、在聯(lián)系活動中以及在提升展覽企業(yè)形象活動中的成長策略等。 在會展活動中， 不同利益 的相關(guān)主體面向特定的公眾需要采取不同的媒體策略。5、指定設(shè)計策略商業(yè)展覽展示設(shè)計是以傳達(dá)展覽信息， 吸引參觀者為主要機(jī)能的有目的、 有計劃的環(huán)境、 展 臺、展品設(shè)計。好的設(shè)計能提高展會的品位，吸引參展者、參觀者，對產(chǎn)品營銷也起著潛移 默化的作用。一般而言， 較大的展會活動， 會展的有關(guān)設(shè)計問題在開展前 9 個月就開始了。 你所了解的展 會設(shè)計策劃問題是怎樣的 ?從參展商的角度來說，設(shè)計不僅僅是一

16、個展臺設(shè)計的問題，在策 劃階段就要考慮設(shè)計展覽結(jié)構(gòu)、取得展覽公司的設(shè)計批準(zhǔn)、制作展會宣傳冊等。展臺設(shè)計根據(jù)具體情況要求有不同的設(shè)計原則、 功能區(qū)分， 所以其設(shè)計的策略也是千變?nèi)f化 的。我們以宣傳材料的設(shè)計與制作為例。 對于參展商來說， 狹義的宣傳材料主要指各種文字 資料， 如宣傳冊頁、 新聞稿件等。而事實上， 宣傳材料不僅僅限于現(xiàn)場分發(fā)給觀眾或記者的文字資料，它還包括很多形式，如直接郵寄資料、產(chǎn)品介紹、DVD、紀(jì)念包(手提袋卜酒店的戶外廣告或展會的每日快訊等。在宣傳材料外觀的設(shè)計上，必須要尊重整體風(fēng)格， 同時， 要能形成強(qiáng)大的視覺沖擊力。 外觀 設(shè)計主要是要解決材料的形狀和大小兩個問題，并要求

17、設(shè)計富有人性化，便于人們攜帶。6、指定預(yù)算方案良好的財務(wù)管理和預(yù)算控制是籌辦會展最重要的因素之一， 如果安排得當(dāng)不僅將起到增加收 益、提高效益的作用，而且，能使管理者了解收入的來源及比例、分析主要的投入項目、確 定主要的收入來源。預(yù)算是協(xié)助實現(xiàn)財務(wù)目標(biāo)的一個工具?？梢园杨A(yù)算看作是一張?zhí)赜械貓D， 它能引導(dǎo)公司達(dá)到所尋找的目標(biāo)。 為了達(dá)到這個目標(biāo)， 會 展在制定預(yù)算時必須做到有計劃、有步驟，不斷更新信息。制定會展預(yù)算所考慮的內(nèi)容。制定一份會展預(yù)算至少包括以下幾方面的內(nèi)容。(1) 歷史數(shù)據(jù)。回顧過去的工作，以便制定出相對精確的新預(yù)算。(2) 行政管理費。包括項目共享的費用如工資、獎金和復(fù)印、電話、信

18、函來往、計算機(jī)等要 支付的費用。(3) 收益。即預(yù)算帶來的收入，包括撥款、預(yù)算、注冊費、出售展品和紀(jì)念品的收入、贊助等。(4) 固定費用。如印刷和郵寄宣傳資料所需的費用。(5) 可變費用。如餐飲費等。(6) 詳細(xì)開列的項目。詳細(xì)開列的項目列明預(yù)算中的各個項目。(7) 調(diào)整控制。由于預(yù)算是根據(jù)估計而制定的，因此不一定準(zhǔn)確，需要不斷地調(diào)整。在會展中，為了衡量一個項目的財務(wù)成果， 必須設(shè)置一個用于實現(xiàn)既定財務(wù)目標(biāo)的預(yù)算開支。 預(yù)算采用的方式，可視具體情況而定。7、撰寫策劃方案會展策劃就是會展的策略規(guī)劃， 為了會展的成功舉辦， 必須對會展的整體性和未來性的策略 進(jìn)行規(guī)劃。它包括從構(gòu)想、分析、歸納、判斷

19、，一直到擬定策略、方案的實施、事后的追蹤 與評估過程。會展策劃案的概念。會展策劃與計劃不同，它有為達(dá)到目的的各種構(gòu)想， 這些構(gòu)想和創(chuàng)意是新穎的，與目標(biāo)保持一致的方向，有實現(xiàn)的可能。把策劃過程用文字完整地記錄下來就是會展策劃案。 廣義的會展策劃案可以涵蓋經(jīng)市場調(diào)查 而產(chǎn)生的可行性研究報告、項目意向書、 項目建議書以及廣告策劃方案、宣傳手冊等， 包括 圍繞某次會展的展前、展期、展后所有的策劃文案。8、實施效果評估展會的效果是長期的。展出者在重視并投入很大力量進(jìn)行展臺設(shè)計、產(chǎn)品展示、展覽宣傳、 展臺接待和推銷等工作的同時， 也應(yīng)當(dāng)投入相當(dāng)?shù)牧α孔鰰购罄m(xù)工作。 如果說會展相當(dāng)于 “播種”，建立新的客

20、戶關(guān)系，那么，會展的后續(xù)工作就相當(dāng)于“耕耘”與“收獲”，將新 的關(guān)系發(fā)展為實際的客戶關(guān)系。會展的后續(xù)工作有很多，實施效果評估是其中的重要一環(huán)。會展的效果評估內(nèi)容也很豐富，有展會工作評估和展會效果評估。展會效果評估需要由展出者自己安排或委托專業(yè)評估公司來做。 展會效果的評估內(nèi)容有定性 的內(nèi)容也有定量的內(nèi)容， 條件許可的情況下盡量用定量的評估內(nèi)容， 這樣， 能使評估的結(jié)果 更客觀、更有價值。會展策劃的基本方法方法是對具體行動方案如何產(chǎn)生的反映， 是如何制訂方案的一種行為。 通常所說的策劃方法 就是指利用現(xiàn)存的可利用資源， 選擇最佳手段完成策劃目標(biāo)的過程。 會展策劃的方法是多種 多樣的， 到底選擇何

21、種方法進(jìn)行策劃， 不僅要看會展策劃團(tuán)隊所能利用的資源條件如何， 更 要看策劃者本身所具備的學(xué)識、能力和素養(yǎng)。以下是一些人們在策劃中常使用的方法，因而，對會展策劃也是適用的。（一）系統(tǒng)方法系統(tǒng)方法的主要原理是把事物看成是一個完整的系統(tǒng)， 這個系統(tǒng)既包括自身組成要素的各個 方面，又包括備要素間的聯(lián)系以及備相關(guān)事物間的關(guān)系與地位。 系統(tǒng)的方法要求從系統(tǒng)的一 方面或幾個方面或整體出發(fā)，對策劃對象進(jìn)行不同角度的整體分析。系統(tǒng)方法通常有以下 5 個步驟。1、確定策劃目標(biāo)從系統(tǒng)的整體要求出發(fā)， 提出需要解決的中心問題， 確定會展活動所必須達(dá)到的目標(biāo)與希望 達(dá)到的目標(biāo)。2、綜合擬定方案根據(jù)既定的會展策劃目標(biāo)，

22、制定出可以實現(xiàn)的各種方案。3、分析評價方案策劃所形成的各種方案備有優(yōu)缺點，應(yīng)該通過分析、比較和評估，確定具有最佳價值標(biāo)準(zhǔn)， 滿意程度高的方案。4、系統(tǒng)選擇，策劃優(yōu)先 通過綜合分析、 比較和計算， 從諸多備選方案中選出最優(yōu)化的方案。 會展策劃人員應(yīng)該提出 書面的策劃報告，由會展項目主管部門決定最終方案。5、跟蹤實施、調(diào)整方案策劃人員應(yīng)跟蹤方案執(zhí)行情況， 以便及時發(fā)現(xiàn)問題， 修改、補(bǔ)充原方案， 最終實現(xiàn)策劃目標(biāo)。（二）頭腦風(fēng)暴法所謂的頭腦風(fēng)暴法是指采用會議的形式， 如召集專家開座談會征詢他們的意見， 把專家對過 去歷史資料的解釋以及對未來的分析，有條理地組織起來，最終由策劃者作出統(tǒng)一的結(jié)論， 在這

23、個基礎(chǔ)上，找出各種問題的癥結(jié)所在，提出針對具體項目的策劃創(chuàng)意。這種策劃方法在進(jìn)行會議時， 策劃人要充分地說明策劃的主題， 提供必要的相關(guān)信息， 創(chuàng)造 一個自由的空間， 讓各位專家充分表達(dá)自己的想法。 為此，參加會議的專家的地位應(yīng)當(dāng)相當(dāng)， 以免產(chǎn)生權(quán)威效應(yīng)， 從而影響另一部分專家創(chuàng)造性思維的發(fā)揮。 專家人數(shù)不應(yīng)過多， 應(yīng)盡量 適中，因為人數(shù)過多，策劃成本會相應(yīng)增大，一般 5-12 人比較合適。再者會議的時間也應(yīng) 當(dāng)適中，時間過長，容易偏離策劃案的主題，時間太短，策劃者很難獲取充分的信息。這種 策劃方法要求策劃者具備很強(qiáng)的組織能力、 民主作風(fēng)與指導(dǎo)藝術(shù)， 能夠抓住策劃的主題， 調(diào) 節(jié)討論氣氛，調(diào)動專家們的興奮點，從而更好地挖掘?qū)＜覀儩撛诘闹腔?。頭腦風(fēng)暴法的優(yōu)點是：獲取廣泛的信息、創(chuàng)意，互相啟發(fā)，集思廣益，在大腦中掀起思考的 風(fēng)暴，從而啟發(fā)策劃人的思維，想出優(yōu)秀的策劃方案來。（三）德爾菲法所謂德爾菲法是指采用函詢的方式或電話、 網(wǎng)絡(luò)的方式， 反復(fù)咨詢專家們的建議， 然后由策 劃人作出統(tǒng)計， 如果結(jié)果不趨向一致，那么就再征詢專家，直至得出比較統(tǒng)一的方案。 這種 策劃方法的優(yōu)點是： 專家們互不見面，不能產(chǎn)生權(quán)威壓力，因此， 可以自