[資源管理,檔案,問題]檔案信息化的信息資源管理問題

1、檔案信息化的信息資源管理問題摘要：檔案信息化進(jìn)程的發(fā)展在社會(huì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展前提下是勢(shì)不可擋的，必須 枳極促進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè),全而促進(jìn)檔案管理工作與現(xiàn)代化信息技術(shù)的協(xié)調(diào)發(fā)展。 文章通過從檔案信息化的建設(shè)缺乏合理規(guī)劃、檔案資源結(jié)構(gòu)單一、信息化的作用未能充分發(fā) 揮、信息化人才較為缺乏、信息化管理體系還未健全五個(gè)方面對(duì)我國(guó)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè) 中存在的問題進(jìn)行分析，并從檔案信息資源管理的規(guī)劃、健全檔案信息化管理系統(tǒng)、提高工 作人員的工作素質(zhì)與效率、建立檔案信息化數(shù)據(jù)建設(shè)的法制標(biāo)桿四個(gè)方面對(duì)檔案部門的信息 資源管理提出建設(shè)對(duì)策，更好地完善檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。關(guān)鍵詞：檔案信息化：信息資源管

2、理；現(xiàn)代化技術(shù)：檔案管理工作檔案信息化的建設(shè)過程中所存在的問題信息化在現(xiàn)代社會(huì)中扮演著重要的角色，信息化技術(shù)使檔案信息資源更快地轉(zhuǎn)化為有用 的社會(huì)資源，還在傳統(tǒng)管理模式向檔案信息資源共建與共享模式轉(zhuǎn)變中扮演著重要角色，檔 案信息資源管理是利用計(jì)算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來進(jìn)行檔案保 護(hù)和信息處理1。檔案管理的信息化建設(shè)是以現(xiàn)代科技技術(shù)為支撐手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行整 合與利用過程中，促進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理模式向信息網(wǎng)絡(luò)化的共享模式的轉(zhuǎn)變。檔案信息化的 建設(shè)過程中所出現(xiàn)的數(shù)據(jù)來源、數(shù)據(jù)較為分散、信息資源重復(fù)等現(xiàn)狀問題對(duì)檔案信息化建設(shè) 提出了更高的建設(shè)任務(wù)和管理要求。檔案信息化的建設(shè)缺

3、乏合理規(guī)劃放眼全國(guó)檔案管理機(jī)制的整體發(fā)展局而來看，各個(gè)地區(qū)的檔案管理部門沒有形成合理的 科學(xué)的規(guī)劃目標(biāo)和發(fā)展步驟，不能有效地提高檔案管理工作效率，同時(shí)各個(gè)地區(qū)的檔案部門 各自為政，地區(qū)之間沒有形成統(tǒng)一協(xié)調(diào)的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理規(guī)范，在檔案信息化建設(shè)中缺 乏規(guī)范性。并且在符合檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的建設(shè)上還未建立統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)檢索機(jī)制，導(dǎo)致檔 案信息化管理工作的停滯與瓶頸。檔案資源結(jié)構(gòu)單一我國(guó)檔案資源多以紙質(zhì)檔案為主，體現(xiàn)出了檔案資源結(jié)構(gòu)的單一。檔案資源的單一，且 紙質(zhì)檔案的保存期限不能長(zhǎng)久有效，并且在檔案保留期間需要對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的維護(hù)。檔案 資源不能依據(jù)社會(huì)現(xiàn)代化科技的發(fā)展而逐步豐富，這必然會(huì)影響到檔

4、案信息化的建設(shè)進(jìn)程。信息化的作用未能充分發(fā)揮檔案信息化的建設(shè)不僅僅是具有對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的意義，通過檔案的信息化建設(shè), 更是有利于政府事務(wù)的公開度與透明度的促進(jìn)。當(dāng)今社會(huì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的有效信息資源有80% 都是由政府掌控的，而政府的信息大部分也是存留至檔案部門進(jìn)行保管的，檔案管理實(shí)現(xiàn)信 息化建設(shè)，即是對(duì)政府事務(wù)信息的公開化，使人民群眾通過系統(tǒng)的便捷的系統(tǒng)查詢就能了解 到政府事務(wù)的發(fā)展進(jìn)程。但是就目前檔案信息化建設(shè)情況而言，在全國(guó)范圍內(nèi)度并未形成統(tǒng) 一的對(duì)政府信息資源進(jìn)行合理的利用態(tài)度，使得檔案信息化建設(shè)不能體現(xiàn)出其應(yīng)有的查詢價(jià)值。檔案信息化人才較為缺乏檔案管理的人力資源的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信

5、息化建設(shè)的軟基礎(chǔ)，涉及檔案管理工作所 需的信息化專業(yè)技術(shù)人員、管理工作人員等，檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，同時(shí)信息 化的建設(shè)環(huán)境也對(duì)工作人員的工作素質(zhì)提出了較高的要求。檔案信息化建設(shè)要求工作人員既 需要具備相關(guān)的檔案管理知識(shí)，又需要其掌握網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)，在檔案局的 管理工作中，需要管理人員對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理的工作程序具有一定程度的掌握，同時(shí)建設(shè)檔 案信息化又需要工作人員具備數(shù)字信息技術(shù)處理能力。但是大部分的檔案部門的管理隊(duì)伍存在不合理建設(shè)、管理人員工作素質(zhì)較低的問題。具 體表現(xiàn)為管理工作人員大部分并非是專業(yè)的檔案管理人員，同時(shí)部門也并未對(duì)工作人員進(jìn)行 相關(guān)的檔案管理知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)的

6、系統(tǒng)化的培訓(xùn)，使工作人員普遍缺乏對(duì)信息化技術(shù)的了解等。 由此可看出檔案管理工作的整體工作隊(duì)伍工作素質(zhì)較低，既不能實(shí)現(xiàn)工作效率，也不能促進(jìn) 檔案管理工作的順利開展。這導(dǎo)致了檔案管理工作不能跟上信息化建設(shè)步伐，工作人員的管 理工作技能達(dá)不到實(shí)際工作的需求，不能滿足檔案管理的信息化建設(shè)與發(fā)展。檔案信息化管理體系還未健全我國(guó)的檔案管理機(jī)制還并未以法律章法的形式明確規(guī)范檔案管理工作的建設(shè)，檔案的管 理工作直接采取以檔案部門制定的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定進(jìn)行制約，沒有產(chǎn)生強(qiáng)烈的約束力，不能推進(jìn) 檔案管理體系的健全發(fā)展，為檔案信息化建設(shè)建立良好的管理機(jī)制基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案信息化資源管理建設(shè)確立檔案信息資源管理的規(guī)劃?rùn)n案信息化

7、的建設(shè)目的是為了將檔案信息資源集聚和整合起來，實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享, 更好地位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)，為廣大公民服務(wù)，為此檔案信息化建設(shè)在 當(dāng)前新一輪深入發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)刻，必須統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，克服各自為政，把 握適合檔案工作規(guī)律和特點(diǎn)的基本原則，才能卓有成效地開展檔案信息化的各項(xiàng)工作2。促 進(jìn)檔案部門的信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案部門的規(guī)范化發(fā)展，打破各個(gè)地區(qū)檔案部門各自為政的 局面，強(qiáng)化各個(gè)地區(qū)的檔案部門的信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)與智慧交流，完善檔案信息化建設(shè)的發(fā)展 目標(biāo)和規(guī)劃步驟。健全檔案信息化管理系統(tǒng)加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平，根據(jù)檔案管理的要求，對(duì)各種不同 類型

8、載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等 工作，保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效，研究電子檔案接收、保管、利 用的技術(shù)方法，并制定電子檔案管理方法3。針對(duì)我國(guó)目前的檔案資源結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)象，必 須要加快促進(jìn)檔案部門的信息化管理系統(tǒng)，以信息化技術(shù)手段對(duì)檔案結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，擴(kuò)展信 息資源數(shù)據(jù)化進(jìn)程，建立與完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合，構(gòu)建多層次與規(guī)范 化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并且利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，從檔案管理工作建設(shè)的計(jì) 算機(jī)服務(wù)手段、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)質(zhì)量全面促進(jìn)數(shù)字化檔案的提高。提高工作人員的工作素質(zhì)與效率檔案管理動(dòng)作人員在現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)

9、用的檔案管理模式下的工作不僅僅是單純對(duì)紙質(zhì)檔案 資料進(jìn)行登記整理，更需要工作人員逐步促進(jìn)自身信息化與和字化理念的提升與提高信息技 術(shù)的應(yīng)用能力，適應(yīng)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)展，促進(jìn)工作素質(zhì)的提升以滿足檔案信息化建設(shè) 的需求。在學(xué)習(xí)與了解方面，檔案管理工作人員需要掌握基礎(chǔ)的檔案管理工作的流程，并且 具備對(duì)數(shù)據(jù)化網(wǎng)絡(luò)信息資源進(jìn)行合理的采集、儲(chǔ)存、加工、提供利用等工作技能，既要了解 傳統(tǒng)的檔案管理的相關(guān)知識(shí)，同時(shí)又要為建設(shè)信息化檔案管理工作提升自身的數(shù)字化信息技 術(shù)處理能力。檔案管理人才的促進(jìn)可以從兩個(gè)方面進(jìn)行概述：建立相關(guān)有效的人才培養(yǎng)體制、重視人 才培養(yǎng)。建立人才機(jī)制一方而從引進(jìn)角度看，需要聘任符合

10、數(shù)字化與信息化檔案部門建設(shè)需 求的工作人員：另一方而從培養(yǎng)角度看，對(duì)現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行技能培養(yǎng)，促進(jìn)管理人員的 工作素質(zhì)的提高，并通過激發(fā)工作人員的工作熱情和學(xué)習(xí)潛能，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的整體素 質(zhì)的提升。加快檔案信息化建設(shè)的法制標(biāo)桿完善檔案信息化建設(shè)的相關(guān)法律文件，推動(dòng)檔案信息化的法制建設(shè)步伐，形成強(qiáng)有力的 法律約束機(jī)制，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化管理與檔案信息安全。同時(shí)學(xué)習(xí)與借鑒國(guó)外數(shù)據(jù)化檔案建設(shè) 系統(tǒng)的成功經(jīng)驗(yàn)，完善我國(guó)各個(gè)地區(qū)的檔案信息化建設(shè)，加快研究檔案信息的電子公文的應(yīng) 用與管理，促進(jìn)檔案信息化進(jìn)程的有序發(fā)展。結(jié)語(yǔ)檔案信息化的發(fā)展過程需要建立明確的合理的發(fā)展規(guī)劃，避免盲目投入檔案管理信息化 建設(shè)導(dǎo)致的人力與物力資源的浪費(fèi)，同時(shí)需要促進(jìn)相關(guān)法律條例的明確規(guī)定和制約，保障檔 案信息資源的安全，并且提升檔案管理工作人員的工作素質(zhì)，注重培