如何高效地參加會(huì)議

1、如何高效地組織和參加會(huì)議234567會(huì)議的種類與目的會(huì)議之前的準(zhǔn)備事項(xiàng)會(huì)議主持人應(yīng)具備的素質(zhì)與會(huì)議進(jìn)程與會(huì)者的素養(yǎng)與禮節(jié)如何應(yīng)對(duì)質(zhì)疑會(huì)議記錄的寫(xiě)法與活用目錄8應(yīng)妨礙會(huì)議進(jìn)程的負(fù)面因素簡(jiǎn)介1 將對(duì)外、對(duì)內(nèi)的信息傳達(dá)給公司將對(duì)外、對(duì)內(nèi)的信息傳達(dá)給公司成員，以統(tǒng)一大家的意見(jiàn)，或有成員，以統(tǒng)一大家的意見(jiàn)，或有必要就某一共同議題進(jìn)行集體討必要就某一共同議題進(jìn)行集體討論時(shí)，就要召開(kāi)會(huì)議。論時(shí)，就要召開(kāi)會(huì)議。 會(huì)議的順利與否，取決于領(lǐng)導(dǎo)及會(huì)議的順利與否，取決于領(lǐng)導(dǎo)及參與成員的想法及所做準(zhǔn)備是否參與成員的想法及所做準(zhǔn)備是否妥當(dāng)。妥當(dāng)。 充分的籌備、合理的禮儀以及正充分的籌備、合理的禮儀以及正確的主持技巧，可以

2、保證會(huì)議順確的主持技巧，可以保證會(huì)議順利進(jìn)行，而且言之有物。利進(jìn)行，而且言之有物。簡(jiǎn)介傳達(dá)消息的會(huì)議 向有關(guān)人員傳達(dá)對(duì)內(nèi)、向有關(guān)人員傳達(dá)對(duì)內(nèi)、對(duì)外某些消息的會(huì)議對(duì)外某些消息的會(huì)議 主要目的是通知及核實(shí)，主要目的是通知及核實(shí)，當(dāng)事人應(yīng)事先處理好聯(lián)當(dāng)事人應(yīng)事先處理好聯(lián)絡(luò)事宜。絡(luò)事宜。解決問(wèn)題的會(huì)議 成員個(gè)人提出自己見(jiàn)解、成員個(gè)人提出自己見(jiàn)解、對(duì)策和解決方案等用以對(duì)策和解決方案等用以解決問(wèn)題的會(huì)議解決問(wèn)題的會(huì)議 出席者如果能帶著好的出席者如果能帶著好的想法或方案出席會(huì)議，想法或方案出席會(huì)議，那么會(huì)議將進(jìn)行的十分那么會(huì)議將進(jìn)行的十分順利、成功順利、成功會(huì)議的種類與目的按性質(zhì)對(duì)會(huì)議分類會(huì)議的種類與目的確

3、認(rèn)會(huì)議的種類l圍繞某一中心議題展開(kāi)討論的會(huì)議l業(yè)務(wù)上的集會(huì)、題會(huì)l部?jī)?nèi)會(huì)議、科內(nèi)會(huì)議l部門聯(lián)絡(luò)會(huì)議l廣告宣傳會(huì)議l課題研究會(huì)議l晨會(huì)、夕會(huì)l銷售會(huì)議l生產(chǎn)會(huì)議l 開(kāi)會(huì)的目的傳達(dá)公司的方針、政策了解組織的內(nèi)部情況把握問(wèn)題所在，并尋求解決方案了解每個(gè)員工的工作進(jìn)程 將公司的基本方針和戰(zhàn)略目將公司的基本方針和戰(zhàn)略目標(biāo)等信息具體地傳達(dá)給公司標(biāo)等信息具體地傳達(dá)給公司成員成員 對(duì)公司的方針戰(zhàn)略進(jìn)行討論，對(duì)公司的方針戰(zhàn)略進(jìn)行討論，加深全體成員的理解，便于加深全體成員的理解，便于統(tǒng)一意見(jiàn)統(tǒng)一意見(jiàn) 組織機(jī)構(gòu)規(guī)模越大，就越難組織機(jī)構(gòu)規(guī)模越大，就越難于對(duì)各部門工作內(nèi)容、進(jìn)度于對(duì)各部門工作內(nèi)容、進(jìn)度等問(wèn)題進(jìn)行把握與安

4、排等問(wèn)題進(jìn)行把握與安排 進(jìn)行部門內(nèi)部、部門之間的進(jìn)行部門內(nèi)部、部門之間的交流，互通有無(wú)交流，互通有無(wú) “組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部究竟存在哪組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部究竟存在哪些問(wèn)題？些問(wèn)題？” 成員之間積極發(fā)表自己的觀成員之間積極發(fā)表自己的觀點(diǎn)，并與他人進(jìn)行討論，集點(diǎn)，并與他人進(jìn)行討論，集思廣益，在最短的時(shí)間內(nèi)找思廣益，在最短的時(shí)間內(nèi)找出答案出答案 通過(guò)聽(tīng)取個(gè)人工作進(jìn)程報(bào)告，通過(guò)聽(tīng)取個(gè)人工作進(jìn)程報(bào)告，上級(jí)能夠很直觀地掌握個(gè)人上級(jí)能夠很直觀地掌握個(gè)人的工作狀態(tài)，并給予適當(dāng)指的工作狀態(tài)，并給予適當(dāng)指示示會(huì)議的種類與目的12瀏覽與議題相關(guān)的事項(xiàng)及資料會(huì)議之前需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)明確會(huì)議的目的345準(zhǔn)備好必要的資料及時(shí)整理意見(jiàn)和想法

5、其他需要確認(rèn)的事項(xiàng)l每個(gè)人都應(yīng)該對(duì)會(huì)議的議題每個(gè)人都應(yīng)該對(duì)會(huì)議的議題 有一定的了解有一定的了解l如果不清楚議題，應(yīng)立即向如果不清楚議題，應(yīng)立即向 會(huì)議負(fù)責(zé)人咨詢會(huì)議負(fù)責(zé)人咨詢21明確會(huì)議的目的會(huì)議之前需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)瀏覽與議題相關(guān)的事項(xiàng)及資料345準(zhǔn)備好必要的資料及時(shí)整理意見(jiàn)和想法其他需要確認(rèn)的事項(xiàng)l為了提高個(gè)人的關(guān)心程度，為了提高個(gè)人的關(guān)心程度， 通覽一下與議題相關(guān)的事通覽一下與議題相關(guān)的事 項(xiàng)及資料項(xiàng)及資料l翻譯上次會(huì)議記錄或者瀏翻譯上次會(huì)議記錄或者瀏 覽一下參考資料覽一下參考資料32瀏覽與議題相關(guān)的事項(xiàng)及資料公函的內(nèi)容不要過(guò)多，盡量簡(jiǎn)潔公函的內(nèi)容不要過(guò)多，盡量簡(jiǎn)潔插入圖表照片等給人以直觀印

6、象插入圖表照片等給人以直觀印象確認(rèn)字墨濃淡，保證復(fù)印件清晰確認(rèn)字墨濃淡，保證復(fù)印件清晰投影文字不要過(guò)于詳細(xì)投影文字不要過(guò)于詳細(xì)引用數(shù)據(jù)信息要標(biāo)明出處引用數(shù)據(jù)信息要標(biāo)明出處會(huì)議之前需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)準(zhǔn)備好必要的資料145明確會(huì)議的目的及時(shí)整理意見(jiàn)和想法其他需要確認(rèn)的事項(xiàng)41明確會(huì)議的目的會(huì)議之前需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)及時(shí)整理意見(jiàn)和想法325準(zhǔn)備好必要的資料瀏覽與議題相關(guān)的事項(xiàng)及資料其他需要確認(rèn)的事項(xiàng)l出席為解決問(wèn)題而召開(kāi)的會(huì)議，出席為解決問(wèn)題而召開(kāi)的會(huì)議，要事先整理好自己的意見(jiàn)要事先整理好自己的意見(jiàn)l會(huì)后分項(xiàng)在便箋或會(huì)議筆記本會(huì)后分項(xiàng)在便箋或會(huì)議筆記本 上進(jìn)行總結(jié)上進(jìn)行總結(jié)52瀏覽與議題相關(guān)的事項(xiàng)及資料開(kāi)會(huì)

7、時(shí)間（不能遲到）開(kāi)會(huì)時(shí)間（不能遲到）場(chǎng)所（不要弄錯(cuò)會(huì)場(chǎng)及會(huì)議室）場(chǎng)所（不要弄錯(cuò)會(huì)場(chǎng)及會(huì)議室）出席者的人數(shù)及成員出席者的人數(shù)及成員需要攜帶的物品需要攜帶的物品開(kāi)會(huì)前開(kāi)會(huì)前510510分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)會(huì)議之前需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)其他需要確認(rèn)的事項(xiàng)341準(zhǔn)備好必要的資料及時(shí)整理意見(jiàn)和想法明確會(huì)議的目的會(huì)議主持人應(yīng)具備的素質(zhì)及會(huì)議進(jìn)程主持人應(yīng)具備的素質(zhì)l不要偏袒某個(gè)特定的成員，做到一視同仁不要偏袒某個(gè)特定的成員，做到一視同仁l準(zhǔn)確把握會(huì)場(chǎng)氣氛與狀況，及時(shí)作出反應(yīng)準(zhǔn)確把握會(huì)場(chǎng)氣氛與狀況，及時(shí)作出反應(yīng)l出現(xiàn)任何情況都不能感情用事，保持冷靜出現(xiàn)任何情況都不能感情用事，保持冷靜l遵照會(huì)議目的，引導(dǎo)與會(huì)人員完

8、成會(huì)議遵照會(huì)議目的，引導(dǎo)與會(huì)人員完成會(huì)議l適當(dāng)活躍現(xiàn)場(chǎng)氣氛，調(diào)動(dòng)與會(huì)人員的積極性適當(dāng)活躍現(xiàn)場(chǎng)氣氛，調(diào)動(dòng)與會(huì)人員的積極性會(huì)議主持人應(yīng)具備的素質(zhì)及會(huì)議進(jìn)程會(huì)議進(jìn)程中的要點(diǎn)l向全體成員傳達(dá)會(huì)議目的及宗旨向全體成員傳達(dá)會(huì)議目的及宗旨l選定書(shū)記員，做會(huì)議記錄選定書(shū)記員，做會(huì)議記錄l根據(jù)會(huì)議的議題決定會(huì)議時(shí)間安排根據(jù)會(huì)議的議題決定會(huì)議時(shí)間安排l調(diào)動(dòng)全體成員的積極性調(diào)動(dòng)全體成員的積極性l參照會(huì)議目的，把握討論的方向參照會(huì)議目的，把握討論的方向l在會(huì)議的過(guò)程中整理正反雙方論點(diǎn)在會(huì)議的過(guò)程中整理正反雙方論點(diǎn)l向全體成員確認(rèn)結(jié)論向全體成員確認(rèn)結(jié)論l介紹下次會(huì)議概要介紹下次會(huì)議概要與會(huì)者的素養(yǎng)與禮節(jié)會(huì)議開(kāi)始前的準(zhǔn)備

9、l要認(rèn)識(shí)到出席會(huì)議是工作的一部分要認(rèn)識(shí)到出席會(huì)議是工作的一部分l事先就議題做好研究工作（不懂的地方要請(qǐng)教前輩）事先就議題做好研究工作（不懂的地方要請(qǐng)教前輩）l仔細(xì)的閱讀分發(fā)的資料（確認(rèn)疑點(diǎn)、重點(diǎn)）仔細(xì)的閱讀分發(fā)的資料（確認(rèn)疑點(diǎn)、重點(diǎn)）l在開(kāi)會(huì)時(shí)間之前進(jìn)入會(huì)場(chǎng)在開(kāi)會(huì)時(shí)間之前進(jìn)入會(huì)場(chǎng)會(huì)議進(jìn)程中應(yīng)該遵循的事項(xiàng)l認(rèn)真聽(tīng)從主持人的議事進(jìn)程安排認(rèn)真聽(tīng)從主持人的議事進(jìn)程安排l時(shí)刻圍繞會(huì)議的目的進(jìn)行發(fā)言時(shí)刻圍繞會(huì)議的目的進(jìn)行發(fā)言l不要只聽(tīng)從他人發(fā)言，自己也要積極地參與到討論中去不要只聽(tīng)從他人發(fā)言，自己也要積極地參與到討論中去l不要發(fā)呆或低聲說(shuō)話，而要認(rèn)真聽(tīng)他人發(fā)言不要發(fā)呆或低聲說(shuō)話，而要認(rèn)真聽(tīng)他人發(fā)言l不要隨

10、便中途退場(chǎng)（與外部聯(lián)系或去廁所等要在開(kāi)會(huì)前就解決好）不要隨便中途退場(chǎng)（與外部聯(lián)系或去廁所等要在開(kāi)會(huì)前就解決好）l會(huì)議過(guò)程中若有來(lái)電，如果不是急事，就要等會(huì)議結(jié)束之后打回去會(huì)議過(guò)程中若有來(lái)電，如果不是急事，就要等會(huì)議結(jié)束之后打回去l要愉快的接受大家都認(rèn)同的結(jié)論要愉快的接受大家都認(rèn)同的結(jié)論l若被問(wèn)及自己是否贊成，要明確的表明自己的立場(chǎng)若被問(wèn)及自己是否贊成，要明確的表明自己的立場(chǎng)l不要擺出一副沒(méi)有風(fēng)度的懶散態(tài)度不要擺出一副沒(méi)有風(fēng)度的懶散態(tài)度l想要發(fā)言時(shí)，要舉手示意，主持人指名允許后再進(jìn)行發(fā)言想要發(fā)言時(shí)，要舉手示意，主持人指名允許后再進(jìn)行發(fā)言l注意盡量縮短自己的發(fā)言時(shí)間注意盡量縮短自己的發(fā)言時(shí)間l即使

11、他人提出相反或批判的意見(jiàn)，也不要一時(shí)沖動(dòng)，感情用事即使他人提出相反或批判的意見(jiàn)，也不要一時(shí)沖動(dòng)，感情用事l不能無(wú)理取鬧，作出攻擊性發(fā)言不能無(wú)理取鬧，作出攻擊性發(fā)言l發(fā)言不要脫離議題發(fā)言不要脫離議題l不要吹毛求疵不要吹毛求疵會(huì)議結(jié)束后的工作l依照會(huì)議結(jié)論，詳細(xì)地考慮自己應(yīng)采取什么行動(dòng)依照會(huì)議結(jié)論，詳細(xì)地考慮自己應(yīng)采取什么行動(dòng)l整理會(huì)議記錄，將重要事項(xiàng)按內(nèi)容進(jìn)行分類，分條、分項(xiàng)記錄整理會(huì)議記錄，將重要事項(xiàng)按內(nèi)容進(jìn)行分類，分條、分項(xiàng)記錄l準(zhǔn)備下次會(huì)議的內(nèi)容，并將其記錄，以免忘記應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備的事項(xiàng)準(zhǔn)備下次會(huì)議的內(nèi)容，并將其記錄，以免忘記應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備的事項(xiàng)提問(wèn)方心態(tài)如何正確提問(wèn)不合格的提問(wèn)被提問(wèn)者心態(tài)提問(wèn)目的：

12、加深對(duì)對(duì)方觀點(diǎn)的理解，達(dá)成共識(shí)提問(wèn)目的：加深對(duì)對(duì)方觀點(diǎn)的理解，達(dá)成共識(shí)錯(cuò)誤心態(tài)：錯(cuò)誤心態(tài)：“為難對(duì)方，讓對(duì)方難堪為難對(duì)方，讓對(duì)方難堪”正確心態(tài)：有價(jià)值、講究方法地提問(wèn)正確心態(tài)：有價(jià)值、講究方法地提問(wèn)提問(wèn)簡(jiǎn)短并一針見(jiàn)血，一次提問(wèn)只針對(duì)一個(gè)問(wèn)題，不提問(wèn)簡(jiǎn)短并一針見(jiàn)血，一次提問(wèn)只針對(duì)一個(gè)問(wèn)題，不對(duì)同一發(fā)言者連續(xù)追加提問(wèn)對(duì)同一發(fā)言者連續(xù)追加提問(wèn)提問(wèn)前明確指出問(wèn)題針對(duì)對(duì)象提問(wèn)前明確指出問(wèn)題針對(duì)對(duì)象預(yù)先整理好提問(wèn)內(nèi)容，盡量記錄下問(wèn)題要點(diǎn)預(yù)先整理好提問(wèn)內(nèi)容，盡量記錄下問(wèn)題要點(diǎn)只針對(duì)于會(huì)議目的相關(guān)的問(wèn)題進(jìn)行提問(wèn)只針對(duì)于會(huì)議目的相關(guān)的問(wèn)題進(jìn)行提問(wèn)一次提兩個(gè)以上問(wèn)題一次提兩個(gè)以上問(wèn)題喋喋不休地繞彎子提問(wèn)喋喋不休地

13、繞彎子提問(wèn)自問(wèn)自答自問(wèn)自答要點(diǎn)不明確要點(diǎn)不明確積極對(duì)待他人提問(wèn)，耐心細(xì)致給予作答積極對(duì)待他人提問(wèn)，耐心細(xì)致給予作答努力將自己的見(jiàn)解與心情適當(dāng)?shù)貍鬟_(dá)給對(duì)方努力將自己的見(jiàn)解與心情適當(dāng)?shù)貍鬟_(dá)給對(duì)方如何應(yīng)對(duì)質(zhì)疑成功回答問(wèn)題仔細(xì)聽(tīng)提問(wèn)的內(nèi)容，記錄問(wèn)題要點(diǎn)，回答要準(zhǔn)確仔細(xì)聽(tīng)提問(wèn)的內(nèi)容，記錄問(wèn)題要點(diǎn)，回答要準(zhǔn)確言簡(jiǎn)意賅地回答問(wèn)題，不要說(shuō)不必要的話言簡(jiǎn)意賅地回答問(wèn)題，不要說(shuō)不必要的話考慮提問(wèn)者的立場(chǎng)與心情后作答考慮提問(wèn)者的立場(chǎng)與心情后作答回答完后確認(rèn)對(duì)方是否已經(jīng)完全理解回答完后確認(rèn)對(duì)方是否已經(jīng)完全理解如何進(jìn)行會(huì)議記錄 隨時(shí)核實(shí)書(shū)記員是否記隨時(shí)核實(shí)書(shū)記員是否記下了主要的發(fā)言內(nèi)容與下了主要的發(fā)言內(nèi)容與結(jié)論結(jié)論 會(huì)

14、議結(jié)束時(shí)，將已經(jīng)確會(huì)議結(jié)束時(shí)，將已經(jīng)確認(rèn)的結(jié)論與書(shū)記員記錄認(rèn)的結(jié)論與書(shū)記員記錄的內(nèi)容進(jìn)行對(duì)比，加以的內(nèi)容進(jìn)行對(duì)比，加以確認(rèn)確認(rèn) 歸納所做記錄，按會(huì)議歸納所做記錄，按會(huì)議記錄的格式重新整理記錄的格式重新整理 向主持人進(jìn)行最終確認(rèn)向主持人進(jìn)行最終確認(rèn) 注明會(huì)議記錄者及主持注明會(huì)議記錄者及主持人的姓名人的姓名會(huì)議記錄的保存及活用 盡快將會(huì)議記錄分發(fā)給盡快將會(huì)議記錄分發(fā)給全體出席者全體出席者 在每次的會(huì)議記錄上標(biāo)在每次的會(huì)議記錄上標(biāo)明號(hào)碼，以便進(jìn)行保管明號(hào)碼，以便進(jìn)行保管 用文件夾夾好，放在每用文件夾夾好，放在每個(gè)人都能看到的地方個(gè)人都能看到的地方 每次召開(kāi)會(huì)議時(shí)都要帶每次召開(kāi)會(huì)議時(shí)都要帶著保存的會(huì)議

15、記錄出席，著保存的會(huì)議記錄出席，必要時(shí)作為參考必要時(shí)作為參考會(huì)議記錄的寫(xiě)法及活用妨礙會(huì)議進(jìn)程的負(fù)面因素妨礙會(huì)議順利召開(kāi)的因素l沒(méi)有預(yù)先通知議題就召開(kāi)會(huì)議沒(méi)有預(yù)先通知議題就召開(kāi)會(huì)議l召開(kāi)會(huì)議的通知在會(huì)議臨近前公布召開(kāi)會(huì)議的通知在會(huì)議臨近前公布l參會(huì)人數(shù)參會(huì)人數(shù)l開(kāi)會(huì)前沒(méi)有確認(rèn)會(huì)議進(jìn)程開(kāi)會(huì)前沒(méi)有確認(rèn)會(huì)議進(jìn)程l沒(méi)有準(zhǔn)備好資料沒(méi)有準(zhǔn)備好資料l沒(méi)有在會(huì)前與出席的成員進(jìn)行溝通和交流沒(méi)有在會(huì)前與出席的成員進(jìn)行溝通和交流l沒(méi)有準(zhǔn)備桌子、白板等必要設(shè)施沒(méi)有準(zhǔn)備桌子、白板等必要設(shè)施l未預(yù)先檢查會(huì)場(chǎng)未預(yù)先檢查會(huì)場(chǎng)l到了開(kāi)會(huì)時(shí)間人還未到齊到了開(kāi)會(huì)時(shí)間人還未到齊妨礙會(huì)議進(jìn)程的負(fù)面因素妨礙會(huì)議進(jìn)程的因素l主持人未在會(huì)議開(kāi)始時(shí)確認(rèn)目的及時(shí)間安排主持人未在會(huì)議開(kāi)始時(shí)確認(rèn)目的及時(shí)間安排l只有主持人一個(gè)人說(shuō)，其他與會(huì)成員沒(méi)有發(fā)言機(jī)會(huì)只有主持人一個(gè)人說(shuō)，其他與會(huì)成員沒(méi)有發(fā)言機(jī)會(huì)l主持人無(wú)視議程，沒(méi)有理解預(yù)定的議題主持人無(wú)視議程，沒(méi)有理解預(yù)定的議題l主持人對(duì)不發(fā)言的成員不聞不問(wèn)主持人對(duì)不發(fā)言的成員不聞不問(wèn)l與會(huì)人員只提出對(duì)自身有利的方案與會(huì)人員只提出對(duì)自身有利的方案l全體與會(huì)人員感情用事大聲爭(zhēng)執(zhí)，討論問(wèn)題時(shí)不冷靜全體與會(huì)人員感情用事大聲爭(zhēng)執(zhí)，討論問(wèn)題時(shí)不冷靜l奚落、嘲笑持有反對(duì)意見(jiàn)的人