如何高效地參加會議

1、如何高效地組織和參加會議234567會議的種類與目的會議之前的準備事項會議主持人應具備的素質(zhì)與會議進程與會者的素養(yǎng)與禮節(jié)如何應對質(zhì)疑會議記錄的寫法與活用目錄8應妨礙會議進程的負面因素簡介1 將對外、對內(nèi)的信息傳達給公司將對外、對內(nèi)的信息傳達給公司成員，以統(tǒng)一大家的意見，或有成員，以統(tǒng)一大家的意見，或有必要就某一共同議題進行集體討必要就某一共同議題進行集體討論時，就要召開會議。論時，就要召開會議。 會議的順利與否，取決于領導及會議的順利與否，取決于領導及參與成員的想法及所做準備是否參與成員的想法及所做準備是否妥當。妥當。 充分的籌備、合理的禮儀以及正充分的籌備、合理的禮儀以及正確的主持技巧，可以

2、保證會議順確的主持技巧，可以保證會議順利進行，而且言之有物。利進行，而且言之有物。簡介傳達消息的會議 向有關人員傳達對內(nèi)、向有關人員傳達對內(nèi)、對外某些消息的會議對外某些消息的會議 主要目的是通知及核實，主要目的是通知及核實，當事人應事先處理好聯(lián)當事人應事先處理好聯(lián)絡事宜。絡事宜。解決問題的會議 成員個人提出自己見解、成員個人提出自己見解、對策和解決方案等用以對策和解決方案等用以解決問題的會議解決問題的會議 出席者如果能帶著好的出席者如果能帶著好的想法或方案出席會議，想法或方案出席會議，那么會議將進行的十分那么會議將進行的十分順利、成功順利、成功會議的種類與目的按性質(zhì)對會議分類會議的種類與目的確

3、認會議的種類l圍繞某一中心議題展開討論的會議l業(yè)務上的集會、題會l部內(nèi)會議、科內(nèi)會議l部門聯(lián)絡會議l廣告宣傳會議l課題研究會議l晨會、夕會l銷售會議l生產(chǎn)會議l 開會的目的傳達公司的方針、政策了解組織的內(nèi)部情況把握問題所在，并尋求解決方案了解每個員工的工作進程 將公司的基本方針和戰(zhàn)略目將公司的基本方針和戰(zhàn)略目標等信息具體地傳達給公司標等信息具體地傳達給公司成員成員 對公司的方針戰(zhàn)略進行討論，對公司的方針戰(zhàn)略進行討論，加深全體成員的理解，便于加深全體成員的理解，便于統(tǒng)一意見統(tǒng)一意見 組織機構規(guī)模越大，就越難組織機構規(guī)模越大，就越難于對各部門工作內(nèi)容、進度于對各部門工作內(nèi)容、進度等問題進行把握與安

4、排等問題進行把握與安排 進行部門內(nèi)部、部門之間的進行部門內(nèi)部、部門之間的交流，互通有無交流，互通有無 “組織機構內(nèi)部究竟存在哪組織機構內(nèi)部究竟存在哪些問題？些問題？” 成員之間積極發(fā)表自己的觀成員之間積極發(fā)表自己的觀點，并與他人進行討論，集點，并與他人進行討論，集思廣益，在最短的時間內(nèi)找思廣益，在最短的時間內(nèi)找出答案出答案 通過聽取個人工作進程報告，通過聽取個人工作進程報告，上級能夠很直觀地掌握個人上級能夠很直觀地掌握個人的工作狀態(tài)，并給予適當指的工作狀態(tài)，并給予適當指示示會議的種類與目的12瀏覽與議題相關的事項及資料會議之前需要準備的事項明確會議的目的345準備好必要的資料及時整理意見和想法

5、其他需要確認的事項l每個人都應該對會議的議題每個人都應該對會議的議題 有一定的了解有一定的了解l如果不清楚議題，應立即向如果不清楚議題，應立即向 會議負責人咨詢會議負責人咨詢21明確會議的目的會議之前需要準備的事項瀏覽與議題相關的事項及資料345準備好必要的資料及時整理意見和想法其他需要確認的事項l為了提高個人的關心程度，為了提高個人的關心程度， 通覽一下與議題相關的事通覽一下與議題相關的事 項及資料項及資料l翻譯上次會議記錄或者瀏翻譯上次會議記錄或者瀏 覽一下參考資料覽一下參考資料32瀏覽與議題相關的事項及資料公函的內(nèi)容不要過多，盡量簡潔公函的內(nèi)容不要過多，盡量簡潔插入圖表照片等給人以直觀印

6、象插入圖表照片等給人以直觀印象確認字墨濃淡，保證復印件清晰確認字墨濃淡，保證復印件清晰投影文字不要過于詳細投影文字不要過于詳細引用數(shù)據(jù)信息要標明出處引用數(shù)據(jù)信息要標明出處會議之前需要準備的事項準備好必要的資料145明確會議的目的及時整理意見和想法其他需要確認的事項41明確會議的目的會議之前需要準備的事項及時整理意見和想法325準備好必要的資料瀏覽與議題相關的事項及資料其他需要確認的事項l出席為解決問題而召開的會議，出席為解決問題而召開的會議，要事先整理好自己的意見要事先整理好自己的意見l會后分項在便箋或會議筆記本會后分項在便箋或會議筆記本 上進行總結上進行總結52瀏覽與議題相關的事項及資料開會

7、時間（不能遲到）開會時間（不能遲到）場所（不要弄錯會場及會議室）場所（不要弄錯會場及會議室）出席者的人數(shù)及成員出席者的人數(shù)及成員需要攜帶的物品需要攜帶的物品開會前開會前510510分鐘進入會場分鐘進入會場會議之前需要準備的事項其他需要確認的事項341準備好必要的資料及時整理意見和想法明確會議的目的會議主持人應具備的素質(zhì)及會議進程主持人應具備的素質(zhì)l不要偏袒某個特定的成員，做到一視同仁不要偏袒某個特定的成員，做到一視同仁l準確把握會場氣氛與狀況，及時作出反應準確把握會場氣氛與狀況，及時作出反應l出現(xiàn)任何情況都不能感情用事，保持冷靜出現(xiàn)任何情況都不能感情用事，保持冷靜l遵照會議目的，引導與會人員完

8、成會議遵照會議目的，引導與會人員完成會議l適當活躍現(xiàn)場氣氛，調(diào)動與會人員的積極性適當活躍現(xiàn)場氣氛，調(diào)動與會人員的積極性會議主持人應具備的素質(zhì)及會議進程會議進程中的要點l向全體成員傳達會議目的及宗旨向全體成員傳達會議目的及宗旨l選定書記員，做會議記錄選定書記員，做會議記錄l根據(jù)會議的議題決定會議時間安排根據(jù)會議的議題決定會議時間安排l調(diào)動全體成員的積極性調(diào)動全體成員的積極性l參照會議目的，把握討論的方向參照會議目的，把握討論的方向l在會議的過程中整理正反雙方論點在會議的過程中整理正反雙方論點l向全體成員確認結論向全體成員確認結論l介紹下次會議概要介紹下次會議概要與會者的素養(yǎng)與禮節(jié)會議開始前的準備

9、l要認識到出席會議是工作的一部分要認識到出席會議是工作的一部分l事先就議題做好研究工作（不懂的地方要請教前輩）事先就議題做好研究工作（不懂的地方要請教前輩）l仔細的閱讀分發(fā)的資料（確認疑點、重點）仔細的閱讀分發(fā)的資料（確認疑點、重點）l在開會時間之前進入會場在開會時間之前進入會場會議進程中應該遵循的事項l認真聽從主持人的議事進程安排認真聽從主持人的議事進程安排l時刻圍繞會議的目的進行發(fā)言時刻圍繞會議的目的進行發(fā)言l不要只聽從他人發(fā)言，自己也要積極地參與到討論中去不要只聽從他人發(fā)言，自己也要積極地參與到討論中去l不要發(fā)呆或低聲說話，而要認真聽他人發(fā)言不要發(fā)呆或低聲說話，而要認真聽他人發(fā)言l不要隨

10、便中途退場（與外部聯(lián)系或去廁所等要在開會前就解決好）不要隨便中途退場（與外部聯(lián)系或去廁所等要在開會前就解決好）l會議過程中若有來電，如果不是急事，就要等會議結束之后打回去會議過程中若有來電，如果不是急事，就要等會議結束之后打回去l要愉快的接受大家都認同的結論要愉快的接受大家都認同的結論l若被問及自己是否贊成，要明確的表明自己的立場若被問及自己是否贊成，要明確的表明自己的立場l不要擺出一副沒有風度的懶散態(tài)度不要擺出一副沒有風度的懶散態(tài)度l想要發(fā)言時，要舉手示意，主持人指名允許后再進行發(fā)言想要發(fā)言時，要舉手示意，主持人指名允許后再進行發(fā)言l注意盡量縮短自己的發(fā)言時間注意盡量縮短自己的發(fā)言時間l即使

11、他人提出相反或批判的意見，也不要一時沖動，感情用事即使他人提出相反或批判的意見，也不要一時沖動，感情用事l不能無理取鬧，作出攻擊性發(fā)言不能無理取鬧，作出攻擊性發(fā)言l發(fā)言不要脫離議題發(fā)言不要脫離議題l不要吹毛求疵不要吹毛求疵會議結束后的工作l依照會議結論，詳細地考慮自己應采取什么行動依照會議結論，詳細地考慮自己應采取什么行動l整理會議記錄，將重要事項按內(nèi)容進行分類，分條、分項記錄整理會議記錄，將重要事項按內(nèi)容進行分類，分條、分項記錄l準備下次會議的內(nèi)容，并將其記錄，以免忘記應當準備的事項準備下次會議的內(nèi)容，并將其記錄，以免忘記應當準備的事項提問方心態(tài)如何正確提問不合格的提問被提問者心態(tài)提問目的：

12、加深對對方觀點的理解，達成共識提問目的：加深對對方觀點的理解，達成共識錯誤心態(tài)：錯誤心態(tài)：“為難對方，讓對方難堪為難對方，讓對方難堪”正確心態(tài)：有價值、講究方法地提問正確心態(tài)：有價值、講究方法地提問提問簡短并一針見血，一次提問只針對一個問題，不提問簡短并一針見血，一次提問只針對一個問題，不對同一發(fā)言者連續(xù)追加提問對同一發(fā)言者連續(xù)追加提問提問前明確指出問題針對對象提問前明確指出問題針對對象預先整理好提問內(nèi)容，盡量記錄下問題要點預先整理好提問內(nèi)容，盡量記錄下問題要點只針對于會議目的相關的問題進行提問只針對于會議目的相關的問題進行提問一次提兩個以上問題一次提兩個以上問題喋喋不休地繞彎子提問喋喋不休地

13、繞彎子提問自問自答自問自答要點不明確要點不明確積極對待他人提問，耐心細致給予作答積極對待他人提問，耐心細致給予作答努力將自己的見解與心情適當?shù)貍鬟_給對方努力將自己的見解與心情適當?shù)貍鬟_給對方如何應對質(zhì)疑成功回答問題仔細聽提問的內(nèi)容，記錄問題要點，回答要準確仔細聽提問的內(nèi)容，記錄問題要點，回答要準確言簡意賅地回答問題，不要說不必要的話言簡意賅地回答問題，不要說不必要的話考慮提問者的立場與心情后作答考慮提問者的立場與心情后作答回答完后確認對方是否已經(jīng)完全理解回答完后確認對方是否已經(jīng)完全理解如何進行會議記錄 隨時核實書記員是否記隨時核實書記員是否記下了主要的發(fā)言內(nèi)容與下了主要的發(fā)言內(nèi)容與結論結論 會

14、議結束時，將已經(jīng)確會議結束時，將已經(jīng)確認的結論與書記員記錄認的結論與書記員記錄的內(nèi)容進行對比，加以的內(nèi)容進行對比，加以確認確認 歸納所做記錄，按會議歸納所做記錄，按會議記錄的格式重新整理記錄的格式重新整理 向主持人進行最終確認向主持人進行最終確認 注明會議記錄者及主持注明會議記錄者及主持人的姓名人的姓名會議記錄的保存及活用 盡快將會議記錄分發(fā)給盡快將會議記錄分發(fā)給全體出席者全體出席者 在每次的會議記錄上標在每次的會議記錄上標明號碼，以便進行保管明號碼，以便進行保管 用文件夾夾好，放在每用文件夾夾好，放在每個人都能看到的地方個人都能看到的地方 每次召開會議時都要帶每次召開會議時都要帶著保存的會議

15、記錄出席，著保存的會議記錄出席，必要時作為參考必要時作為參考會議記錄的寫法及活用妨礙會議進程的負面因素妨礙會議順利召開的因素l沒有預先通知議題就召開會議沒有預先通知議題就召開會議l召開會議的通知在會議臨近前公布召開會議的通知在會議臨近前公布l參會人數(shù)參會人數(shù)l開會前沒有確認會議進程開會前沒有確認會議進程l沒有準備好資料沒有準備好資料l沒有在會前與出席的成員進行溝通和交流沒有在會前與出席的成員進行溝通和交流l沒有準備桌子、白板等必要設施沒有準備桌子、白板等必要設施l未預先檢查會場未預先檢查會場l到了開會時間人還未到齊到了開會時間人還未到齊妨礙會議進程的負面因素妨礙會議進程的因素l主持人未在會議開始時確認目的及時間安排主持人未在會議開始時確認目的及時間安排l只有主持人一個人說，其他與會成員沒有發(fā)言機會只有主持人一個人說，其他與會成員沒有發(fā)言機會l主持人無視議程，沒有理解預定的議題主持人無視議程，沒有理解預定的議題l主持人對不發(fā)言的成員不聞不問主持人對不發(fā)言的成員不聞不問l與會人員只提出對自身有利的方案與會人員只提出對自身有利的方案l全體與會人員感情用事大聲爭執(zhí)，討論問題時不冷靜全體與會人員感情用事大聲爭執(zhí)，討論問題時不冷靜l奚落、嘲笑持有反對意見的人