[建筑]怎樣搞好項目采購管理

1、.怎樣搞好項目采購管理項目采購管理是工程項目管理的重要的組成部分，是工程項目建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。項目采購工作的重要環(huán)節(jié)是采買，催交，檢驗，運輸。給排水工程承包項目的采購工作重點在于采買，催交，檢驗，由于項目中采購的設(shè)備體積一般不是很大，運輸不會遇到很大的問題，一般在合同中規(guī)定由制造商按規(guī)定的日期將貨運到指定的地點。筆者認為在采購工作中以下幾個方面值得重視： 一采買工作中的工作重點： 采買工作一般包含以下基本程序：初選合格供貨廠商；招標文件的編制；招標文件的發(fā)出和投標文件的接受；投標文件的評審；中標廠商的確定；中標廠商的協(xié)調(diào)會；簽定訂貨合同。這些程序的重要環(huán)節(jié)是招標文件的編制，投標文件的評審以及合同

2、談判工作。1、重視詢價或招標文件的編制招標文件的編寫是一項復(fù)雜而細致的基礎(chǔ)工作。其編制質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到招標工作能否正常進行，甚至影響授標后能否順利履行合同。故應(yīng)力求內(nèi)容完整、詳盡，用詞準確嚴謹，避免招標雙方對文件的理解和解釋產(chǎn)生分岐，增加評標工作量，影響招標工作的順利進行。招標文件通常由以下文件組成：技術(shù)文件：設(shè)備、散材極其附件的技術(shù)條件和要求。商務(wù)文件：包括詢價函、報價須知及供貨一攬表、合同基本條件及包裝、運輸?shù)?。招標文件定稿前要反?fù)推敲、審查、修改。對于關(guān)鍵件的選用，應(yīng)在廣泛了解市場及使用情況的基礎(chǔ)上，在招標文件中予以明確設(shè)備配套關(guān)鍵件的規(guī)格型號及供貨廠商。這樣做有利于提高各投標文件的

3、響應(yīng)性，防止投標文件內(nèi)容及標價差異過大，從而減少評標工作量。2、注重標底的編制和保密標底是設(shè)備的預(yù)期價格，是衡量投標單位標價的標準，是發(fā)包方財務(wù)準備的依據(jù)，也是評標的準備工作。正確確定設(shè)備標底，對籌集資金，正確選擇供貨單位，形成合理的合同價，都具有十分重要的意義。招標單位根據(jù)招標文件和初步設(shè)計的要求，了解市場價格及供求關(guān)系，分類分次認真核算，做出相對準確的標底做為評標依據(jù)。標底在開標之前應(yīng)嚴加保密，不得泄漏。否則將無法正確地對投標單位進行綜合評比和優(yōu)選，給評標工作造成被動，也就意味著招標工作的失敗。3、評標的原則在滿足招標文件要求的前提下，確定中標單位不能只看哪家的投標價低就確定哪家中標。投標

4、單位的投標價并非越低越好，合理的價格才能得到合適的產(chǎn)品。俗話說：“一分錢一分貨”。在市場經(jīng)濟的形勢下，決定了投標單位必然要注重經(jīng)濟效益。作為供貨單位不能無利可圖，絕不會做賠本買賣。有些投標單位為了中標，盡量壓低標價。一旦中標后，則在制造過程中想方設(shè)法追加設(shè)備款或在其他方面想辦法得以補償，形成鉤魚工程。雖然我們可以通過加強現(xiàn)場監(jiān)理來保證產(chǎn)品質(zhì)量，但往往會拖延工期，致使設(shè)備不能按期交貨，不能投入正常使用，發(fā)揮不了效益。表面上看似節(jié)省了設(shè)備投資，實際上得不償失。因此，應(yīng)以標底作為基準價，中標價應(yīng)接近標底為宜。4、評標價法以貨幣價格為指標的評標價法，依據(jù)標的性質(zhì)和特點不同，可選擇最低投標價法；綜合評標

5、法和以壽命周期成本為基礎(chǔ)的評標法中的任何一種方法。下面介紹綜合評標法。綜合評標價法是指以投標價為基礎(chǔ)，將評定各要素按預(yù)定的方法換算成相應(yīng)的價格，在原投標價上增加或扣減該值而形成的評標價格。評標價格最低的投標書為最優(yōu)。采購機組、車輛等大型設(shè)備時，較多采用這種方法。評標時，投標價格以外還需考慮的因素和折算為價格的方法，一般包括以下幾個方面：(1) 運輸費用。這部分由招標單位可能支付的額外費用包括運費、保險費和其他費用，如運輸超大件設(shè)備需要對道路加寬、橋梁加固所需支出的費用等。換算為評標價格時，可按照運輸部門（鐵路、公路、水運）、保險公司，以及其他有關(guān)部門公布的取費標準，計算貨物運抵最終目的地將要發(fā)

6、生的費用。(2) 交貨期。以招標文件?quot;供貨一覽表"中規(guī)定的具體交貨時間作為標準。當(dāng)投標書中提出的交貨期早于規(guī)定時間，一般不給予評標優(yōu)惠，因為施工還不需要時的提前到貨，不僅不會使項目法人獲得提前收益，反而要增加倉儲管理費和設(shè)備保養(yǎng)費。如果遲于規(guī)定的交貨日期，但推遲的時間尚在可以接受的范圍之內(nèi)，則交貨日期每延遲一個月，按投標價的某一百分比（一般為2%）計算折算價，將其加到投標價上去。(3) 付款條件。投標單位應(yīng)按照招標文件中規(guī)定的付款條件來報價，對不符合規(guī)定的投標可視為非響應(yīng)性投標而予以拒絕。但在訂購大型設(shè)備的招標中，如果投標單位在投標致函內(nèi)提出，若采用不同的付款條件（如增加預(yù)

7、付款或前期階段支付款）可降低報價的方案供招標單位選擇時，這一付款要求在評標時也應(yīng)予以考慮。當(dāng)支付要求的偏離條件在可接受范圍內(nèi)的情況下，應(yīng)將偏離要求而給項目法人增加的費用（資金利息等），按招標文件中規(guī)定的貼現(xiàn)率換算成評標時的凈現(xiàn)值，加到投標致函中提出的更改報價上后作為評標價格。(4) 零配件和售后服務(wù)。零配件以設(shè)備運行兩年內(nèi)各類易損備件的獲取途徑和價格作為評標要素。售后服務(wù)內(nèi)容包括安裝監(jiān)督、設(shè)備調(diào)試、提供備件、負責(zé)維修、人員培訓(xùn)等工作，評價提供這些服務(wù)的可能性價格。評標時如何對待這兩筆費用，要視招標文件的規(guī)定區(qū)別對待。當(dāng)這些費用已要求投標單位包括在投標價之內(nèi)，則評標時不再考慮這些因素；若要求投標

8、單位在投標價之外單報這些費用，則應(yīng)將其加到報價上。如果招標文件中沒有作出上述任何一種規(guī)定，評標時應(yīng)按投標書技術(shù)規(guī)范附件中由投標單位填報的備件名稱、數(shù)量，計算可能需購置的總價格，以及由招標單位自行安排的售后服務(wù)價格，然后將其加到投標價上。(5) 設(shè)備性能、生產(chǎn)能力。投標設(shè)備應(yīng)具有招標文件技術(shù)規(guī)范中規(guī)定的生產(chǎn)效率。如果所提供設(shè)備的性能、生產(chǎn)能力等某些技術(shù)指標沒有達到技術(shù)規(guī)范要求的基準參數(shù)，則每種參數(shù)比基準參數(shù)降低1%時，應(yīng)以投標設(shè)備實際生產(chǎn)效率單位成本為基礎(chǔ)計算，在投標價上增加若干金額。將以上各項評審價格加到投標價上去后，累計金額即為該標書的評標價。5、嚴格的資格審查是設(shè)備招標采購工作順利進行的保

9、證資格審查是招標工作中非常重要且必不可少的工作。審查內(nèi)容包括投標單位的企業(yè)等級、資質(zhì)、人員、技術(shù)、財務(wù)、設(shè)備、信譽及同類產(chǎn)品制造業(yè)績等狀況。目的是拒絕不合格的投標者，確保參加投標的單位均具有履約能力和一定的信譽，以減輕評標、定標階段的工作量，加快招標工作進程，確保設(shè)備招標采購工作順利完成。投標單位的資質(zhì)和經(jīng)營狀況決定了其可信度和履約能力。如果一個企業(yè)連工人的工資都不能保證，負債累累，發(fā)包方的付款就不能保證?？顚Ｓ茫行┥踔帘汇y行扣留用來還債，怎么能有足夠的資金來保證按期完成設(shè)備的制作呢？工人收入不高，干活沒有積極性，設(shè)備的質(zhì)量和工期就很難保證。投標單位的人員、技術(shù)狀況及產(chǎn)品制造業(yè)績是決定產(chǎn)品質(zhì)

10、量的關(guān)鍵因素。如果一個企業(yè)的技術(shù)力量不強，加工制造能力差，財務(wù)狀況再好也無法自行設(shè)計制造出高質(zhì)量的產(chǎn)品。為了履行合同，承包商勢必會將自己沒有能力制作的產(chǎn)品配套件委外加工，這樣既增加了合同執(zhí)行的難度，也很難保證產(chǎn)品的整體質(zhì)量。一個成熟產(chǎn)品的開發(fā)需要經(jīng)過反復(fù)的試驗，如果承包商的同類產(chǎn)品制造業(yè)績不佳或沒有制造出這類產(chǎn)品的經(jīng)驗，制造出來的產(chǎn)品不是成熟產(chǎn)品，往往會出現(xiàn)這樣那樣的問題，不能滿足設(shè)計和使用要求。投標單位的信譽決定了其能否很好地履行合同。招標單位應(yīng)廣泛了解投標方原有用戶對其的反映（包括產(chǎn)品的質(zhì)量及企業(yè)履約能力方面），對用戶的意見進行綜合客觀的分析。如果用戶反映不好，肯定是廠家沒有較好的履行合同

11、，據(jù)此可以想象我們同樣可能會遇到類似的問題。所以用戶的意見應(yīng)引起高度重視，在評標時加此考慮，以防造成以后的被動局面。6、在技術(shù)、商務(wù)澄清和決標后的談判時應(yīng)避免不公正行為業(yè)主在技術(shù)、商務(wù)澄清時應(yīng)采用公開和公正的方法。業(yè)主對有關(guān)招標文件條款的澄清和對每一投標者所提問題的解釋均應(yīng)以書面形式發(fā)給全體投標者，并不允許公開提問人。決標后的談判是答訂合同的最后環(huán)節(jié)，也是設(shè)備供應(yīng)商最容易向業(yè)主討價還價的階段。在些期間，有些業(yè)主會提出一些不公正的要求，如強行壓價、增加供貨范圍或提高設(shè)備配套件的檔次，這就給以后的合同履行工作造成很多障礙。投標商的投標一般都是在一定的工期、質(zhì)量、供貨范圍的承諾下和充分考慮各種影響因

12、素的前提下而形成的價格。如業(yè)主強行壓價，增加供貨范圍或提高設(shè)備配套件檔次，往往就很保證設(shè)備的供貨期和質(zhì)量，有時甚至導(dǎo)致合同無法履行下去。據(jù)筆者所知，有一設(shè)備制造、安裝工程，由于業(yè)主在談判時提高了設(shè)備配套件的檔次，而設(shè)備供應(yīng)商參加談判的人員沒有經(jīng)驗，遷就了業(yè)主的要求。簽完合同后經(jīng)核算設(shè)備價款缺口較大，導(dǎo)致合同無法履行，后經(jīng)法院調(diào)解，業(yè)主補償供應(yīng)商一定價款后，合同才得以繼續(xù)履行，但仍然導(dǎo)致工期拖延將近一年，影響了生產(chǎn)的正常進行，造成了較大的經(jīng)濟損失。二、重視設(shè)備制造過程中的監(jiān)制和檢驗工作設(shè)備采購工作的另外二個重要環(huán)節(jié)是催交和檢驗。催交工作主要是督促供貨廠商按合同規(guī)定的期限提供技術(shù)文件和設(shè)備，滿足工

13、程施工安裝要求。催交工作的要點是要有預(yù)見性，能及時地發(fā)現(xiàn)問題和采取有效的費用控制和保證措施,以防進度的拖延。檢驗工作就是做好設(shè)備制造過程中的監(jiān)制、檢驗和驗證工作。對于重要設(shè)備或按合同要求新制設(shè)備，現(xiàn)場質(zhì)量的監(jiān)控和檢驗工作尤為重要。1、設(shè)備制造質(zhì)量文件審查質(zhì)量計劃審查。對制造商編制的有關(guān)設(shè)備制造質(zhì)量文件(包括設(shè)備訂單、設(shè)備制造規(guī)范、質(zhì)量計劃和檢驗方法標準、檢測手段、檢測儀器等)進行審查，檢查設(shè)備訂單與主合同是否符合，審查質(zhì)量計劃的正確性，并將審查意見報業(yè)主。2、現(xiàn)場監(jiān)制主要是需要驗證制造商對影響設(shè)備制造質(zhì)量的因素是否采取了控制措施，是否依據(jù)合同、標準、技術(shù)規(guī)范進行設(shè)備制造；要求依據(jù)相應(yīng)的控制文件

14、和程序，實施設(shè)備制造質(zhì)量控制。根據(jù)設(shè)備的重要程度采用不同的監(jiān)督等級，對“重要設(shè)備”，原則上采取駐地監(jiān)督，要求QC人員全過程跟蹤設(shè)備制造狀況；對“非重要設(shè)備”，一般采取設(shè)備最終出廠驗收檢查監(jiān)督。通常應(yīng)審查設(shè)備制造的原材料、外購配套件、元器件、標準件以及坯料的質(zhì)量證明文件及檢驗報告，檢查制造商對外購件、外協(xié)件和原材料的復(fù)驗，符合規(guī)定要求時予以簽認。在實際操作中，針對某一設(shè)備的QC監(jiān)督方式，還應(yīng)視設(shè)備制造商的具體情況而加以調(diào)整，力求使所有設(shè)備制造處于受控狀態(tài)。出席監(jiān)督見證點（H、W點），在質(zhì)量計劃中設(shè)置的見證點（W點）和停工待檢點（H點），是現(xiàn)場監(jiān)制的一項重要活動。通過出席見證點參與檢查、試驗與確認

15、、敦促制造商嚴格按照合同、規(guī)范及程度要求進行設(shè)備制造，確保設(shè)備的制造質(zhì)量和制造進度。在全過程中W點、H點出席率為100%。根據(jù)進度安排，設(shè)備運到工地前，現(xiàn)場監(jiān)理人員要檢查廠方對待運設(shè)備采取的防護和包裝措施是否符合運輸、裝卸、儲存、安裝的要求，相關(guān)的隨機文件、裝箱單和附件是否齊全。設(shè)備運抵工地現(xiàn)場后，負責(zé)設(shè)備采購經(jīng)理參加由設(shè)備制造商按合同規(guī)定與安裝單位的交接工作，開箱清點、檢查、驗收、移交。綜上所述，筆者認為如在設(shè)備采購工作中對上述問題進行預(yù)防性控制，做好工作，將會有效地避免浪費和失誤，高質(zhì)量、高效率地完成設(shè)備采購工作。關(guān)于在項目采購管理中成本降低的幾點認識摘要： 項目管理是當(dāng)今一個倍受關(guān)注的領(lǐng)

16、域，項目采購管理又是其中一個重要的內(nèi)容方向，本文所探討的就是在項目的采購管理中，從項目資金的合理使用角度出發(fā)，降低采購成本、減少現(xiàn)金流出、提高項目資金使用效率的幾條管理措施。 關(guān)鍵詞： 項目管理 成本控制 項目管理是在有限的資源條件下，為實現(xiàn)項目目標所采取的一系列管理活動。1現(xiàn)代項目管理的知識體系被劃分為9個知識領(lǐng)域，包括：項目綜合管理、項目范圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質(zhì)量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風(fēng)險管理以及項目采購管理。本文所關(guān)注的是其中的項目采購管理領(lǐng)域，并從項目資金的合理使用角度出發(fā)，探討在項目的采購管理中應(yīng)該如何降低成本、減少現(xiàn)金流出，并提高項目資金的使

17、用效率。項目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源，離開了這些物質(zhì)資源，再高明的項目經(jīng)理也不可能按要求完成項目的任務(wù)，在市場經(jīng)濟條件下，這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過采購活動來實現(xiàn)的。從執(zhí)行組織以外通過采購取得項目所需要的產(chǎn)品或服務(wù)，就是所謂的項目的采購管理。而這些資源的獲取又是需要花費一定的項目資金的，如何合理而有效的使用這些項目資金？如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的效用？是在項目的采購管理中所應(yīng)該關(guān)注的問題之一。梅瑞狄斯在項目管理管理新視角中提到：“在采購設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價格和最

18、具競爭力的供應(yīng)商。”在現(xiàn)實的項目采購操作中，要實現(xiàn)這兩個“最”字的目標是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過對項目采購管理中部分環(huán)節(jié)的控制，來有效的降低采購成本，從而使項目資金達到最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是我們在項目采購管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成本目標。以下，就將從成本控制的角度來逐一論述在項目采購管理中降低采購成本的一些措施。1、制定采購預(yù)算與估計成本制定預(yù)算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機制，起著一種比較標準的作用。制定采購預(yù)算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計

19、和預(yù)測，是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標準，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預(yù)算的約束，能提高項目資金的使用效率，優(yōu)化項目采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項目資金的流向和流量，從而達到控制項目采購成本的目的。2、供應(yīng)商的選擇供應(yīng)商是項目采購管理中的一個重要組成部分，項目采購時應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機會，一方面表達市場經(jīng)濟運行的規(guī)則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高項目實施的質(zhì)量

20、。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。第一，選擇供應(yīng)商的數(shù)量。供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題，實際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購方來說，單一貨源增加了項目資源供應(yīng)的風(fēng)險，也不利于對供應(yīng)商進行壓價，缺乏采購成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購成本。因而，在進行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì)量，又能有力的控制采購支出。一般來說，供應(yīng)商的數(shù)量以不

21、超過34家為宜。第二，選擇供應(yīng)商的方式。選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點來說分為招標采購和非招標采購。我們認為，在項目采購中采取公開招標的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價格，幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。3、采購環(huán)境的利用項目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場季節(jié)性的變化、國家宏

22、觀經(jīng)濟政策的變化、國家財政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項目組織的內(nèi)部環(huán)境，包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個好的項目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為項目整體帶來利益。充分利用采購環(huán)境的一個重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)項目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場信息。比如，結(jié)合所采購貨物或服務(wù)的種類、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價格的要求等，了解熟悉國內(nèi)、國際市場的價格及供求信息，所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿(mào)易支付辦法、保險合同等有關(guān)國內(nèi)、國際

23、貿(mào)易知識和商務(wù)方面的情報和信息。這就要求項目組織建立有關(guān)的市場信息機制，以達到有效利用采購環(huán)境的目的，良好的市場信息機制包括：建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫，以便在需要時候能隨時找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息。建立同一類貨物的價格目錄，以便采購者能進行比較和選擇，充分利用競爭的辦法來獲得價格上的利益。對市場情況進行分析和研究，作出市場變化的預(yù)測，使采購者在制定采購計劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。只有建立了良好的市場信息機制，才能在項目采購中做到“知己知彼”，并對采購環(huán)境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價格上的優(yōu)勢，不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù)，也能取得成本上的利益。否則，如果缺乏了對相關(guān)信息的熟悉，會造成采購工作的延誤，采購預(yù)算的超支，失去成本控制的優(yōu)勢。因此，在項目采購管理中充分利用采購環(huán)境，建立良好的市場信息機制，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。4、供應(yīng)商的管理基于長期的降低采購成本的理念出發(fā)，我們認為，在項目的采購管理中應(yīng)該貫穿一個“供應(yīng)商管理”的思想，也即是把對供應(yīng)商的管理納入項目采購管理的一個部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優(yōu)勢，對降低項目采購中的成本有很大的好處。有