標書方案制作流程

1、文檔使用說明本文檔主要用于售前標書方案制作指導(dǎo)，此手冊明確了投標書制作、招標書制作、 文案文檔類的工作流程，在實際工作中，如果遇到本手冊未明確的流程，請咨詢組長， 進行確認。每個特殊情況的解決方式將會在此手冊中進行補充，并在月考核中加分，分數(shù)由組長根據(jù)問題復(fù)雜程度而定。1 投標書制作流程 錯誤!未定義書簽。標書購買 錯誤!未定義書簽。標前會 錯誤!未定義書簽。標前會中需要列出的注意事項 錯誤!未定義書簽。標書撰寫 錯誤!未定義書簽。標書審核 錯誤!未定義書簽。標書裝訂 錯誤!未定義書簽。蓋章注意事項 錯誤!未定義書簽。標書跟蹤 錯誤!未定義書簽。2 招標書制作流程 錯誤!未定義書簽。信息獲取

2、錯誤!未定義書簽。招標書制作注意事項 錯誤!未定義書簽。招標書審核 錯誤!未定義書簽。3 方案文檔類工作流程 錯誤!未定義書簽。方案負責(zé)人的確認 錯誤!未定義書簽。方案制作 錯誤!未定義書簽。方案的答疑及存檔 錯誤!未定義書簽。給客戶發(fā)送 PPT資料錯誤！未定義書簽。對文檔進行壓縮 錯誤!未定義書簽。1 投標書制作流程1.1 標書購買1）投標人確認根據(jù)具體項目，與銷售確認本次項目投標公司（股份或集團其他子公司等），然后以正確的投標人名義購買標書。2）投標保證金匯款相關(guān)項目售前負責(zé)人負責(zé)標書費與投標保證金的申請匯款，并督促財務(wù)匯款。通常情況下標書費用由銷售直接墊付，投標保證金由公司財務(wù)匯款。若銷

3、售人員因其他原因無法繳納標書費用，則售前人員代替其申請，統(tǒng)一由公司財務(wù)匯款。3）標書購買標書購買應(yīng)注意時間點的把控，看到招標公告或得到銷售信息應(yīng)立即著手準備相應(yīng)的報名資料。報名資料基本都囊括在投標書模板的企業(yè)資質(zhì)章節(jié)，一般情況下需要將所需資料打印后蓋上公章（一般投標章即可（具體由銷售確認）傳真給局方，或者掃描后傳給銷售，由銷售提交給招標方。4） 網(wǎng)站注冊一般報名會要求投標方以公司名義在網(wǎng)站注冊，為避免用戶名密碼丟失（下次投標仍有可能使用，而一般一個公司僅允許注冊一次）， 注冊時需要將用戶名密碼統(tǒng)一設(shè)為，無論銷售或者售前注冊均需遵守。1.2 標前會當售前得知投標事宜以后首先組長需指定一名標書負責(zé)

4、人，標書負責(zé)人在當天召集標前會召開，參與人員應(yīng)包含負責(zé)人，制作人，商務(wù)負責(zé)人（商務(wù)組組長指定），銷售（電話接入），市級項目需組長參加，省級項目需部門經(jīng)理參加。標書負責(zé)人和標書制作人員認真閱讀招標書，使用批注的方式提取關(guān)鍵點，在標前會議上匯總，生成文檔，文檔包含關(guān)于標書的所有注意事項，下發(fā)給標書制作小組成員，在標書制作過程中嚴格執(zhí)行1.3 標前會中需要列由的注意事項標書負責(zé)人（由組長指定）認真閱讀標書，使用批注的方式提取關(guān)鍵點，在標前會議上匯總，并列出部分注意事項：1）開標時間與地點，是否需要售前人員去現(xiàn)場、是否講標，若確定需要售前前往，應(yīng) 與銷售商議前往時間并著手購買車票，如果需要乘坐飛機需要

5、按照財務(wù)流程向領(lǐng)導(dǎo) 申請。2）確定招標文件中是否具有需要其他部門協(xié)助完成的事宜，譬如企業(yè)資質(zhì)原件、投標 保證金、銀行資信證明、若需要應(yīng)先著手處理此類事情。資質(zhì)者，標之大事，不可不察，因為很多招標資質(zhì)是第一道關(guān)，你少提供一樣?xùn)|西，就要被人家咔嚓掉。所以，標書要求的所有資質(zhì)都一定要提供。 其中特別需要注意的是:1、投標保證金：是否需要，提交方式（有可能是電匯、轉(zhuǎn)賬、匯票、現(xiàn)金等方 式或是其他方式，以標書要求為準，如果方式對于我司不方便，可要求銷售與客 戶溝通確實是否可以使用其他方式）。保證金的申請，售前人員申請保證金需注意以下幾個問題：確認保證金數(shù)額，該數(shù)額是針對每個分包的，還是針對整個項目的，是

6、否與報 價有一定的關(guān)系。確認招標方的賬號、開戶名、確認是招標方的還是招標代理機構(gòu)的，通常情況 下需要將款項匯入招標代理機構(gòu)賬戶。將保證金申請模板打印，后面貼上招標文件中需要投標保證金的章節(jié)打印、標 注出來，然后找領(lǐng)導(dǎo)簽字。申請保證金需要部門經(jīng)理與事業(yè)部總經(jīng)理以上的領(lǐng)導(dǎo)審核通過。并需要注意一 定要在申請單的備注處注明某某代某某申請，前者為售前人員后者為銷售人 員。申請完后需跟進財務(wù)的匯款進度，保證在招標文件要求的時間點之前完成匯款， 制作標書時需要將財務(wù)提供的匯款憑證附于標書內(nèi)。2、 資信證明：如果需要的話，趕緊向財務(wù)申請吧，如果沒有要求我方盡量不提供，因為該文件每次都需要財務(wù)向銀行進行申請，每

7、申請一次都需要單獨繳費，需要花費3 天左右時間；我方申請的資信證明無法體現(xiàn)資信證明等級，因此如果招標書要求提供資信等級證明，則需要與銷售商議處理。* 特別注意是的是申請一定要寫對方的全名，不要寫簡稱！3、 資質(zhì)原件：如果標書中明確提出需要原件，則一定要注意！因為原件這種稀罕物事，他們一般情況下不會要，我們也不提供的，如果確實需要，那就趕緊填寫原件申請單并向總裁辦進行申請吧，注意提前申請，可能會出現(xiàn)其他項目或部門也需要原件，小心撞車。4、 財務(wù)報表：這種東西也是一般情況下不提供的，所以尤其需要注意。5、 授權(quán)代表身份證復(fù)印件：這東西和授權(quán)代表書一樣，屬于不管標書中是否提到了，都要提供的東西，一般

8、情況下我們都提供兩名授權(quán)代表，并必須保證一名代表能夠到達開標現(xiàn)場。一個正常而又健全的招標書中一般會有一小節(jié)是專門的資質(zhì)要求，這一小節(jié)的東西一個都不能漏。如果招標書不正?；虿唤∪敲促Y質(zhì)要求可能會散落在投標人須知、投標文件的編制規(guī)定、開標與評標程序、商務(wù)要求、技術(shù)要求等多個部分中，需要一個一個地找出來。3) 通讀招標文件后，預(yù)估工作量，并與組長商議本次標書的參與協(xié)助人員，并能夠根據(jù)參與人員的特點安排不同的工作內(nèi)容，以提高小組工作的效率與質(zhì)量，并設(shè)定詳細的標書進度表。4) 標書項目總負責(zé)人與銷售溝通確定本次項目我方的局方關(guān)系如何，招標文件技術(shù)要求與我方設(shè)備的滿足情況，競爭對手情況，以及其他的項目

9、歷史情況，若技術(shù)有較多的不滿足時，售前人員需跟相關(guān)研發(fā)人員進行核對，若不滿足還需研發(fā)說明是否有開發(fā)的計劃并預(yù)估開發(fā)的周期。5) 標書負責(zé)人將批注完的招標文件發(fā)送至商務(wù)組組長郵箱，并由商務(wù)組長安排相應(yīng)的商務(wù)人員。6) 標書負責(zé)人獲得詳細的項目信息后，需召集項目參與人員以及負責(zé)商務(wù)的商務(wù)人員召開標前會議，進行信息的互通與項目進度的安排。7) 確定本次項目是否需要外購設(shè)備，部分外購設(shè)備商務(wù)會有常規(guī)維護更新，其他外購設(shè)備應(yīng)與銷售以及采購部門著手確定外購設(shè)備的型號與報價。比如服務(wù)器等外購設(shè)備，這些商務(wù)應(yīng)該都有常規(guī)的維護更新的，你確認下，然后除此之外的外購設(shè)備可以技術(shù)組跟進下。8) 確定標書制作裝訂要求（

10、包括技術(shù)、商務(wù)標書分開，單獨封裝報價或資質(zhì)，要求膠裝等 。1.4 標書撰寫按照標前會議的分工計劃，各司其職。列出部分注意事項：1 招標書如果要求資質(zhì)蓋章，在資質(zhì)申請單上注明；注意簽章的要求，可能出現(xiàn)每頁簽字或者蓋章的要求；有沒有必須使用公章的要求，是否可以使用投標章；及時要求蓋公章，非省級都需要督促銷售爭取蓋投標章，附上使用效力說明函即可。2 仔細查看標書資質(zhì)要求，填寫資質(zhì)申請單，并提出時間要求；有疑問及早聯(lián)系招標方，并讓招標方出書面函。3）電子版資質(zhì)由部門負責(zé)人員定期更新上傳VSS標書制作過程中應(yīng)時刻注意資質(zhì)是否過期，如果過期社保、財務(wù)類的資質(zhì)統(tǒng)一找財務(wù)部門要最新的，產(chǎn)品相關(guān)向總裁辦詢問。4

11、) 依據(jù)招標要求設(shè)計方案（有時需要與銷售或者局方溝通，確定設(shè)備配置數(shù)量（確定后盡快提交給商務(wù)組），供貨期，付款要求等，提交商務(wù)組報價。外購設(shè)備提交采購部詢價，并提出時間要求。5) 技術(shù)、商務(wù)點對點應(yīng)答，是評標時的重要依據(jù)，專家基本上會依照點對點的回答打分，需要尤其重視。這部分通常會作為后續(xù)合同的附件具有法律效力，所以要特別主要措辭嚴謹。有的標書中會給出明確的要求，有的標書則沒有要求，不過有沒有要求都不能只寫“滿足 ”，必須詳細解釋，不可完全復(fù)制招標要求。對于可能不滿足的部分，要重點考慮，并與銷售、研發(fā)、商務(wù)組充分討論，在標前會上達成一致，給出合理應(yīng)答。這部分要注意對于后續(xù)事宜的預(yù)測，有些問題的

12、回答需要選擇適當?shù)恼Z言避免為后續(xù)項目實施產(chǎn)生麻煩。6) 評分標準應(yīng)答（省級標書及部分重要標書要求，這是標書中非常重要的一部分，若標書里明確提出了評分標準，那我們一定要針對評分標準來設(shè)計投標書；評分標準里提出的任何要求，我們也都要滿足。無論招標書中是否要求評分標準應(yīng)答，我方都對其進行應(yīng)答，不滿足的地方應(yīng)該與組長、銷售溝通后確定應(yīng)答用語與方式(如有必要可以找到更上級領(lǐng)導(dǎo)討論)。7) 標書排版以招標書要求順序為主，若無明確說明則以部門標書模板為主， 撰寫標書使用的模板素材應(yīng)從vss 上獲取。標書中各部分形式以招標書中表格模板為準，無特殊情況不可擅自改動。8) 標書中的案例部分一定要結(jié)合本次投標實際情

13、況有針對性地選擇案例，項目所在區(qū)域的省市案例、國家級客戶案例、其他省網(wǎng)案例應(yīng)排列在案例章節(jié)的前部，注意案例證明的其他要求，是否需要案例詳細情況列表，是否需要顯示價格(我方合同復(fù)印件只提供合同總價，不提供各部分價格)。9) 在使用投標書模板時，需要注意修改的一些地方：標書封面、頁眉，售后服務(wù)、工程實施計劃要符合招標書要求(結(jié)合商務(wù)點對點應(yīng)答，確保質(zhì)保期、試用期、交貨安裝調(diào)試、培訓(xùn)等內(nèi)容滿足要求，沒有要求的內(nèi)容不要涉及)， 技術(shù)方案需要重點考慮，模板里多余部分盡量刪去，案例部分需要針對本次項目。10) 檢查標書，包括排版布局，錯別字，語句通順，“蓋章簽字 ”前不要遺漏“此頁以下無正文 ”，全文檔查

14、找，替換其他項目的投標書字眼等。最后更新目錄。11) 完成初稿后，提交標書審核人員進行審核。12) 項目的競爭最后一個環(huán)節(jié)一般在價格競爭上，所以使得價格在投標前會不斷的修改。另一個方面售前給商務(wù)的配置又大多與標書要求不符，這在客觀上使得商務(wù)在制作報價表時間更為緊張。所以為了提高效率，減少部門對外輸出的錯誤，以后售前在投標時參照招標書對于報價的要求使用EXCELS作配置單，在配置確定后再copy到word文檔中。給商務(wù)發(fā)配置時，發(fā)送 EXCE版本。13) 在標書撰寫過程中，要考慮時間因素。要預(yù)估復(fù)印封裝的時間，常規(guī)標書需要留出小時的打印時間，并提前給復(fù)印社打電話，確認是否有人手，大概要多長時間完

15、成等情況。1.5 標書審核標書審核人員需要熟悉招標書后，對初稿進行審核。原則上， 省及重要地市標書需要到組長、部門經(jīng)理審核。部門經(jīng)理和組長可根據(jù)實際情況指定負責(zé)人審核或者交叉審核。標書的審核和修改需要反復(fù)，確保投標書符合招標書要求。1) 首先需要注意一些基本點：頁眉頁腳、頁碼是否連續(xù)、目錄是否更新、是否有空白頁、招標編號是否正確、招標人名稱是否全稱等；2) 需要審核配置，看看配置是否性價比最高，是否還有不滿足招標書要求的地方抑或是超過了標書要求，使得報價過高。3) 檢查資質(zhì)是否齊備，依據(jù)標書要求以及評分標準核對提供資質(zhì)的數(shù)目是否是我司能夠提供的最大數(shù)量，或已達滿分標準；4) 檢查資質(zhì)的時效性；

16、5) 檢查售后服務(wù)、培訓(xùn)等商務(wù)條款，確認質(zhì)保期、反應(yīng)速度等時間是否符合招標書要求，不符合的需要與確認原因，不能實現(xiàn)的也需要確認是否寫滿足要求。1.6 標書裝訂制作標書的主要負責(zé)人統(tǒng)籌安排打印、簽章、復(fù)印、封裝等工作。列出部分注意事項：1) 在打印社需打開標書與工作人員一起再檢查一遍，主要包括目錄、頁碼、空白頁等。2) 打印標書時，嚴格按照招標書中的要求進行打印，先打印正本，正本必須單面打印，超過500 頁則進行合理分冊，打印完后一定要仔細檢查每頁。檢查無誤后先簽字蓋章，需要蓋章的圖片主要包括營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、身份證、產(chǎn)品入網(wǎng)證等，若招標書有其他要求則按照招標書要求進行蓋章，

17、形成完整的一份標書后，再進行統(tǒng)一復(fù)印成副本，若招標文件沒有要求，副本采用雙面復(fù)印，復(fù)印件也要仔細檢查。3) 在打印社進行標書封皮制作時定要注意招標文件的具體要求，封皮需要提供什么信息等。4) 在公司封裝標書時，找一個大一點地方簽字蓋章，避免出現(xiàn)混亂差錯，最后不要忘了在每份標書圖片蓋章的地方需要蓋上復(fù)印無效章。5) 如果是周末來公司制作標書，則提前確定制作標書的材料是否齊全。6) 完成標書裝訂后，再次檢查所有正副本，重點是正本，看有無錯頁漏頁，簽字蓋章是否齊全等。最后按照招標書要求進行標書的封裝，比如正副本分開封裝，技術(shù)、商務(wù)分開裝訂封裝，報價單獨封裝，保證金單獨遞交等。7) 若蓋章采用的是投標

18、專用章，則需開據(jù)公章使用等效函, 若開標現(xiàn)場招標方未要求出示等效函，我方通常不主動出示該文件，是否可以用投標專用章代替公章需銷售和招標方或招標代理商進行溝通確認。8) 注意電子版標書的提交，若局方要求電子版標書，確定使用光盤還是U 盤，如無要求盡量使用光盤刻錄，并確保為最終打印版本。另電子版的提交如局方?jīng)]有明確要求word版本，則選擇PDF版本提交。9) 標書制作過程中為避免出錯應(yīng)盡量打詞組，避免打單字。10) 標書制作過程中有對招標文件要求把不準的地方一定要和銷售確認，不能自作主張。11) 如果是標書總負責(zé)，應(yīng)將重心放在控制時間節(jié)點和標書質(zhì)量上，不要承擔(dān)過多標書工作。1.7 蓋章注意事項根據(jù)

19、招標書的規(guī)定，有的時候需要逐頁蓋章，這時需在投標文件上逐頁蓋章。經(jīng)常需要蓋公章的地方還包括：單位名稱、資質(zhì)文件復(fù)印件、報價文件、售后服務(wù)、代理商授權(quán)函、標書封面、騎縫章、身份證復(fù)印件、信封封口處、改動處需簽名并加蓋公章。有時標書中會要求在“于 * 年 * 月 * 日 * 時之前不得啟封”的字樣處加蓋公章，具體按照標書要求而定?？梢栽陔娮影嫔纤阉饕幌律w章、簽章來定位需要蓋章的地方以免遺漏。1.8 標書跟蹤標書裝訂封裝完成后，要向遞交標書的人員進行詳細的解釋（如果投標人在公司，請直接參與標書的制作和封裝，便于了解標書狀況），確保交標書的人員熟悉標書封裝和遞交流程。如果是寄給銷售或其他人，標書總體負

20、責(zé)人必須進行跟蹤，確保在截標日期前到達、遞交，并且要與郵寄對象進行電話溝通以確保其知道流程和相關(guān)內(nèi)容。1.9 其他注意事項部分標書要求出具檢察院開據(jù)的無行賄犯罪證明，現(xiàn)總結(jié)開據(jù)經(jīng)驗如下：“無行賄及犯罪證明”開具時申請股份公章的流程：需要法人代表簽字，或短信申請同意。目前建議比較順利的方式：1、資質(zhì)申請負責(zé)人按流程提交申請單，部門經(jīng)理、xx 總批示完成2、組長編寫項目蓋章申請（），提交總裁辦段媛媛3、董事長助理飛信或短信向法人代表申請，同意后申請人可進行蓋章格式如下：法人代表您好：售前部門XXX中t# XX省XX市XX投標項目，需蓋股份公司公章， xxx/xxx已 同意， 請批示附件一一標書控制

21、文檔模版xxxxxx采購項目(編號xxxx3)項目基本信息投標產(chǎn)品：xxxx投標人：xxxx有限公司授權(quán)代表：xxxx競爭對手信息：總負責(zé)及參與人貝：xxx聯(lián)系方式：授權(quán)代表：xx代理商、制造商：無開標時間、地點： xxxxx開標方式唱標一講標中標條件口最低價 回綜合評分中標1商個數(shù)1個幾輪報價1輪標書需要準備及申請的資質(zhì)保證金申請及 回單已完成回申請中資信證明社保證明納稅證明口財務(wù)報表匚學(xué)歷證明資質(zhì)證明申請r技術(shù)職稱證書 廠職業(yè)資格證書“售后服務(wù)"1系統(tǒng)方案“公章制#授權(quán)函匚資質(zhì)原件所需資質(zhì)申請 時間5日技術(shù)特殊項商務(wù)特殊項1、中標供應(yīng)商必須在領(lǐng)取中標通知書之前，向米購中心提交金額

22、為中標總價5%的履約保證金(中標單位的投標保證金自動轉(zhuǎn)成履約保證金，不足部分中標單位在領(lǐng)取中標通知書之前補齊)。2、本次招標的報價包含招標代理及評審費用3000元，請各供應(yīng)商計入總報價，中標供應(yīng)商在領(lǐng)取中標通知書前交招標代理公司。廢標條件(1)符合專業(yè)條件的投標人或者對招標文件作實質(zhì)響應(yīng)的投標人不足三家的；(2)出現(xiàn)影響采購公正的違法、違規(guī)行為的；(3)因重大變故，采購任務(wù)取消的。(4)基本技術(shù)要求無法滿足(見技術(shù)需求書)。封裝要求標書分工及時間節(jié)點評分標準應(yīng)答17日標書初審時間節(jié)點21日商務(wù)點對點提交的 時間節(jié)點/報價提交的時間節(jié) 點21日技術(shù)點對點時間節(jié) 點17日標書終稿時間節(jié)點22日標書

23、框架時間節(jié)點20日標書封裝時間節(jié)點23日2 招標書制作流程2.1 信息獲取售前部門工作不僅包括投標書的制作還包括招標書的制作，招標文件制作主要是應(yīng)招標方要求協(xié)助其完成招標文件的制作，我方參與招標文件的制作，可以引導(dǎo)招標文件的技術(shù)、 商務(wù)要求，可以通過此方式限制其他廠家的投標或得分，因此每次項目中應(yīng)盡量爭取參與招標文件的制作。1) 與銷售以及局方溝通確定我方完成招標文件的哪一部分，是完整的招標文件還是僅提供技術(shù)商務(wù)部分。2) 每次招標文件制作無論局方要沒要求我方均提供評分標準供局方參考。3) 了解競爭對手情況，確定本次項目中是限制國外廠家還是國內(nèi)廠家，并針對不同的廠家確定不同技術(shù)商務(wù)要求。4)

24、確定評分標準的制作目的是直接將某些競爭對手排擠在外，限制其投標，還是需要其投標只是限制其得分。2.2 招標書制作注意事項1) 若局方提供了招標書制作要求，應(yīng)按照局方提供的模板內(nèi)容制作，若局方?jīng)]有提供相關(guān)資料，則按照部門內(nèi)的招標書模板制作，詳見VSS上招標書模板。2) 技術(shù)要求部分的制作，應(yīng)根據(jù)項目中所使用設(shè)備的情況，并參考我方的技術(shù)資料進行制作，并確定我方設(shè)備的完全滿足，有時需要在技術(shù)要求中不能太明顯體現(xiàn)是我方設(shè)備時，應(yīng)注意一些用語與設(shè)備關(guān)鍵參數(shù)的處理，譬如我方設(shè)備特有的名稱或技術(shù)名詞，特有的技術(shù)參數(shù)。3) 商務(wù)要求部分的制作，應(yīng)注意調(diào)研競爭對手的情況，譬如注冊資金、成立日期、公司規(guī)模、是否代

25、理、售后情況、公司地址、相關(guān)資質(zhì)等。并根據(jù)對方的情況進行相應(yīng)的限制。4) 評分標準部分的制作，評分標準主要以技術(shù)商務(wù)部分要求為參考，根據(jù)不同的情況進行制作。5) 為了更好地配合總裁辦工作，售前需盡量在下午5 點前完成蓋章流程的所有申請，并反饋給總裁辦，然后總裁辦會進行公章的交接等事宜。同時對于非緊急的蓋章需求，蓋章時盡量在部門內(nèi)先統(tǒng)計一下，在某一個時間段一同處理，盡量減少對總裁辦的正常工作影響。6) 招標書格式應(yīng)參考投標書模板，保持一致。2.3 招標書審核招標書在制作完成之后，由該項目負責(zé)的售前進行審核。3 方案文檔類工作流程技術(shù)方案是技術(shù)商務(wù)一部展現(xiàn)部門及公司形象的一個途徑，技術(shù)方案由銷售或技術(shù)商務(wù)一部方案負責(zé)人直接發(fā)給客戶，請參見以下方案制作流程：3.1 方案負責(zé)人的確認由技術(shù)商務(wù)一部組長指定方案負責(zé)人，負責(zé)人負責(zé)與銷售人員初步確定方案需求內(nèi)容，方案制作注意事宜，方案完成的時間節(jié)點。3.2 方案制作負責(zé)人與銷售人員溝通，了解整個項目情況，與客戶進行有效溝