供應(yīng)商索賠管理規(guī)范

1、供應(yīng)商索賠管理規(guī)范1、 目的規(guī)范采購部對供應(yīng)商實施國內(nèi)外市場售后三包零部件索賠工作，以使能達到索賠目標。2、 范圍適用于公司產(chǎn)品售后市場保修期內(nèi)因采購部提供產(chǎn)品（包括原材料、輔料、毛坯件、零部件等）出現(xiàn)質(zhì)量問題而發(fā)生的理賠，進而向供應(yīng)商進行索賠的全過程，此索賠管理規(guī)定針對國內(nèi)和國際市場兩個市場。3、定義和術(shù)語3.1索賠日歷：根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的零部件索賠協(xié)議中約定的供應(yīng)商辦理退貨的日期的匯總表。3.2鑒定標準：指供應(yīng)商依據(jù)產(chǎn)品定義、國家標準及行業(yè)標準而制定可供市場服務(wù)的真假件辨別、故障件的鑒定、索賠及維修換件的條件、保養(yǎng)方法、使用注意事項等相關(guān)技術(shù)文件。3.3售后索賠：指公司產(chǎn)品在最終用戶享有的

2、質(zhì)量擔保期的使用過程中以及在銷售檢驗過程中因供應(yīng)商提供的產(chǎn)品（包括原材料、輔料、毛坯件、零部件等）出現(xiàn)質(zhì)量問題或不能滿足理性顧客的需求而發(fā)生的理賠。3.4可索賠件：符合質(zhì)量擔保條件的屬于供應(yīng)商責任的索賠件。3.5承擔件：符合質(zhì)量擔保條件的屬于公司裝配、設(shè)計責任的索賠件。3.6拒賠件：不符合質(zhì)量擔保條件的索賠件。4、 職責序號部門職 責4.1質(zhì)保部索賠科1.負責可索賠件爭議索賠的受理，并出具索賠爭議質(zhì)量責任判定書；2.負責索賠爭議的受理、索賠鑒定、會議的組織；4.負責其他部門投訴的處理；5.負責跟蹤拒賠件的追溯；6.負責組織索賠鑒定標準的評審、批準；7.負責國內(nèi)國際承擔件內(nèi)部分攤的組織、判定；4

3、.2銷售部售后服務(wù)科1.負責保管服務(wù)站退回的索賠件并做好出入庫記錄；2.負責對索賠件進行初步鑒定分析,并對誤判索賠件追溯服務(wù)站； 3.負責將初步判定供應(yīng)商責任的索賠分類保管；4.負責供應(yīng)商日常辦理索賠退件；5.保證索賠庫房的帳卡物的一致；6.對供應(yīng)商索賠件的鑒定提供支持；7.負責參與索賠鑒定標準的評審；4.3采購部管理科1.負責保管索賠通知單采購留存聯(lián)；2.負責保管索賠退件單采購留存聯(lián)；3.負責保管索賠會談紀要、質(zhì)量爭議責任判定書；4.負責保管已經(jīng)會簽的索賠鑒定標準；4.4采購部商務(wù)索賠科1.負責供應(yīng)商售后索賠的歸口管理；2.負責無實物退貨的國際售后零件費用及索賠費用通知單信息確認與索賠； 3

4、.負責索賠通知單的核算，并傳遞給財務(wù)部門結(jié)算；4.負責索賠款的回籠跟蹤以及索賠發(fā)票傳遞至供應(yīng)商；5.負責供應(yīng)商索賠爭議的接口，并向質(zhì)保部索賠科提供有爭議索賠的申訴報告及處理申請；6. 負責索賠鑒定標準的收集；7. 負責組織供應(yīng)商按時辦理索賠業(yè)務(wù)；4.5財務(wù)部1.負責零件費用及索賠費用通知單生效后根據(jù)通知單開具票據(jù),向供應(yīng)商實施扣款結(jié)算和劃撥；2.負責每月將已實施的質(zhì)量索賠匯總，并提供給采購部；3.負責索賠款的回款，保證已經(jīng)執(zhí)行索賠的款項100%執(zhí)行； 4. 監(jiān)控索賠0目標的完成情況4.6供應(yīng)商1.負責按照索賠日歷按期辦理索賠2.有權(quán)對有異議的索賠提出申訴,并提供足夠的有效證明材料和依據(jù).3.負

5、責對售后索賠件分析，制定整改計劃，并將分析結(jié)果匯報給公司；5、管理程序(按索賠工作階段劃分)5.1制定索賠日歷：采購部商務(wù)索賠科根據(jù)財務(wù)部歸檔的零部件索賠協(xié)議對供應(yīng)商索賠日期進行匯總并形成供應(yīng)商索賠日歷（附表一）并發(fā)至銷售部、質(zhì)保部。5.2督促供應(yīng)商辦理退貨：采購部商務(wù)索賠科根據(jù)銷售部與供應(yīng)商已經(jīng)確認的供應(yīng)商故障件確認單（表二）并在該單中的采購欄進行簽字，保存采購部一聯(lián)，對于非100%索賠或其它特殊情況退貨的，應(yīng)在供應(yīng)商故障件確認單（表二）備注欄予以說明，否則不能簽字確認。 5.3爭議索賠件鑒定：采購部商務(wù)索賠科根據(jù)銷售部或供應(yīng)商提出對索賠件退件存在爭議的情形，對確實需要鑒定分析的以售后索賠爭

6、議件待檢測申請單（表八）的形式提交質(zhì)保部索賠科組織鑒定并出具索賠件鑒定清單（表三），該表單應(yīng)有公司質(zhì)保部代表、供應(yīng)商代表簽字才能有效。5.4索賠責任分攤會議：依據(jù)索賠件鑒定清單的結(jié)果，公司質(zhì)保部對故障原因進行分析后，將組織相關(guān)部門與供應(yīng)商進行索賠責任分攤的會議，后出具相應(yīng)的索賠爭議質(zhì)量責任判定書，該判定書作為公司內(nèi)部文件傳遞至相關(guān)部門，采購部負責將該判決書以傳真的形式告知供應(yīng)商，三天內(nèi)回復(fù)意見，如對判決有異議，可提出二次判決申請，但要有充分合理的理由，公司質(zhì)保部將進行重新調(diào)查、鑒定分析，并出具二次索賠爭議質(zhì)量責任判定書，該判定將作為最終結(jié)果。 5.5索賠通知單核算：5.5.1索賠核算原則及費用

7、標準見采購合同零部件索賠協(xié)議；5.5.2供應(yīng)商無爭議：銷售部可直接按與供應(yīng)商確認的供應(yīng)商故障件確認單開具相應(yīng)的索賠通知單（表五），并可進入正常索賠核算程序；5.5.3供應(yīng)商有爭議并已形成紀要：按銷售部開具的索賠通知單（表五）并參考所簽訂的會談紀要進行核算；5.5.4供應(yīng)商有爭議無法形成紀要：質(zhì)保部可以依據(jù)檢測鑒定分析結(jié)果或調(diào)查報告出具索賠爭議質(zhì)量責任判定書，該判定書為預(yù)判書，如果供應(yīng)商對判定有異議，則由供應(yīng)商提供詳細的申訴報告，說明拒賠理由以及處理意見，采購部商務(wù)索賠科負責在索賠爭議質(zhì)量判定書下發(fā)后7個工作日內(nèi)將供應(yīng)商的申訴上報給質(zhì)保部，由質(zhì)保部售后質(zhì)量做出最終判決，并出具二次判決書，本次判決

8、結(jié)果如果仍不能與供應(yīng)商達成，可按零部件索賠協(xié)議的相關(guān)要求執(zhí)行強制索賠扣款。5.6索賠通知單審批：核算完成的索賠通知單應(yīng)報領(lǐng)導(dǎo)審批。下述索賠金額均指一張索賠通知單所有合計金額（人民幣,含稅）；5.6.1索賠金額小于一萬元，由采購部商務(wù)索賠科科長批準；5.6.2索賠金額大于等于一萬元小于伍萬元，由采購部部長批準；5.6.3索賠金額大于等于伍萬元，由公司副總經(jīng)理負責批準； 5.7索賠通知單的執(zhí)行：采購部商務(wù)索賠科將已經(jīng)審批的索賠通知單傳遞至公司財務(wù)部，財務(wù)部審核并開具票據(jù)后執(zhí)行扣款。5.8供應(yīng)商索賠件分析與改進：質(zhì)保部負責收集供應(yīng)商索賠件分析與改進報告（表六），用以售后改進工作參考和對售后誤判率的監(jiān)

9、督與控制，原則上供應(yīng)商應(yīng)在退件的25個自然日內(nèi)提交； 5.9索賠資料歸檔：索賠工作結(jié)束后將相應(yīng)資料送交采購部綜合管理部進行歸檔，包括財務(wù)報表、整改報告、供應(yīng)商故障件確認單、零件費用及索賠費用通知單等。5.10索賠數(shù)據(jù)分析與匯報：采購部商務(wù)索賠科每月統(tǒng)計索賠的完成情況，并形成售后索賠費用預(yù)算分析（表七）報采購部財務(wù)管理部。5.11國際索賠：由于一般情況國際索賠件不返回國內(nèi)，故在零件費用及索賠費用通知單核算前按以下流程辦理， 采購部商務(wù)索賠科根據(jù)國際公司提供的零件費用及索賠費用通知單及國際索賠卡等相應(yīng)資料與供應(yīng)商確認索賠事宜,并要求供應(yīng)商在零件費用及索賠費用通知單上簽字確認，如果供應(yīng)商要求返回索賠

10、件，則應(yīng)視情況給予辦理，相關(guān)運費由申請方承擔，相關(guān)索賠費用，由故障質(zhì)量責任方承擔；5.11.1索賠爭議處理參照5.5.3執(zhí)行5.11.2索賠通知單核算及后續(xù)工作流程按國內(nèi)正常索賠流程(5.5-5.10)執(zhí)行。6、引用相關(guān)文件索賠控制及費用分解管理辦法售后索賠質(zhì)量爭議判定操作管理辦法零部件索賠協(xié)議7、記錄：附表 *公司編號：供應(yīng)商索賠管理細則規(guī)范版本號：頁次：第 頁 共 頁實施日期：*年*月*日7.1供應(yīng)商索賠日歷：表一月份供應(yīng)商索賠日歷1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 備注：1、具體制作每月日歷時，可按具體月份進行日期與星期的對應(yīng)；2、空格內(nèi)填寫供應(yīng)商代碼和辦

11、理索賠的日期區(qū)間編號：星期日星期一星期二星期三星期四星期五星期六”7.2供應(yīng)商故障件確認單：表二* 公 司供 應(yīng) 商 故 障 件 確 認 單 倉庫編號：供貨單位（代碼）： 退貨單號：序號零件號零件名稱單位退貨數(shù)量備注售后服務(wù)部：日期： 年 月 日采購部：日期： 年 月 日供應(yīng)商：日期： 年 月 日保管期限：3年 保管人：銷售部售后服務(wù)、采購部管理部*公司編號：供應(yīng)商索賠管理規(guī)范版本號：頁次：第 頁 共 頁實施日期：*年*月*日7.3索賠件鑒定清單：表三 索賠件鑒定清單 編號： 索賠件名稱：索賠件編號： 索賠件數(shù)量：序號故障模式故障鑒定狀態(tài)責任單位代碼數(shù)量服務(wù)站代碼/索賠件編碼備注鑒定人員：采購

12、部 鑒定日期：批準：保管期限：3年保管人：各相關(guān)部門7.4索賠會談紀要：表四 *公司索賠會談紀要 編號： 出席單位代表：*公司：供應(yīng)商名稱及出席代表：時間：地點：主題：內(nèi)容： *公司：供應(yīng)商名稱及出席代表：7.5索賠通知單：表五 備注：0.4<x<=0.8 開具票據(jù)需分承包方提供以下資料： a.稅務(wù)登記證副本復(fù)印件 b.分承包方名稱、開戶行、賬號、地址及電話 國內(nèi)零件費用及索賠通知單編號原則為“年+月+順序號”如2008-01-001；國際零件費用及索賠通知單編號原則為“gj年+月+順序號”如gj2008-01-001 本通知一式四聯(lián)，第一聯(lián)：財務(wù)部；第二聯(lián)：售后服務(wù)部；第三聯(lián)：采

13、購部；第四聯(lián)：供應(yīng)商7.6供應(yīng)商索賠件分析與改進報告：表六供應(yīng)商索賠件分析與改進報告基本信息零件名稱：零件號：供應(yīng)商名稱：代碼：總退件數(shù)量：檢測數(shù)量：檢測地點：天氣情況：退件日期：檢測日期：檢測分析設(shè)備：檢測結(jié)果匯總不合格數(shù)量：合格數(shù)量：未再現(xiàn)的主要故障模態(tài)：序號鑒定問題描述數(shù)量責任方備注12345678屬供應(yīng)商責任問題的整改序號問題描述原因分析整改措施完成時間備注123456非供應(yīng)商問題的分析序號問題描述可能原因分析改進建議備注12347.7售后索賠費用預(yù)算分析：表七預(yù)算執(zhí)行分析 2007年 月 單位：元項目累計1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月預(yù)算索賠損失 ￥0.00￥

14、0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00實際索賠損失￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00差異￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00國內(nèi)索賠金額預(yù)算分析1）銷售部索賠金額￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.002）采購部國內(nèi)應(yīng)索賠金額￥0.00￥0

15、.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.003）采購部國內(nèi)實際索賠金額￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.004）采購部國內(nèi)實際盈余金額￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.001）采購部國際應(yīng)索賠金額￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.002）采購部國際實際索賠金額￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.003）采購部國際實際盈余金額￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.0