費用報銷管理規(guī)定(年版)

1、費用報銷管理規(guī)定（ 2018年版）第一章總則第一條 為加強成本費用的管理，規(guī)范公司費用報銷，保證費用發(fā)生的真實性、合法性、準確性和完整性，有效防范各種經(jīng)濟風險，杜絕舞弊行為，根據(jù)國家法律法規(guī)及公司管理制度，特制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定所指的費用是指公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中所發(fā)生的經(jīng)濟利益的流出以及各種耗費。第二章基本規(guī)定第三條 所有費用報銷均應遵循公司資金管理及經(jīng)濟合同管理的基本規(guī)定，嚴格按照規(guī)定的審批權限、審批流程執(zhí)行。嚴格控制大額現(xiàn)金支付，對單項單筆超過30,000元的支出（培訓、采購等），原則上只能通過公對公轉賬結算，特殊情況須書面說明原因并經(jīng)總經(jīng)理和財務負責人簽字同意后，才能支付現(xiàn)金。第四條

2、 對費用報銷的原始憑證要求。 費用報銷時必須填制或取得原始憑證， 原始憑證是指證明經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的真實性和合法性的各種發(fā)票、合同、入庫單、領料單、審批單、裝載單、相關報告、統(tǒng)計報表以及其他有關文件資料等。（一）發(fā)票：必須是符合國家財務制度規(guī)定的發(fā)票、財政監(jiān)制或者稅務監(jiān)制的收款收據(jù)，發(fā)票必須加蓋發(fā)票專用章，收據(jù)加蓋財務專用章，紅章的字跡須清晰完整。不符合規(guī)定的發(fā)票或者不能取得發(fā)票不得報銷?，F(xiàn)行在用的發(fā)票主要包括：1. 增值稅專用發(fā)票（三聯(lián)版、六聯(lián)版）；2. 增值稅普通發(fā)票（二聯(lián)版和五聯(lián)版、 電子發(fā)票、卷票，發(fā)票代碼調(diào)整為 12位）；3. 通用機打發(fā)票（千元版、萬元版）；4. 通用定額發(fā)票；5. 出

3、租車發(fā)票；6. 景點等門票（加蓋全國統(tǒng)一的發(fā)票監(jiān)制章和發(fā)票專用章的門票才屬于發(fā)票） ；7. 火車票；8. 火車票退票費報銷憑證（鐵路部門自制的）；9. 航空運輸電子客票行程單（民航總局官網(wǎng)查詢真?zhèn)?，機票退票費正常發(fā)票開具）；10. 機動車或二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票；11. 從境外單位或個人購進服務、無形資產(chǎn)或者不動產(chǎn)需要代扣代繳增值稅情形取得的完稅憑證。根據(jù)最新發(fā)票相關規(guī)定，增值稅發(fā)票必須滿足如下要求：1. 購買方名稱和納稅人識別號，必須完整準確，不能有錯漏，也不能多字；2. 票面的“貨物或應稅勞務、服務名稱”欄次內(nèi)，必須包括正確的商品和服務稅收分類編碼簡稱，沒有寫簡稱或簡稱邏輯關系不對屬于不符合規(guī)

4、定的發(fā)票，不得報銷；3. 發(fā)票內(nèi)容應按照實際購買的商品或服務開具，公司不接受以“辦公用品”、“生活用品”、“食品”、“日用品”、“禮品”等籠統(tǒng)名稱開具的發(fā)票，如果商品種類較多，可以接受匯總開具的增值稅發(fā)票，并附從防偽稅控系統(tǒng)中開具的明細清單。（二）費用報銷的原始憑證不能僅有一張發(fā)票，還必須包括業(yè)務實質性要件，與報銷單之間應具有較強的邏輯性和關連性，能有力支撐費用發(fā)生的真實性。包括但不限于下面這些情況：1、實物資產(chǎn)如：購買原材料、機器設備、辦公用品、低值易耗品、禮品等，應有入庫單、入庫單簽章、審批手續(xù)齊全，大額采購應有采購合同，發(fā)票日期和發(fā)票金額須與采購合同對應等。2、租金發(fā)票須有房屋租賃合同、

5、發(fā)票日期金額應與租賃合同吻合。3、業(yè)務招待費業(yè)務招待費報銷，應有經(jīng)辦人、部門經(jīng)理甚至公司總經(jīng)理審核簽批，大額發(fā)票須有消費清單。（大額發(fā)票是稅務稽查重大，如果沒有清單，可能會認為虛假消費。）4、差旅費差旅費報銷單內(nèi)容應填寫齊全，所附的車票應為去出差地的車票、餐飲、住宿、交通費發(fā)票應為出差地的發(fā)票、人員和人員名單須與派出的人數(shù)相吻合。5、會議費會議費報銷，應有會議通知、會議議題、參會人員名單、簽到表等資料，不能有與會議無關費用（如旅游費）列支。6、運費及快遞費應有運單和快遞單，起運地和運達地必須與運單和快遞單相吻合。7、油費加油費報銷，報銷的加油費須為本公司車輛，加油費總額不能超過了車輛理論行車的

6、最大油耗量。（三）報銷單的填寫，必須具備以下內(nèi)容：填制日期、經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容和金額、附件張數(shù)、經(jīng)辦人簽名，經(jīng)過部門負責人、財務負責人和總經(jīng)理審批簽字。報銷單據(jù)一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫；所有簽名必須中文、全名親筆簽名，如有特殊情況需代簽的，必須在代簽人姓名后面加 “代”；報銷單不得涂改， 如有錯誤，需要重新填寫。凡填有大小寫金額的原始憑證，大小寫金額必須相符， 不允許涂改、 刮擦、挖補；小寫金額與人民幣符號間不得有空格；大寫金額無數(shù)字部分用零或? 補齊。（四）不符合上述要求的單據(jù)處理對不真實、不合法的原始憑證，財務部有權不予受理，并向單位負責人報告，請求查明原因，追究有關當事人的責任；對記載不準確

7、、不完整的原始憑證財務部有權予以退回，并要求經(jīng)辦人員按照國家及公司有關財務制度的規(guī)定進行更正、補充；原始憑證記載的內(nèi)容或金額有錯誤的，應當由開具單位重新開具。（五）原始憑證粘貼規(guī)范1、票據(jù)先分類，再按時間排序，有層次地粘貼到粘貼單上；小張的票據(jù)需要均勻的粘貼，不能厚薄不均，確保單據(jù)平整；各票據(jù)不得突出于報銷單和粘貼單之外；2、要用膠水粘貼附件，嚴禁用訂書機裝訂、固體膠粘貼；3、票據(jù)上的金額、日期等重要信息不得被膠水粘貼住，要保證票據(jù)信息可見可查。（六）費用報銷原則上必須在3個月內(nèi)報銷，超過 6個月的費用不予報銷。第三章基本流程第五條費用報銷基本流程經(jīng)辦人填制部門業(yè)務審核財務單據(jù)審核財務負責人審

8、批總經(jīng)理批準第六條 常見費用報銷的標準和程序（一）差旅費1、基本要求：（ 1）各部門員工因公出差時，必須以節(jié)約差旅費用為基本原則，嚴格執(zhí)行公司的差旅管理制度，并按照公司的規(guī)定選擇相應的出行方式、入住相應酒店或賓館。（ 2）各部門員工的出差安排由主管領導根據(jù)業(yè)務需要在費用額度內(nèi)自行控制。（ 3）報銷時需要提供合理出差事由和有效費用票據(jù)， 即相關票據(jù)必須構成完整的往返程，出差超過一天的需提供有效住宿發(fā)票， 填寫日期要與粘貼票據(jù)的日期相一致，粘貼的票據(jù)的順序要與填寫的順序相一致。2. 交通工具的選擇（ 1）經(jīng)理級及以下員工出差時， 如果乘坐火車 6小時內(nèi)能到達的， 須乘坐火車（高鐵二等座 / 普通火

9、車硬臥、硬座）。當該行程的優(yōu)惠機票價款低于火車票價時，經(jīng)公司領導批準，可選擇乘坐飛機（經(jīng)濟艙）。陪同公司領導一起出差的員工，經(jīng)公司領導批準，可以乘坐飛機；外地出發(fā)至另一目的地的，也按此執(zhí)行。（ 2）符合條件乘坐飛機出差的，需要按照規(guī)定統(tǒng)一購買經(jīng)濟艙機票，選擇最經(jīng)濟的航班出行，并盡可能提前預定往返程機票，以便獲得更好的機票價格優(yōu)惠。報銷時需要提供登機牌作為乘機依據(jù)。（ 3）乘坐大巴車的，需要提供出發(fā)地到目的地的機打發(fā)票。（ 4）員工出差往返機場的機場巴士交通費實行實報實銷。3. 食宿管理（ 1）員工出差應秉承節(jié)儉的原則，在規(guī)定的住宿標準內(nèi)選擇入住的酒店，住宿費超過標準部分，由員工個人自行承擔；員

10、工出差時的實際住宿費低于住宿標準部分，可享受 30%的節(jié)約補貼。陪同領導出差的，如因工作需要須與領導入住同一酒店的，住宿標準可參照出差領導標準執(zhí)行。（ 2）國內(nèi)食宿及市內(nèi)交通報銷標準人員級別住宿費（元 / 人·天）餐費補貼市內(nèi)交通費（元/天）（元/天）北京 / 上海 /廣州其他地區(qū)董事長及總經(jīng)理全部實報實銷總監(jiān)級600400無全部實報實銷經(jīng)理級及以下400300無據(jù)實報銷（上限50 元/ 天)4. 其他事項（ 1）其他伴隨出差的正當費用，憑正規(guī)發(fā)票報銷。（ 2）住宿費用由出差人員在離開酒店時以現(xiàn)金或刷卡的方式結算。（二）交際應酬費1. 基本要求（1）堅持厲行節(jié)約的原則，嚴格控制交際應

11、酬活動的數(shù)量和規(guī)模，力求簡樸，反對鋪張浪費，嚴禁高消費娛樂活動。（2）接待費（餐費、酒水費等），需事前審批。經(jīng)辦人須提前提交接待計劃申請（至少注明時間、地點、人員、人數(shù)），并經(jīng)主管領導審批同意后辦理。2. 費用標準（1）必須在年度費用計劃內(nèi)申請費用。（2）客戶來訪接待標準客戶級別陪同接待人員招待費標準（上限）關鍵客戶總經(jīng)理人均 200元重要客戶總監(jiān)級及以上人均 150元一般客戶經(jīng)理級及以上人均 100元（三）零星采購零星采購或送外維修實行事前申報制度， 由申請單位填制請購單或送外維修申請，由所屬部門領導、財務負責人審核并經(jīng)總經(jīng)理審批后辦理。取得發(fā)票后，按有關審批流程報銷費用，發(fā)票后需附經(jīng)審批的請購單、 報告、送外維修申請單、 驗收人簽名等。（四）市內(nèi)交通費1、出租車費用：經(jīng)理以上職級可根據(jù)實際情況需要自行選擇；部門經(jīng)理以下職級人員在時間緊迫或需要拜訪重要客戶或處理重要事務時， 可在總監(jiān)級以上領導的批準下選擇乘坐出租車。在報銷時，須在車票背面注明起止地點及辦理事項。2、地鐵公交車費用：地鐵和公交車費用憑發(fā)票報銷。