采購(gòu)決策規(guī)劃解析

1、采購(gòu)決策規(guī)劃分析1. 對(duì)采購(gòu)功能之體認(rèn)2. 優(yōu)秀采購(gòu)人員應(yīng)具備之條件3. 采購(gòu)部門之組織與地位4. 采購(gòu)制度與授權(quán)5. 采購(gòu)作業(yè)之流程與窗體6. 采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算之編訂采購(gòu)制度之規(guī)劃1.對(duì)采購(gòu)功能之體認(rèn)買、賣是企業(yè)的主要活動(dòng)，但企業(yè)界與學(xué)術(shù)界以往重賣輕買的現(xiàn)象卻相當(dāng)普遍，偏頗的心態(tài)十分嚴(yán)重。而采購(gòu)的角色，始終隱藏在生產(chǎn)管理或物料管理的范疇中，無法特立凸顯其重要性。采購(gòu)是企業(yè)活動(dòng)中最重要的功能之一，尤其是一般企業(yè)購(gòu)料支出約占制造成本55%以上；因此采購(gòu)管理是否良好，對(duì)企業(yè)的存續(xù)與發(fā)展有舉足輕重的直接影響。采購(gòu)之范圍，不但包括有形的物體，例如原、副料、機(jī)具設(shè)備、事務(wù)用品等；也包括無形的勞務(wù)，例如技術(shù)

2、、服務(wù)等。在現(xiàn)今競(jìng)爭(zhēng)激烈的全球化環(huán)境下，企業(yè)可借著降低成本而達(dá)到立穩(wěn)利基、增加顧客價(jià)值的目的。已經(jīng)有越來越多的企業(yè)重視采購(gòu)和資源管理，良好的采購(gòu)和資源管理可降低成本，并提升質(zhì)量與技術(shù)。2.優(yōu)秀采購(gòu)人員應(yīng)具備之條件要完成采購(gòu)重任，采購(gòu)人員必須具備種種特質(zhì)要件。采購(gòu)人員必須具備之特質(zhì)要件如下：（1） 為人正直、誠(chéng)正清廉。（2） 值得信賴。（3） 態(tài)度積極。（4） 勤勉成性。（5） 富協(xié)調(diào)性，樂于和他人溝通。（6） 應(yīng)變能力強(qiáng)，富彈性。（7） 學(xué)習(xí)能力高。（8） 處事周密。此外，經(jīng)驗(yàn)的累積亦是重要的因素之一。3.采購(gòu)部門之組織與地位一般經(jīng)營(yíng)體系包括營(yíng)銷、生產(chǎn)、會(huì)計(jì)、人事、物料、采購(gòu)等功能。各功能相互

3、連結(jié)而形成經(jīng)營(yíng)體系，而采購(gòu)體系是整體體系中之不可或缺之一部分。所謂的管理體系，乃指為了遂行體系而進(jìn)行實(shí)際的管理工作，其概要如下：（1） 為追求有效的管理，必須透過組織來進(jìn)行管理的工作，于是在創(chuàng)業(yè)時(shí)就是要規(guī)劃企業(yè)的組織。之后則視必要加以改善、變更。（2） 管理工作事先要有計(jì)劃。計(jì)劃包括長(zhǎng)程、短程計(jì)劃及預(yù)算等等。各部門的計(jì)劃包括從銷售、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、人事及物料采購(gòu)計(jì)劃等。（3） 有了計(jì)劃后，為了要達(dá)成計(jì)劃，必須對(duì)各種作業(yè)的執(zhí)行加以控制，確保計(jì)劃能依循而為。這種組織的設(shè)立、計(jì)劃、執(zhí)行、考核構(gòu)成了管理循環(huán)。而采購(gòu)方針與采購(gòu)計(jì)劃的擬定，是依據(jù)前面所闡述的觀念，茲將采購(gòu)管理的體系說明如下：采購(gòu)方針的設(shè)定方式

4、采購(gòu)人員對(duì)外部而言，乃代表公司進(jìn)行采購(gòu)工作；而對(duì)公司內(nèi)部而言，富有與有關(guān)部門密切配合以順利獲得所需物料之重責(zé)。采購(gòu)方針應(yīng)列入公司整體性方針中，其重要性可見一斑。采購(gòu)方針可分為一般性基本方針與個(gè)別性執(zhí)行方針，一般性基本方針是針對(duì)采購(gòu)計(jì)劃與采購(gòu)活動(dòng)而設(shè)定，通常涵蓋下列范圍：（1） 公司原料之自制與外購(gòu)。（2） 物料的采購(gòu)與庫(kù)存。（3） 長(zhǎng)期契約與短期契約的簽訂。（4） 供貨商的選擇與評(píng)估。（5） 上下游相互采購(gòu)情形。（6） 總公司采購(gòu)與分公司采購(gòu)。（7） 采購(gòu)部門與其相關(guān)部門。（8） 采購(gòu)作業(yè)與個(gè)人之關(guān)系。（9） 采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)處理。（10） 采購(gòu)倫理的問題。采購(gòu)計(jì)劃之內(nèi)容所謂采購(gòu)計(jì)劃就是對(duì)種種采

5、購(gòu)活動(dòng)于事先就決定其處理的方法，并依循此方法，完成整個(gè)采購(gòu)任務(wù)。因此采購(gòu)計(jì)劃的內(nèi)容，包括下列各項(xiàng)計(jì)劃：（1） 采購(gòu)品的市場(chǎng)調(diào)查。如采購(gòu)品的市場(chǎng)變動(dòng)，情信息報(bào)收集，景氣變動(dòng)的預(yù)測(cè)等。（2） 協(xié)力廠商的調(diào)查與選擇。調(diào)查并選擇優(yōu)良的供貨商或協(xié)力商以確保物料的供應(yīng)。（3） 采購(gòu)品的質(zhì)量計(jì)劃，進(jìn)廠計(jì)劃（交期計(jì)劃），供貨商計(jì)劃等等。（4） 采購(gòu)的技術(shù)開發(fā)，如采購(gòu)工程，工業(yè)工程，價(jià)值分析，系統(tǒng)工程等。幾乎所有的制造業(yè)公司，都有采購(gòu)部門。但是在那些企業(yè)里，采購(gòu)的功能性并不被重視。以下簡(jiǎn)述數(shù)項(xiàng)企業(yè)重視采購(gòu)功能程度之影響因素。1. 歷史性：公司歷史或許對(duì)于采購(gòu)功能在公司的位置有最重要的影響力。在較早成立的公司，公

6、司往往都對(duì)采購(gòu)建立一套制式的程序。例如集中采購(gòu)或分散采購(gòu)。集中采購(gòu)是指整個(gè)公司企業(yè)（包含母子公司、海外單位等），在采購(gòu)時(shí)，是統(tǒng)合起來采購(gòu)。集中采購(gòu)和分散采購(gòu)業(yè)界非常盛行。在一家沒有分公司的企業(yè)，就無集中采購(gòu)與分散采購(gòu)的名辭。當(dāng)一家公司有許多單位分散各地時(shí)，集中采購(gòu)與分散采購(gòu)之運(yùn)用極為重要。大宗且共同的物料，由總公司集中采購(gòu)，由于數(shù)量大，又有專職人員負(fù)責(zé)，可使采購(gòu)技術(shù)與情報(bào)較先進(jìn)與靈通。且因采購(gòu)數(shù)量大，可爭(zhēng)取較大價(jià)格折扣，并與供貨商建立較良好關(guān)系。然而在零星、緊急、特殊、供應(yīng)生產(chǎn)設(shè)備使用的小額采購(gòu)時(shí)，重點(diǎn)在短期靈活調(diào)度，則以分散采購(gòu)較為適當(dāng)。集中采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)乃藉由大量購(gòu)買，獲得價(jià)格上優(yōu)勢(shì)。可是卻有

7、一缺點(diǎn)，就是當(dāng)大量購(gòu)買時(shí)，事實(shí)上也就代表了訂單處理流程較缺乏彈性，無法及時(shí)訂購(gòu)。這會(huì)降低當(dāng)有生產(chǎn)需求時(shí)的響應(yīng)速度。然而由于科技的進(jìn)步，除了使企業(yè)可先行評(píng)估出正常的需求外，也有機(jī)制使得有特殊需求時(shí)，可直接和供貨商接觸。如此，不但有大量購(gòu)買所帶來的價(jià)格優(yōu)勢(shì)，也能達(dá)到及時(shí)反應(yīng)的優(yōu)點(diǎn)。2. 采購(gòu)權(quán)之統(tǒng)一化：采購(gòu)權(quán)之統(tǒng)一化在企業(yè)管理上相當(dāng)重要。如果采購(gòu)權(quán)不統(tǒng)一，企業(yè)內(nèi)任何單位都可向外申購(gòu)，將造成企業(yè)之混亂。一般而言，企業(yè)內(nèi)各部門所需之物品應(yīng)向采購(gòu)部門請(qǐng)購(gòu)，再由采購(gòu)部門向外采購(gòu)。若采購(gòu)人員對(duì)某種物品不清楚時(shí)，應(yīng)努力學(xué)習(xí)，認(rèn)清物品以利采購(gòu)的進(jìn)行。無論如何，采購(gòu)不得由未經(jīng)授權(quán)核準(zhǔn)人員進(jìn)行。若沒有一個(gè)專業(yè)且唯一

8、的采購(gòu)團(tuán)體，想發(fā)展和整合一企業(yè)的采購(gòu)策略是很難的?，F(xiàn)今，有幾項(xiàng)發(fā)展趨勢(shì)在美國(guó)大型企業(yè)產(chǎn)生。采購(gòu)已變的較少戰(zhàn)術(shù)功能，而偏向戰(zhàn)略/策略功能、企業(yè)把生產(chǎn)與采購(gòu)策略加入競(jìng)爭(zhēng)策略計(jì)劃中。上述所說趨勢(shì)都需要一強(qiáng)有力的集權(quán)式采購(gòu)團(tuán)體作后盾，由他們來發(fā)展采購(gòu)策略。沒有這樣的團(tuán)體，企業(yè)采購(gòu)策略將無法和整個(gè)公司組織整合。但針對(duì)分權(quán)式采購(gòu)而言，采購(gòu)人員必須對(duì)當(dāng)?shù)氐臓I(yíng)運(yùn)需求有較多的了解，包括對(duì)產(chǎn)品、流程、企業(yè)等有較深入的認(rèn)識(shí)。這些了解，可使買者和供貨商之間發(fā)展出較良好的關(guān)系。3. 產(chǎn)品開發(fā)支持：對(duì)于新產(chǎn)品和創(chuàng)新的需求，如果強(qiáng)于競(jìng)爭(zhēng)者的話，可增進(jìn)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。因?yàn)榇蟛糠值漠a(chǎn)品創(chuàng)新發(fā)生于作業(yè)單位水平，而分權(quán)式采購(gòu)結(jié)構(gòu)較

9、容易支持新產(chǎn)品的發(fā)展。因?yàn)樾庐a(chǎn)品會(huì)產(chǎn)生額外原物料需求，分權(quán)式采購(gòu)結(jié)構(gòu)之采購(gòu)人員與供貨商擁有良好默契，將更加容易取得。4. 擁有權(quán)： 有些組織偏好分權(quán)式，是因著眼于其無形的理由：擁有權(quán)。因?yàn)樗麄冇X得，分權(quán)下，人員較能夠了解和支持部門目標(biāo)。如果是在集權(quán)下，人員較不能了解部門需求。近幾年，一些公司偏向分權(quán)的模式。這些公司為了降低成本，降低其公司組織人員編制，包含集權(quán)式采購(gòu)團(tuán)體。此外，最近潮流開始趨向采購(gòu)決策的核準(zhǔn)由較低的管理等級(jí)決定。這樣的情況，降低了公司對(duì)集權(quán)式采購(gòu)團(tuán)體的需求。5. 供應(yīng)鏈管理： 供應(yīng)鏈管理是一個(gè)組織性的觀念，主要藉由使用完全系統(tǒng)觀點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)在整合和管理物料的來源、流向及控制。有些公

10、司其物料管理是直接報(bào)告委員會(huì)，可見物料管理在整合性供應(yīng)煉上的重要性。物料控制主要目的在能符合生產(chǎn)排程情況下，盡可能使原物料和在制品的存量最低，因此可使公司降低存貨持有成本?？墒侨缈紤]運(yùn)輸部門，其和上述觀念就有相沖突之處。因?yàn)?，如要降低存貨成本，?shì)必采取少量多次的訂購(gòu)方式。而所增加的運(yùn)送次數(shù)，和因小量而造成的運(yùn)送工具未能使其產(chǎn)能最大，所造成的成本增加，將會(huì)使運(yùn)輸部門和生產(chǎn)/倉(cāng)儲(chǔ)部門產(chǎn)生績(jī)效上的沖突。如何加以考慮，并決定出一合理的評(píng)量績(jī)效模型，將是管理當(dāng)局挑戰(zhàn)的議題。為什么公司會(huì)支持物料管理觀念呢？有幾項(xiàng)優(yōu)點(diǎn)是顯而易見的：（1） 可以增加對(duì)原料成本的控制力。（2） 可使員工對(duì)全面性的系統(tǒng)有更深的了

11、解，而非局限于狹窄的功能上的觀念。（3） 可使得不同部門間更能溝通、協(xié)調(diào)。我們可以藉由列出物料執(zhí)行的作業(yè)，了解組織內(nèi)的物料管理。就大多數(shù)的組織而言，都把采購(gòu)視為在物料結(jié)構(gòu)中最主要的功能。有70%的采購(gòu)是對(duì)物料管理者負(fù)責(zé)的。其它的30%則是對(duì)另一經(jīng)理人員負(fù)責(zé)。4.采購(gòu)制度與授權(quán)采購(gòu)必須考慮下列需求：（1） 正確的價(jià)格購(gòu)買物品。（2） 正確的來源。（3） 符合特定的要求。（4） 正確的數(shù)量。（5） 正確的時(shí)間運(yùn)送、送達(dá)。（6） 運(yùn)送給正確的顧客。大多數(shù)的企業(yè)都有運(yùn)輸部門或功能，因?yàn)槠渲匾允请S著采購(gòu)數(shù)量的增多而增加的。對(duì)某些企業(yè)而言，運(yùn)輸是采購(gòu)有關(guān)最大的成本，尤其是在一些高度分散的公司。就如同把產(chǎn)

12、品運(yùn)送至顧客所需耗費(fèi)的成本一樣，原物料的運(yùn)輸成本控制，影響一家公司營(yíng)運(yùn)甚巨。最近15年來，質(zhì)量控制的重要性已越來越為人所重視。大多數(shù)的公司都已曉得，如想解決質(zhì)量問題，應(yīng)把重心放在供貨商的供貨質(zhì)量和事先預(yù)防上，而不是在事后的偵測(cè)?；谶@個(gè)理由，公司重點(diǎn)已由檢驗(yàn)供貨商所運(yùn)送來源物料的質(zhì)量，轉(zhuǎn)換成從物料來源就應(yīng)加以注意。這個(gè)觀念強(qiáng)調(diào)供貨商在質(zhì)量程序上扮演相當(dāng)重要的角色。5.采購(gòu)作業(yè)之流程與窗體采購(gòu)程序：在采購(gòu)程序中，開出訂購(gòu)單不過是采購(gòu)程序的一部份而已。而采購(gòu)計(jì)劃、物料來源、情報(bào)搜集、適當(dāng)采購(gòu)時(shí)間以及其它重要影響因素都需事先加以決定。在一生產(chǎn)工廠里，采購(gòu)程序包括下列主要步驟：（1） 采專責(zé)的人員開出

13、請(qǐng)購(gòu)單(Purchase Requisition)，交予采購(gòu)部門。（2） 決定購(gòu)買哪些物料及購(gòu)買多少數(shù)量。（3） 研究市場(chǎng)趨勢(shì)，并決定出最有利的購(gòu)買時(shí)機(jī)。（4） 決定物料供應(yīng)來源以進(jìn)行采購(gòu)事項(xiàng)。（5） 以詢價(jià)、報(bào)價(jià)、比價(jià)等程序決定有利價(jià)格，并選取適當(dāng)供貨商。（6） 與供貨商訂立采購(gòu)合約并開具訂購(gòu)單。（7） 監(jiān)督供貨商準(zhǔn)時(shí)交貨。（8） 核對(duì)并完成采購(gòu)交易行為，根據(jù)驗(yàn)收單(Receiving Report)或質(zhì)量數(shù)量的檢驗(yàn)報(bào)告，核對(duì)供貨商狀況，并對(duì)供貨商的不良品加以處理。一個(gè)采購(gòu)程序是起源于先辨識(shí)出所需求的原料，使用者很清楚的知道在生產(chǎn)過程中所需求的原料，如此才能確保所購(gòu)買的原物料符合需求。采購(gòu)功

14、能：在現(xiàn)今，管理人員重視采購(gòu)管理，為達(dá)到成本降低、產(chǎn)品運(yùn)送、質(zhì)量增進(jìn)、接觸新的技術(shù)、科技、生產(chǎn)循環(huán)時(shí)間的減少。由之前的數(shù)據(jù)顯示，企業(yè)有一半的支出是發(fā)生于采購(gòu)上，由此可看出采購(gòu)的重要性。要有成功的采購(gòu)管理，需要許多不同的作業(yè)配合。采購(gòu)功能有以下數(shù)項(xiàng)：（1） 發(fā)展制度化的文件和供貨商的策略材物料符合生產(chǎn)所需求。 （2） 發(fā)展和執(zhí)行采購(gòu)與供貨商績(jī)效評(píng)估制度。（3） 和供貨商建立及時(shí)信息系統(tǒng)。（4） 建立有彈性的組織結(jié)構(gòu)。（5） 和工程、生產(chǎn)、供貨商等，發(fā)展出良好互動(dòng)關(guān)系。（6） 和供貨商共同發(fā)展出領(lǐng)導(dǎo)技術(shù)。采購(gòu)作業(yè)流程，因采購(gòu)來源與對(duì)象，而有些許差異，但最基本的流程仍大同小異。采購(gòu)循環(huán)包含：（1）

15、辨識(shí)采購(gòu)需求。（2） 潛在供貨商資源評(píng)估。（3） 選擇供應(yīng)的資源。（4） 收到原料。（5） 持續(xù)性的績(jī)效評(píng)估和供貨商管理。（6） 其它有關(guān)采購(gòu)程序的文件、窗體。供貨商需提供原料輸運(yùn)的單據(jù)。包含幾項(xiàng)要點(diǎn)，所運(yùn)輸?shù)奈锲窋?shù)量，也記載了采購(gòu)單等單據(jù)的號(hào)碼，以資追蹤和稽核。此單據(jù)非常重要，因?yàn)楫?dāng)客戶收到供貨商所運(yùn)輸?shù)呢浳飼r(shí)，此單據(jù)可比較是否帳上的數(shù)量和實(shí)際運(yùn)輸?shù)挠袩o一致。報(bào)價(jià)請(qǐng)求單：報(bào)價(jià)請(qǐng)求單通常由采購(gòu)部門填妥項(xiàng)目、數(shù)量等相關(guān)數(shù)據(jù)后，寄給供貨商，要求供貨商針對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目及數(shù)量進(jìn)行報(bào)價(jià)工作。通常此一單據(jù)所包含的資料有：1.材料規(guī)格表2.采購(gòu)的數(shù)量3.預(yù)期交貨日4.交貨地點(diǎn)5.供貨商的決定日期。此外，報(bào)價(jià)請(qǐng)求

16、單也可能要求供貨商提供以下數(shù)據(jù)：1.采購(gòu)品的單價(jià)與總價(jià)2.運(yùn)費(fèi)由誰(shuí)負(fù)責(zé)3.付款條件（例如現(xiàn)金折扣等等）4.預(yù)期交貨日5.其它特殊條件。采購(gòu)單（訂購(gòu)單）：是對(duì)供貨商所做購(gòu)買證明、承諾的重要文件。此文件具有法律上約束力，一經(jīng)采購(gòu)部門開出、核準(zhǔn)后即兌現(xiàn)。通常采購(gòu)單所包括數(shù)據(jù)有：1.采購(gòu)單之流水號(hào)2.采購(gòu)品數(shù)量3.采購(gòu)品的規(guī)格4.交貨日與交貨地點(diǎn)5.采購(gòu)品的單價(jià)與總價(jià)6.現(xiàn)金折扣或其它付款條件7.其它特殊要求。對(duì)于一年內(nèi)需持續(xù)使用的外購(gòu)品，采購(gòu)部門通常會(huì)開出數(shù)張報(bào)價(jià)請(qǐng)求單給不同的供貨商；而當(dāng)某一供貨商被選上時(shí)，采購(gòu)部門會(huì)開出綜合訂單，這種訂單可指出整個(gè)年度所需購(gòu)買的項(xiàng)目與數(shù)量。當(dāng)生產(chǎn)等部門需要上述物品

17、時(shí)，可徑自行開出訂單給供貨商，而不需再經(jīng)過采購(gòu)部門，當(dāng)然物品的項(xiàng)目與數(shù)目需符合綜合訂單上已經(jīng)核準(zhǔn)的項(xiàng)目。此種單據(jù)的作法能夠讓企業(yè)與其供貨商建立較長(zhǎng)期關(guān)系，且易獲得采購(gòu)品的現(xiàn)金折扣和簡(jiǎn)化采購(gòu)流程 。采購(gòu)需求單（請(qǐng)購(gòu)單）：通常由物料的需求部門（如生產(chǎn)、品管）所提出，這些部門要求采購(gòu)部門為其購(gòu)買所需物品。此一請(qǐng)購(gòu)單所包括的項(xiàng)目通常有：1.欲采購(gòu)的項(xiàng)目為何2.數(shù)量有多少3.預(yù)期交貨日為何4.預(yù)期的價(jià)格5.交貨地點(diǎn)6.其它。請(qǐng)購(gòu)單為采購(gòu)作業(yè)之起點(diǎn)，通常由使用物料單位等發(fā)出一個(gè)采購(gòu)請(qǐng)求，最常用的是采購(gòu)需求單，屬于企業(yè)內(nèi)部的文件。采購(gòu)需求單有許多不同格式，但每張采購(gòu)單中一定要包含下列述數(shù)項(xiàng)信息：1.原料的描述（品名）2.所需求的數(shù)量與日期3.所估計(jì)的單位成本4.所涉及的會(huì)計(jì)科目5.寫此單據(jù)的日期6.核準(zhǔn)簽章。但現(xiàn)今計(jì)算機(jī)發(fā)達(dá)，不一定需書面形式，亦可在計(jì)算機(jī)上設(shè)計(jì)類似格式。6.采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算之編制采購(gòu)的執(zhí)行與控制：為使采購(gòu)計(jì)劃能順利推展，采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)如何正確的執(zhí)行，如何將采購(gòu)業(yè)務(wù)控制的恰當(dāng)好處，乃相當(dāng)重要之課題。為使采購(gòu)業(yè)務(wù)