辦公室管理筆記

1、一、 單選辦公室人員在社交活動中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題有共同利益的話題。傳真機傳送以下哪種文件尤其有優(yōu)勢？手工制作的圖表和手工簽名檔文件傳真機的使用哪一項是不對的隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送。當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)查證消息的可靠性。電子文檔存儲歸檔時，應(yīng)該TIFF、JPG格式圖片的電子文檔可以直接存儲，有特殊壓縮參數(shù)的需要備注說明。關(guān)于握手的禮儀，下面說法錯誤的是為了表示親切，男士和女士握手時，可以雙手相握。會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應(yīng)征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機。將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文

2、件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是騎邊章。接受忠告的正確反應(yīng)是切勿感情用事。領(lǐng)導(dǎo)人簽名章是將領(lǐng)導(dǎo)人員的親筆簽名制成的印章，下列相關(guān)說法錯誤的是？領(lǐng)導(dǎo)人簽名章一般由領(lǐng)導(dǎo)人隨身攜帶。若上司拒絕接見來訪者，文秘人員在接待時，下列哪個做法欠妥？簡潔明了地告訴對方上司不愿接見。上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該只在便箋上寫好會議名稱。社交場合很講究次序禮儀，一般以右為尊。文秘人員打出業(yè)務(wù)電話時，下列哪項是正確的？首先自報家門文秘人員接聽電話時，應(yīng)該接到電話應(yīng)首先把己方的基本信息告知對方，如公司名稱、本人身份等文秘人員要關(guān)心上司的健康，如果上司生病初愈后，文員的行為中哪一項是恰當(dāng)?shù)?？注意安?/p>

3、好上司的飲食。文秘人員在差旅結(jié)束后，應(yīng)該整理好出差過程中的單據(jù)、憑證，及時辦理報銷結(jié)算事宜。文秘人員在將信訪信件拆封時，應(yīng)該避免下列哪些做法？拆開信件后要將來信信紙裝訂起來，信封則可以丟棄。文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的？可以按照文員自己的習(xí)慣進行工作。文員必須管理好金錢，學(xué)會節(jié)約開支，以下行為中哪一項是不恰當(dāng)?shù)?？最好到價格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要。文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力。文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？應(yīng)

4、該有自己的個性，盡可能使別人服從自己。文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見。文員打印寄往歐美國家的信封，寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在左上角文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是姓名、部門、地址、國名。文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪種做法是錯誤的？如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會。文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去。文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮有無休息室。文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是下級單位報送的報告，統(tǒng)計報表等。文員遇到對方遞送的名片上有較

5、罕見的字，應(yīng)請教對方文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？初次寫信，或有過激言行的。文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的？較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方。文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應(yīng)避免？日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄。文員做會議記錄時，可以在會議記錄中與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致。無紙化辦公過程中，應(yīng)該對電子文件采取嚴(yán)格的安保措施，保證其不被非正常改動。一般而言，文秘人員是特定上司的直屬員工，其業(yè)務(wù)具有從屬性，從屬性意味著文秘人員照料好上司，能夠使得上司專心工作，提高工作效率。一般而言，在辦

6、公室里，離入口最遠的位置是上座。以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與復(fù)函等用按通訊者特征立卷。以下餐巾的使用方法正確用來擦嘴唇嘴角。以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的？穿著短裙的下蹲姿勢，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰。以下關(guān)于名片的使用方式，哪項是錯誤的？各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的。以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項不適宜？由過程先說。以下關(guān)于文員在差旅預(yù)訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？不一定要弄到確認旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明。以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀。以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征？決策

7、性。以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時的職責(zé)？制造。以下哪些接打電話的行為是不正確的？受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回擊。以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議？圓桌型。以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項是正確的？工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可。以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品。以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的？標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名。以下文員應(yīng)遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？未用完一道萊時，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)。以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的

8、？打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話。郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？愛好。郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工作要求不一致？應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦。在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當(dāng)?shù)?？作會議記錄時離開會議室接聽電話。在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有說話的技巧，了解要求約會者的心理。在使用復(fù)印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模拷油娫纯闪⒓磸?fù)印操作。值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情？簽發(fā)文件。二、 判斷按照收件人

9、姓名分揀郵件只適合.對拜訪長輩或地位較高人士時，對辦公室的燈光照明要避開自然光，.錯辦公室環(huán)境布置的目的為了建立擋駕制度.對辦公室環(huán)境布置的目的為了有利于保密工作對辦公室人員值班工作.沒有崗位責(zé)任制度.錯不要在酒宴上評論或附和.。對打國際電話聯(lián)系業(yè)務(wù)時，必須注意時差.對代表會議依法定期召開核對出席人數(shù)。對當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時，.對檔案是指使用過的文件中所指事情 對電子文件的運作不如紙質(zhì)文件嚴(yán)格系統(tǒng)。錯對于緊急而重要的事，文員應(yīng)先錯凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用.錯合適的話題可以有和夸耀自己的話題。錯即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應(yīng)變更.錯假如對方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約對假如上司不準(zhǔn)備參加某

10、個會議，應(yīng)立即. 錯交際應(yīng)酬要講求時效，若時機錯過對介紹地位相同的.先介紹新進.年紀(jì)較輕.對介紹信的正本和存根必須一致，可以出具.錯面對突發(fā)事件，值班人員應(yīng)急措施。錯男女之間，男士先伸手了，.錯謙虛語不屬于敬語，例如“承蒙夸獎.錯如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復(fù)的情形錯如果兩位來訪者均未預(yù)約.先來后到.。錯如果文員要找的人是.地位高直接.。對如果要拒絕別人，最好是依照對上司和文秘人員必須在周末核對.對上下級之間握手，下級先伸手后.錯社交交談中，一般忌諱談對方的個人對同時介紹很多人時，可從右至左.對為來自外地的與會者安排賓館住宿，.錯文本文件是沒有格式控制.，兼容性好。對文秘人員不僅要在公務(wù)上.飲

11、食、著裝等。對文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心錯文秘人員在會議接待中.無需安排和關(guān)照。錯文書部門立好的案卷，但沒有期限。錯文員代替上司傳達不利消息時上司的語氣.錯文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一些錯文員對上司進言，無論是關(guān)于什么事錯文員對于這值班期間發(fā)生的重要情況.錯文員向下級機關(guān)傳達上司信息時錯文員應(yīng)有效利用時間重要工作一起去做。錯文員在工作時間如需要補妝.隨時隨地進行.錯文員在接聽投訴電話時，如果對方無端辱對文員作介紹，若.都相同，應(yīng)從較親近.對文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，.錯無論何種禮服都“黑領(lǐng)結(jié)”無尾正式禮服。對無論是什么樣的文本和圖表.傳真。錯小辦公室的優(yōu)點是節(jié)省空間，.錯宴請

12、的請柬一般要提前不要補發(fā)請柬了。錯英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者.錯在電子文件的歸檔工作中，草稿.不保留.對在信訪工作中，.保護舉報人的合法權(quán)益.對在信訪接待工作中，即使.以禮相待.對在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)不受影響.錯正確的郵件信封拆封位置是在信封的右邊冊對值班人員要認真填寫值班接待登記表.對注辦是指文秘人員在文件處理單上.對三、 簡答辦公室的四種含義。1、廣義：泛指一切辦公場所，區(qū)別于教室、車間、醫(yī)療室等。2、狹義：指某一類職業(yè)人員或某一級職務(wù)人員的辦公場所，如廠長辦公室等。3、特指：黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機構(gòu)，級別高的又稱辦公廳。4、專指：某種專門的獨立的工作機構(gòu)，如國務(wù)院

13、臺灣事務(wù)辦公室。辦公室事務(wù)管理的服務(wù)性表現(xiàn)在哪三個方面。一是為上司服務(wù)，使上司擺脫繁雜瑣事的壓力，把主要精力集中在重要工作上。二是為組織服務(wù)，為組織員工提供一個高效舒適的工作環(huán)境。三是為公眾服務(wù)，保證組織與外界的信息渠道通暢，密切與社會各界聯(lián)系。核稿，是擬稿人員的上級負責(zé)人對初稿的審查和核實，要做到六查，請簡述六查內(nèi)容。1查是否需要行文，以什么名義行文。2查文稿內(nèi)容與法律法規(guī)政策及其他以后規(guī)定是否矛盾。3查要求和措施是否明確具體，切實可行。4查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽。5查行文是否規(guī)范。6查公文格式是否符合規(guī)定。會見與會談的前期準(zhǔn)備工作有哪些。1確定議題和明確目標(biāo)

14、。2收集信息和分析雙方材料。3確定參加人員。4雙發(fā)協(xié)商時間地點。5布置座位。簡述文員向上司做請示的注意事項。1、請示要對口。遵守上級分工，對口請示的原則。避免多頭越級請示。對涉及多方面的綜合性工作，應(yīng)向主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)人請示，并將有關(guān)情況通報其他分管上司。2、請示要單一。遵守一文一事的規(guī)則，避免將多項事物寫在一份請示內(nèi)，造成上司批復(fù)的困難。簡要說明受意方法。1、備好記錄本，記錄下指示要點。2、注意傾聽，用心判斷指示的用意。3、必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。4、如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并注意方式和態(tài)度。5、接受指示后，要不失時機地貫徹落實。來信受理的程序是

15、什么。1及時拆封。2認真閱讀。3逐項登記。4認真處理。5及時復(fù)信。如何控制會議經(jīng)費。1會前應(yīng)該做出科學(xué)的嚴(yán)格的預(yù)算。2會間要嚴(yán)格地控制經(jīng)費使用。3會后要及時地結(jié)算，發(fā)現(xiàn)超支應(yīng)立即找出原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。如果超支過多，必要時可以追究有關(guān)人員的責(zé)任。說話的基本要領(lǐng)有哪些。1語句要簡短。2由結(jié)論先說。3利用重復(fù)的效果.。4話說完后略作整理概括。5說話時考慮時間地點場合對象等因素，使用模糊語言。聽別人說話的要領(lǐng)。1用認真的態(tài)度集中精神聆聽，臉部應(yīng)朝向說話者。2聽話時同時在腦海里想5H1W，把對方的話整理好。3在適當(dāng)時機適當(dāng)?shù)馗胶汀?在對方談話告一段落后再發(fā)問。5對方說話時不要挑語病和搶話。完整的會議記

16、錄應(yīng)該包括哪些事項。1會議名稱。2會議記錄人的姓名和蓋章。3開始時間和結(jié)束時間。4會議地點。5議題。6主持人和主席。7出席者名單。8會議的經(jīng)過情形及結(jié)論。9相關(guān)的資料。10下次會議預(yù)訂日期文書處理的基本任務(wù)。1發(fā)文：包括文書起草、修改、審核、簽發(fā)、印刷等環(huán)節(jié)。2收文：包括來文簽收、登記、分辦、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦以及答復(fù)等環(huán)節(jié)。3管理：包括文書平時管理、發(fā)揮公文的效用、公文保密等環(huán)節(jié)。4立卷歸檔：包括文書的整理立卷、歸檔保存等環(huán)節(jié)。制發(fā)文件時加蓋機關(guān)印章，稱為用印，具體要求有哪些。1文件用印時，必須以機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負責(zé)人簽發(fā)的文件原稿為依據(jù)，經(jīng)核對無誤后使得用印。2文件用印要端正、清

17、晰，要端正地蓋在成文日期上方，上不壓正文，下要騎年蓋月。3文件用印一定要與制發(fā)文件的機關(guān)部門或單位相一致。4要核實用印份數(shù)，超過份數(shù)的不能蓋印。四、 設(shè)計安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作設(shè)計這個接待方案1接受任務(wù)；2了解來賓；3制訂計劃；4預(yù)訂食宿；5迎接來賓；6商議日程；7安排會談；8陪同參觀；8送別客人；10接待小結(jié)。辦公室的清理和清掃方法小冊子30頁設(shè)計題2答abcdefgh當(dāng)來訪者自稱事先已和上司約好如何應(yīng)對小冊子36頁4答康橋賓館會議通知，應(yīng)該考慮哪些問題(1)會議的名稱；(2)出席會議者的姓名或組織,部門的名稱；(3)日期,時間(開始到結(jié)束的預(yù)定時刻)；(4)地點:(具體在幾樓幾號會議

18、室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,電話號碼等；(7)開會所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號碼(必要時可附上地圖)；(8)注意事項,是否備有餐點,有否停車場,或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。麥格公司為了解新產(chǎn)品如何準(zhǔn)備和開好這個座談會。(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者,能獨立思考,有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜；(3)座談會上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(4)主持人負責(zé)引導(dǎo),組織,可不做記錄；(5)詳細的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定,可長可短；(7)會場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料,茶點,邊吃邊談,可使

19、氣氛輕松。某個下雨天，利達公司在會后應(yīng)該做些什么工作(1)要替搭車回去的人安排車子.(2)在接待處暫時代為保管的衣物,不要遺失或被人錯領(lǐng),冒領(lǐng)(3)有留話時,切記務(wù)必傳達(4)檢查會場有無物品遺漏(5)要為參加會議的人員送行(6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅(7)桌,椅早先若有移動,必須還原;洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當(dāng),倒去垃圾(8)攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回(9)關(guān)緊門窗并上鎖。某公司成立不久設(shè)計一個電話記錄單，怎么設(shè)計。來電單位來電號碼來電姓名分機來電時間手機內(nèi)容摘要上司批復(fù)處理結(jié)果記錄人某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會，辦公室人

20、員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？小冊子44頁2答123456如何接受對方的名片小冊子36頁最后一行開始，6答1234上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作設(shè)計這個接待方案1接受任務(wù)；2了解來賓；3制定計劃；4預(yù)定食宿；5歡迎來賓；6商議日程；7禮節(jié)性拜訪；8宴請；9正式會談；10簽訂協(xié)議書；11陪同參觀游覽；12互贈禮品；13歡送來賓；14接待小結(jié)。上司辦公室和接待室的整理小冊子29頁設(shè)計題1答abcdefghij上司在與客人談話緊急事件，文員如何向上司傳話小冊子36頁5答1234請將下列文件分別組合成4個案卷小冊子47頁設(shè)計題答文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么

21、，怎樣做？(1)在贈禮前必須搞清贈禮目的,如是為周年慶典,生日,結(jié)婚,榮升,喬遷,或是圣誕節(jié),中秋節(jié)等(2)還要清楚贈禮對象身份,愛好,文化背景,性格習(xí)慣等;(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動安排以引起上司的注意.時間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境.(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的要求,不必送太昂貴的禮物,只要用心為對方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可.(5)要看對方的實際情況選擇禮品,做到恰如其分,適合對方.(6)贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價,并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下.(7)如果不是親自送禮,應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片,賀卡.(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以

22、在上面作一些增減,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見,以及標(biāo)明價格范圍.(9)為了避免所送禮物的重復(fù),文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄.文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作小冊子40頁4答12345文員辦公室的布置小冊子31頁3答abcdefgh文員面對有問題的來訪者.怎樣的，如何應(yīng)對.小冊子36頁3答文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？履行哪些職責(zé)？(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財務(wù)部門報銷,或者結(jié)算預(yù)支的出差費用(2)回到公司上班后,應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報.如果是與上

23、司同行的,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告,送上司過目或批準(zhǔn),然后存檔備案(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作(4)把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士,單位等情況做好記錄,以便將來有用(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員,分別去函或去電表示感謝。文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？履行哪些職責(zé)？(1)準(zhǔn)備旅行計劃和旅館信息.旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點,是乘飛機還是汽車,火車或輪船,出發(fā)和到達的日期及時間,座位情況,旅館情況.(2)制定約會計劃.約會計劃表包括:城市名和省(州)名(如果是國外旅行,寫明城市名和國家名),日期和時間,

24、與上司約會者的姓名,公司和地址,電話號碼.(3)為商務(wù)洽談收集資料.(4)決定旅行用品.把上司作商務(wù)旅行時需要帶的用品列出清單.(5)考慮行李問題.通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息.為每件:行李準(zhǔn)備識別標(biāo)簽.(6)安排差旅費.(7)建立旅行旅館信息資料庫.隨時與旅行社聯(lián)系,建立最新信息充實自己的資料庫.(8)辦理旅行保險,如意外傷害保險等。小李是剛到辦公室的文員.應(yīng)該怎么做。1電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機,右手做記錄;電腦放在右邊；2新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條；3各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；4參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手

25、可以拿得到的抽屜里；5公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；6墨水放置在儲物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層?？偨?jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi),鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放,隨印隨鎖;如因事外出,須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管；加蓋單位公章,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并審核簽名；并要將蓋用文件名稱,編號,日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項詳細登記；加蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整。總經(jīng)理要與A公司總裁談業(yè)務(wù)工作，文員體總經(jīng)理安排這個約會，該怎么做.小冊子42頁上半部abcd五、 案例分析艾達公司的丁秘書問題1234小冊子34頁2答123

26、4波揚公司準(zhǔn)備在本市市中心問題123(1)請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法,想辦法聯(lián)系送貨員;(2)如果聯(lián)系不上送貨員,向總經(jīng)理匯報,請求該如何辦;(3)馬上向總經(jīng)理報告,不得擅自決定調(diào)整會議議程;(4)得到總經(jīng)理指示,可否把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時 （5)聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機(或原租賃公司再送一臺);（6)召開大型會議,各種準(zhǔn)備工作,包括音響,電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排;(7)租借會議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施,包括噪音,停車場等問題;(8)不能僅憑電話聯(lián)系,應(yīng)實地查看;(9)重要設(shè)備應(yīng)考慮備用(或兩套方案).公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉究竟錯在什么地方？正確

27、做法是什么？(1)應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名,準(zhǔn)備這份名單(2)打印好書面通知(3)在三天內(nèi),當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知(電話中需要對方確認時間,地點,內(nèi)容等)到名單上的每個人(4)通知不能寫在布告欄里,可能不被人注意(5)通知上應(yīng)寫清會議的時間(開始到結(jié)束時間),地點(6)應(yīng)詳細寫清會議內(nèi)容,應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備(7)應(yīng)提前到會議室做好準(zhǔn)備,做好簽到工作某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙在這兩件事上做的怎么樣？應(yīng)該怎么做? (1)不能說"總經(jīng)理外出了,有什么事請跟我說吧",辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來訪者應(yīng)細心傾聽,不應(yīng)邊看報表邊聽；（3)對提重要建議的來訪者,應(yīng)認真記錄,匯

28、報上司；(4)應(yīng)熱情,不能對來訪者冷嘲熱諷；（5)對言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié),宣傳政策；(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍,可以請保安或打110。某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差.小王處理郵件方法是否正確？正確做法是什么？(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的,應(yīng)制作簽收單,要求小李簽名,并注明時間(2)把上司親啟信件先保存下來,并通知發(fā)信人信已收到,告訴對方何時可能得到答復(fù)(3)12日回來就參加會議不妥當(dāng),不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員),發(fā)出前復(fù)印一份,留待上司過目(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少,應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量,接著應(yīng)及時打電話或

29、寫信與寄信人聯(lián)系(6)沒有訂購的東西不能簽收(7)在移交郵包里的物品時,要先打印一份清單,注明收到的日期,請接受人員在上面簽字并保存好。為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查小萬錯在哪里？應(yīng)該采取什么措施？問題一:會議通知缺少主題(議題)；時間上缺少從幾點到幾點；請哪些人出席不明確；發(fā)放會議通知要交到會議出席者手上,可進行說明解釋；如本人不在,應(yīng)請代收人(或秘書)簽字,打電話確認是否出席。問題二:會前準(zhǔn)備工作的每個細節(jié)問題都應(yīng)認真對待；小萬沒有認真校對材料；最后也沒能仔細審查所有會議材料,加以改正。補救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊,耳語了幾句,又拿出底稿解釋了一翻,

30、作了自我檢討,終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面.代表們按原來小組劃分展開了討論。文員鄧小姐第一天上班處理郵件是否正確？為什么？（1）不應(yīng)該直接把信堆到桌上，并一邊打電話一邊簽字，而應(yīng)該當(dāng)面點清郵件總數(shù)，并填寫“郵件收領(lǐng)單”，特別要寫清楚機要郵件、經(jīng)辦人等項目；如有污損還應(yīng)該當(dāng)面指出，以分清責(zé)任；（2）不應(yīng)隨意打開所有的信，而應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進行分類，允許拆封的信件應(yīng)按正確的方式拆封，并規(guī)整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的個人和部門；（3）對于誤拆的信件，不應(yīng)看信的內(nèi)容，應(yīng)馬上重新封口，信封上要寫上“誤拆”，并簽上姓名，當(dāng)面交給對方并道歉；（4）交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊

31、；（5）寄至國外的信件，信封的打印應(yīng)該按國外習(xí)慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。文員小曹這樣做對不對？錯在哪里？應(yīng)該怎么辦？(1)小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請示； (2)在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地； (3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；(4)如果不能求得諒解時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行；(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對

32、孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。文員小胡正在辦公室忙著.問題1234（1）小胡回到辦公室應(yīng)馬上與馬小姐聯(lián)系，遵守諾言。（2）正確，接待技巧符合文員要求。（3）文員對待媒體尤其要小心謹慎，不可輕易得罪。（4）即使不能引見給上司，同樣應(yīng)禮貌待人。（5）這樣做不違背辦公室人員的職業(yè)道德，而是運用策略做好接待工作。（6）不能有求必應(yīng)，應(yīng)區(qū)別情況，或引見或擋駕。（7）為上司擋駕，是為了減輕上司的負擔(dān)。小李受上司委托.舉止是否合乎禮儀？為什么？應(yīng)該怎么做？(1)主人和客人之間,應(yīng)該主人先伸手;（2)在替客人拿行李前應(yīng)征求同意:"我替你拿可以嗎 "(3)哪些行李可以放人行李箱

33、中也要征得同意;(4)司機開車,汽車的位次禮儀是"右為上,左為下;后為上,前為下"（5)客人應(yīng)該坐后排,小李應(yīng)該坐副駕駛座;(6)客人公司的一些內(nèi)部情況,個人收人,福利和家庭情況等是不合適的話題;(7)應(yīng)該與客人談一些合適的話題,如天氣,風(fēng)土人情,新聞等;新加坡利達公司陳小姐犯了5個錯分別是什么？電話禮儀還有哪些錯？五個錯：(1)該問的沒有問(指對方情況，手套的需要量)； (2)該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、電話號碼)； (3)該說的沒有說(沒有及時向上司匯報)； (4)不該說的卻說了(價格上的自作主張，不向上司請示)； (5)不懂得保護自己(即使自己自作主張拒絕了對方

34、，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)。電話禮儀方面：（1）接電話時沒有自報家門；(2)不等對方說完，就“啪”掛上電話。六、 其他簡答辦公用易耗品主要有：1信封、紙張；2軟盤、光盤等；3鉛筆；4圓珠筆；5簽字筆或鋼筆；6修正液或修正帶；7印盒；8各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；9小刀；10日歷等；11其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。同：1都應(yīng)先問好，再傳達自己的信息；2都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；3通

35、話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；4都應(yīng)簡明扼要表達自己的意思。異：1打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響24聲就接聽。2打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J識。1首先簡要說明此種方法：受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要注意：

36、（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。2結(jié)合實際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得

37、自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。簡要闡述社交話題的選擇原則。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風(fēng)趣

38、、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個人私生活等。（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機密的話題。簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。收文處理的程序：簽收和拆封登記分送擬辦批辦承辦催辦注辦。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文

39、件，均應(yīng)先送辦公部門負責(zé)人或機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。1計劃的步驟，要充分了解即將開始的工

40、作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最佳。2實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。3檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃實施檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）

41、按照收件部門的名稱分揀。簡要說明電子文件歸檔的基本方法。1、將應(yīng)歸檔的最終版本的文件存入磁、光介質(zhì)上。2、采用數(shù)據(jù)壓縮工具對網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件進行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上。3、將確定要歸檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上。4、采用“雙套制”歸檔，即同時保存電子文件及其紙質(zhì)形式。舉辦一般規(guī)模的宴會,需要做哪些工作,請列出相關(guān)要點,并選擇其中某一項工作，作出較為具體的說明。答：1.根據(jù)參加宴會的人選地點，定檔次2.發(fā)請?zhí)?.確定參加人員，訂餐4.到舉辦宴會時間的前一天在進行一次人員核實。不能到到的人員再次邀請。5.到時間正式進行。文秘人員應(yīng)在宴請開始的前一天

42、通過電話了解情況，一切是否按照計劃執(zhí)行，可以采用倒計時的方法，將以上內(nèi)容再細化成更詳細的表格，逐項確定時限，要求負責(zé)人完成進度，在宴請的當(dāng)天，文秘人員必須親自檢查每一項工作是否妥善安排，有否臨時發(fā)生的問題，如有應(yīng)盡快給予解決，文秘人員在宴會當(dāng)日應(yīng)負責(zé)招待的工作，迎客、帶路，宴會結(jié)束分送紀(jì)念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會后協(xié)助收拾會場。日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。日程安排計劃表的種類：（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年

43、休假等。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計劃。周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更詳細。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動。提高會議效率,文秘人員應(yīng)注意哪些方面，請列出相關(guān)要點。答：為了提高會議的效率,有必要加強會議管理,做好會前準(zhǔn)備、會中控制和會后跟蹤三個環(huán)節(jié)的工作。 1、會前準(zhǔn)備：質(zhì)疑會議的必要性明確會議的目標(biāo)2、確定會議議題：會議議題是指根據(jù)會議目

44、的確定的要討論的話題或決策的對象。3、確定與會人員4、確定會議的基本程序,就是明確會議先做什么,后做什么,再做什么。5、會中控制有效控制會議的議題和進程6、會后跟蹤：會議結(jié)束后,應(yīng)將會議內(nèi)容整理成會議紀(jì)要,會議紀(jì)要中應(yīng)包括相關(guān)部門，應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、責(zé)任人,完成時間及驗收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？1、提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2、私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候雖然

45、是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請求時遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。3、財物管理。包括：（1）薪金收入管理薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。（2）支票往來的管理最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。4、其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時

46、要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作？請列出工作要點。(1)準(zhǔn)備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。旅行計劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準(zhǔn)備一份。(2)制定約會計劃。約會計劃表應(yīng)該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見過面，要把當(dāng)時記錄的檔案找出，交給上

47、司。(3)為商務(wù)洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準(zhǔn)備好，如與某項要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清楚楚。(4)決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。 落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。怎樣處理上司不在時的郵件？1、如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；