[工作總結(jié)]文秘的工作內(nèi)容要求

1、現(xiàn)代企業(yè)秘書文員實(shí)務(wù)一、      秘書工作職能與素質(zhì)要求1、職業(yè)概述：專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施務(wù)的人員適用范圍：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)、涉外機(jī)構(gòu)組織中等級：初、中、高級職業(yè)環(huán)境：辦公室職業(yè)能力里傾向：具備較強(qiáng)的書面與口頭語言表達(dá)能力，綜合協(xié)調(diào)與合作能力，邏輯思維與分析能力等。2、秘書特性：輔助性對上司工作起輔助作用，不能自作決定。效勞性為上司工作和上司本人效勞。 3、應(yīng)處理好的幾個關(guān)系：工作的被動性與主動性的關(guān)系工作的經(jīng)常性與突擊性的關(guān)系工作的平凡性與重要性的關(guān)系工作的原那么性與靈活性的關(guān)系4、秘書

2、的職責(zé)：接待工作日常、專門、團(tuán)組收發(fā)信息 、電傳、 、郵件、電子郵件文書寫作使用電腦寫各類文件及制作文件時間管理自己、上司會議組織會前、會中、會后信息管理存、管、取旅行安排吃、住、行對外公關(guān)聯(lián)絡(luò)外事、參與活動商務(wù)活動營銷、市場、稅務(wù)、法律-指派工作上司安排5、職業(yè)道德：愛本職愛崗敬業(yè)，歸屬服從，從點(diǎn)滴作起要謙虛刻苦學(xué)習(xí)，虛心求教，鉆研業(yè)務(wù)多動腦主動思考，機(jī)智敏銳，有商業(yè)意識守紀(jì)律遵紀(jì)守法，恪守信用，嚴(yán)保秘密6、工作作風(fēng)：熱情真心誠意，笑臉迎送，謙和友善扎實(shí)做事不飄，跟進(jìn)落實(shí)，檢查確認(rèn)細(xì)致準(zhǔn)確不粗，認(rèn)真不草，穩(wěn)重不浮敏捷干練守時，講究效率，商如戰(zhàn)場7、秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)1、秘書的知識、智力和能力是相

3、互聯(lián)系、相互制約、相得益彰的整體知識是根底；2、智力是知識的結(jié)晶；3、能力是知識和智力的最終表達(dá)和歸宿。8、通才型的知識結(jié)構(gòu)，其特點(diǎn)：1、專與博的兼容性。既包容多學(xué)科的面，滿足綜合效勞的需要；又具備專業(yè)的精深度，滿足當(dāng)智力助手的深層次需要。2、廣泛的適應(yīng)性。知識結(jié)構(gòu)需隨領(lǐng)導(dǎo)工作的變化而不斷地調(diào)整，時時處在調(diào)整的動態(tài)過程中。3、強(qiáng)健的再生性。知識需不斷延伸、開拓、活化，使思路開闊、思維敏捷、 思想深刻，滿足高智能創(chuàng)造性勞動。9、智力結(jié)構(gòu) 智力是賴以吸取外界知識的能力，包括：觀察力、注意力、記憶力、思維力、想象力。10、能力結(jié)構(gòu) 能力是知識與智力諸因素的綜合表現(xiàn)，屬改造世界范疇。 1、語言文字運(yùn)用

4、能力 2、協(xié)調(diào)能力 3、管理能力 4、處理信息能力 NVQ二級的13項(xiàng)能力考核 NVQ三級的10項(xiàng)能力考核21世紀(jì)的企業(yè)秘書全美秘書學(xué)會1） 、像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人2） 、像政治家一樣有靈敏的頭腦3） 、像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度4） 、有處理各種棘手問題的豐富經(jīng)驗(yàn)5） 、有良好的寫作能力和文字功夫6） 、熟練運(yùn)用各種辦公自動化設(shè)備7） 、熟識商務(wù)往來的法律、金融和稅務(wù)知識8） 、迅速對文件、信息歸類、整理和查詢二、時間管理和旅行1、時間管理：時間管理是效率的保障。愛迪生說：“世界上最重要的東西是時間。馬克思說：“可支配的時間，就是財(cái)富本身。 2、秘書一天的工作 1、 &#

5、160;   開門前后： a、取郵件報紙 b、開門，定格觀看辦公室有，無 c、取 件，翻日歷，對時鐘，翻開電器    2、  常規(guī)工作：迅速按優(yōu)先順序排列a、查閱日志準(zhǔn)備、提醒-b、處理郵件、來件拆封、分類、呈送、發(fā)出郵件-c、聆聽上司指示筆記-d、接打 、收發(fā) 、電子郵件e、制備文稿起草、修改、審批-打印、裝訂f、接待訪客 g、安排會議、約會h、處理辦公室事務(wù)清潔，平安，購水、用品，訂票3、 日志工程：當(dāng)日必完成a、為上司外出，會議，會客等準(zhǔn)備，參與-結(jié)束b、為自己外出，會議，會客等準(zhǔn)備，參與-結(jié)束4、新增內(nèi)容：立即調(diào)整先后次序，張

6、而有序，忙而不亂a、新加工作 b、應(yīng)急工作 c、突發(fā)事件5、關(guān)門前后：a、查看日志提醒上司，自己清晰b、回憶當(dāng)日是否結(jié)束，加班否c、離前必做清理辦公桌，存放信息，關(guān)閉機(jī)器，切斷電源，保密檢查，柜屜上鎖，關(guān)窗關(guān)門3、秘書：化平凡為偉大每日記錄，一周統(tǒng)計(jì)，周志顯示：接 500次，打 380次，接訪客70位，做文件36份5萬字，出外訪17家，參加會14個，處理事務(wù)68件-再參加分析、評價，送交上司結(jié)論：自己小結(jié)獲鼓舞，上司清楚受感動，加強(qiáng)溝通近感情，平凡工作有偉大4、如何管理時間¨ 明確目標(biāo)¨ 建立方案，寫成清單¨ 設(shè)定先后順序，分清輕重緩急¨ 遇事馬上做，現(xiàn)

7、在就做¨ 第一次就做好，次次做好¨ 專心致志，不要有頭無尾 ¨ 珍惜今天，當(dāng)日事當(dāng)日畢 ¨ 養(yǎng)成整潔和有條理的習(xí)慣 ¨ 養(yǎng)成快速的節(jié)奏感 ¨ 設(shè)定完成期限¨ 善用零碎時間ABCD法那么： ¨ 先做A 既重而急¨ 次做B 重而不急¨ 再做C 急而不重¨ 不做D 不重不急5、如何制定方案行動方案和時間表是用于管理時間和任務(wù)的文件，包括：¨ 任務(wù)的名稱和摘要；¨ 衡量進(jìn)度的目標(biāo)、最終期限和階段任務(wù)；¨ 需要來完成該工作的物質(zhì)資源的信息；¨ 任務(wù)的分配已

8、經(jīng)分配特定任務(wù)的人員和部門的細(xì)節(jié)；¨ 意外情況的處理萬一有時間拖延如何處理，例如設(shè)備發(fā) 生故障¨ 進(jìn)展信息報告報告何人、何時和怎樣報告¨ 監(jiān)督和管理何人、如何監(jiān)督工作的進(jìn)展和質(zhì)量；¨ 當(dāng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)時，有明確的標(biāo)記的方法，例如在方框打勾6、如何進(jìn)行日志管理日志管理要做到：¨ 輸入會議的完整準(zhǔn)確的信息，最終期限等，立即標(biāo)上開始和結(jié)束的時間¨ 在每月或年的開始，輸入固定的會議，約會¨ 在一周的開始和一天的開始查看日志，及時更新¨ 需要取消時，清楚和立即輸入取消記號。¨ 安排隔開假日7、如何安排旅游¨ 方

9、案：包括 日期、時間、地點(diǎn)、交通工具、具體工作和活動、相關(guān)信息、聯(lián)絡(luò)方法¨ 交通工具：包括選擇、如何訂票、再確認(rèn)以及國際旅行中的國際時差換算¨ 訂賓館：包括賓客要求、選擇、確認(rèn)¨ 辦理邀請函、護(hù)照、簽證、黃皮書等旅行文件三、會議安排1、會議安排會前籌備工作：¨ 確立議題：多由領(lǐng)導(dǎo)定主題、內(nèi)容、時間、會期、方式、組織、范圍、主辦、主持人、籌備組等。¨ 選擇場地：大小會場、食宿地、級別標(biāo)準(zhǔn)、活動地等。¨ 發(fā)送請柬和通知。¨ 準(zhǔn)備資料 ：會議日程、各類文件、聲像資料、廣告、報導(dǎo)、證件類、表格、材料袋等。¨ 會務(wù)工作：會場

10、布置、設(shè)備物資準(zhǔn)備、車輛安排、報到登記、餐飲安排、平安保衛(wèi)等。¨ 經(jīng)費(fèi)預(yù)算：來源、方案、審批等。2、會議安排會中責(zé)任¨ 提前到會，檢查設(shè)備和安排設(shè)施、座位、標(biāo)簽、存衣架等¨ 需要時，實(shí)施備用方案如人員、地點(diǎn)、設(shè)備等出現(xiàn)意外¨ 做好迎客、簽到工作迎接佳賓和與會者、辦理簽到手續(xù)等¨ 做好會議記錄、錄音、錄象工作摘要記錄、詳細(xì)記錄、代表名冊等¨ 輔助會議正常進(jìn)行提供材料、復(fù)印，協(xié)助主持人掌握會場情況、控制會議進(jìn)程、觀注會議動態(tài)、做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、處理 應(yīng)急等¨ 安排好會中的后勤效勞會議休息、飲料、用餐、住宿、娛樂、車輛、照相、衛(wèi)生、醫(yī)

11、療等¨ 集會議的信息發(fā)新聞、寫簡報、會議調(diào)查、反應(yīng)等¨ 妥善做好送客工作購票、車輛、留宿等3、會中責(zé)任會議 簡報¨ 目的-反映會議情況、進(jìn)程，介紹會議討論、爭論的問題，摘錄會議發(fā)言要點(diǎn)規(guī)模大、會期長的常編發(fā)簡報以交流信息類別-¨ 摘要式將有代表性、啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理，讓其他組了解。¨ 概括式-根據(jù)會議記錄分析綜合，概括大會、小組情況，供閱。¨ 綜合式-包容上兩式，加上其他，如上級指示、賀信、花絮等。4、會中責(zé)任簡報寫作要求¨ 快-搶時間，不拖拉，邊聽、邊記、邊分析、邊整理，滿足時限性。¨ 新-提出新情況、新問題、

12、新經(jīng)驗(yàn)，引人注目，滿足交流性和指導(dǎo)性。¨ 實(shí)-內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確可靠，數(shù)字、事實(shí)核對清楚，不夸大縮小。¨ 短-行文簡明扼要，開門見山，樸實(shí)無華，一語中的 5、會議簡報例¨ 格式-報頭 XXX會議簡報第X期 XXX會議秘書處編 XXXX年X月X日¨ 正文 XXXXXX標(biāo)題 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX¨ 報尾 送：XXXXXXX上級¨ 發(fā)：與會代表 共印XX份6、會議紀(jì)要¨ 定義-按會議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點(diǎn)，以上報和下達(dá)貫徹執(zhí)行

13、。¨ 寫作-1、忠實(shí)會議實(shí)際，準(zhǔn)確反映會議情況和意見。 2、突出會議中心，內(nèi)容概括，有取有舍，有主有次，言語精練。 3、邏輯條理清楚，觀點(diǎn)鮮明，不堆砌拼湊，必要時加理論說明。 4、及時印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、約束作用。¨ 格式-列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三局部，可不蓋公章。¨ 本體：標(biāo)題-公文式或簡式會議名稱+紀(jì)要時間-標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時間，署名下寫成文時間正文-概況： 會期、會址、主持、參會、議題、結(jié)果六要素 主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容與成果。 ¨ 結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希望、號召¨ 簽

14、署-正文右下方署明主辦單位或會議名稱 主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容與成果。表達(dá)方式有:¨ 概述式；綜合原始材料，圍繞議題概述多用小型會議 ¨ 條塊式；規(guī)模大，議題多的會根據(jù)不同內(nèi)容分塊表達(dá)獨(dú)立意思，或分條列項(xiàng)歸納會議內(nèi)容，或先塊后條混合使用，層次明確¨ 記錄式：有重要講話時用記錄方式構(gòu)成記要主體7、會議安排會后工作1、  收回所有單位部門物品文件材料、設(shè)備文具物品等2、  清潔、檢查會議地點(diǎn)、場所借用還回、移動恢復(fù)等3、  向有關(guān)提供幫助者告辭致謝4、 結(jié)請帳目場地、住宿、設(shè)備、餐飲、效勞

15、、文具復(fù)印費(fèi)等與預(yù)算比擬，并檢查訂金最后結(jié)算?，F(xiàn)金、支票、信用卡索要發(fā)票憑證5、 會議分析和評估統(tǒng)計(jì)、分析調(diào)查、問卷等，包含對會議內(nèi)容、展示、管理、地點(diǎn)、設(shè)施、材料、效勞等評估6、 整理會議文件材料如記錄的整理、會議材料的存檔7、 編制會議報告、紀(jì)要、通訊8、 進(jìn)行會議催辦和備忘執(zhí)行催辦會議交辦決定，整理待做工作表等8、會后工作會議紀(jì)要定義-按會議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點(diǎn)，以上報和下達(dá)貫徹執(zhí)行。寫作-1、忠實(shí)會議實(shí)際，準(zhǔn)確反映會議情況和意見。2、突出會議中心，內(nèi)容概括，有取有舍，有主有次言語精練。3、邏輯條理清楚，觀點(diǎn)鮮明，不堆砌拼湊，必要時加理論說明。4、及時印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、

16、協(xié)調(diào)、約束作用。9、會后工作會議紀(jì)要格式列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三局部，可不蓋公章。¨ 本體：¨ 標(biāo)題-公文式或簡式會議名稱+紀(jì)要 ¨ 時間-標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時間，署名下寫成文時間 ¨ 正文-概況：會期、會址、主持、參會、議題、結(jié)果六要素 主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容與成果。¨ 表達(dá)方式有： ¨ 概述式：綜合原始材料，圍繞議題概述多用小型會議¨ 條塊式：規(guī)模大，議題多的會根據(jù)不同內(nèi)容分塊表達(dá)¨ 獨(dú)立意思，或分條列項(xiàng)歸納會議內(nèi)容，或先塊后條混合使用，層次明確¨ 記錄式：有重要講話時用記

17、錄方式構(gòu)成記要主體¨ 結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希望、號召¨ 簽署-正文右下方署明主辦單位或會議名稱四、信息管理國家機(jī)構(gòu)、社會組織、個人從事政、軍、經(jīng)、科、技、文、宗等活動中直接形成的對國家、社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像記錄行政管理類、經(jīng)營管理類、科研類、工藝技術(shù)類、法律類、財(cái)會金融類、基建設(shè)備類、人事類等。¨ 檔案特點(diǎn)-1、社會實(shí)踐中的原始記錄；2、是有條件轉(zhuǎn)化來的文件3、 來源廣泛、內(nèi)容豐富、形式多樣¨ 檔案作用-1、憑證作用；2、參考及情報作用1、信息管理檔案業(yè)務(wù)6個環(huán)節(jié)1、收集工作-獲取積累檔案的手段，統(tǒng)一管理的

18、措施，力求豐富完整高質(zhì)2、整理工作-按一定原那么分類、組合、排列、編號、編目的有序化過程3、鑒定工作-對庫存進(jìn)行鑒別、挑選、去 粗取精，最正確優(yōu)化，發(fā)揮價值4、保管工作-采取保護(hù)措施，妥善管理延長壽命，加強(qiáng)保密，確保平安5、統(tǒng)計(jì)工作-進(jìn)行收進(jìn)、移出、利用數(shù)量登記、統(tǒng)計(jì)和分析，掌握情況6、提供利用-開發(fā)和直接提供檔案，為事業(yè)效勞，到達(dá)建檔根本目的2、信息管理分類¨ 按字母排列-以英文姓氏順序排，同姓再按名的首字，中文按拼音如客戶名單李L在前，張Z在后¨ 按主題內(nèi)容-同類內(nèi)容的文件歸在一起，建立一個易區(qū)分的主題如建立供給類文件和銷售類文件不同主題¨ 按形成時間-文件形

19、成時間年、月、日的先后，看開展變化如將財(cái)務(wù)發(fā)票本按年、月分類¨ 按地區(qū)范圍-業(yè)務(wù)活動以地區(qū)更顯重要和方便時，確定地區(qū)名如西北分公司、東北分公司¨ 按數(shù)字規(guī)律-按規(guī)律用數(shù)字給文件編號歸檔，便于增添和查找如人事檔案的編號，病歷，微機(jī)管理¨ 按檔案來源-保持文件形成的來源地的清晰，不隨意拆散、搬家如市辦公廳文件、市經(jīng)貿(mào)委文件¨ 按載體形式-根據(jù)檔案載體的不同而分類如紙質(zhì)類，音像類，電子類，縮微膠卷¨ 綜合應(yīng)用各類，如先時間，后主題，再地區(qū) 五、人際交往¨ 人際關(guān)系¨ 氣質(zhì)類型¨ 約哈里窗戶¨ 與同事相處

20、8; 與上司相處1、人際關(guān)系是指在社會活動中，人們相互間所結(jié)成的各種關(guān)系，也可以說是反映人與人之間心理上的距離。人際關(guān)系圖我主管朋友同事家人客戶供給商2、促進(jìn)人際吸引的形式接近性吸引空間距離近，見面時機(jī)多相似性吸引處事態(tài)度相似，感情融合互補(bǔ)性吸引滿足需要，我無換他有報答性吸引他對你好，報之以瓊瑤儀表性吸引儀表誘人，第一印象好3、氣質(zhì)類型圖過敏內(nèi)向外向穩(wěn)定抑郁質(zhì)弱型膽汁質(zhì)不可抑制型粘液質(zhì)安靜型多血質(zhì)活潑型4、約哈里窗戶圖5、與人相處之道尊重他人感謝他人的幫助關(guān)心他人，提供幫助、配合與支持，表現(xiàn)溫情與愛心不強(qiáng)加于人，體諒他人謙虛謹(jǐn)慎，戒驕戒躁準(zhǔn)確扮演自己的角色保持溝通與交流正確對待他人的成績6、與

21、同事關(guān)系的自我評價¨ 每天上班見了同事，你主動問好，表示致意嗎？¨ 你能細(xì)心發(fā)覺同事的情感變化，主動詢問表示關(guān)切嗎？¨ 在與同事共同工作時，你采?。糊R心協(xié)力、漫不精心、推委、拆臺？¨ 同事遇到困難，你是：熱心幫助、外表應(yīng)付、不聞不問？¨ 遇到難以分清的工作，你是主動去做，還是推給別人？7、與同事關(guān)系的自我評價¨ 當(dāng)你需要同事的幫助，你能禮貌的提出請求嗎？¨ 你認(rèn)為同事幫助你是應(yīng)該的，而不需要感謝嗎？¨ 同事外出，有訪客找他，你能代同事熱情接待和處理事由嗎？¨ 同事外出，有 找他，你是怎樣接應(yīng) 的？¨ 當(dāng)你了解工作中的信息，你在同事面前是神秘兮兮，還是共同分享？¨ 你怎樣給同事留言和寫備忘條？¨ 當(dāng)你取得一些成績時，你會在同事面前流露、炫耀，甚至吹噓嗎？¨ 對待同事的缺點(diǎn)或