公司接待管理規(guī)定

1、文件名稱文件編號hajy-xz -05生效日期15年06月01日公司接待管理規(guī)定版次/頁次第1版/共4頁受控狀態(tài)受 控目為O1 加強公司對外交流和開展業(yè)務(wù)合作，及時為來訪者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分展示公司良好的精神面貌，按照熱情，節(jié)儉、對等的接待原則，規(guī)范公司對外接待工作，特制定本制度。2 .0 適用范圍適用于來公司參觀、訪問、考察的客商和所有來賓。3.0管理職責公司董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理認為親自接待的來賓以外，其 余由辦公室負責接待工作。4.0 定義普通客人一一與公司發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系的一般人員（含應(yīng)聘人員）。重要客人一一政府部門高級領(lǐng)導、重要客戶、公司協(xié)作單位領(lǐng)導、 外賓等為重要客人。5.0工作程序

2、及接待層次 指引：客人來訪時，辦公室接待人員應(yīng)引導客人到指定位置，及時奉上茶水 要求：負責接待人員應(yīng)主動、熱情、大方、微笑接待客人；通知：通知被訪者，告知客人姓名、單位。如被訪者不在，請示相 關(guān)領(lǐng)導是否安排相關(guān)人員接待。用餐：如來訪客人需用餐，則由接待部門通知辦公室安排用餐，具 體標準參見用餐相關(guān)規(guī)定。確認：客人離開，由接待部門在來訪信息記錄表上確認。接待層次：A:原則上招商類接待，縣區(qū)級及以下，由分公司安排自行接待；市省級招商由分公司一名領(lǐng)導陪同，總公司領(lǐng)導親自接待。B:事關(guān)公司形象及重要外聯(lián)活動，由總公司領(lǐng)導或安排人員接待。6.1 接待流程6.2 提前預約好的客人，辦公室確定客人的詳細資料

3、（如來訪的目 的、來訪客人單位、姓名、人數(shù)等），提醒相關(guān)部門及人員做 好接待準備工作。6.3 ,臨時來訪客人，公司前臺先通知辦公室主任，由辦公室主任引 見相關(guān)接待人員。6.4 重要客人來訪接待流程6.4.1 公司內(nèi)部做好接待事前安排，根據(jù)接待方案，責任到人與各時間點。6.4.2 辦公室根據(jù)客人人數(shù)，提前安排人或車輛到指定地點迎接。6.4.3 .做好賓客迎接牌。會議室安排茶點、水果、咖啡、毛巾、筆、 紙、席卡（確定雙方出席人員）、公司介紹資料以及燈光、 空調(diào)的開啟等設(shè)施、物品。6.4.4 開啟公司大廳燈光、樣品展覽室、顯示屏幕等接待設(shè)施。6.4.5 安排攝影人員。辦公室指定攝影人員對整個訪問過程

4、實施攝影。6.4.6 如有需要，可以安排重要客人與公司領(lǐng)導留影、留念、題字 （題字薄）。6.4.7 根據(jù)需要，宴請或帶領(lǐng)來賓觀光，公司相關(guān)領(lǐng)導陪同并派專 車接送。6.4.8 客人離開公司，由相關(guān)領(lǐng)導或部門人員送行。6.5 客人到訪接待工作與事宜安排6.5.1 根據(jù)客人身份等級（如重要客戶、政府重要官員及社會名流）， 公司領(lǐng)導及有關(guān)部門領(lǐng)導應(yīng)主動在門口迎接并引進會議室。6.5.2 根據(jù)主賓位置安排入坐，接待人員倒茶添水。6.5.3 公司主持人致歡迎詞后，幻燈片或 DVDT紹公司情況；中、 英文人員專場解釋。6.5.4 請來訪者提問，公司專人負責回答問題，專業(yè)人員提供相關(guān) 資料。6.5.5 引領(lǐng)客

5、人參觀考察，專業(yè)人員陪同解釋。6.5.6 參觀結(jié)束。客人用餐、住宿、贈送禮品等行為按照相關(guān)標準執(zhí)行。6.6 用餐標準6.6.1 客人的用餐標準，餐費標準在 60-80元/人，不含酒水。重 要客人餐費標準在120150元/人，不含酒水。特殊重要客人，視 情況而定。6.6.2 陪同人員應(yīng)引領(lǐng)客人到指定酒店就餐，具體費用報銷時需二 人以上人員簽字認可，任何人陪同客人用餐需要有辦公室及公 司領(lǐng)導批準的接待申請單，否則視同無效。6.7 住宿標準一般來訪人員可以不用安排住宿，若安排，標準則為公司協(xié)議價 標準間。重要客人住宿標準為三星級標準。特殊的高級別客人， 住宿要求請示總經(jīng)理后另行安排。6.8 紀念品標準一般客人若要發(fā)放紀念品，金額控制在 200-500元/人。重要客 人，視情況而定。6.9 記錄表單：接待申請單來訪信息登記表核準審核編制修訂次數(shù)0102修訂日期接 待 申 請 單填單時間:制#人樹#部門陪同人員接待地點起止時間年 月 日至 年 月 日接待事由 簡述就餐人數(shù)人就餐標準元/人住宿標準高標恒口標間普標0O禮品/禮金經(jīng)辦人部門經(jīng)理分管副總總經(jīng)理接 待 申 請 單填單時間:制#人對部門陪同人員接待地點起止時間年 月 日至 年 月 日接待事