對(duì)時(shí)間的分析

1、分析時(shí)間的重要性多數(shù)職業(yè)經(jīng)理都很忙，經(jīng)常加班加點(diǎn)，沒有周末，沒有休息時(shí)間，簡(jiǎn)直就是“忙碌”二字的化身。 由于職業(yè)經(jīng)理的多維角色，他們?cè)诠ぷ髦斜憩F(xiàn)出來的忙亂與普通員工有很大的差異。有沒有方法提高時(shí)間的利用率，有盡可能多的時(shí)間去陪陪家人？下面就來分析職業(yè)經(jīng)理之所以忙亂 的原因。無計(jì)劃或計(jì)劃不周 由于職業(yè)經(jīng)理經(jīng)常碰到突發(fā)情況，所以，很多職業(yè)經(jīng)理覺得計(jì)劃對(duì)于他們沒有作用。總認(rèn)為計(jì)劃不 如變化快，所以干脆不定計(jì)劃。計(jì)劃是時(shí)間管理的前提，沒有計(jì)劃，也就談不上有效的時(shí)間管理。工作無主次 工作總有主要與次要的差別，作為職業(yè)經(jīng)理，由于他的很多工作會(huì)影響到其他人，因而在工作中， 必須分清楚哪些事情是必須做的，哪些

2、事情可以慢一點(diǎn)處理，哪些事情不必親力親為。對(duì)于必須做的事 情，不但要優(yōu)先處理，還要規(guī)定一個(gè)時(shí)限。不要讓不重要的事情影響到整個(gè)部門、團(tuán)隊(duì)的工作。有很多人按照先后順序來安排工作，這種方法的本身就沒有主次之分，弊病是在次要工作上浪費(fèi)很 多時(shí)間，因?yàn)闀r(shí)間是有限的，必然用在重要工作上的時(shí)間就要相對(duì)減少。這是優(yōu)秀職業(yè)經(jīng)理要避免的。不對(duì)下屬授權(quán) 職業(yè)經(jīng)理的主要角色是管理者，管理就要向下屬進(jìn)行有效的授權(quán)，通過下屬去實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。不向下屬 授權(quán)，很多工作都得由自己去完成。總認(rèn)為這個(gè)工作下屬做不了，那個(gè)工作下屬做不了，所有的工作都 由自己做，而下屬無事可做。這種情況實(shí)際上是你在替下屬工作，而作為職業(yè)經(jīng)理需要做的很多工

3、作反 而沒有時(shí)間去完成，原因就在于把時(shí)間用錯(cuò)了地方，用在根本不需要親自去做的事情上。自己忙得不可 開交，結(jié)果不但家人報(bào)怨，上司和下屬也不覺得你好。上司認(rèn)為你的工作效率低，員工認(rèn)為你不認(rèn)可他 的工作能力?？傊幌蛳率跈?quán)往往會(huì)吃力不討好。溝通不善前面說過， 企業(yè) 70%的問題是溝通障礙引起的。 關(guān)于溝通障礙引起的時(shí)間浪費(fèi)主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：1. 時(shí)間用于處理溝通不善帶來的惡果 例如，某員工對(duì)公司有一些看法，正確的做法是他向你或有關(guān)部門提出意見，但是，這位員工卻私 下議論，或者透露給客戶，一傳十，十傳百，員工的個(gè)人看法在眾多員工和客戶中傳開，給公司形象帶 來消極影響。作為上司，必須花時(shí)間去處理由此

4、帶來的負(fù)面效應(yīng)。如果員工能夠與你進(jìn)行有效溝通，就 不需要花費(fèi)時(shí)間去處理私下議論帶來的負(fù)面影響了。2. 無效溝通花了很多時(shí)間，卻沒有達(dá)成有效溝通，也就是用于溝通的時(shí)間沒有效率。 很多職業(yè)經(jīng)理也認(rèn)為花了大量的時(shí)間與下屬進(jìn)行溝通。 問題不是有沒有溝通， 而是溝通的效果如何 溝通只是第一步，目的是為了獲得高效的溝通。溝通沒有了效果，我們稱之為“溝而不通”。不良習(xí)慣 有的人把大量時(shí)間浪費(fèi)在不良習(xí)慣上。例如，喜歡在電話里聊天；在桌面上堆放一大堆材料，用的 時(shí)候就得花時(shí)間去找；有些人屬心血來潮型的，想到哪里，做到哪里；有些人對(duì)辦公環(huán)境特別敏感，必 須在一定的環(huán)境中才能靜心工作；有些人在某些時(shí)段的工作效率不高

5、。對(duì)于不良習(xí)慣，可能自己沒有意 識(shí)到，但實(shí)際上浪費(fèi)了很多時(shí)間。如果是普通員工，不良習(xí)慣只會(huì)影響一個(gè)人。作為職業(yè)經(jīng)理，要和下屬進(jìn)行交流，不良習(xí)慣就會(huì)影 響到很多人，甚至影響部門的工作?！臼吕?人力資源部任經(jīng)理為人誠(chéng)懇、工作勤奮，但總覺得沒有做自己應(yīng)該做的事情，每天都忙，卻忙的不 是地方。讓我們來分析一下任經(jīng)理某一天的活動(dòng)：8: 30 上司找任經(jīng)理談?dòng)嘘P(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，一直到 10:00 。10:00 正準(zhǔn)備工作，又有電話詢問有關(guān)新員工薪資的問題，解釋了 20 分鐘。10:20 給下屬布置招聘工作，中間不斷有人進(jìn)來請(qǐng)示匯報(bào)工作，一直到11:00 。11:00 處理文件報(bào)告等，到 12:0

6、0 ，還有一部分沒有過目。 吃過午飯，看了一會(huì)報(bào)紙，聊了一會(huì)天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報(bào)告還沒有完 成，就急忙趕到辦公室。14:00 與銷售經(jīng)理約好討論招聘營(yíng)銷人員的事宜，由于對(duì)招聘主管不放心，本應(yīng)是他的職責(zé)，任經(jīng) 理又全包了下來，包括招聘計(jì)劃、招聘人員資格的具體要求等都由任經(jīng)理自己確定，這項(xiàng)工作又占去兩 個(gè)小時(shí)。16:00 剛要寫公司人力資源規(guī)劃報(bào)告，一個(gè)下屬又進(jìn)來請(qǐng)示工作，順便聊了一會(huì)私事和公司最近的 傳聞。4： 30 召集下屬開會(huì)，因?yàn)橄聦俜从巢块T內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，會(huì)議不僅沒有達(dá)到預(yù)期目 的，還拖延了時(shí)間，一直持續(xù)到 5:00 。已經(jīng)沒有時(shí)間寫報(bào)告，只好把未寫完

7、的報(bào)告和需要處理的文件帶回家。晚上又得加班了。 仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的時(shí)間為什么不夠用？電話干擾對(duì)公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，是薪酬主管的職責(zé)。 會(huì)議安排沒有計(jì)劃，會(huì)議拖延，主題不明確，對(duì)會(huì)議沒有實(shí)行有效控制。 上司不定期召見使時(shí)間具有很大的隨意性。 喜歡下屬事事請(qǐng)示匯報(bào)的官僚作風(fēng)，浪費(fèi)了許多時(shí)間。 對(duì)下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天都在處理事務(wù)性的工作。 事必躬親，為許多不需要處理的文件而耽誤時(shí)間。工作沒有目標(biāo)和程序，就沒有主動(dòng)性。 沒有輕重緩急和主次之分，甚至本末倒置。 不會(huì)說“不”，對(duì)隨機(jī)事件不加控制，浪費(fèi)了許多時(shí)間。 樂于做熟悉和喜歡做的事，對(duì)棘手問題過于拖延，只有通過加班來完成。

8、【忠告】 浪費(fèi)時(shí)間的根本原因還在于自己！【自檢】 分析一下自己的工作時(shí)間，你是如何處理職責(zé)和事務(wù)的？看看你對(duì)時(shí)間是如何控制的？時(shí)間分析方法時(shí)間價(jià)值的計(jì)算 你的時(shí)間（單位可以是小時(shí)，也可以是天）值多少錢？進(jìn)行時(shí)間價(jià)值的計(jì)算，可以幫助你理解時(shí)間意 味著什么？1. 計(jì)算方法242（ 1）成本價(jià)值法。即年薪（或年度人工成本總額）與工作時(shí)間之比。每周工作五天，每年就是 個(gè)工作日，合 1694 小時(shí)。表 5-1 成本價(jià)值計(jì)算年薪（元）每天的價(jià)值（元）每小時(shí)的價(jià)值（元）每分鐘的價(jià)值（元）15000250003500045000550006500075000850001000002）收入價(jià)值法。即銷售目標(biāo)（年

9、銷售額或年利潤(rùn)額）與工作時(shí)間之比表 5-2 收入價(jià)值計(jì)算銷售額每天的價(jià)值每小時(shí)的價(jià)值每分鐘的價(jià)值（萬元）（萬元）（萬元）（萬元）1000050001000020000500002. 時(shí)間價(jià)值計(jì)算法的啟示（1）每一天、每一小時(shí)、每一分鐘都有很大價(jià)值 時(shí)間就是金錢，浪費(fèi)時(shí)間，就意味著增加了成本，減少利潤(rùn)。浪費(fèi)的時(shí)間，無論如何也彌補(bǔ)不了。（2）錢是一分一分掙來的 錢是通過每一分鐘、每一小時(shí)、每一天的努力工作掙來的。一天浪費(fèi)（不管什么原因）12 小時(shí)，意味著在其他時(shí)間中掙錢的效率要提高10 30%，顯然，這是十分困難的。（3）浪費(fèi)時(shí)間等于浪費(fèi)金錢 用上面的兩種方法計(jì)算一下時(shí)間價(jià)值，并牢牢記住：浪費(fèi)了多

10、少時(shí)間時(shí)，就是浪費(fèi)了多少錢。（4）時(shí)間需要規(guī)劃規(guī)劃時(shí)間，以便使寶貴的、有限的時(shí)間用在可以產(chǎn)生最大收益的活動(dòng)上。時(shí)間支配能力分析 請(qǐng)回答下列問題，測(cè)試一下你對(duì)時(shí)間的支配能力。 請(qǐng)問答“是”或“否”。（1）你是否一到公司便列出當(dāng)日工作安排？（2）你是否在固定的時(shí)間里處理往來函件，如上午或下午？（3）你是否將無用的文件處理掉，而不是機(jī)械地歸檔？（4）你是否能避免各種浪費(fèi)時(shí)間與精力的“瑣事”？（5）你能使每項(xiàng)工作都善始善終，避免頭緒多而亂嗎？（6）你能注意縮短用餐、飲茶時(shí)間嗎？（7）你只歡迎那些實(shí)在的、對(duì)公司有益的推銷員或顧問嗎？（8）你除非萬不得已才召開會(huì)議嗎？（9）你只參加那些對(duì)本部門的工作有直接

11、影響的會(huì)議嗎？（10）你收到函件后是否閱后立即處理？（11）你阻止別人給你寄發(fā)各種無用資料嗎？（12）你閱讀報(bào)刊雜志時(shí)是否瀏覽大意后，再細(xì)讀重點(diǎn)章節(jié)？（13）你肯放手讓部下獨(dú)立工作嗎？能不頻繁檢查或干擾他們嗎？（14）你鼓勵(lì)部下遇到問題時(shí)開動(dòng)腦筋，提出獨(dú)立見解嗎？（15）你手邊有重要工作處理時(shí)，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒絕嗎？（16）你能充分利用電話提高效率，不在工作時(shí)間煲“電話粥”嗎？（17）你每天下班之前是否將未完成的工作列入第二天的計(jì)劃？（18）你能充分利用電腦、復(fù)印機(jī)提高效率嗎？（19）當(dāng)你遇到非得靠專門知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)才能解決的問題時(shí)，你是否請(qǐng)教專家協(xié)助，而不是單槍匹馬 地蠻干？（20

12、）你在召開重要會(huì)議時(shí)是否吩咐秘書不轉(zhuǎn)電話，不會(huì)見未約來訪者？回答 “是”，得 5分；回答 “否”，得 0分。如果得 80-100 分，表明你能最充分地利用自己的時(shí)間， 不必因不能完成任務(wù)而加班或?qū)⒐ぷ鲙Щ丶?。如果?60-80 分，表明你基本上能夠有效支配時(shí)間，只在某些方面仍須改進(jìn)，可參考測(cè)試結(jié)果對(duì)照 檢查。如果得 30-60 分，表明由于做事計(jì)劃性差、效率低，增加了很多工作壓力，你的問題集中在三個(gè)方 面：主次不分；不能充分相信下屬，不放權(quán)；精力分散，易受不速之客干擾。只要下決心改正以上不足， 你一定能在有限的時(shí)間里取得更高的效益。如果得 30 分以下，那表明你面臨嚴(yán)重的問題或?qū)⒈唤饴?，除非?/p>

13、立即全力以赴提高效益。 工作緊急性分析1. 目的 分析每天（每周、每月）的工作緊急程度，根據(jù)緊急程度安排工作的先后順序。2. 工具運(yùn)用工作緊急性分析表。表 5-3 工作緊急性分析表 姓名： 日期：年 月 日緊急性 工作事項(xiàng)非常緊急（ 馬上要做 ）緊急（ 短時(shí)間內(nèi) 要做 ）不很緊急 （ 可 從長(zhǎng)計(jì)議 ）不緊急 （ 無時(shí) 間要求 ）頻次時(shí)間在緊急性的四格中選擇“ ”即可3. 程序（1）將工作事項(xiàng)的緊急性分為四檔：非常緊急，馬上要做；緊急，短時(shí)間內(nèi)要做（一般是當(dāng)天要做 的）；不很緊急，可從長(zhǎng)計(jì)議（可以納入計(jì)劃中做）；不緊急。（2）統(tǒng)計(jì)“頻次”。即不同緊急程度的工作事項(xiàng)各占多少（每天或每周或每月）。（

14、3）統(tǒng)計(jì)“時(shí)間”。即完成不同緊急程度的工作事項(xiàng)所占用的時(shí)間。4. 工作緊急性分析法的啟示（1）統(tǒng)計(jì)你每日、每周、每月最緊急的是哪三項(xiàng)工作？（2）非常緊急的工作事項(xiàng)，如果頻繁發(fā)生，即應(yīng)考慮授權(quán)式管理。制度、營(yíng)銷策略、產(chǎn)品品質(zhì)等重大 問題，與時(shí)間無關(guān)。（3）“緊急事項(xiàng)”越多，時(shí)間管理問題越大。（4）“緊急”和“非常緊急”和“不緊急”事項(xiàng)，時(shí)間比重越大，時(shí)間管理問題越大。（5）除“非常緊急”之外，要分析所謂“緊急”事項(xiàng)是否真的那么急。工作重要性分析1. 目標(biāo) 分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根據(jù)重要程度安排工作的用時(shí)。2. 方法 運(yùn)用工作重要性分析表。表 5-4 工作重要性分析表姓名： 日期：

15、 年 月 日重要性 工作事項(xiàng)非常重要 （ 絕 對(duì)要做 ）重要 （應(yīng)該 做）不很重要 （ 可 做可不做 ）不重要 （ 可 不做 ）頻次時(shí)間在重要性的四格中選擇“ ”即可（ 1）將工作事項(xiàng)的重要性分四檔： 非常重要， 絕對(duì)要做 （即其他事情都可以不做， 也要做的事項(xiàng)） 重要，應(yīng)該做（不做就要出問題）；不很重要，可做可不做（做比不做好一點(diǎn)）；不重要，可不做（做 也不見得好）。（2）統(tǒng)計(jì)“頻次”。即不同重要程度的工作事項(xiàng)各占多少（單位：日、周、月）。（3）統(tǒng)計(jì)“時(shí)間”。即完成不同重要程度的工作事項(xiàng)所占用的時(shí)間。3. 工作重要性分析法的啟示（1）你每日、每周、每月最重要的是哪三項(xiàng)工作？（2）非常重要的工

16、作，如果很緊急，則與時(shí)間管理無關(guān)。（3）重要的工作事項(xiàng)所占時(shí)間越多，時(shí)間管理就越合理。（4）一定要消除“不重要”的工作事項(xiàng)，通過授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項(xiàng)。（5）特別注意對(duì)“重要”的工作事項(xiàng)進(jìn)行分析。會(huì)議分析1. 目的 分析會(huì)議的必要性及其浪費(fèi)、拖延的原因，尋求相應(yīng)的解決辦法。2. 方法運(yùn)用會(huì)議分析表。（ 1 ）分析會(huì)前準(zhǔn)備情況表 5-5 會(huì)議分析表姓名： 日期： 年 月 日日期會(huì)議名目會(huì)議倡議計(jì)劃用時(shí)實(shí)際用時(shí)原因分析會(huì)議必要性評(píng)估必須的目的明確的目的不明確的可不開的有無會(huì)議計(jì)劃、目標(biāo)、議程，時(shí)間安排？ 時(shí)間和地點(diǎn)是否恰當(dāng)？ 參加人是否適當(dāng)和必須？ 2）分析會(huì)議過程 是否準(zhǔn)時(shí)開會(huì)？為什么？

17、是否跑題？是否按計(jì)劃進(jìn)行？ 秩序是否正常？ 是否有人中途出去？ 是否按時(shí)結(jié)束？（ 3）會(huì)后分析： 會(huì)議紀(jì)要有沒有？發(fā)給與會(huì)者沒有？ 會(huì)議決議的執(zhí)行情況。 會(huì)議必要性評(píng)估。以上三步分析，主要用于對(duì)浪費(fèi)時(shí)間嚴(yán)重的“馬拉松”會(huì)議或嚴(yán)重?zé)o效會(huì)議的詳細(xì)分析。3. 會(huì)議分析法的啟示（ 1）根據(jù)統(tǒng)計(jì)，職業(yè)經(jīng)理用于會(huì)議的時(shí)間約占工作時(shí)間的20%，如何利用好這 20%的時(shí)間，是時(shí)間管理的重要環(huán)節(jié)。（2）職業(yè)經(jīng)理自行主持召開的會(huì)議主要有“部門例會(huì)”、“業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)”、“專題討論會(huì)”等。對(duì) 于自己可以決定是否召開的會(huì)議，一定要事先評(píng)估開會(huì)的必要性。（ 3）事先準(zhǔn)確通知參會(huì)人員， 即使是部門里只有幾個(gè)人或十幾個(gè)人。 最

18、好養(yǎng)成以簡(jiǎn)明的書面形式的 通知大家會(huì)議計(jì)劃，而不要簡(jiǎn)單一句“下午開會(huì)”就把大家召集起來。（4）嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。（5）參加別人召集的會(huì)議，可請(qǐng)求召集人確認(rèn)會(huì)議規(guī)則，以免浪費(fèi)時(shí)間。干擾因素分析1. 目的 分析哪些因素干擾了正常的時(shí)間安排，以便尋求治理的措施。2. 方法 運(yùn)用干擾因素分析表。表 5-6 干擾因素分析表姓名： 日期： 年 月 日分析干擾因素干擾者排序后果對(duì)策缺乏自律文件雜陳拖延不會(huì)說不職責(zé)混淆突然約見當(dāng)下想干的事太多經(jīng)常 “救火”條理不清計(jì)劃不周無效會(huì)議不速之客電話干擾（1）列出干擾因素 干擾因素可以分為兩大類：一類是實(shí)發(fā)性干擾，一類是拖延性干擾。（2）對(duì)干擾因素排序 通過對(duì)干擾因素的排序，每次找出排在前三位的干擾因素加以克服。甚至可以找出排在第一位的干 擾因素加以克服。每次不要多，但求找出干擾最大的因素，堅(jiān)決克服掉。（3）對(duì)突發(fā)性干擾的分析 突發(fā)性事件是職業(yè)經(jīng)理工作時(shí)間的最大干擾因素。由于職業(yè)經(jīng)理角色的特殊性，會(huì)遇到上、下、左、 右全方位的干擾。研究表明，干擾者順序?yàn)椋海?）羅列出干擾所帶來的后果（ 5 ）尋求對(duì)策 尋求前三位干擾因素的對(duì)策，其他則可以緩一步。3. 干擾因素分析法的啟示 （1）通過對(duì)干擾性因素排序，找出最需要克服的因素。因?yàn)椋?2）在拖延性干擾中， 最需要而且最能夠克