水利水電工程檔案管理辦法

1、水利水電工程檔案管理辦法第一章 總則第一條 為加強(qiáng)水利水電工程的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、積極保護(hù)和有效利用檔案信息資源，為工程建設(shè)和管理服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法、山東省檔案條例、山東省基本建設(shè)項目檔案資料管理辦法及有關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工程實(shí)際，特制定本辦法。第二條 水利水電工程檔案是在工程建設(shè)和管理活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、照片、磁性載體文件及計算機(jī)軟件等不同形式的歷史記錄，是國家的寶貴財富，各單位必須切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入單位目標(biāo)管理崗位責(zé)任制，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。在工程建設(shè)與管理中要劃出檔案工作專項經(jīng)費(fèi)，以保障檔案工作的正常開展

2、。第三條 檔案工作要積極探索現(xiàn)代化管理方法，積極采用計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，不斷提高檔案管理水平，努力實(shí)現(xiàn)“一流工程，一流檔案”。第四條 檔案工作要確保檔案的完整準(zhǔn)確、安全保管和有效利用。第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第五條 各單位要根據(jù)工作需要配備政治條件好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、能勝任工作的專（兼）職檔案人員。其主要職責(zé)是：集中統(tǒng)一管理本單位文書、科技、照片、磁性載體等全部檔案。制訂有關(guān)的辦法、制度，負(fù)責(zé)接收、保管、統(tǒng)計、鑒定、提供利用等工作，并對文件形成單位的檔案工作及文件材料的形成、整理、歸檔等情況進(jìn)行檢查、指導(dǎo)，保證檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和案卷質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化。第六條 檔案工作在業(yè)務(wù)上受上級和同級檔案

3、管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。第七條 檔案工作人員要忠于職守，熱愛本職工作，具備專業(yè)知識，具有從事檔案工作的資格和規(guī)定學(xué)歷，身體健康，嚴(yán)守秘密，遵紀(jì)守法。要保持檔案人員的相對穩(wěn)定。第三章 文件材料的歸檔第八條 實(shí)行文件形成單位（部門）立卷制度。各施工單位在工程建設(shè)管理中所形成的科技材料（土方工程、建筑物工程等）、文書文件及磁性載體材料（照片、錄像帶、錄音帶等）必須按有關(guān)規(guī)定收集、整理、分類、立卷和歸檔，并按規(guī)定報指揮部和監(jiān)理部備案存查，任何單位或個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔、上報。第九條 科技檔案是水利水電工程檔案的重要組成部分。建設(shè)期間，各施工單位檔案工作的重點(diǎn)是按水利水電工程驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則中的規(guī)定和本

4、辦法要求做好科技文件材料的收集、整理、分類、立卷。在竣工驗(yàn)收前，工程指揮部檔案專（兼）職人員會同建設(shè)、監(jiān)理、施工管理人員進(jìn)行核驗(yàn)、審查，凡不符合歸檔要求的，限期整改，對符合要求的竣工檔案，在竣工驗(yàn)收時，在規(guī)定的時間內(nèi)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，移交相應(yīng)的檔案部門保存。第十條 歸檔范圍與案卷質(zhì)量：（一）歸檔的文件材料要遵循其形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，準(zhǔn)確反映工程建設(shè)與管理活動的真實(shí)內(nèi)容，便于利用和保管。文書檔案與科技檔案分類清楚，組卷合理，避免重復(fù)立卷，與工程項目密切的管理性文件應(yīng)列入科技檔案（在工程項目中組卷）；文書檔案保管期限劃分準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件排列系統(tǒng)，案卷題名簡明確切，編寫頁碼、所有

5、檔案的卷內(nèi)目錄一律用微機(jī)打印，認(rèn)真填寫備考表，案卷線裝（去掉金屬物），結(jié)實(shí)美觀，禁用圓珠筆、純蘭墨水、鉛筆書寫及復(fù)寫，以利長期保存。（二）科技檔案、文書檔案、照片及磁性載體檔案的歸檔范圍與案卷質(zhì)量的具體要求見本辦法附錄一、附錄二、附錄三。第十一條 歸檔套（份）數(shù)、時間。（一）科技檔案：正本（原件）二份（套），其中一份（套）報指揮部備案存查，副本三份（套）。在竣工驗(yàn)收前歸檔完畢，在竣工驗(yàn)收后的二周內(nèi)上報。（二）文書檔案：原則定為二套，一套定稿與印件；一套供借閱。（三）照片連同相應(yīng)的文字材料一并歸檔；磁性載體檔案以盒、帶為單位歸檔。第十二條 凡歸檔（上報）的科技文件材料、整理立卷后要編制案卷目錄，

6、并由指揮部和監(jiān)理部分管負(fù)責(zé)人簽字。第十三條 保管期限：科技檔案原則上定為“永久”（50年以上）、密級定為“秘密”，文書檔案參照有關(guān)規(guī)定，根據(jù)文件材料的重要程度確定。第十四條 為確保歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，要嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)可控制措施：（一）檔案工作與工程建設(shè)堅持兩同步一超前的建檔原則，即：下達(dá)計劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進(jìn)度同檢查文件材料的形成情況同步；單元、分部、單位工程驗(yàn)收及全部工程竣工初步驗(yàn)收前必須首先對相應(yīng)檔案進(jìn)行驗(yàn)收。（二）建設(shè)、監(jiān)理及施工管理單位均要明確一名專（兼）職檔案人員或工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)所承擔(dān)的建筑物或土方工程建設(shè)全過程文件材料的監(jiān)督、檢查及收集，嚴(yán)格登

7、記，妥善保管，做好立卷、歸檔工作。（三）監(jiān)理部檔案人員要督促、檢查指導(dǎo)科技文件材料形成單位的立卷、歸檔工作，發(fā)現(xiàn)文件材料短缺及時進(jìn)行補(bǔ)充完善。（四）監(jiān)理單位專（兼）職檔案人員要加強(qiáng)歸檔前文件材料的管理工作，會同工程技術(shù)人員對文件材料的歸檔情況進(jìn)行定期檢查。（五）指揮部、監(jiān)理部對已接收的分部工程、階段工程、單位工程驗(yàn)收及全部工程竣工初步驗(yàn)收要進(jìn)行認(rèn)真的校核，進(jìn)行必要的補(bǔ)充，完善立卷、歸檔工作。第四章 檔案的管理與利用第十五條 各施工單位要按本辦法制訂各項管理細(xì)則，要根據(jù)本單位檔案的數(shù)量，設(shè)置符合要求的專用檔案庫房和相應(yīng)的檔案設(shè)施，按有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格保管檔案，保證檔案安全，防止檔案的破損、霉變和散失，

8、任何單位、個人不得偽造或擅自銷毀檔案。第十六條 各施工單位要加強(qiáng)檔案工作的日常管理，指揮部和監(jiān)理部對各單位檔案工作情況進(jìn)行定期考核和不定期抽查，其考核結(jié)果作為評比獎勵的依據(jù)和評定優(yōu)質(zhì)工程的條件之一。第十七條 編制各種檢索工具，最大限度地滿足利用者的需要，采取多種形式主動服務(wù)，注重利用效果。第十八條 在工程建設(shè)期間，對檔案的綜合管理及單項管理成績突出的單位及個人可給予精神和物質(zhì)獎勵。凡未按規(guī)定要求提交竣工檔案的單位，延緩工程驗(yàn)收，財務(wù)不予結(jié)算，限期改正，直至合格為止。第十九條 檔案的鑒定辦法待工程建成并成立管理部門后另行制定。第五章 附則第二十條 本辦法適用于水利水電工程。第二十一條 本辦法自下

9、達(dá)之日起執(zhí)行。附錄一科技檔案歸檔范圍及案卷質(zhì)量要求一、科技檔案歸檔范圍1. 可研報告與評估咨詢材料。2. 上級批文、指導(dǎo)性技術(shù)文件和有關(guān)工程專業(yè)會議文件。3. 有關(guān)規(guī)定、辦法、規(guī)范。4. 工程招、投標(biāo)文件及協(xié)議、合同。5. 征地補(bǔ)償、移民遷安、確權(quán)劃界的有關(guān)文件、證明材料及圖表。6. 科學(xué)試驗(yàn)成果材料。7. 工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、測量、氣象、地震等資料，環(huán)境影響評價。8. 設(shè)計（圖紙、計算書、說明書、概算書）及設(shè)計批復(fù)。9. 設(shè)計變更通知及補(bǔ)充修改圖紙。10. 開工報告、施工方案、組織設(shè)計和技術(shù)交底材料。11. 施工原始記錄（建筑材料、砼、砂漿試驗(yàn)報告等）。12. 施工單位的工程質(zhì)量檢查、檢測、

10、試驗(yàn)、勘查、觀測、鑒定及分析報告等原始記錄。13. 與工程建設(shè)有關(guān)的照片、錄相、錄音等原始資料。14. 建設(shè)質(zhì)檢、監(jiān)理單位的有關(guān)工程質(zhì)量檢查、檢測、試驗(yàn)等原始資料。15. 工程建設(shè)、監(jiān)理、施工大事記及日志。16. 工程質(zhì)量事故處理及檢查記錄。17. 工程驗(yàn)收計劃的批準(zhǔn)文件。18. 隱蔽工程、單元工程、分部工程、階段工程、單位工程驗(yàn)收簽證、鑒定書及相關(guān)資料。19. 竣工圖紙及工程竣工驗(yàn)收的全部材料。主要包括：（1） 工程設(shè)計總結(jié)報告；（2） 工程建設(shè)管理報告；（3） 工程施工管理總結(jié)報告；（4） 工程建設(shè)監(jiān)理報告；（5） 工程建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督及檢測報告；（6） 竣工預(yù)算、決算報告；（7） 工程建設(shè)征

11、地補(bǔ)償及移民遷安報告；（8） 初步驗(yàn)收工作報告；（9） 竣工驗(yàn)收工作報告；（10） 工程試運(yùn)行或管理情況報告。20. 水文測驗(yàn)水質(zhì)監(jiān)測資料。21. 工程投入運(yùn)行后的管理、工程改建、擴(kuò)建、綠化、歲修的各種技術(shù)性文件及圖紙。22. 建筑物運(yùn)用及渡汛方案。23. 工程運(yùn)用及調(diào)度規(guī)劃。24. 設(shè)備開箱驗(yàn)收，隨機(jī)圖樣及技術(shù)性資料。25. 其他有價值的技術(shù)性文件材料。二、科技檔案案卷質(zhì)量要求（一）引用標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 1182289）科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（二）術(shù)語1. 科學(xué)技術(shù)檔案：是指在科學(xué)技術(shù)活動中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價值的文字、圖表等不同形式的歷史記錄。2. 科技文件材料：是記錄和反

12、映科學(xué)技術(shù)活動的文字、圖表等技術(shù)文件的總稱。3. 案卷：由互相聯(lián)系的若干文件組合而成的一種檔案保管單位。4. 卷內(nèi)目錄：案卷內(nèi)登記文件及其排列次序的目錄。5. 卷內(nèi)備考表：說明案卷內(nèi)文件狀況的表格。6. 檔號：檔案的編號。包括分類號、項目代號、案卷號。（三）案卷內(nèi)科技文件材料的排列1. 建設(shè)項目按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計（初設(shè)、施工圖設(shè)計）、工程施工、工程竣工驗(yàn)收、調(diào)度運(yùn)行等順序排列。2. 案卷內(nèi)科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。3. 案卷內(nèi)科技文件材料排列要求文字材料在前，圖樣在后。（四）案卷的編目1. 編寫案卷頁號（1）案卷內(nèi)科技文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。（2）頁

13、號編寫位置：單面書寫的科技文件材料在右下角編寫頁碼；雙面書寫的科技文件材料，正面在右下角，背面在左下角編寫頁號。（3）案卷封面、卷內(nèi)目錄（原有圖樣目錄除外）、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。2. 案卷封面的編制（1） 案卷封面采用外封面形式。（2） 案卷題名：案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確提示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，一律用漢字書寫。（3） 編制單位：填寫案卷內(nèi)科技文件材料的形成單位。（4） 編制日期：填寫案卷內(nèi)科技文件材料的起止日期。3. 卷內(nèi)目錄的編制（1） 順序號：用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標(biāo)注。（2） 文件材料題名：亦稱文件標(biāo)題，填寫科技文件材料標(biāo)題的全稱。（3） 文件編號：填寫文件的文號或圖紙的圖號。（4

14、） 責(zé)任者：填寫文件材料的直接編制部門。（5） 日期：填寫編制科技文件材料的年、月、日。（6）頁次：填寫每份科技文件材料首頁上標(biāo)注的頁次，最后一份科技文件材料要寫明起止頁號。（7）卷內(nèi)目錄排列在案卷科技文件材料的首頁之前。4. 卷內(nèi)備考表的編制（1）卷內(nèi)備考表要注明案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。（2）卷內(nèi)備考表排在案卷內(nèi)科技文件材料的尾頁之后。（3）卷內(nèi)備考表要填寫立卷人及日期。5. 案卷脊背的編制：其項目有案卷題名及檔號。（五）案卷裝訂的要求1. 案卷可采用裝訂文字材料和不裝訂圖紙兩種形式。2. 案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面（297m

15、m×210mm），圖紙的標(biāo)題欄應(yīng)便于查看。3. 案卷裝訂時必須去掉金屬物。4. 案卷不裝訂時須在每份科技文件材料的右上方加蓋檔號章。并逐件編件號，填寫卷內(nèi)目錄依次排列有序。檔號章的位置在每件文件首頁的右上角，其格式與尺寸是：（六）檔案裝具卷皮、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、卷盒、案卷脊背一律執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)。上述裝具及施工日記簿、施工大事記簿、監(jiān)理日記簿等由監(jiān)理部統(tǒng)一制作。附錄二文書檔案歸檔范圍及案卷質(zhì)量要求一、引用標(biāo)準(zhǔn)（一） 機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范（二） GB 970588 文書檔案案卷格式二、文書檔案歸檔范圍凡是反映本單位工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。（一）上級機(jī)關(guān)的文件材

16、料1. 上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料。2. 上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬本單位主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)需貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。3. 黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表、上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等視察、檢查本地區(qū)、本單位工作時的重要指示、講話、題詞。4. 代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本。5. 上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本單位的文件（包括報紙、刊物轉(zhuǎn)載）。（二）本單位的文件材料1. 本單位組織召開的各種會議的全套會議文件，以及在工作活動中形成的重要文件材料。2. 本單位頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿，重要文件的修改稿。3. 本單位的請示與上級機(jī)關(guān)的

17、批復(fù)文件、下級單位的請示與本單位的批復(fù)文件。4. 本單位及其所屬內(nèi)部職能部門活動形成的工作計劃、總結(jié)、報告。5. 反映本單位業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料。6. 本單位檢查下級單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料。7. 本單位或本單位匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料。8. 內(nèi)容重要的人民來信，來訪材料，領(lǐng)導(dǎo)的指示和本單位處理人民來信、來訪形成的記錄、摘要單、調(diào)查處理報告，統(tǒng)計分析材料等。9. 本單位成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料。10. 本單位制訂的工作條例、章程、制度等文件材料。11. 本單位歷史沿革、大事記、年鑒、反映本單位重要活動事件的剪報、榮譽(yù)獎

18、勵證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物。12. 本單位（包括上報和下批）干部任免（包括備案）調(diào)配、培訓(xùn)、獎懲等文件材料。13. 本單位的財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊。14. 本單位編印的快報、簡報等刊物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本。15. 本單位與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料。（三）同級單位和非隸屬單位的文件材料1. 同級單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)文件。2. 有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對本單位工作檢查形成的重要文件。3. 同級單位和非隸屬單位與本單位聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。（四）下級單位的文件材料1. 下級單位報送的重要的工作計劃、報告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)

19、計報表等文件。2. 下級單位報送的法規(guī)性備案文件。三、文書檔案的案卷質(zhì)量要求（一）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（二）在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷。（三）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷。監(jiān)察、審計、信訪及紀(jì)檢的文件需結(jié)案的放在結(jié)案年立卷。（四）卷內(nèi)文件材料的排列：密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在

20、前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要地法規(guī)性文件的定稿在前，歷次稿依次排列；結(jié)論、決定性的文件材料在前，調(diào)查依據(jù)材料在后。（五）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序、依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編件號。（六）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。對文件材料的題名不要隨意更改或簡化；沒有題名的應(yīng)擬寫題名外加“”號；會議記錄應(yīng)填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。（七）卷內(nèi)目錄的填寫1. 順序號的填寫：按卷內(nèi)文件順序填

21、寫順序號。正件與附件，批復(fù)與附件，批復(fù)與請示等只占一個順序號，但題名都要填寫清楚。2. 文號的填寫：每一頁目錄第一件文件的文號要填寫齊全，下面發(fā)文機(jī)關(guān)相同者可只填號數(shù)。3. 責(zé)任者的填寫：第一份文件要填寫直接編制部門的全稱，如作者相同，可用“”號表示。4. 日期的填寫：要按時間先后排列，每頁的第一件文件的年、月、日要填寫齊全，以下文件若年代相同可只填寫月、日。5. 頁號的填寫：填寫每份文件首頁上標(biāo)注的頁號，最后一份文件要填寫起止頁號。（八）卷內(nèi)備考表排在卷內(nèi)材料之后，凡有關(guān)卷內(nèi)文件材料的說明，均應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)，同時填寫立卷姓名，并由審核人簽字。（九）卷內(nèi)文件材料要用統(tǒng)一規(guī)格的辦公標(biāo)準(zhǔn)用紙

22、，裝訂線以外禁止書寫文字，對破損的文件進(jìn)行裱糊，長頁折齊，短頁貼補(bǔ)，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制，并與原件一起立卷。（十）案卷采用三孔一線的方法裝訂，不裝訂的案卷，卷中的文件應(yīng)逐件用細(xì)線裝訂。（十一）案卷封皮，應(yīng)逐項按規(guī)定填寫清楚。案卷題名要簡明，確切地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱等，體式一致，文字簡練。一般在3040個字為宜。用耐久材料書寫，字跡要工整、清晰。（十二）案卷封皮：軟卷皮裝訂后再裝硬卷盒。（十三）文書檔案案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄、備考表、檔號的格式執(zhí)行文書檔案案卷格式（GB 970588）。附錄三照片、磁性載體檔案的收集范圍及整理、歸檔要求一、引用標(biāo)準(zhǔn)（一） GB/T

23、118289照片檔案管理規(guī)范（二） DA/T 1595磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范二、照片、磁性載體檔案收集范圍（一）省市領(lǐng)導(dǎo)同志和著名學(xué)者、專家在視察考察、檢查工作、聽取匯報、審閱本工程等重大公務(wù)活動中所形成的照片及錄像（音）帶。（二）反映本單位主要職能活動和工作成果的錄像（音）、照片檔案。（三）工程施工現(xiàn)場表彰會議，開工、竣工典禮等的照片、錄像（音）檔案。（四）工程施工中拍攝的關(guān)鍵項目（如工程施工的關(guān)鍵部位，隱蔽工程、新技術(shù)、事故缺陷及竣工情況等）的錄像（音）帶及照片檔案。（五）其他具有保存價值的照片、磁性載體檔案。三、照片檔案的整理要求（一）收集歸檔要求1. 底片、照片、說明齊全。2. 底

24、片與照片的影像相符（二）照片檔案的整理1. 整理原則：保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系利于保管，便于利用。其底片應(yīng)單獨(dú)整理和存放，照片和說明一同整理和存放。2. 底片整理方法（1）底片分類：將一個全宗內(nèi)的底片分成負(fù)片和反轉(zhuǎn)片兩種，并單獨(dú)整理和存放。（2）底片編號：在全宗內(nèi)編流水號，即全宗號底片號（例如：2536）；底片號應(yīng)用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處。（3）底片保管：放入專用底片袋內(nèi)，并在右上方標(biāo)明底片號；按底片號順序?qū)⒌灼迦氲灼瑑浴?. 說明的編寫方法和要求（1）符號說明的項目有：照片號（案卷內(nèi)照片的順序號）、底片號和參見號與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。（2）文字說明：一般不超過200

25、字，其成人份包括事由、時間、地點(diǎn)、人物（姓名、身份）、背景、攝影者等六要素；時間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。（3）總說明和分說明：一般應(yīng)以照片的自然張為單元編寫說明，一組（若干張）聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說明；凡已加總說明的照片分別編寫簡要的分說明，并注*號。（4）說明應(yīng)按下列格式分段書寫照片號/底片號 拍攝時間文字說明 參見號 攝影者單張照片的說明在照片的正下方書寫，總說明在第一張照片的上方書寫。4. 照片的整理方法（1）分類：一般應(yīng)在全宗內(nèi)按年代問題進(jìn)行分類。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動。（2）根據(jù)分類情況組卷，將照片與說明一起固定在芯頁正面（規(guī)格：297mm×210mm）其厚度以三十頁左

26、右為宜。（3）卷內(nèi)目錄：以照片的自然張或有總說明的若干張為單元填寫卷內(nèi)目錄；照片號即案卷內(nèi)照片的順序號；照片題名在盡量保證基本要素內(nèi)容完整的前提下，將文字說明改寫成照片名稱，一般不應(yīng)超過50字。（4）卷內(nèi)備考表：置于案卷的最后一頁。（三）照片檔案組卷、保管所用裝具及保管條件一律執(zhí)行國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定。四、磁性載體文件歸檔要求（一）定義磁性載體文件系指以磁性材料（如計算機(jī)磁帶、軟磁盤、錄相帶、錄音帶）為信息載體的文件。（二）歸檔要求1. 歸檔使用的錄像（音）帶、軟磁盤，其性能質(zhì)量應(yīng)符合國家的有關(guān)規(guī)定，禁止使用劣質(zhì)軟磁盤、錄像（音）帶作載體。2. 磁性載體文件的形成部門在歸檔時，要建立目錄清單并編

27、制歸檔說明。（1）錄像片需簡要說明該片的內(nèi)容、制式、語別、密級、規(guī)格和放映時間，同時還應(yīng)歸檔一套可供借閱的備份錄像片。（2）錄音帶需簡要說明講話內(nèi)容，講話人姓名、職務(wù)、錄制日期、密級等。（3）對已歸檔的磁性載體文件，若同一盤（帶）中存放多份文件，應(yīng)建立載體文件目錄清單。水利水電工程移民檔案歸檔范圍與保管期限表序號歸檔文件保管期限備注1移民安置前期工作文件材料  1.1正常蓄水位選擇報告及審查意見永久 1.2施工總布置規(guī)劃報告及審查意見永久 1.3建設(shè)征地范圍地質(zhì)勘測報告及審查意見永久 1.4建設(shè)征地處理范圍分析材料永久 1.5關(guān)于禁止

28、在工程占地和淹沒區(qū)新增建設(shè)項目和遷入人口的通告（封庫令、停建令）永久 1.6實(shí)物調(diào)查工作大綱、細(xì)則永久 1.7實(shí)物調(diào)查表、統(tǒng)計表、匯總表永久 1.8實(shí)物調(diào)查成果材料永久 1.9移民安置規(guī)劃大綱及其審批文件材料永久 1.10移民安置規(guī)劃及其審核、審批文件材料永久 1.11移民安置規(guī)劃變更及其審批文件材料永久 1.12移民安置方案及其審批文件材料永久 1.13移民安置選址、勘測、設(shè)計、論證、評估文件材料永久 1.14征地補(bǔ)償和移民安置投資概（估）算及其審批文件材料永久 1.15初步設(shè)計階段移民安置規(guī)

29、劃及其審批文件材料永久 1.16其他有關(guān)移民安置前期工作的文件材料重要的永久 一般的30年2移民安置實(shí)施工作文件材料  2.1綜合文件材料  2.1.1移民安置實(shí)施規(guī)劃、技施階段移民安置規(guī)劃或施工圖設(shè)計階段移民安置規(guī)劃及其審批文件材料永久 2.1.2移民安置實(shí)施規(guī)劃、技施階段移民安置規(guī)劃或施工圖設(shè)計階段移民安置規(guī)劃調(diào)整、設(shè)計變更及其審批文件材料永久 2.1.3移民安置協(xié)議及相關(guān)會議紀(jì)要和文件材料永久 2.1.4移民安置試點(diǎn)方案及其實(shí)施情況文件材料永久 2.1.5移民安置年度計劃及其批復(fù)文件材料永

30、久 2.1.6移民安置年度投資計劃及其審批文件材料永久 2.1.7按規(guī)定確認(rèn)的設(shè)代函、綜合設(shè)計聯(lián)系單、綜合設(shè)計變更通知、度汛設(shè)計文件、專題設(shè)計文件以及工程截流、蓄水移民安置規(guī)劃設(shè)計等綜合設(shè)計文件材料永久 2.1.8建設(shè)征地界樁布置設(shè)計文件，界樁分布圖等文件材料永久 2.1.9其他有關(guān)移民安置實(shí)施工作的文件材料重要的永久 一般的30年2.2農(nóng)村移民安置文件材料  2.2.1農(nóng)村移民安置規(guī)劃文件材料永久 2.2.2農(nóng)村移民人口情況表及人口變化情況表永久 2.2.3農(nóng)村移民安置意愿征求意見文件材料永久 

31、;2.2.4農(nóng)村移民安置區(qū)規(guī)劃圖、土地利用現(xiàn)狀圖、地形圖永久 2.2.5農(nóng)村移民安置點(diǎn)規(guī)劃及基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)計資料，移民安置點(diǎn)基礎(chǔ)設(shè)施、公共設(shè)施和居民房屋建設(shè)的招投標(biāo)、合同和竣工驗(yàn)收等文件材料永久 2.2.6移民生產(chǎn)安置用地調(diào)整、開墾、整治、改造、驗(yàn)收、移交和分配情況及確權(quán)文件材料永久 2.2.7農(nóng)村移民實(shí)物登記卡、補(bǔ)償資金卡及補(bǔ)償補(bǔ)助資金兌付相關(guān)手續(xù)和證明文件材料永久以戶為單位建檔2.2.8農(nóng)村移民安置審批及資格審查文件材料；自謀出路安置申請書、符合條件證明及審批文件材料；自愿投親靠友安置申請書、安置地接收證明及審批文件材料；“農(nóng)轉(zhuǎn)非”安置申請書及審批文件材料，搬遷安

32、置協(xié)議文件材料永久以戶為單位建檔2.2.9農(nóng)村居民的建設(shè)用地及其確權(quán)材料，農(nóng)村移民搬遷前后的土地承包證、宅基地證、建房許可證、房產(chǎn)證或購房協(xié)議、戶籍材料等永久以戶為單位建檔2.2.10移民村（組）集體財產(chǎn)調(diào)查核查表、補(bǔ)償補(bǔ)助情況表，集體財產(chǎn)分割協(xié)議書和補(bǔ)償資金卡，以及補(bǔ)償補(bǔ)助資金兌付相關(guān)手續(xù)和證明文件材料永久以村鎮(zhèn)或組為單位建檔2.2.11安置前后移民村（組）土地情況及分戶承包經(jīng)營情況文件材料永久以村鎮(zhèn)或組為單位建檔2.2.12移民村（組）生產(chǎn)安置費(fèi)使用管理情況，主要包括村民代表會議記錄、申請報告及批復(fù)文件、建設(shè)項目文件材料等永久以村鎮(zhèn)或組為單位建檔2.3城（集）鎮(zhèn)遷建文件材料 &#

33、160;2.3.1城集鎮(zhèn)遷建規(guī)劃及基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)計文件材料永久 2.3.2新址占地情況及規(guī)劃圖、地形圖永久 2.3.3新址建設(shè)用地及其確權(quán)文件材料，場地平整、基礎(chǔ)（市政）設(shè)施、公共設(shè)施的招投標(biāo)、合同及竣工驗(yàn)收等文件材料永久 2.3.4城集鎮(zhèn)移民人口情況表及人口變化情況表永久 2.3.5城集鎮(zhèn)移民和單位實(shí)物登記卡、補(bǔ)償資金卡，以及補(bǔ)償補(bǔ)助資金兌付相關(guān)手續(xù)和證明文件材料，搬遷安置協(xié)議文件材料永久移民以戶為單位建檔2.3.6城集鎮(zhèn)移民和單位搬遷前后房產(chǎn)證或購房協(xié)議永久移民以戶為單位建檔2.3.7城集鎮(zhèn)移民和單位新址房屋建設(shè)情況文件材料永久移民以戶為單位建檔2.3.

34、8新址占地搬遷人口情況表及搬遷安置情況文件材料永久 2.4工礦企業(yè)遷建（處理）文件材料  2.4.1工礦企業(yè)實(shí)物指標(biāo)調(diào)查核查文件材料永久 2.4.2工礦企業(yè)遷建或處理規(guī)劃情況文件材料永久 2.4.3工礦企業(yè)土地使用證、營業(yè)執(zhí)照、采礦許可證、稅務(wù)登記證、資產(chǎn)負(fù)債表、債權(quán)債務(wù)協(xié)議、企業(yè)權(quán)屬證明、企業(yè)實(shí)景照片等文件材料永久 2.4.4工礦企業(yè)遷建或處理實(shí)施情況及職工安置情況文件材料永久 2.4.5工礦企業(yè)遷建或處理補(bǔ)償補(bǔ)助資金兌付相關(guān)手續(xù)和證明文件材料永久 24.6工礦企業(yè)補(bǔ)償評估文件材料  2.4.

35、7工礦企業(yè)遷建（處理）驗(yàn)收文件材料  2.5專項設(shè)施遷（復(fù)）建文件材料  2.5.1專業(yè)設(shè)施實(shí)物指標(biāo)調(diào)查核查文件材料永久 2.5.2專業(yè)設(shè)施遷（復(fù)）建規(guī)劃文件材料永久 2.5.3專業(yè)設(shè)施項目立項、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收、交付使用等情況的材料及有關(guān)審批文件永久 2.5.4專業(yè)設(shè)施項目用地審批文件永久 2.5.5專業(yè)設(shè)施項目補(bǔ)償補(bǔ)助資金兌付相關(guān)手續(xù)和證明文件材料永久 2.6庫底清理文件材料  2.6.1庫底清理實(shí)物調(diào)查核查文件材料永久 2.6.2庫底清理規(guī)劃、設(shè)計、

36、計劃及實(shí)施方案永久 2.6.3庫底衛(wèi)生清理、固體廢物清理、建（構(gòu)）筑物清理、林木清理的實(shí)施情況、工作報告和驗(yàn)收意見等文件材料30年 2.6.4庫底清理資金撥付使用相關(guān)手續(xù)和證明文件材料永久 2.7文物保護(hù)文件材料  2.7.1地下文物和地面文物調(diào)查核查表及原始記錄文件材料永久 2.7.2文物保護(hù)規(guī)劃、計劃、協(xié)議及實(shí)施方案永久 2.7.3文物保護(hù)的實(shí)施情況、工作報告和驗(yàn)收意見等文件材料永久 2.7.4文物保護(hù)資金撥付使用相關(guān)手續(xù)和證明文件材料永久 2.8環(huán)境保護(hù)和水土保持文件材料  2.

37、8.1環(huán)境保護(hù)和水土保持規(guī)劃、計劃、協(xié)議及實(shí)施方案、驗(yàn)收意見等文件材料永久 2.8.2環(huán)境保護(hù)和水土保持項目的實(shí)施情況、工作報告和驗(yàn)收意見等文件材料永久 2.8.3環(huán)境保護(hù)和水土保持資金撥付使用相關(guān)手續(xù)和證明文件材料永久 2.9地質(zhì)災(zāi)害防治文件材料  2.9.1地質(zhì)災(zāi)害隱患調(diào)查核查文件材料永久 2.9.2地質(zhì)災(zāi)害防治規(guī)劃、計劃、協(xié)議及實(shí)施方案永久 2.9.3地質(zhì)災(zāi)害防治的實(shí)施情況、工作報告和驗(yàn)收意見等文件材料永久 2.9.4地質(zhì)災(zāi)害防治資金撥付使用相關(guān)手續(xù)和證明文件材料永久 2.10移民安置驗(yàn)收文件材料  2.10.1移民安置驗(yàn)收工作計劃及工作大綱永久 2.10.2工程階段性和竣工移民安置驗(yàn)收（包括自驗(yàn)、初驗(yàn)和終驗(yàn)）的申請材料、驗(yàn)收會議文件材料、驗(yàn)收意見、驗(yàn)收報告和驗(yàn)收專家組、委員會簽字表永久 2.10.3有關(guān)單項移民工程驗(yàn)收意見及相關(guān)文件材料永久 2.10.4有關(guān)移民安置驗(yàn)收