項(xiàng)目組合管理PPM的基本原理和益處

1、項(xiàng)目組合管理（PPM）的基本原理和益處許多組織利用組合管理技術(shù)來(lái)決定他們想要從事的業(yè)務(wù)類型或者要進(jìn)行哪些IT項(xiàng)目投資項(xiàng)目組合管理（PPM對(duì)這種方法合并了一個(gè)附加的維度，通過(guò)利用項(xiàng)目管理學(xué)科以及實(shí)時(shí)的管 理以保證項(xiàng)目投資組合滿足它們的既定目標(biāo)。PPM對(duì)項(xiàng)進(jìn)行分組、觀察、分析和管理，以確保在組織資源約束的情況下最大化實(shí)際的業(yè) 務(wù)結(jié)果。根據(jù)投資組合的策略和投資組合業(yè)務(wù)目標(biāo)的績(jī)效，有些項(xiàng)目被包括在投資組合中，有 些項(xiàng)目被排除在外。本文為項(xiàng)目組合管理和 舊M能夠幫助組織實(shí)施項(xiàng)目組合管理的工具提供了 一個(gè)高層次的介紹。理解項(xiàng)目組合管理（PPMPPM是管理學(xué)科的混和，它包括：商業(yè)管理焦點(diǎn)來(lái)保證所有的項(xiàng)目和計(jì)

2、劃與組合策略一致。綜合管理焦點(diǎn)來(lái)管理組織的資源和風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目管理焦點(diǎn)來(lái)評(píng)審、評(píng)估、管理項(xiàng)目和規(guī)劃以保證它們達(dá)到或者超過(guò)它們對(duì) 于投資組合預(yù)期的貢獻(xiàn)。PPM的整體分析1認(rèn)為投資組合的健康狀態(tài)是受該組合中所有項(xiàng)目的績(jī)效以及他們之間的 直接/間接依賴和可用資源影響的。管理層應(yīng)當(dāng)做能夠?qū)е氯纸M合成功的決策，即使這些決 策可能與某個(gè)具體組合項(xiàng)目的最佳利益沖突。在投資組合層次上將項(xiàng)目管理學(xué)科與業(yè)務(wù)以及通用的管理實(shí)踐結(jié)合起來(lái)使得一個(gè)組織能 夠：選擇與組織策略和目標(biāo)一致的項(xiàng)目和計(jì)劃。通過(guò)應(yīng)用最高優(yōu)先級(jí)的項(xiàng)目來(lái)充分利用可用資源。有規(guī)律地評(píng)定項(xiàng)目和計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目組合的健康狀態(tài)具有何種貢獻(xiàn)。采取管理的行為來(lái)確保項(xiàng)目組合

3、同與商業(yè)目標(biāo)保持一致。有效地在項(xiàng)目和計(jì)劃層面利用項(xiàng)目管理學(xué)科可以提高客戶的滿意度，減少風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題的數(shù) 目，增加成功的概率。2 PPM的目標(biāo)是通過(guò)一致的結(jié)構(gòu)化管理方法，在投資組合的層次上意識(shí)到 相同的利益。PPM的生命周期正如所有的商業(yè)過(guò)程一樣，項(xiàng)目組合管理具有一個(gè)生命周期，它需要應(yīng)用合理的管理技巧 和原則，如圖1中所示。8Active an<|Proposed WorhBusinessDecision r iteiLiResource Ci(>«Krtya.Regular ReviewsRenI 口臼白 ResoirtjeRemove Completed Projects

4、Cansel ProjectsSunset ProductsMatuge«n«iiProject PortfolioManayeiTieit System(PPMS)I COIHIOI ICollect 住尊眥號(hào)中.MAiiageniertActionsProject Portfolio ManagementLifecycle圖1項(xiàng)目組合管理的生命周期從圖1中我們可以看到：項(xiàng)目組合管理的生命周期包括:識(shí)別、考核、尋找那些引導(dǎo)商業(yè)策略的項(xiàng)目/計(jì)劃。管理組織的資源需求、容量、 能力。度量績(jī)效以保證項(xiàng)目/計(jì)劃共同地符合組合策略。根據(jù)組合目標(biāo)和承諾，識(shí)別并校正項(xiàng)目/計(jì)劃中與投資組合

5、不一致的地方。建立有效的交流和報(bào)告機(jī)制確保對(duì)項(xiàng)目、計(jì)劃和整體組合，進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的 決策。實(shí)現(xiàn)一個(gè)過(guò)程能夠持續(xù)的改進(jìn)投資組合。至少，任意一個(gè)綜合的PPM方法都應(yīng)該包括下面的幾個(gè)通用過(guò)程:項(xiàng)目選擇項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)排序/再排序組合監(jiān)控組合評(píng)估校正措施管理項(xiàng)目終止和刪除業(yè)務(wù)管理焦點(diǎn)項(xiàng)目組合管理的業(yè)務(wù)管理活動(dòng)的關(guān)鍵目標(biāo)是從商業(yè)角度來(lái)定義一個(gè)范圍并驗(yàn)證組合的生存 力。這需要定義組合策略和決策標(biāo)準(zhǔn)，它們?cè)试S管理人員選擇和按優(yōu)先級(jí)來(lái)排序項(xiàng)目。為評(píng)估 組合健康狀態(tài)和性能定義業(yè)務(wù)的指示器也是重要的。決策標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)同組織的商業(yè)策略和目標(biāo)聯(lián)系起來(lái)。排序和選擇項(xiàng)目的過(guò)程應(yīng)該根據(jù)組織的 財(cái)政目標(biāo)，比如收益率、投資回報(bào)率（ROI

6、）,預(yù)算成本以及稅收增長(zhǎng)。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)包括其他的價(jià)值考慮，包括客戶需求，進(jìn)軍新市場(chǎng)或者開拓原有市場(chǎng)的愿望，以及運(yùn)作需要的或者強(qiáng)制行 的動(dòng)作。組織還可以利用商業(yè)決策標(biāo)準(zhǔn)來(lái)取消或者投資組合定義時(shí)的項(xiàng)目或者計(jì)劃，即使他們已經(jīng) 處于計(jì)劃或者實(shí)施階段。選擇和按優(yōu)先級(jí)排序項(xiàng)目這一步的目標(biāo)是基于預(yù)定義的組合商業(yè)決策和優(yōu)先級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，選擇和按優(yōu)先級(jí)排序項(xiàng)目以獲 得最高的價(jià)值。優(yōu)先級(jí)應(yīng)當(dāng)基于單個(gè)項(xiàng)目利益和它對(duì)項(xiàng)目組合的全局影響。止匕外，作為結(jié)果的 組合混和不能超過(guò)組織的資源容量或能力。組合優(yōu)先級(jí)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)限制在一個(gè)可理解、可測(cè)量、一貫應(yīng)用的數(shù)量上?；谒鼈兏髯詽M足 商業(yè)策略和目標(biāo)的重要性，不同的標(biāo)準(zhǔn)可以具有不同的權(quán)值。

7、雖然優(yōu)先級(jí)標(biāo)準(zhǔn)與商業(yè)決策標(biāo)準(zhǔn)不同， 在決定組合中包含哪些項(xiàng)目時(shí)，它們都應(yīng)當(dāng)被使用商業(yè)決策標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)與商業(yè)策略和目標(biāo)一致。一旦一個(gè)項(xiàng)目成為組合的一部分，它應(yīng)當(dāng)使用這些標(biāo)準(zhǔn)來(lái)評(píng)估項(xiàng)目的健康狀態(tài)和績(jī)效。優(yōu)先級(jí)策略建立組合的總體目標(biāo)并且?guī)椭_定組合中的項(xiàng)目類型和組合中每個(gè) 類型應(yīng)該包括多少項(xiàng)目。這里，資源評(píng)估也扮演著重要的作用，我們將在后面討論它。綜合管理焦點(diǎn)資源和風(fēng)險(xiǎn)管理是項(xiàng)目組合管理的綜合管理焦點(diǎn)的一部分。在決定組合中包含哪些項(xiàng)目以 及如何按照優(yōu)先級(jí)排序已有的項(xiàng)目之前， 管理人員需要從供需角度來(lái)評(píng)估他們的資源。 他們必 須保證優(yōu)先級(jí)高的項(xiàng)目有足夠數(shù)量的和有適當(dāng)技巧的人。為了維持一個(gè)健康的組合，管理人

8、員必須監(jiān)控和評(píng)估組織的總體資源量和能力以保證能夠:按照將來(lái)資源的需求，計(jì)劃和構(gòu)造資源量。在項(xiàng)目需要和預(yù)見(jiàn)的響應(yīng)上，對(duì)資源的投資作出快速的決策。為達(dá)到組合的目標(biāo)，決定當(dāng)前的和已經(jīng)計(jì)劃好的資源是否是足夠的。評(píng)估當(dāng)前和將來(lái)的培訓(xùn)需求?？焖僮R(shí)別資源剩余和短缺并規(guī)劃重新分配資源的計(jì)劃。高效地實(shí)施重新分配的計(jì)劃，將關(guān)鍵的資源轉(zhuǎn)到高優(yōu)先級(jí)的項(xiàng)目中。識(shí)別組合風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別組合風(fēng)險(xiǎn)包括一系列的過(guò)程，比如識(shí)別、分析、響應(yīng)、跟蹤和控制可能妨礙組合達(dá)到 其商業(yè)目標(biāo)的任何風(fēng)險(xiǎn)。這些過(guò)程應(yīng)當(dāng)包括針對(duì)組合在項(xiàng)目層次上的風(fēng)險(xiǎn)的負(fù)面影響進(jìn)行評(píng)審, 以保證項(xiàng)目經(jīng)理?yè)碛幸粋€(gè)可靠的風(fēng)險(xiǎn)降低計(jì)劃。止匕外，為組合全面地做一個(gè)統(tǒng)一的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估以確

9、定風(fēng)險(xiǎn)是否在組織預(yù)先設(shè)定的范圍以內(nèi)也 是很重要的。因?yàn)榻M合以及它們的環(huán)境是動(dòng)態(tài)的，在整個(gè)組合的生命周期內(nèi)，管理人員應(yīng)當(dāng)在 一個(gè)有序的基礎(chǔ)上，評(píng)審并更新他們的組合風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。識(shí)別組合風(fēng)險(xiǎn)開始于對(duì)一個(gè)具體的項(xiàng)目組合環(huán)境的評(píng)價(jià)：已經(jīng)建立了什么樣的商業(yè)決策標(biāo) 準(zhǔn)關(guān)于組織當(dāng)前的商業(yè)過(guò)程和決策點(diǎn)，什么樣的工作設(shè)想將會(huì)增加組合的風(fēng)險(xiǎn)管理人員應(yīng)當(dāng)?shù)?代地精化這個(gè)評(píng)估，作為一個(gè)計(jì)劃，評(píng)估并管理他們的組合管理方法。什么構(gòu)成了組合風(fēng)險(xiǎn)這里有些例子:組合內(nèi)部的項(xiàng)目相互依賴有限的資源量/能力與大量需求之間的矛盾商業(yè)策略/商業(yè)機(jī)會(huì)中的變化組合內(nèi)部的高百分比的高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目與組合管理實(shí)踐相沖突的商業(yè)過(guò)程項(xiàng)目管理焦點(diǎn)一個(gè)成功的

10、、有效的項(xiàng)目組合管理實(shí)施的關(guān)鍵是一個(gè)知識(shí)淵博的項(xiàng)目組合經(jīng)理以及一個(gè)包 含項(xiàng)目管理原則的支持過(guò)程。這些原則為項(xiàng)目組合經(jīng)理提供了評(píng)定組合健康狀態(tài)和價(jià)值的必要 機(jī)制和數(shù)據(jù)，以及對(duì)于項(xiàng)目的方法、優(yōu)先級(jí)、資金、人員和執(zhí)行做出有效的商業(yè)決策的能力。 通過(guò)比較計(jì)劃和實(shí)際的績(jī)效，識(shí)別不一致的條件是一項(xiàng)關(guān)鍵的能力。管理人員可以立刻專注于 這些問(wèn)題并將組合帶回到一致的狀態(tài)。建立項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)項(xiàng)目組合經(jīng)理需要的過(guò)程一一被稱為項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)或者PPMS一是針對(duì)項(xiàng)目組合管理的廣泛的、文檔化的和動(dòng)態(tài)的策略集合、商業(yè)過(guò)程、工具、計(jì)劃和控制。項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)為 單個(gè)的項(xiàng)目/計(jì)劃管理系統(tǒng)提供指導(dǎo)和限制，并保證他們聯(lián)合起來(lái)以

11、加速?zèng)_突的解決。計(jì)劃和實(shí)施一個(gè)有效的項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)提供了一種方法，該方法可以日常地分析和量化 項(xiàng)目的價(jià)值，按照優(yōu)先級(jí)排序項(xiàng)目，識(shí)別需要開始、重新確定優(yōu)先級(jí)排序和停止的項(xiàng)目。尤其 是，項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)允許項(xiàng)目經(jīng)理回答比如一下的問(wèn)題：哪些項(xiàng)目將最好地支持組織的商業(yè)策略和目標(biāo)一個(gè)項(xiàng)目或者計(jì)劃是否提供了期望的商業(yè)結(jié)果，如組合矩陣中表明的那樣是否每個(gè)組合計(jì)劃都具備了合適的資源，包括具備了適當(dāng)技能的員工一個(gè)綜合的項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)包括戰(zhàn)術(shù)過(guò)程和戰(zhàn)略過(guò)程。戰(zhàn)術(shù)過(guò)程關(guān)注于正在進(jìn)行的 組合項(xiàng)目的持續(xù)績(jī)效問(wèn)題。戰(zhàn)略過(guò)程關(guān)注在組合的演化上，包括選擇新的項(xiàng)目以符合商業(yè)目標(biāo) 和戰(zhàn)略。止匕外，縮小一個(gè)與合組合目標(biāo)和策

12、略不符的項(xiàng)目的范圍或者取消該項(xiàng)目的建議也應(yīng)當(dāng) 是項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)過(guò)程的一部分。項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)的主要活動(dòng)包括收集項(xiàng)目信息，評(píng)估項(xiàng)目和組合健康狀態(tài)以及商業(yè)貢獻(xiàn),和管理校正措施。對(duì)于組合的風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者的日常評(píng)審工作來(lái)說(shuō)，這些活動(dòng)是基礎(chǔ)。收集組合信息為了準(zhǔn)確地評(píng)估一個(gè)組合，管理人員需要統(tǒng)一的或者集中的項(xiàng)目級(jí)的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)基于 定量的（金融，缺陷，市場(chǎng)份額等等）和定性的度量（股東義務(wù)，客戶滿意度，風(fēng)險(xiǎn)等等）。 為了準(zhǔn)確，在分析這些信息之前，他們應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)并驗(yàn)證數(shù)據(jù)。然后，他們應(yīng)當(dāng)從項(xiàng)目層次和組 合層次兩個(gè)視角來(lái)觀察這些數(shù)據(jù)。例如，他們應(yīng)該對(duì)每個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目和全體項(xiàng)目的財(cái)政健康狀 態(tài)進(jìn)行評(píng)估，以保證整個(gè)組合

13、滿足其財(cái)政目標(biāo)。收集和合并數(shù)據(jù)的工具應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)一些跟蹤的功能，數(shù)目較少的項(xiàng)目組合可能使用電子制表 軟件來(lái)追蹤和評(píng)估組合的健康狀態(tài)，但是具有多樣的復(fù)雜的項(xiàng)目的組合需要一種自動(dòng)化的工具 來(lái)輔助收集、合并和分析活動(dòng)。評(píng)估組合有效的項(xiàng)目組合分析包括對(duì)組合商業(yè)結(jié)果的測(cè)量和比較，以決定該組合符合其商業(yè)決策既 定的目標(biāo)。評(píng)估過(guò)程需要同時(shí)包括短期和長(zhǎng)期的角度，并且應(yīng)當(dāng)測(cè)量和檢查戰(zhàn)術(shù)和戰(zhàn)略參數(shù)：戰(zhàn)術(shù)角度：?jiǎn)蝹€(gè)組合項(xiàng)目的健康狀況和績(jī)效戰(zhàn)略角度：總體的組合商業(yè)結(jié)果根對(duì)目標(biāo)測(cè)量項(xiàng)目和組合的績(jī)效，允許管理人員回答以下問(wèn)題：現(xiàn)行的項(xiàng)目是否產(chǎn)生了預(yù)期的商業(yè)利益并且支持組合的整體商業(yè)戰(zhàn)略項(xiàng)目是否按照平衡風(fēng)險(xiǎn)和最優(yōu)價(jià)值的原則來(lái)評(píng)

14、定優(yōu)先級(jí)項(xiàng)目中出現(xiàn)問(wèn)題的是哪些趨勢(shì)和指標(biāo)哪些校正措施是必要的正在進(jìn)行中的項(xiàng)目提議是否符合市場(chǎng)趨勢(shì)它們是否支持當(dāng)前/未來(lái)的客戶需求和新的戰(zhàn)略目標(biāo)是否有合適的資源可以利用確保有效地實(shí)施當(dāng)前的和預(yù)測(cè)的項(xiàng)目通過(guò)將每個(gè)項(xiàng)目的健康狀況/貢獻(xiàn)數(shù)據(jù)映射到商業(yè)決策標(biāo)準(zhǔn)，管理人員可以容易地看出項(xiàng)目 是否符合或者超過(guò)限定指標(biāo)，從而來(lái)識(shí)別組合中不一致的部分。Rational Portfolio Manager 是一個(gè) 舊M策略管理工具，提供組合儀表盤，它可以以各 種各樣的形式包括投資計(jì)劃圖、記分卡、多維聯(lián)機(jī)分析處理中心點(diǎn)以及報(bào)表來(lái)幫助管理人員收 集并解釋組合信息。例如，使用組合儀表盤，管理人員可以給每個(gè)項(xiàng)目的限定值分

15、配綠色、黃 色和紅色中的一種狀態(tài)，然后開發(fā)記分卡或儀表盤和報(bào)表。這樣，他們就可以看出項(xiàng)目的績(jī)效 是怎么樣的。圖2展示了用Rational Portfolio Manager?儀表盤創(chuàng)造多種視圖和報(bào)表的一個(gè)例子。管 理人員可以利用這些視圖和報(bào)表，基于定量和定性的指標(biāo)進(jìn)行組合健康狀況和價(jià)值貢獻(xiàn)的分析。 對(duì)于記分卡和投資計(jì)劃圖，組合中的每個(gè)項(xiàng)目將會(huì)被評(píng)估和分配為綠色、黃色和紅色中的一種 狀態(tài)。管理人員將會(huì)知道分析那些從綠色到黃色或者從綠色到紅色的項(xiàng)目，以確定他們的負(fù)面 影響是否足夠大以至于需要授權(quán)校正措施。CustomSiandcid R聽(tīng)port寫OLAP Pivot5圖2：由Rational P

16、ortfolio Manager ? 組合儀表盤獲得的可利用的視圖/報(bào)表管理組合對(duì)不一致的項(xiàng)目采取校正措施是項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)的一個(gè)關(guān)鍵的組件。如果一個(gè)項(xiàng)目或組 合不符合或超出其目標(biāo)，識(shí)別根本原因、形成一個(gè)校正措施計(jì)劃然后監(jiān)控并追蹤以保證措施被 實(shí)施和問(wèn)題被解決是非常關(guān)鍵的。項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)有一種跟蹤趨勢(shì)和預(yù)見(jiàn)問(wèn)題的機(jī)制以 確保管理人員能夠?qū)嵤┲鲃?dòng)的措施以避免不一致的項(xiàng)目。項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)還應(yīng)該記文檔化和 跟蹤這些措施來(lái)保證它們達(dá)到各自的目標(biāo)。如果一個(gè)成功的預(yù)防措施是可重復(fù)的，那么項(xiàng)目組 合經(jīng)理應(yīng)當(dāng)將其合并到項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)中。針對(duì)商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)收集并分析數(shù)據(jù)允許管理人員和執(zhí)行官對(duì)于項(xiàng)目投資

17、做出基于事實(shí)的決策，從而避免了他們對(duì)組合不利的個(gè)人主觀判斷。困難的但是必要的校正/預(yù)防措施可能包括:給高優(yōu)先級(jí)的項(xiàng)目重新分配資源。分配經(jīng)過(guò)認(rèn)證的項(xiàng)目經(jīng)理到那些具有相當(dāng)價(jià)值的項(xiàng)目中。取消或者不競(jìng)標(biāo)被選定的項(xiàng)目或合同。實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)降低計(jì)劃。進(jìn)行項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審。協(xié)商進(jìn)度表的變更。為項(xiàng)目經(jīng)理提供指導(dǎo)。評(píng)審組合評(píng)審組合對(duì)于與所有項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者交流項(xiàng)目組合的狀態(tài)是非常必要的。這樣的評(píng)審應(yīng) 當(dāng)被當(dāng)作一個(gè)迭代的過(guò)程，能夠確保管理人員和執(zhí)行官做出正確的決策，保持組合健壯。這些 決策涉及：確保組合持續(xù)的與商業(yè)戰(zhàn)略一致。確保當(dāng)前的組合符合其目標(biāo)。跟蹤校正管理措施的有效性。在組織的能力和約束內(nèi)提供一個(gè)平衡的組合（風(fēng)險(xiǎn)和價(jià)值）。驗(yàn)證商業(yè)決策標(biāo)準(zhǔn)和項(xiàng)目/組合的準(zhǔn)確度。確保資源容量能夠符合項(xiàng)目需求。確保項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)是合適和有效的。組合評(píng)審的頻率、形式和參加者名單會(huì)根據(jù)組織的不同而不同。會(huì)議應(yīng)當(dāng)同你的組織結(jié)構(gòu) 以及組合中的數(shù)目、大小和持續(xù)時(shí)間相一致。如果你有自動(dòng)報(bào)表的能力，你就可以在會(huì)議之間 分發(fā)報(bào)表以及在每次的數(shù)據(jù)收集時(shí)非常迅速地完成你的目標(biāo)。改進(jìn)組合組合是動(dòng)態(tài)的。你的項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)是否已經(jīng)在穩(wěn)定狀態(tài)或者仍然在進(jìn)化，你需要一個(gè) 確定的能夠持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程，該過(guò)程與組合評(píng)估和跟蹤及度量組合改進(jìn)的措施管理過(guò)程密切相 連。改進(jìn)過(guò)程也很重要，它保證組合評(píng)估的結(jié)果將“反饋”呈現(xiàn)在商業(yè)過(guò)程中