公司采購、辦公用品管理制度

1、 公司采購管理制度 文件編號(hào)：ZS-BGS-XZ-002一、目的為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。二、采購管理對(duì)象1. 日常辦公常用物品，如電腦、打復(fù)印機(jī)、驗(yàn)鈔機(jī)、打印紙、筆、筆筒、訂書機(jī)、訂書針、文件夾、文件筐、卷紙、抽紙、印泥、起釘器、削筆刀、剪刀等。員工休息用品、車載用品、保潔用品、植物及其他辦公室日常消耗品。以上統(tǒng)稱為“辦公易耗品”，主要用于辦公環(huán)境和工作使用。2. 銷售部的獎(jiǎng)品、禮品、贈(zèng)品等。3. 食堂采購和工程材料采購不在本制度規(guī)定的范圍。三、采購原則1. 采購必須堅(jiān)持“秉公辦

2、事、維護(hù)公司利益”的原則，并綜合考慮“質(zhì)量、價(jià)格”的競(jìng)爭(zhēng)，擇優(yōu)選取。 2. 采購是一項(xiàng)重要、嚴(yán)肅的工作，各級(jí)管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視。  3. 物品采購應(yīng)盡量采用月結(jié)方式為付款條件與供應(yīng)商洽談。四、分工管理1. 辦公室文員1.1 文員須按月度建立庫存臺(tái)賬，定期核查所領(lǐng)物品登記表，做好辦公易耗品、銷售獎(jiǎng)品的入庫、發(fā)放和庫存管理工作。（附件辦公易耗品月度臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)表、銷售獎(jiǎng)品庫存統(tǒng)計(jì)表）1.2 文員須每月底盤點(diǎn)，查對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符。1.3 文員須防止辦公易耗品、銷售獎(jiǎng)品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證其功用和性能。1.4 文員須根據(jù)辦公易耗品以及銷售獎(jiǎng)品的

3、領(lǐng)用情況，確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。2. 采購專員2.1 負(fù)責(zé)辦公易耗品和銷售獎(jiǎng)品的采購與驗(yàn)收工作；2.2 負(fù)責(zé)供應(yīng)商的篩選工作；3. 辦公室負(fù)責(zé)人3.1 負(fù)責(zé)辦公易耗品和銷售獎(jiǎng)品每月月底庫存的檢查工作；3.2 協(xié)助文員做好辦公易耗品和銷售獎(jiǎng)品日常管理工作；3.3 負(fù)責(zé)辦公易耗品和銷售獎(jiǎng)品費(fèi)用的管理工作。五、辦公易耗品和銷售獎(jiǎng)品的采購流程采購專員接收購置計(jì)劃表文員編制購置計(jì)劃表并審批市場(chǎng)詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)填寫并上報(bào)詢價(jià)記錄表樣品檢查提供樣品采購量大價(jià)高商家按合同供貨送貨或自提簽訂供貨合同/協(xié)議或定點(diǎn)采購不提供樣品物品驗(yàn)收與費(fèi)用結(jié)算選 定供貨商采購量小價(jià)低采購員

4、自提或商家送貨按購置計(jì)劃表臨時(shí)采購銷售部獎(jiǎng)品的采購與辦公易耗品的采購流程一致，購置計(jì)劃表由銷售部負(fù)責(zé)編制。（一）接收購置計(jì)劃表采購專員接收辦公室文員編制并完成審批的購置計(jì)劃表，并對(duì)購置內(nèi)容進(jìn)行再確認(rèn)。包括需要采購的物品型號(hào)、顏色、規(guī)格，甚至生產(chǎn)廠家都進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)，以確保采購的物品是所需品。（二）市場(chǎng)詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)采購專員比照購置計(jì)劃表上的物品到市場(chǎng)上至少選擇三家以上進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，并對(duì)商家提供的價(jià)格進(jìn)行合理議價(jià)。（三）填寫詢價(jià)記錄表 市場(chǎng)詢價(jià)結(jié)束后，采購專員對(duì)詢價(jià)結(jié)果進(jìn)行記錄，填寫完詢價(jià)記錄表后交公司領(lǐng)導(dǎo)定奪。 （四）選定供貨商 公司領(lǐng)導(dǎo)審閱完詢價(jià)記錄表后，對(duì)需要提供樣品的采購進(jìn)行樣品檢查

5、。進(jìn)一步確認(rèn)后再確定供貨商家；對(duì)不需要提供樣品的采購，根據(jù)詢價(jià)記錄表，確定供貨商家。 （五）采買1. 定點(diǎn)采買1.1確定供貨商家后，對(duì)量大、價(jià)高、供貨期長(zhǎng)、使用壽命長(zhǎng)或需長(zhǎng)期采購的物品可選擇簽訂供貨合同或選擇長(zhǎng)期合作。1.2 采購員定點(diǎn)采買時(shí)，可按照購置計(jì)劃表的內(nèi)容直接下單。定點(diǎn)單位沒有所需物品的按臨時(shí)采購進(jìn)行。2. 臨時(shí)采購確定供貨商家后，對(duì)量小、價(jià)低、供貨期短、使用壽命短或臨時(shí)需要的物品直接進(jìn)行采買。 （六）送貨送貨方式可選擇自提或商家送貨上門。（七）驗(yàn)收采買結(jié)束后，采購專員對(duì)商家送貨的物品再進(jìn)行一一確認(rèn)，防止錯(cuò)送、漏送，或以次充好等。（八）費(fèi)用結(jié)算1. 現(xiàn)款采購 1.1 采購人

6、員必須憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財(cái)務(wù)部借款，采購回來后，采購員粘貼好報(bào)銷票據(jù)（采購計(jì)劃表、購貨發(fā)票），由辦公室負(fù)責(zé)人、辦公室分管副總、財(cái)務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，然后辦理報(bào)銷手續(xù)。1.2 財(cái)務(wù)借款按財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。 2. 后付款采購 2.1 采購員粘貼好報(bào)銷票據(jù)（采購計(jì)劃表、購貨發(fā)票），由辦公室負(fù)責(zé)人、辦公室分管副總、財(cái)務(wù)部審核后，總經(jīng)理審批。到付款時(shí)間時(shí)，財(cái)務(wù)部直接匯款。 2.2 貨物已到發(fā)票未到，驗(yàn)收合格，辦公室文員登記入庫后，如供貨方要求提前付款時(shí)，按正常財(cái)務(wù)手續(xù)辦理后支付不超過貨物總價(jià)值80%的貨款，待發(fā)票到后再付清余款；發(fā)票已到貨物未到，不準(zhǔn)支付購貨款。&#

7、160;2.3 物品采購必須取得發(fā)票方可報(bào)銷，發(fā)票性質(zhì)（增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）按財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。六、定點(diǎn)商鋪管理 （一）定點(diǎn)供貨商選擇采購專員到市場(chǎng)選定至少3家信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量以及送貨效率較高的商鋪，進(jìn)行報(bào)價(jià)對(duì)比后，選定價(jià)格較優(yōu)惠的商鋪為定點(diǎn)供貨單位。簽訂以結(jié)算方式為月結(jié)、為期一年的供貨合同。（二）定點(diǎn)商鋪價(jià)格監(jiān)控至少每半年一次，采購人員定期到市場(chǎng)進(jìn)行比價(jià)，比價(jià)結(jié)束填寫詢價(jià)記錄表，防止定點(diǎn)采購單位抬高價(jià)格。文員編制購置計(jì)劃表并審批七、辦公易耗品管理流程量不足采購階段量足文員驗(yàn)收、入庫登記各部門領(lǐng)用文員核對(duì)庫存數(shù)量辦公室分管副總審核申領(lǐng)單各部門提交辦公易耗品申領(lǐng)單采購專員按購置計(jì)劃表采購（一）辦

8、公易耗品申領(lǐng)與審核1. 各部門根據(jù)本部門辦公易耗品的使用情況，每月25日前提報(bào)下月辦公易耗品領(lǐng)用計(jì)劃。2. 部門負(fù)責(zé)人和分管副總審批簽字后報(bào)辦公室。經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核后交辦公室文員進(jìn)行登記申領(lǐng)。（附件部門辦公易耗品申領(lǐng)單）（二）核對(duì)庫存數(shù)1. 辦公室文員統(tǒng)計(jì)部門辦公易耗品申領(lǐng)單所需物品數(shù)目后，與庫存數(shù)進(jìn)行核對(duì)，原則上庫存數(shù)留存原數(shù)量的1/3。2. 若庫存足，文員直接按本章第六小節(jié)中“辦公易耗品的發(fā)放及領(lǐng)用”流程發(fā)放。3. 若申領(lǐng)后數(shù)量不足，申請(qǐng)購置后再發(fā)放。（三）編制購置計(jì)劃表因庫存數(shù)量不足，文員編制購置計(jì)劃表經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人、辦公室分管副總、總經(jīng)理/董事長(zhǎng)審批后，將購置計(jì)劃表交采購專員進(jìn)行采購

9、。（附件購置計(jì)劃表）（四） 采 購1. 采購專員根據(jù)審批后的購置計(jì)劃表進(jìn)行采購，并于接到購置計(jì)劃表的10個(gè)工作日內(nèi)（特殊時(shí)間要求除外）完成采購。2. 優(yōu)先在定點(diǎn)供貨商處進(jìn)行采買，按照合同規(guī)定的供貨價(jià)格采購。3.采購流程參照本制度第五節(jié)“辦公易耗品和銷售獎(jiǎng)品的采購流程”執(zhí)行。（五）驗(yàn)收、入庫登記1. 采購結(jié)束后，采購專員在辦公易耗品購置計(jì)劃表填寫實(shí)際采購價(jià)格，簽字后交行政專員，并附上送貨單/收據(jù)/發(fā)票。2. 辦公室文員按照采購專員交回的購置計(jì)劃表一一核對(duì)采買的物品種類、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格單據(jù)等，核實(shí)完畢后進(jìn)行物品登記入庫，及時(shí)更新辦公易耗品臺(tái)賬。（附辦公易耗品登記臺(tái)賬）（六）發(fā)放及領(lǐng)用1. 新員工

10、辦公易耗品的發(fā)放新員工入職每人按標(biāo)準(zhǔn)配備電腦一臺(tái)、簽字筆一支、筆記本一本、文件雙夾一個(gè)，不含廚師、幫廚、保潔。2. 部門辦公易耗品的發(fā)放文員根據(jù)各部門提交的部門辦公易耗品申領(lǐng)單如實(shí)發(fā)放所列物品，領(lǐng)取時(shí)須簽字確認(rèn)。3. 個(gè)人辦公易耗品的領(lǐng)用各部門員工個(gè)人需要臨時(shí)支取時(shí)，在部門辦公易耗品登記表上簽字。 4. 銷售獎(jiǎng)品的發(fā)放 銷售獎(jiǎng)品發(fā)放必須嚴(yán)格遵循公司制定的銷售政策，客戶領(lǐng)取獎(jiǎng)品時(shí)必須由置業(yè)顧問陪同，領(lǐng)取獎(jiǎng)品時(shí)出具獎(jiǎng)品領(lǐng)取單并在登記表上簽字確認(rèn)。銷售獎(jiǎng)品領(lǐng)取單、銷售部獎(jiǎng)品領(lǐng)取登記表八、辦公消耗品的交接與收回員工因離職或工作崗位變動(dòng)等原因需進(jìn)行辦公易耗品及固定資產(chǎn)的交接或收回時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守交接回收程

11、序。1. 移交人需填寫辦公易耗品交接單，接收人在監(jiān)交人的監(jiān)督下，仔細(xì)點(diǎn)驗(yàn)，遇有毀損的要求移交人書面標(biāo)明，對(duì)毀損視該物品價(jià)值的大小情況，另行處理。（附件辦公易耗品交接單）2. 辦公室文員需據(jù)清單核實(shí)后存檔備查。若移交人為辦公易耗品管理員本人時(shí)，辦公室負(fù)責(zé)人需親自點(diǎn)驗(yàn)，并且做好交接工作。九、附件表1部門辦公易耗品申領(lǐng)單表2 詢價(jià)記錄表表3購置計(jì)劃表表4銷售獎(jiǎng)品領(lǐng)取單表5銷售部獎(jiǎng)品領(lǐng)取登記表表6部門辦公易耗品領(lǐng)取登記表表7辦公易耗品月度臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)表表8銷售部獎(jiǎng)品庫存統(tǒng)計(jì)表表9辦公易耗品交接單十一、本制度由下發(fā)之日起執(zhí)行。 辦公室 二一六年十一月十一日部門辦公易耗品申領(lǐng)單 申請(qǐng)部門： 年 月 日編號(hào)名稱

12、規(guī)格單位數(shù)量使用人備注部門領(lǐng)導(dǎo) 簽字分管副總簽字辦公室負(fù)責(zé)人簽字辦公室分管副總簽字部門物品領(lǐng)取人簽字詢價(jià)記錄表詢價(jià)人詢價(jià)日期報(bào)價(jià)單位信息名稱負(fù)責(zé)人電話地址交貨時(shí)間付款方式稅票情況采購內(nèi)容型號(hào)/規(guī)格數(shù)量原報(bào)價(jià)議價(jià)最終單價(jià)備注采購人員建議部門領(lǐng)導(dǎo)意見分管副總意見總經(jīng)理意見購置計(jì)劃表 日期： 年 月 日采購專員預(yù)計(jì)完成采購時(shí)間序號(hào)品 名規(guī)格單位數(shù)量預(yù)算額度實(shí)際金額備 注預(yù)算額度合計(jì) 元實(shí)際采購合計(jì)(采購結(jié)束后填寫) 元辦公室負(fù)責(zé)人簽字辦公室分管副總簽字總經(jīng)理簽字驗(yàn)收并登記入庫采購專員簽字辦公室文員簽字注：物品單價(jià)超過1000元的，需提前報(bào)價(jià)，待部門領(lǐng)導(dǎo)/分管副總確認(rèn)方可購買。 銷售獎(jiǎng)品領(lǐng)取單客戶姓名

13、購房?jī)r(jià)格或定金金額銷售期 排號(hào) 定房 購房付款方式一次性 按揭（公貸、商貸）房 號(hào)獎(jiǎng)品金額獎(jiǎng)品名稱數(shù)量領(lǐng)取方式 置業(yè)顧問代領(lǐng) 客戶領(lǐng)取 其他置業(yè)顧問確認(rèn)銷售經(jīng)理確認(rèn)銷售獎(jiǎng)品領(lǐng)取單客戶姓名購房?jī)r(jià)格或定金金額銷售期 排號(hào) 定房 購房付款方式一次性 按揭（公貸、商貸）房 號(hào)獎(jiǎng)品金額獎(jiǎng)品名稱數(shù)量領(lǐng)取方式 置業(yè)顧問代領(lǐng) 客戶領(lǐng)取 其他置業(yè)顧問確認(rèn)銷售經(jīng)理確認(rèn)銷售獎(jiǎng)品領(lǐng)取單客戶姓名購房?jī)r(jià)格或定金金額銷售期 排號(hào) 定房 購房付款方式一次性 按揭（公貸、商貸）房 號(hào)獎(jiǎng)品金額獎(jiǎng)品名稱數(shù)量領(lǐng)取方式 置業(yè)顧問代領(lǐng) 客戶領(lǐng)取 其他置業(yè)顧問確認(rèn)銷售經(jīng)理確認(rèn)銷售部獎(jiǎng)品領(lǐng)取登記表領(lǐng)取時(shí)間獎(jiǎng)品名稱房 號(hào)數(shù)量置業(yè)顧問領(lǐng)取人備注備注：此表作為銷售部獎(jiǎng)品領(lǐng)取的記錄憑證之一。部門辦公易耗品領(lǐng)取登記表所在部門部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取時(shí)間物品名稱規(guī)格單位數(shù)量領(lǐng)取人備注備注：此表作為各部門年度領(lǐng)用辦公消耗品的記錄憑證之一。銷售部獎(jiǎng)品庫存統(tǒng)計(jì)表（_月）獎(jiǎng)品名稱入庫時(shí)間新購數(shù)量現(xiàn)庫存上月領(lǐng)取總領(lǐng)取備注序號(hào)辦公用品名稱型號(hào)單位原基數(shù)采購數(shù) 采購單價(jià) 采購金額 月度總數(shù) 月度領(lǐng)用總數(shù)領(lǐng)用數(shù)量庫存數(shù)工程部金額預(yù)算部金額財(cái)務(wù)部金額 營(yíng)銷部金額 辦公