提高精益機關(guān)管理水平課題報告

1、河 北 省 煙 草 公 司 唐 山 市 公 司提高精益機關(guān)管理水平精益課題活動成果報告 2015年提高精益機關(guān)管理水平 課題成果報告一、前言今年以來，在省局辦公室指導(dǎo)下，唐山市局（公司）將精益機關(guān)建設(shè)視為新常態(tài)下轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要實現(xiàn)手段，堅持問題導(dǎo)向，從發(fā)展定位與現(xiàn)狀出發(fā)，總體思考和謀劃推進，較好地挖掘了管理潛力，釋放了管理紅利，為企業(yè)發(fā)展注入了新動力。二、小組簡介姓 名 性別 年齡 學(xué)歷 崗位 任務(wù)分工楊虹女36本科辦公室主任整體協(xié)調(diào)李兆闊男50本科法規(guī)科科長專項推進郝長青男46本科人勞科科長專項推進葉少華女38本科計劃科科長專項推進侯紅娟女32研究生辦公室科員具體實施三、選題理由 本QC小組

2、主要致力于持續(xù)提升機關(guān)工作效率，降低機關(guān)運行費用。（一）精益機關(guān)建設(shè)是強化企業(yè)機關(guān)管理工作的重要部署從當(dāng)前看，推進精益機關(guān)建設(shè)是改變傳統(tǒng)管理理念和行為模式，優(yōu)化資源配置，提升機關(guān)效益的有效手段。從長遠看，推進精益機關(guān)建設(shè)是全面提升水平，挖掘行業(yè)發(fā)展?jié)摿?，轉(zhuǎn)變行業(yè)發(fā)展方式，實現(xiàn)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展的迫切需要。（二）精益機關(guān)建設(shè)具備了開展課題的基礎(chǔ)條件近兩年，全省行業(yè)先后開展了黨的群眾路線教育實踐活動、執(zhí)行力大討論活動，為精益機關(guān)建設(shè)奠定了良好的思想基礎(chǔ)。四、現(xiàn)狀調(diào)查（一）浪費現(xiàn)象突出。節(jié)約意識淡薄，有些人認(rèn)為筆墨紙張敞開供應(yīng)，使用時大手大腳；電腦、空調(diào)等電器使用完畢，不關(guān)閉電源，有的甚至長時間讓其處

3、于“待機”狀態(tài)；白晝燈、長明燈、長流水等現(xiàn)象頻發(fā)；少數(shù)工作人員使用辦公設(shè)備辦私事，辦公用品私用；部分員工對節(jié)能措施一無所知，最終導(dǎo)致電費、燃油費、汽車修理費、通訊費、水費、辦公用品及耗材等消耗居高不下。（二）個別部門和人員辦事效率偏低。有的被眼前利益左右，接受政策和上級指示時信誓旦旦，兌現(xiàn)時大打折扣；有的在執(zhí)行政策時削減標(biāo)準(zhǔn)，有令不行，有禁不止，各取所需，各自為政；有的在一些具體事務(wù)處理上，沒能做到急事急辦、特事特辦，常常讓一些工作在個別環(huán)節(jié)或個別人手上受阻卡殼；有的對一些本來可以立即辦好的事卻總愛拖三拉四，辦事效率低下。五、設(shè)定目標(biāo)小組將課題的目標(biāo)設(shè)定為：精益機關(guān)關(guān)鍵指標(biāo)達標(biāo)率100%。六、

4、原因分析小組采用了頭腦風(fēng)暴法開展了機關(guān)不精益原因調(diào)查，并通過系統(tǒng)圖尋找引起效率低、費用高的末端因素。七、確定要因經(jīng)過要因驗證，確定了三項要因為：制度機制不健全、工作流程不精簡、監(jiān)督考核不到位。八、制定對策經(jīng)過不斷的探討實踐，我們創(chuàng)建了“鉆石（DIAMOND）”管理模型，即以建設(shè)四型機關(guān)為目標(biāo)，以問題導(dǎo)向為出發(fā)點，以“全員參與、機制保障、目標(biāo)引領(lǐng)、課題帶動”為支撐，以務(wù)實執(zhí)行為主線，扎實開展精益機關(guān)建設(shè)，促進機關(guān)工作提質(zhì)、提效、降成本。問題導(dǎo)向（Issue）學(xué)習(xí)型效率型節(jié)約型服務(wù)型全員參與（All staff）標(biāo)語征集經(jīng)驗交流成果分享機制保障（Mechanism）組織機制宣傳機制激勵機制目標(biāo)引領(lǐng)

5、（Objective）提質(zhì)提效降成本課題帶動（N）節(jié)約用電節(jié)約用油共16項課題務(wù)實執(zhí)行（Do）流程再造提質(zhì)增效節(jié)能降耗精益考核唐山煙草精益機關(guān)“鉆石（DIAMOND）”管理模型九、對策實施（一）目標(biāo)引領(lǐng)，全員參與，以科學(xué)的方法推進精益機關(guān)建設(shè)我們將精益機關(guān)定義為“服務(wù)型、效率型、節(jié)約型、學(xué)習(xí)型”四型機關(guān)，以此為目標(biāo)深入開展精益機關(guān)建設(shè)，努力實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營提質(zhì)、發(fā)展增效、管理升級。精益機關(guān)建設(shè)是企業(yè)行為，而不是幾個人的責(zé)任。市局（公司）領(lǐng)導(dǎo)班子構(gòu)建戰(zhàn)略，從面上建立管理目標(biāo)和方法論；中層干部的作用在于建立精益流程，比如業(yè)務(wù)流程、工作體系、管理方式等，立足于線的改善；基層員工重點使用精益工具，針對具體

6、浪費點開展課題活動，立足于點的改善，營造了“人人懂精益、人人要精益”的濃厚氛圍。（二）強化領(lǐng)導(dǎo)，明確分工，以專業(yè)的組織保障精益機關(guān)建設(shè)我們成立了“精益機關(guān)”工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強了工作的領(lǐng)導(dǎo)、組織和協(xié)調(diào)力度。年初制定了精益機關(guān)工作實施方案，從指導(dǎo)思想、工作目標(biāo)、組織機構(gòu)、工作內(nèi)容及時間安排、工作要求等方面，對精益機關(guān)建設(shè)工作做了具體安排，為精益機關(guān)穩(wěn)妥推進奠定基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)四個課題實施小組，其中流程再造管理組由計劃科牽頭，負(fù)責(zé)運用有效的工具和方法優(yōu)化工作流程，消除其中的“浪費”環(huán)節(jié)；節(jié)能降耗管理組由辦公室牽頭，負(fù)責(zé)從原輔料消耗、能耗、可控費用控制等方面入手，深挖浪費點，提高節(jié)能降耗管理水平；提

7、質(zhì)增效管理組由法規(guī)科牽頭，負(fù)責(zé)建立提質(zhì)增效工作管理制度；精益考核管理組由人勞科牽頭，負(fù)責(zé)將精益機關(guān)開展情況納入績效考核體系，加強對重點工作的考核。通過專業(yè)化分工、精益化管理，及時了解和協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題，提高協(xié)調(diào)運作能力，持續(xù)推進精益機關(guān)建設(shè)的深入開展。（三）突出重點，分步實施，以清晰的思路指引精益機關(guān)建設(shè)具體實施中，我們按DMAIC管理五階段抓好各環(huán)節(jié)工作落實。1、學(xué)習(xí)培訓(xùn)階段解決“什么是精益機關(guān)”的問題明確精益機關(guān)工作目標(biāo)，布置和安排活動工作任務(wù)，組織開展精益化管理培訓(xùn)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)精益管理知識體系。張貼宣傳標(biāo)識，深化精益機關(guān)理念的宣傳。定期組織員工進行經(jīng)驗交流與成果分享，讓廣大干部職工

8、及時了解掌握精益管理工作動態(tài)，營造“提質(zhì)、提效、降成本”的精益機關(guān)建設(shè)氛圍。本階段工作已在3月31日前完成。2、問題查找階段解決“為什么開展精益機關(guān)”的問題深挖浪費點，將經(jīng)營管理工作中的重點和難點問題轉(zhuǎn)化為具體的精益課題，鼓勵和引導(dǎo)全員參與查找不足。本階段工作已在4月30日前完成。3、確定課題階段解決“精益機關(guān)做什么”的問題尋找切入點和突破點，選擇確定改進課題，找出關(guān)鍵成本控制點，形成降本增效的細化方案。本階段工作已在5月31日前完成。4、實施改善階段解決“如何開展精益機關(guān)”的問題按照既定方案，指導(dǎo)各部門開展“精益機關(guān)”實施工作，使精益機關(guān)推進機制系統(tǒng)化。5、評估總結(jié)階段解決“精益機關(guān)長效機制

9、”的問題明確“精益機關(guān)”評估標(biāo)準(zhǔn)，對“精益機關(guān)”工作情況進行總結(jié)、考核和評估、改進，建立起精益管理的長效機制。（四）問題導(dǎo)向，課題推進，以有力的抓手落實精益機關(guān)建設(shè)我們根據(jù)精益機關(guān)的主要工作任務(wù)，全面分析現(xiàn)狀，樹立精益機關(guān)階段目標(biāo)，及時監(jiān)控精益機關(guān)開展情況。經(jīng)過認(rèn)真分析，建立了涵蓋16項指標(biāo)在內(nèi)的精益機關(guān)指標(biāo)體系，對辦公用品、辦公耗材等進行目標(biāo)管理，將每一項指標(biāo)作為一個課題，研究分析往年產(chǎn)生浪費的原因，采取改進措施，并進行周總結(jié)，及時監(jiān)控課題開展進度。下面以辦公用品支出率、辦公耗材支出率、降低用電浪費為例簡要介紹具體子課題開展情況。子課題1：降低辦公用品支出率、辦公耗材支出率測量方法：辦公用品

10、支出率=年度辦公用品總支出金額/年度辦公用品總購進金額*100%；辦公耗材支出率=年度辦公耗材總支出金額/年度辦公耗材總購進金額*100%原因分析：節(jié)約意識不強；沒有辦公用品管理制度；部分辦公用品閑置；沒有相應(yīng)的考核管理辦法改善措施：一是強化宣傳，提高節(jié)約、節(jié)儉、節(jié)能意識。發(fā)布節(jié)約辦公用品倡議書，重點對各部門兼職辦公用品管理員進行精益思想宣貫，號召員工雙面打印、注重細節(jié)，最大程度的減少各種浪費。二是嚴(yán)格管理，對支領(lǐng)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)。對各部門辦公用品、辦公耗材庫存進行調(diào)查摸底，統(tǒng)計各部門辦公用品、辦公耗材實際需求，有效補充庫存，提高預(yù)算執(zhí)行力。三是完善制度，強化考核。制定辦公用品管理制度，對市本級機

11、關(guān)各部門辦公用品、辦公耗材支領(lǐng)情況按月份進行了公示，對支領(lǐng)金額較大的部門進行了支領(lǐng)物品使用情況調(diào)查。通過這些措施的實施，達到了設(shè)定的目標(biāo)。子課題2：降低用電費用背景：公司辦公面積大，冬夏兩季中央空調(diào)使用頻率很高，能源消耗量非常大。公司大樓空調(diào)控制室現(xiàn)階段公司內(nèi)部空調(diào)單獨控制，空調(diào)控制室遠程無法獲得數(shù)據(jù)。遠程溫度監(jiān)控系統(tǒng)需耗資數(shù)百萬，遠遠大于通過控制節(jié)約能耗帶來的收益。改善措施：加裝兩套控制模塊通過3G/4G等無線技術(shù)，將環(huán)境溫度通過無線網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳送到控制室，控制室可根據(jù)溫度顯示情況再通過3G模塊控制新風(fēng)系統(tǒng)的啟動或停止，從而實現(xiàn)環(huán)境溫度的相對平衡。主要成效：設(shè)備采購費用3000元，年信息費用6

12、00元。改進后，2015年1-10月份，用電費用同比節(jié)省62588元。十、檢查效果（一）運行費用不斷降低。我們本著精控成本、提質(zhì)增效原則，消除浪費，深挖企業(yè)潛力，今年1-10月份，用電費用同比降低4.33%，節(jié)約62587.95元；公務(wù)用車百公里油耗降低率為10.49%，預(yù)計全年年度辦公費用降低率為14.23%。全面落實“應(yīng)招盡招”與“真招實招”，全年物資、服務(wù)類招標(biāo)采購項目公開招標(biāo)率100%，為企業(yè)節(jié)約122.59萬元。（二）運行質(zhì)量和效率不斷提升。我們將精益機關(guān)建設(shè)與質(zhì)量體系及標(biāo)準(zhǔn)化工作相結(jié)合，通過對管理體系的評審，發(fā)現(xiàn)不合格54項，提出改進建議6項；通過業(yè)務(wù)流程優(yōu)化提升，明確管控標(biāo)準(zhǔn)，共

13、新增企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)11項，廢止27項，修訂21項，實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)可循，過程可控。安全管理基礎(chǔ)檔案記錄精簡率、公文流轉(zhuǎn)及時率、招標(biāo)工作完成及時率、督辦工作及時完成率、部門協(xié)同辦結(jié)率、設(shè)備維護及時率均達到100%，機關(guān)運行效率不斷提升。（三）員工素養(yǎng)普遍提升。通過開展精益機關(guān)建設(shè)，各項節(jié)能措施得到有效落實，文明、整潔、有序、高效、安全的現(xiàn)場管理環(huán)境和作業(yè)環(huán)境初步呈現(xiàn)，員工精益意識入腦入心，增收節(jié)支、積極作為、追求效率成為員工的自覺行為，“人人可精益、事事可精益”濃厚氛圍已經(jīng)形成，凝聚力、戰(zhàn)斗力和創(chuàng)造力明顯增強，全體員工整體素質(zhì)普遍提升。根據(jù)以上成效，課題活動達到了最初設(shè)定的“精益機關(guān)關(guān)鍵指標(biāo)達標(biāo)率100%”的工作目標(biāo)。十一、制定鞏固措施為了將小組活動成果持續(xù)的維持下去，課題組制定了以下鞏固措施：（一）制作展板、宣傳畫，持續(xù)營造精益機關(guān)宣傳氛圍，保證精益機關(guān)思想能夠真正入腦入心，形成習(xí)慣。（二）將精益機關(guān)相關(guān)制度形成管理標(biāo)準(zhǔn)，制定了辦公用品、耗材管理工作規(guī)范、督辦管理工作規(guī)范、機關(guān)公文管理工作規(guī)范、行政辦公會工作規(guī)范等納入企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系。（三）按照省局最終確定的全省行業(yè)精益機關(guān)評價指標(biāo)體系，定期考核，持續(xù)改進。十二、效果總結(jié)我們在精益機關(guān)工作中做了一些探索，取得了一定成效，但與行業(yè)先進水平還有很大差距。下一步，我們將重點做好以下三方面工作。（一）