第4章表的創(chuàng)建與管理

1、本章要點(diǎn)表的創(chuàng)建表中數(shù)據(jù)的輸入表之間的關(guān)聯(lián)表的維護(hù)表的操作第4章 表的創(chuàng)建與管理4.1.1 表的組成1. 字段參數(shù)1）字段名在Access中，字段名最多可以包含64個(gè)字符，其中可以使用字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符，但不能以空格開頭。字段名中不能包含點(diǎn)(.)、驚嘆號(hào)(！)、方括號(hào)()和單引號(hào)()。4.1 表結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)2）字段類型Access提供了文本、備注、數(shù)字、日期/時(shí)間、貨幣、自動(dòng)編號(hào)、是/否、OLE對(duì)象、超鏈接、計(jì)算、查閱向?qū)Ш透郊茸侄晤愋?，以滿足不同性質(zhì)的數(shù)據(jù)定義需要。3）字段大小通過“字段大小”屬性，可以控制字段使用的存儲(chǔ)空間大小。該屬性只適用于文本型或數(shù)字型的字段，其他類型的字

2、段大小均由系統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)定。2. 字段的數(shù)據(jù)類型1）文本型文本型(Text)字段可以保存文本或文本與數(shù)字的組合，如姓名、籍貫等；也可以是不需要計(jì)算的數(shù)字，如電話號(hào)碼、郵政編碼等。設(shè)置“字段大小”屬性可控制文本型字段能輸入的最大字符個(gè)數(shù)，最多為255個(gè)字符，默認(rèn)是50個(gè)字符。如果取值的字符個(gè)數(shù)超過了255，可使用備注型。注意：在Access中，每一個(gè)漢字和所有特殊字符(包括中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào))都算為一個(gè)字符。例如，如果定義一個(gè)文本型字段的字段大小為10，則在該字段最多可輸入的漢字?jǐn)?shù)和英文字符數(shù)都是10個(gè)。在Access中，文本型常量要用英文單引號(hào)()或英文雙引號(hào)()括起來。2）備注型備注型(Memo)字段

3、可保存較長(zhǎng)的文本，允許存儲(chǔ)的最大字符個(gè)數(shù)為65 536(64 KB)。在備注型字段中可以搜索文本，但搜索速度較在有索引的文本型字段中慢。不能對(duì)備注型字段進(jìn)行排序和索引。3）數(shù)字型數(shù)字型(Number)字段用來存儲(chǔ)進(jìn)行算術(shù)運(yùn)算的數(shù)值數(shù)據(jù)，一般可以通過設(shè)置“字段大小”屬性定義一個(gè)特定的數(shù)字型字段。通常按字段大小分為字節(jié)、整型、長(zhǎng)整型、單精度型和雙精度型，分別占1，2，4，4和8個(gè)字節(jié)，其中單精度的小數(shù)位精確到7位，雙精度的小數(shù)位精確到15位。4）日期/時(shí)間型日期/時(shí)間型(Date/Time)字段用來存儲(chǔ)日期、時(shí)間或日期時(shí)間的組合，占8個(gè)字節(jié)。在Access中，日期/時(shí)間型常量要用英文字符“#”將一

4、個(gè)日期時(shí)間括起來。在Access 2010中，“日期/時(shí)間”型字段附有內(nèi)置日歷控件，輸入數(shù)據(jù)時(shí)，日歷按鈕自動(dòng)出在字段的右側(cè)，可供輸入數(shù)據(jù)時(shí)查找和選擇日期。5）貨幣型貨幣型(Currency)是一種特殊的數(shù)字型數(shù)據(jù)，所占字節(jié)數(shù)和具有雙精度屬性的數(shù)字型類似，占8個(gè)字節(jié)，可精確到小數(shù)點(diǎn)左邊15位和小數(shù)點(diǎn)右邊4位，在計(jì)算時(shí)禁止四舍五入。向貨幣型字段輸入數(shù)據(jù)時(shí)，不必輸入美元符號(hào)和千位分隔符，Access會(huì)自動(dòng)顯示這些符號(hào)。6）自動(dòng)編號(hào)型對(duì)于自動(dòng)編號(hào)型(Auto-number)字段，每當(dāng)向表中添加一條新記錄時(shí)，Access會(huì)自動(dòng)插入一個(gè)唯一的順序號(hào)。最常見的自動(dòng)編號(hào)方式是每次增加1的順序編號(hào)，也可以隨機(jī)編

5、號(hào)。自動(dòng)編號(hào)型字段不能更新，每個(gè)表只能包含一個(gè)自動(dòng)編號(hào)型字段。7）是/否型是/否型(Yes/No)是針對(duì)只包含兩種不同取值的字段而設(shè)置的，如性別、婚姻情況等字段。是/否型字段占1個(gè)字節(jié)，通過設(shè)置它的格式特性，可以選擇是/否型字段的顯示形式，使其顯示為Yes/No、True/False或On/Off。8）OLE對(duì)象型OLE對(duì)象型是指字段允許單獨(dú)鏈接或嵌入OLE對(duì)象?？梢枣溄踊蚯度氲奖碇械腛LE對(duì)象是指其他使用OLE協(xié)議程序創(chuàng)建的對(duì)象，如Word文檔、Excel電子表格、圖像、聲音或其他二進(jìn)制數(shù)據(jù)。OLE對(duì)象型字段最大為1GB，受磁盤空間限制。9）超鏈接型超鏈接型(Hyperlink)字段用來保存

6、超鏈接地址，最多存儲(chǔ)64 KB個(gè)字符。超鏈接地址的一般格式為DisplayText#Address其中，DisplayText表示在字段中顯示的文本，Address表示鏈接地址。10）計(jì)算型計(jì)算型(Computed)字段是指該字段的值是通過一個(gè)表達(dá)式計(jì)算得到的。11）查閱向?qū)筒殚喯驅(qū)?Lookup Wizard)用于創(chuàng)建一個(gè)查閱列表字段，該字段可以通過組合框或列表框選擇來自其他表或值列表的值。該字段實(shí)際的數(shù)據(jù)類型和大小取決于數(shù)據(jù)的來源。12）附件型Access 2010新增了附件（Attachment）數(shù)據(jù)類型。使用附件可以將整個(gè)文件嵌入到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，這是將圖片、文檔及其他文件和與之相關(guān)的記

7、錄存儲(chǔ)在一起的重要方式。使用附件可以將多個(gè)文件存儲(chǔ)在單個(gè)字段之中，甚至還可以將多種類型的文件存儲(chǔ)在單個(gè)字段之中。設(shè)計(jì)“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中“學(xué)生”表、“課程”表、“選課”表和“專業(yè)”表的結(jié)構(gòu)。參照有關(guān)字段參數(shù)的規(guī)定，確定“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中“學(xué)生”表、“課程”表、“選課”表和“專業(yè)”表的結(jié)構(gòu)。4.1.2 創(chuàng)建表的方法在Access 2010中創(chuàng)建表的方法有4種：使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表、使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表、使用表模板創(chuàng)建表和使用字段模板創(chuàng)建表。1使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表是一種比較常見的方法。對(duì)于較為復(fù)雜的表，通常都是在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建的。例4-1 在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中創(chuàng)建“學(xué)生”表。操作

8、步驟：打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，單擊“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡，再在“表格”命令組中單擊“表設(shè)計(jì)”命令按鈕，打開表的設(shè)計(jì)視圖。添加字段。在字段名稱列中輸入字段名稱，在數(shù)據(jù)類型列中選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù)類型，在常規(guī)屬性窗格中設(shè)置字段大小。將“學(xué)號(hào)”字段設(shè)置為表的主鍵。單擊該字段行前的字段選定器以選中該字段，這時(shí)字段選定器背景為黑色。然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中選擇“主鍵”命令，或者單擊“表格工具/設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，再在“工具”命令組中單擊“主鍵”命令按鈕。設(shè)置完成后，在學(xué)號(hào)字段選定器上出現(xiàn)鑰匙圖標(biāo)，表示該字段是主鍵。選擇“文件”“保存”菜單命令，或在快速訪問工具欄中單擊“保存”按鈕，在打開的“另存為”對(duì)話框中輸入表的名

9、稱“學(xué)生”，然后單擊“確定”按鈕，以“學(xué)生”為名稱保存表。2使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表在數(shù)據(jù)表視圖中，可以新創(chuàng)建一個(gè)空表，并可以直接在新表中進(jìn)行字段的添加、刪除和編輯。新建一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，將創(chuàng)建名為“表1”的新表，并自動(dòng)進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖中。例4-2 在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中建立“課程”表。操作步驟：打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，單擊“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡，再在“表格”命令組中單擊“表”命令按鈕，進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖。選中ID字段列，在“表格工具/字段”選項(xiàng)卡中的“屬性”命令組中，單擊“名稱和標(biāo)題”命令按鈕，出現(xiàn)“輸入字段屬性”對(duì)話框。在“輸入字段屬性”對(duì)話框的“名稱”文本框中，然后輸入字段名“課程編號(hào)”?；螂p擊ID字段列，使

10、其處于可編輯狀態(tài)，將其改為“課程編號(hào)”。選中“課程編號(hào)”字段列，在“表格工具/字段”選項(xiàng)卡中的“格式”命令組中，把“數(shù)據(jù)類型”由“自動(dòng)編號(hào)”改為“文本”，在“屬性”命令組中把“字段大小”設(shè)置為“6”。單擊“單擊以添加”列標(biāo)題，選擇字段類型，然后在其中輸入新的字段名并修改字段大小，這時(shí)在右側(cè)又添加了一個(gè)“單擊以添加”列。用這樣的方法輸入其他字段。選擇“文件”“保存”菜單命令，或在快速訪問工具欄中單擊“保存”按鈕，以“課程”為名稱保存表。3使用表模板創(chuàng)建表創(chuàng)建“聯(lián)系人”、“任務(wù)”、“問題”、“事件”或“資產(chǎn)”表時(shí)，可以使用Access 2010內(nèi)置的關(guān)于這些主題的表模板。利用表模板創(chuàng)建表，會(huì)比手動(dòng)

11、方式更方便快捷。4使用字段模板創(chuàng)建表Access 2010提供了一種新的創(chuàng)建表的方法，即通過Access自帶的字段模板創(chuàng)建表。模板中已經(jīng)設(shè)計(jì)好了各種字段屬性，可以直接使用該字段模板中的字段。操作步驟如下：打開數(shù)據(jù)庫(kù)，單擊“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡，再在“表格”命令組中單擊“表”命令按鈕，進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖。選中“表格工具/字段”選項(xiàng)卡，在“添加和刪除”命令組中，單擊“其他字段”按鈕右側(cè)的下拉按鈕，出現(xiàn)要建立的字段類型菜單。單擊需要的字段類型，并在表中輸入字段名即可。5.使用導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)的創(chuàng)建表Access數(shù)據(jù)庫(kù)有多種方法實(shí)現(xiàn)與其他應(yīng)用項(xiàng)目的數(shù)據(jù)共享，既可以直接從某個(gè)外部數(shù)據(jù)源獲取數(shù)據(jù)來創(chuàng)建新表或追加到已有的表

12、中，也可以將表或查詢中的數(shù)據(jù)輸出到其他格式的文件中。前者叫做數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，后者叫做數(shù)據(jù)的導(dǎo)出。1）從外部數(shù)據(jù)源導(dǎo)入數(shù)據(jù)導(dǎo)入的表對(duì)象就如同在數(shù)據(jù)庫(kù)中新建的表一樣，是一個(gè)與外部數(shù)據(jù)源沒有任何聯(lián)系的Access表。即導(dǎo)入表的過程是從外部數(shù)據(jù)源獲取數(shù)據(jù)的過程，而一旦導(dǎo)入操作完成，這個(gè)表就不再與外部數(shù)據(jù)源繼續(xù)存在任何聯(lián)系。2）從外部數(shù)據(jù)源鏈接數(shù)據(jù)鏈接表則不同，它只是在Access數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)創(chuàng)建了一個(gè)表鏈接對(duì)象，數(shù)據(jù)本身并不存在于Access數(shù)據(jù)庫(kù)中，而是保存在外部數(shù)據(jù)源處。因此，在Access數(shù)據(jù)庫(kù)中通過鏈接對(duì)象對(duì)數(shù)據(jù)所作的任何修改，實(shí)質(zhì)上都是在修改外部數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)。同樣，在外部數(shù)據(jù)源中對(duì)數(shù)據(jù)所作的任何改

13、動(dòng)也都會(huì)通過該鏈接對(duì)象直接反映到Access數(shù)據(jù)庫(kù)中。若移動(dòng)或刪除了這些外部數(shù)據(jù)文件，將導(dǎo)致鏈接失敗。3）表中數(shù)據(jù)的導(dǎo)出將Access數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出到其他格式的文件中，其操作方法有如下兩種。在導(dǎo)航窗格中選擇要導(dǎo)出的表，單擊鼠標(biāo)右鍵，并在快捷菜單中選擇“導(dǎo)出”命令，在彈出的菜單中選擇文件的類型，再在彈出的對(duì)話框中選擇存儲(chǔ)位置和文件名，最后單擊“確定”按鈕。在導(dǎo)航窗格中選擇要導(dǎo)出的表，單擊“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，再在“導(dǎo)出”命令組中選擇文件的類型，再在彈出的對(duì)話框中選擇存儲(chǔ)位置和文件名，最后單擊“確定”按鈕。4.1.3 設(shè)置字段屬性1“格式”屬性“格式”屬性只影響數(shù)據(jù)的顯示格式，并不影響其在表中的

14、存儲(chǔ)格式。不同數(shù)據(jù)類型的字段，其顯示格式有所不同。數(shù)字型、貨幣型、自動(dòng)編號(hào)型字段的格式如圖所示，其中“固定”是指小數(shù)的位數(shù)不變，其長(zhǎng)度由“小數(shù)位數(shù)”說明。日期/時(shí)間型字段的格式如圖所示。是/否型字段的格式如圖所示。2“輸入掩碼”屬性可以利用輸入掩碼（Input Mask）強(qiáng)制實(shí)現(xiàn)某種輸入模式，使數(shù)據(jù)的輸入更方便。定義輸入掩碼時(shí)，將格式中不變的符號(hào)定義為輸入掩碼的一部分，這樣在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，只需輸入變化的值即可。對(duì)于文本、數(shù)字、日期/時(shí)間、貨幣等數(shù)據(jù)類型的字段，都可以定義輸入掩碼。Access為文本型和日期/時(shí)間型字段提供了輸入掩碼的向?qū)?，而?duì)于數(shù)字和貨幣型字段只能使用字符直接定義“輸入掩碼”屬性

15、。當(dāng)然，文本和日期/時(shí)間型字段的輸入掩碼也可以直接使用字符進(jìn)行定義。注意：如果為字段定義了輸入掩碼，同時(shí)又設(shè)置了它的“格式”屬性，顯示數(shù)據(jù)時(shí)，“格式”屬性將優(yōu)先于輸入掩碼的設(shè)置，即使保存了輸入掩碼，在數(shù)據(jù)設(shè)置格式顯示時(shí)，也會(huì)忽略輸入掩碼。3“標(biāo)題”屬性字段標(biāo)題(Caption)用于指定通過從字段列表中拖動(dòng)字段而創(chuàng)建的控件所附標(biāo)簽上的文本，并作為表或查詢數(shù)據(jù)表視圖中字段的列標(biāo)題。如果沒有為表字段指定標(biāo)題，則用字段名作為控件附屬標(biāo)簽的標(biāo)題，或作為數(shù)據(jù)表視圖中的列標(biāo)題。如果沒有為查詢字段指定標(biāo)題，則使用基礎(chǔ)表字段的標(biāo)題。4“默認(rèn)值”屬性默認(rèn)值（Default）是在輸入新記錄時(shí)自動(dòng)取定的數(shù)據(jù)內(nèi)容。在一

16、個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，往往會(huì)有一些字段的數(shù)據(jù)內(nèi)容相同或者包含有相同的部分，為減少數(shù)據(jù)輸入量，可以將出現(xiàn)較多的值作為該字段的默認(rèn)值。例4-4 將“學(xué)生”表中“性別”字段的默認(rèn)值屬性設(shè)置為“男”。操作歩驟：打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，右鍵單擊“導(dǎo)航窗格”中的“學(xué)生”表，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)計(jì)視圖”命令，在設(shè)計(jì)視圖中打開“學(xué)生”表。選擇“性別”字段，在“字段屬性”區(qū)域的“默認(rèn)值”屬性框中輸入“男”。設(shè)置默認(rèn)值后，在生成新記錄時(shí)，將這個(gè)默認(rèn)值插入到相應(yīng)的字段中。也可以單擊“默認(rèn)值”文本框右邊的省略號(hào)按鈕來啟動(dòng)“表達(dá)式生成器”對(duì)話框，利用表達(dá)式生成器輸入默認(rèn)值。例如，若在輸入某日期/時(shí)間型字段值時(shí)插入當(dāng)前系統(tǒng)日

17、期，可以在該字段的“默認(rèn)值”文本框中輸入表達(dá)式“Date()”。5“有效性規(guī)則”和“有效性文本”屬性有效性規(guī)則(Validation Rule)是給字段輸入數(shù)據(jù)時(shí)所設(shè)置的約束條件。在輸入或修改字段數(shù)據(jù)時(shí)，將檢查輸入的值是否符合條件，從而防止將不合理的數(shù)據(jù)輸入到表中。當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)違反了有效性規(guī)則時(shí)，可以通過定義“有效性文本”屬性來給出提示。例4-5 將“學(xué)生”表中“入學(xué)成績(jī)”字段的取值范圍設(shè)在0750之間，如超過范圍則提示“請(qǐng)輸入0750之間的數(shù)據(jù)！”操作歩驟：打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，右鍵單擊“導(dǎo)航窗格”中的“學(xué)生”表，在彈出的快捷菜單中單擊“設(shè)計(jì)視圖”命令，在設(shè)計(jì)視圖中打開“學(xué)生”表。選擇“入

18、學(xué)成績(jī)”字段，在“字段屬性”區(qū)域中的“有效性規(guī)則”文本框中輸入表達(dá)式“0 And 750”，在“有效性文本”文本框中輸入文本“請(qǐng)輸入0750之間的數(shù)據(jù)！”。也可以單擊“有效性規(guī)則”文本框右邊的省略號(hào)按鈕來啟動(dòng)表達(dá)式生成器，利用表達(dá)式生成器輸入有效性規(guī)則表達(dá)式。這里輸入的表達(dá)式是一個(gè)邏輯表達(dá)式，表示入學(xué)成績(jī)大于等于0并且小于等于750，即在0750之間。有效性規(guī)則的實(shí)質(zhì)是一個(gè)限制條件，完成對(duì)輸入數(shù)據(jù)的檢查。保存“學(xué)生”表。6“必需”屬性“必需”屬性即表示必須填寫內(nèi)容的重要字段?！氨匦琛睂傩匀≈涤小笆恰焙汀胺瘛眱煞N，當(dāng)取值為“是”時(shí)，表示該字段的內(nèi)容不能為“空值”，必須填寫。一般情況下，作為主鍵字

19、段的“必需”屬性為“是”，其他字段的“必需”屬性為“否”。7“索引”屬性當(dāng)表中的數(shù)據(jù)量很大時(shí)，為了提高查找和排序的速度，可以設(shè)置“索引”屬性。此外，索引能對(duì)表中的記錄實(shí)施唯一性控制。在Access中，“索引”屬性提供3種取值。無：表示該字段不建立索引(默認(rèn)值)。有(有重復(fù))：表示以該字段建立索引，且字段中的值可以重復(fù)。有(無重復(fù))：表示以該字段建立索引，且字段中的值不能重復(fù)。這種字段適合作為主鍵，當(dāng)字段被設(shè)定為主鍵時(shí)，字段的“索引”屬性被自動(dòng)設(shè)為“有(無重復(fù))”。例4-6 為“學(xué)生”表創(chuàng)建索引，索引字段為“性別”。操作步驟：用設(shè)計(jì)視圖打開“學(xué)生”表，選擇“性別”字段。在“常規(guī)”字段屬性中選擇“

20、索引”屬性框，然后單擊右側(cè)的向下箭頭，從打開的下拉列表框中選擇“有（有重復(fù)）”選項(xiàng)。例4-7 為“學(xué)生”表創(chuàng)建多字段索引，索引字段包括“學(xué)號(hào)”，“姓名”、“性別”和“出生日期”。操作步驟：用設(shè)計(jì)視圖打開“學(xué)生”表，單擊“表格工具/設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，再在“顯示/隱藏”命令組中單擊“索引”命令按鈕，打開“索引”對(duì)話框，如圖所示。單擊“字段名稱”列的第1個(gè)空白行，然后單擊右側(cè)的向下箭頭，從打開的下拉列表框中選擇“姓名”字段，將光標(biāo)移到下一行，用同樣方法將“性別”字段、“出生日期”字段加入到“字段名稱”列?！芭判虼涡颉绷卸佳赜媚J(rèn)的“升序”排列方式。8計(jì)算字段的“表達(dá)式”屬性計(jì)算數(shù)據(jù)類型是Access 2

21、010新增加的數(shù)據(jù)類型，使用這種數(shù)據(jù)類型可以使原本必須通過查詢的計(jì)算任務(wù)，在數(shù)據(jù)表中就可以完成。在“選課”表中增加“總評(píng)成績(jī)”字段，可以將它定義為計(jì)算型，而且約定平時(shí)成績(jī)占總評(píng)成績(jī)的30%，考試成績(jī)占總評(píng)成績(jī)的70%。在設(shè)置計(jì)算字段類型時(shí)，自動(dòng)打開“表達(dá)式生成器”對(duì)話框。在“表達(dá)式類別”區(qū)雙擊一個(gè)字段名，該字段就被添加到表達(dá)式編輯窗格中。這里輸入表達(dá)式“平時(shí)成績(jī)*30/100+考試成績(jī)*70/100”。4.2.1 使用數(shù)據(jù)表視圖輸入數(shù)據(jù)在表設(shè)計(jì)視圖中顯示的是表的結(jié)構(gòu)屬性，而在數(shù)據(jù)表視圖中顯示的是表中的數(shù)據(jù)，因此針對(duì)表中數(shù)據(jù)的操作都在數(shù)據(jù)表視圖中進(jìn)行。同樣，在Access 2010中，可以利用數(shù)

22、據(jù)表視圖向表中輸入數(shù)據(jù)。4.2 表中數(shù)據(jù)的輸入1輸入數(shù)據(jù)的步驟首先打開數(shù)據(jù)庫(kù)，在導(dǎo)航窗格中雙擊要輸入數(shù)據(jù)的表名，進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖，然后輸入數(shù)據(jù)。例如，要將學(xué)生信息輸入到“學(xué)生”表中，從第1個(gè)空記錄的第1個(gè)字段開始分別輸入“學(xué)號(hào)”、“姓名”、“性別”等字段的值，每輸入完一個(gè)字段值按Enter鍵或按Tab鍵轉(zhuǎn)至下一個(gè)字段。輸入“有否獎(jiǎng)學(xué)金”字段值時(shí)，在提供的復(fù)選框內(nèi)單擊鼠標(biāo)左鍵會(huì)顯示出一個(gè)“”，打鉤表示有獎(jiǎng)學(xué)金，再次單擊鼠標(biāo)左鍵可以去掉“”，不打鉤表示沒有獎(jiǎng)學(xué)金。輸入完一條記錄后，按Enter鍵或Tab鍵轉(zhuǎn)至下一條記錄，繼續(xù)輸入第2條記錄。一直到輸入完全部記錄后，選擇“文件”“保存”菜單命令，或單擊

23、快速訪問工具欄上的“保存”按鈕，保存表中數(shù)據(jù)。此時(shí)，“學(xué)生”表的數(shù)據(jù)表視圖如圖所示。4.2.2 特殊類型字段的輸入方法1.備注型數(shù)據(jù)的輸入備注型字段包含的數(shù)據(jù)量很大，而表中字段列的數(shù)據(jù)輸入空間有限，可以使用Shift+F2組合鍵打開“縮放”窗口，在該窗口中輸入編輯數(shù)據(jù)。該方法同樣適用于文本、數(shù)字等類型數(shù)據(jù)的輸入。2.OLE對(duì)象型數(shù)據(jù)的輸入“學(xué)生”表有“照片”字段，這是OLE對(duì)象類型。輸入照片時(shí)，將鼠標(biāo)指針指向該記錄的“照片”字段列，單擊鼠標(biāo)右鍵，打開快捷菜單，在其中選擇“插入對(duì)象”命令，打開“Microsoft Access”對(duì)話框。在該對(duì)話框中，選中“由文件創(chuàng)建”單選按鈕，再單擊“瀏覽”按鈕

24、，打開“瀏覽”對(duì)話框，找到并選中所需圖片文件，然后單擊“確定”按鈕。3.附件型數(shù)據(jù)的輸入附件型字段相應(yīng)的列標(biāo)題會(huì)顯示曲別針圖標(biāo)，而不是字段名。右鍵單擊附件型字段，在彈出的快捷菜單中選擇“管理附件”命令，彈出“附件”對(duì)話框。雙擊表中的附件型字段，也可以直接從該字段中打開此對(duì)話框。使用“附件”對(duì)話框可添加、編輯并管理附件，附件添加成功后，附件型字段列中會(huì)顯示附件的個(gè)數(shù)。4.2.3 創(chuàng)建查閱列表字段使用“查閱向?qū)А笨梢燥@示兩種列表中的字段：一是從已有的表或查詢中查閱數(shù)據(jù)列表，表或查詢的所有更新都將反映在列表中；二是存儲(chǔ)了一組不可更改的固定值的列表。例4-8 為“學(xué)生”表的“專業(yè)名稱”字段創(chuàng)建查閱列表

25、，列表中顯示“工商管理”、“財(cái)務(wù)管理”、“電子商務(wù)”、“金融學(xué)”和“會(huì)計(jì)學(xué)”5個(gè)值。 例4-9 使用“查閱向?qū)А睂ⅰ斑x課”表中的“課程編號(hào)”字段設(shè)置為查閱“課程”表中的“課程編號(hào)”字段，即該字段組合框的下拉列表中僅出現(xiàn)“課程”表中已有的課程信息。4.3.1 創(chuàng)建表之間的關(guān)聯(lián)在創(chuàng)建表之間的關(guān)聯(lián)時(shí)，先在至少一個(gè)表中定義一個(gè)主鍵，然后使該表的主鍵與另一表的對(duì)應(yīng)列（一般為外鍵）相關(guān)。主鍵所在的表稱為主表，外鍵所在的表稱為相關(guān)表，兩個(gè)表的聯(lián)系就是通過主鍵和外鍵實(shí)現(xiàn)的。在創(chuàng)建表之間的關(guān)系之前，應(yīng)關(guān)閉所有需要定義關(guān)系的表。4.3 表之間的關(guān)聯(lián)例4-10 創(chuàng)建“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中表之間的關(guān)聯(lián)。4.3.2 編輯

26、表之間的關(guān)聯(lián)在定義了關(guān)聯(lián)以后，有時(shí)還需要重新編輯已有的關(guān)聯(lián)。4.3.3 設(shè)置參照完整性1實(shí)施參照完整性（1）主表中沒有的記錄就不能添加到相關(guān)表中。例如，“選課”表中的“學(xué)號(hào)”字段值必須存在于“學(xué)生”表中的“學(xué)號(hào)”字段，或?yàn)榭罩?。?）在相關(guān)表中存在匹配的記錄時(shí)，則不能從主表中刪除該記錄。例如，“選課”表中有某學(xué)生的選課記錄，就不能在“學(xué)生”表中刪除對(duì)應(yīng)“學(xué)號(hào)”的記錄。（3）在相關(guān)表中存在匹配的記錄時(shí)，則不能更改主表中的主鍵值。例如，“選課”表中有某學(xué)生的選課記錄，就不能在“學(xué)生”表中修改對(duì)應(yīng)記錄的“學(xué)號(hào)”字段值。2級(jí)聯(lián)更新相關(guān)字段在“編輯關(guān)系”對(duì)話框中，有3個(gè)復(fù)選框可供使用，但必須在選中“實(shí)施

27、參照完整性”復(fù)選框，其他兩個(gè)復(fù)選框才可使用。如果選中“級(jí)聯(lián)更新相關(guān)字段”復(fù)選框，則當(dāng)更新主表中記錄的主鍵值時(shí)，Access 2010就會(huì)自動(dòng)更新相關(guān)表所有相關(guān)記錄的主鍵值。3級(jí)聯(lián)刪除相關(guān)記錄在選中了“實(shí)施參照完整性”復(fù)選框后，如果選中了“級(jí)聯(lián)刪除相關(guān)記錄”復(fù)選框，則當(dāng)刪除主表中的記錄時(shí)，Access 2010將自動(dòng)刪除相關(guān)表中的相關(guān)記錄。4.3.4 在主表中顯示子數(shù)據(jù)表通常在建立表之間的關(guān)聯(lián)以后，Access會(huì)自動(dòng)在主表中插入子數(shù)據(jù)表，但這些子數(shù)據(jù)表一開始都是不顯示出來的。在Access中，讓子數(shù)據(jù)表顯示出來叫做展開子數(shù)據(jù)表，讓子數(shù)據(jù)表隱藏叫做將子數(shù)據(jù)表折疊。展開的時(shí)候方便查閱子數(shù)據(jù)表信息，而

28、折疊起來以后可以比較方便地管理主表。4.4 表的維護(hù)4.4.1 表結(jié)構(gòu)的修改1修改字段修改字段包括修改字段的名稱、數(shù)據(jù)類型、說明和字段屬性等。在數(shù)據(jù)表視圖中，要修改字段名，其方法是：雙擊需要修改的字段名進(jìn)入修改狀態(tài)，或右鍵單擊需要修改的字段名，在彈出的快捷菜單中選擇“重命名字段”命令。如果還要修改字段數(shù)據(jù)類型或定義字段的屬性，可以選擇“表格工具/字段”上下文選項(xiàng)卡中的有關(guān)命令。在設(shè)計(jì)視圖中，如果要修改字段名，則單擊該字段的“字段名稱”列，然后修改字段名稱；如果要修改字段數(shù)據(jù)類型，則單擊該字段“數(shù)據(jù)類型”列右側(cè)的向下箭頭，然后從打開的下拉列表中選擇需要的數(shù)據(jù)類型；如果要修改字段屬性，則選中該字段

29、，再在“字段屬性”區(qū)域進(jìn)行修改。2添加字段添加字段有兩種方法。用設(shè)計(jì)視圖打開需要添加字段的表，然后將光標(biāo)移動(dòng)到要插入新字段的位置，單擊“表格工具/設(shè)計(jì)”上下文選項(xiàng)卡，再在“工具”命令組中單擊“插入行”命令按鈕，或單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入行”命令，則在當(dāng)前字段的上面插入一個(gè)空行，在空行中依次輸入字段名稱、字段數(shù)據(jù)類型等。用數(shù)據(jù)表視圖打開需要添加字段的表，在某一列標(biāo)題上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入字段”命令，雙擊新列中的字段名“字段1”，為該列輸入唯一的名稱。再在選擇“表格工具/字段”上下文選項(xiàng)卡中的相關(guān)命令修改字段數(shù)據(jù)類型或定義字段的屬性。3刪除字段與添加字段操作

30、相似，刪除字段也有兩種方法。用設(shè)計(jì)視圖打開需要?jiǎng)h除字段的表，然后將光標(biāo)移到要?jiǎng)h除的字段行上。如果要選擇一組連續(xù)的字段，可用鼠標(biāo)指針拖過所選字段的字段選定器。然后單擊“表格工具/設(shè)計(jì)”上下文選項(xiàng)卡，再在“工具”命令組中單擊“刪除行”命令按鈕，或單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除行”命令。用數(shù)據(jù)表視圖打開需要?jiǎng)h除字段的表，選中要?jiǎng)h除的字段列，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除字段”命令。4移動(dòng)字段移動(dòng)字段可以在設(shè)計(jì)視圖中進(jìn)行。用設(shè)計(jì)視圖打開需要移動(dòng)字段的表，單擊字段選定器選中需要移動(dòng)的字段行，然后再次單擊并按住鼠標(biāo)左鍵不放，拖動(dòng)鼠標(biāo)即可將該字段移到新的位置。4.4.2 表中內(nèi)容

31、的修改1定位記錄要修改表中數(shù)據(jù)，選擇所需記錄是首要操作。常用的定位記錄方法有兩種：一是使用記錄號(hào)定位，二是使用全屏幕編輯的快捷鍵定位。根據(jù)記錄號(hào)定位所需記錄，可以使用數(shù)據(jù)表視圖窗口下端的記錄定位器，如圖所示。還可以使用記錄定位器中的其他按鈕實(shí)現(xiàn)快速記錄定位。使用全屏幕編輯的快捷鍵也可以快速定位記錄或字段，其操作方法與一般全屏幕操作方法類似。2添加記錄添加記錄時(shí)，使用數(shù)據(jù)表視圖打開要編輯的表，可以將光標(biāo)直接移動(dòng)到表的最后一行，直接輸入要添加的數(shù)據(jù)；也可以單擊記錄定位器中的“新（空白）記錄”按鈕，或單擊“開始”選項(xiàng)卡，再在“記錄”命令組中單擊“新建”命令按鈕，待光標(biāo)移到表的最后一行后輸入要添加的數(shù)

32、據(jù)。3刪除記錄刪除記錄時(shí)，使用數(shù)據(jù)表視圖打開要編輯的表，選定要?jiǎng)h除的記錄，然后單擊“開始”選項(xiàng)卡，再在“記錄”命令組中單擊“刪除”命令按鈕，在彈出的刪除記錄提示框中，單擊“是”按鈕執(zhí)行刪除，單擊“否”按鈕取消刪除。在數(shù)據(jù)表中，可以一次刪除多條相鄰的記錄。如果要一次刪除多條相鄰的記錄，則在選擇記錄時(shí)，先單擊第一條記錄的記錄選定器，然后拖動(dòng)鼠標(biāo)經(jīng)過要?jiǎng)h除的每條記錄，最后執(zhí)行“刪除”操作。4修改數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖中修改數(shù)據(jù)的方法非常簡(jiǎn)單，只要將光標(biāo)移到要修改數(shù)據(jù)的相應(yīng)字段直接修改即可。其操作方法與一般字處理軟件中的編輯修改類似。在輸入或編輯數(shù)據(jù)時(shí)，可以使用復(fù)制和粘貼操作將某字段中的數(shù)據(jù)復(fù)制到另一個(gè)字段

33、中。4.4.3 表中數(shù)據(jù)的查找與替換1. 查找指定內(nèi)容實(shí)際上，查找數(shù)據(jù)的操作也是一種定位記錄的方法，它能將光標(biāo)快速地移到查找到的數(shù)據(jù)位置，從而可以對(duì)查找到的數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯修改。例4-11 查找“學(xué)生”表中“性別”為“男”的學(xué)生記錄。操作步驟：用數(shù)據(jù)表視圖打開“學(xué)生”表，將鼠標(biāo)指針定位在“性別”字段列的字段名上，鼠標(biāo)指針會(huì)變成一個(gè)粗體黑色向下箭頭，單擊鼠標(biāo)左鍵，此時(shí)“性別”字段列被選中。單擊“開始”選項(xiàng)卡，再在“查找”命令組中單擊“查找”命令按鈕，彈出“查找和替換”對(duì)話框，如圖所示。在對(duì)話框的“查找內(nèi)容”下拉列表框中自動(dòng)顯示第1個(gè)記錄“性別”字段的值，即“男”，也可以輸入要查找的內(nèi)容。如果需要，可

34、進(jìn)一步設(shè)置其他選項(xiàng)。在指定查找內(nèi)容時(shí)，如果希望在只知道部分內(nèi)容的情況下對(duì)表中數(shù)據(jù)進(jìn)行查找，或按照特定的要求查找記錄，可以使用通配符作為其他字符的占位符。在“查找和替換”對(duì)話框中，可以使用通配符。2.替換指定內(nèi)容在對(duì)表進(jìn)行修改時(shí)，如果多處相同的數(shù)據(jù)要作相同的修改，就可以使用Access的替換功能，自動(dòng)將查找到的數(shù)據(jù)更新為新數(shù)據(jù)。例4-13 將“學(xué)生”表中“籍貫”字段值“湖南”改為“湖南省”。操作步驟：用數(shù)據(jù)表視圖打開“學(xué)生”表，選中“籍貫”字段列。單擊“開始”選項(xiàng)卡，再在“查找”命令組中單擊“替換”命令按鈕，彈出“查找和替換”對(duì)話框，如圖所示。在“查找內(nèi)容”框中輸入“湖南”，在“替換為”框中輸入

35、“湖南省”，在“查找范圍”框中選中“當(dāng)前字段”選項(xiàng)，在“匹配”框中，選中“字段任何部分”選項(xiàng)。如果一次替換一個(gè)，單擊“查找下一個(gè)”按鈕，找到后，單擊“替換”按鈕。如果不替換當(dāng)前找到的內(nèi)容，則繼續(xù)單擊“查找下一個(gè)”按鈕。如果要一次替換出現(xiàn)的全部指定內(nèi)容，則單擊“全部替換”按鈕。如果單擊“全部替換”按鈕，屏幕將顯示一個(gè)提示框，提示將不能撤消該替換操作，詢問是否繼續(xù)。單擊“是”按鈕，進(jìn)行替換操作。4.4.4 表的修飾1調(diào)整行高與列寬調(diào)整行顯示高度有兩種方法：使用鼠標(biāo)和菜單命令。與調(diào)整行高的操作一樣，調(diào)整列寬也有兩種方法，即鼠標(biāo)和菜單命令。2改變字段的顯示順序在默認(rèn)情況下，表中字段的顯示順序與創(chuàng)建表時(shí)

36、的輸入順序相同。但是，在使用數(shù)據(jù)表視圖時(shí)，往往需要移動(dòng)某些列來滿足查看數(shù)據(jù)的要求。此時(shí)，可以改變字段的顯示順序。3隱藏與顯示列為了便于查看表中的主要數(shù)據(jù)，可以在數(shù)據(jù)表視圖中將某些字段列暫時(shí)隱藏起來，需要時(shí)再將其顯示出來。4凍結(jié)列當(dāng)表的字段較多時(shí)，在數(shù)據(jù)表視圖中，有些字段水平滾動(dòng)后無法看到，這就影響了數(shù)據(jù)的查看。此時(shí)，可以利用Access提供的凍結(jié)列功能，凍結(jié)某字段列或某幾個(gè)字段列，此后，無論怎樣水平滾動(dòng)窗口，這些字段總是可見的，并且總是顯示在窗口的最左側(cè)。5設(shè)置數(shù)據(jù)表格式在數(shù)據(jù)表視圖中，一般在水平方向和垂直方向都顯示網(wǎng)格線，網(wǎng)格線采用銀色，背景采用白色。如果需要，可以改變單元格的顯示效果，也可

37、以選擇網(wǎng)格線的顯示方式、顏色和表格的背景顏色等。設(shè)置數(shù)據(jù)表格式的操作方法是：用數(shù)據(jù)表視圖打開要設(shè)置格式的表，根據(jù)需要設(shè)置的項(xiàng)目，單擊“開始”選項(xiàng)卡，再在“文本格式”命令組中單擊相應(yīng)命令按鈕。4.5.1 將表中的記錄排序1排序規(guī)則不同的字段類型，排序規(guī)則有所不同，具體規(guī)則如下。對(duì)于文本型字段，英文字母按A到Z的順序從小到大，且同一字母的大小寫視為相同；中文按拼音字母的順序排列，靠后的為大；文本中出現(xiàn)的其他字符(如數(shù)字字符)按照ASCII碼值的大小進(jìn)行比較排列。西文字符比中文要小。對(duì)于數(shù)字型、貨幣型字段，按數(shù)值的大小排序。對(duì)于日期/時(shí)間型字段，按日期的先后順序排序，靠后的日期為大，如“#2013-3-15#”比“#2010-3-15#”要大。數(shù)據(jù)類型為備注型、